• Articles
• admin

czy utracone zadania, nieostre spotkania i brak śledzenia są częścią Twojego codziennego życia? Twoje wyniki mogą ucierpieć, jeśli Twoja praca nie jest odpowiednio uszeregowana i zorganizowana. W każdym razie pierwszą kolejnością działania powinno być określenie zakresu projektu. Słyszałeś kiedyś o tej koncepcji?

nieużywanie zakresu oznacza bycie całkowicie w ciemności o tym, czego można oczekiwać od jego zadań i całkowitej niepewności co do wydajności. Nie tylko to, ale także sprawia, że cały proces jest znacznie trudniejszy niż musi być.

aby tego wszystkiego uniknąć, musisz popierać ideę stosowania dobrze zdefiniowanych zakresów dla swoich projektów. Jeśli wszyscy prawi gracze wspierają ten ruch, cała Twoja firma może czerpać korzyści z jego wyników.

jaki jest zakres projektu?

zakres projektu odnosi się do określenia najważniejszych elementów, które należy wykonać. Zawiera szczegółowe informacje, takie jak lista rezultatów, celów, kosztów, budżetu, pracowników i innych. Głównym celem zakresu jest służyć jako centralny punkt odniesienia dla zadań związanych z projektem.

Made with Ion

wszystko może być projektem, takim jak rozwój aplikacji, wideo, a nawet wydarzenie. Twój zespół może przyczynić się do projektu, udostępnić go i uzyskać dostęp do jego zakresu w ramach wspólnego wysiłku na rzecz jego ukończenia. Dzięki skutecznym metodom dokumentacji możesz mieć pewność, że odpowiednie osoby są zawsze zaznajomione z każdym etapem projektu, jego wymaganiami, potrzebami i specyfiką.

na przykład, załóżmy, że rozwijasz projekt skoncentrowany na e-mail marketingu. Zakres obejmowałby takie elementy, jak odbiorcy, do których dążysz, jakie wskaźniki zadecydują o Twoim sukcesie z Twoimi treściami, a także niezbędne kroki, aby je ukończyć.

oto najważniejsze korzyści płynące ze współpracy z dobrze zdefiniowanym zakresem projektu:

• pozwala wszystkim interesariuszom być na bieżąco ze specyfiką projektu, minimalizując ryzyko błędów;
• oferuje funkcjonalny framework, którego menedżerowie mogą używać do przypisywania zadań zespołowi i odwoływania się do kroków planu;
• pozwala Tobie i Twojemu zespołowi skupić się na konkretnych krokach i celach, co zapobiega utracie koncentracji i przekształceniu projektu w coś podobnego do tego, czego oczekiwano;
• pomaga ulepszać projekt w miarę jego rozwoju;

aby Zakres projektu funkcjonował poprawnie, wymaga dobrej komunikacji między menedżerami a ich zespołami. Ważne jest, aby wszyscy rozumieli swoje role i jak wpływają one na każdy etap rozwoju projektu. Może to być korzystne tylko wtedy, gdy zakres jest odpowiednio zaplanowany.

jak określić zakres projektu?

jak nauczyłeś się w poprzedniej sekcji, zapisanie zakresu projektu jest kluczowe dla jego sukcesu. Wymaga poprawnych działań na etapach planowania i realizacji; w przeciwnym razie ryzykujesz wydajność i rozwój projektu.

oto 5 najważniejszych kroków do zdefiniowania zakresu projektu w Twojej firmie:

1. Zidentyfikuj potrzeby projektu

co należy wykonać? Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę każdy krok procesu, od samego początku aż do wsparcia, którego może wymagać po zakończeniu.

zawiera informacje na temat niezbędnych specjalistów i umiejętności niezbędnych do rozwoju projektu. Możesz określić stanowiska, działy i działy swojej firmy, jeśli ułatwia to wizualizację. W tym miejscu należy również zdefiniować narzędzia, których będziesz potrzebować, fizyczne lub programowe.

Jeśli czujesz się przytłoczony ideą ustalenia takich konkretnych potrzeb, możesz wziąć poprzednie podobne projekty jako ramy odniesienia. Ponadto skonsultuj się z pracownikami w sprawie tego, czego potrzebują, aby wykonać to, o co prosi ich projekt.

2. Określ cele projektu

następny krok, który musisz podjąć, obejmuje podjęcie decyzji o celach projektu. Oznacza to określenie, co Twoja firma zamierza osiągnąć pod względem wyników przy realizacji i zakończeniu projektu. Jeśli wydaje się to zbyt abstrakcyjne, możesz użyć użytecznej wskazówki zwanej inteligentnymi kryteriami.

Skrót SMART jest używany, aby pomóc Ci zapamiętać odpowiednie cechy dla celów, które proponujesz dla swojego projektu. Oto, co oznacza każda litera i jak można pracować z każdym kryterium:

• S to specific, co pomaga upewnić się, jaki aspekt Twojej firmy skorzysta z realizacji Twojego projektu;
• M to measurable, co popycha do wyboru jednego lub więcej kluczowych wskaźników wydajności;
• a to achievable, co kieruje cię do wyznaczania celów, które są zorientowane na działanie i realistyczne;
• R jest odpowiedni, co oznacza wyznaczanie celów, które są zgodne z celami i misją Twojej firmy;
• T jest związane z czasem, czyli tam, gdzie określasz ramy czasowe projektu i ile czasu masz na osiągnięcie celów.

3. Rozważ ograniczenia projektu

myśląc o zakresie projektu, powinieneś rozważyć, w jaki sposób równowaga twoich mocnych i słabych stron przyczynia się do twojego wyniku i wpływa na niego. Oznacza to, że Twoje ograniczenia nie powstrzymują cię przed osiągnięciem celów.

aby pomóc w tym kroku, możesz użyć analizy SWOT. Jest to matryca, która wymaga wypełnienia mocnych, słabych stron projektu, szans i zagrożeń. Głównym celem jest uświadomienie sobie tych kryteriów i ich wpływu na zdolność do ukończenia projektu.

mocne strony twojego projektu powinny być tym, co ma Twoja firma, która służy jako przewaga dla innych. Słabości, choć oczywiste, określają, co stawia Twoją firmę w niekorzystnej sytuacji. W obszarze możliwości musisz wskazać środowiska, w których możesz wykorzystać swoje mocne strony. Na koniec dodaj warunki, które mogą powodować problemy w zagrożeniach.

4. Zdefiniuj zasoby i budżet

ile zasobów jest potrzebnych do osiągnięcia twoich celów z tym projektem? Krytyczna część Twojego zakresu obejmuje określenie, ile to wszystko będzie kosztować i jaki jest budżet, który Twoja firma wyznaczyła na to.

budżet projektu powinien wystarczyć do pomyślnego zakończenia go w ramach planowanej charakterystyki. Oznacza to również upewnienie się, że odpowiednie zasoby są wydawane na odpowiednie obszary projektu.

ten krok należy zakończyć po poprzednich, ponieważ znacznie łatwiej jest myśleć o kosztach i budżecie po zdefiniowaniu potrzeb, celów i ograniczeń. Z tego powodu upewnij się, że podążasz za nimi w kolejności.

5. Napisz Killing project scope statement

możesz czuć, że masz wszystko, czego potrzebujesz do zakresu projektu, ale nadal istnieje ostateczny kawałek treści, który łączy wszystko ze sobą: Twoje oświadczenie.

celem Oświadczenia o zakresie projektu jest uzasadnienie jego istnienia, a także podsumowanie wszystkiego, co zdefiniowałeś do tej pory. W tym miejscu określasz wspólne rozumienie tego, co jest ważne, które procesy są stosowane i ustanawiasz podstawową podstawę projektu.

również upewnij się, że jest to inspirująca lektura. W ten sposób twój zespół i wszyscy inni, którzy przeczytają twoje oświadczenie projektu, szybko zobaczą jego wartość. Aby to zrobić, stwórz narrację, która połączy cały twój zakres. Na koniec uważaj, aby nie pisać zbyt wiele, ponieważ specyfika jest koniecznością.

aby zdefiniować zakres projektu, musisz postępować zgodnie z odpowiednimi krokami. Ma to kluczowe znaczenie dla planowania i realizacji wysokiej jakości wyników, co jest zawsze koniecznością, bez względu na to, jaką działalnością jest Twoja firma. Postępuj zgodnie z wytycznymi zawartymi w artykule i upewnij się, że osiągniesz założone cele.

jeśli twój projekt zawiera tworzenie treści, musisz upewnić się, że ma idealne otwarcie, aby zainspirować do dalszej lektury. Sprawdź ten post na blogu, Jak napisać świetne wprowadzenie.