11 wskazówek dotyczących wyboru i wdrożenia systemu ERP
systemy ERP (Enterprise resource planning) są podstawą nowoczesnych firm. Elastyczność zapewniana przez nowoczesny system ERP wspierany przez udoskonalone procesy biznesowe może pomóc każdej firmie konkurować w dzisiejszym środowisku biznesowym, na które poważnie wpłynęły zakłócenia łańcucha dostaw, a także zakłócenia w tradycyjnych operacjach biznesowych spowodowane pracownikami pracującymi z domu dzięki COVID.
jeśli Twoja organizacja połączyła rozwiązania punktowe lub zawiesiła się wraz ze starszą, lokalną platformą ERP, może nadszedł czas, aby zainwestować w remont funkcjonowania Twojej firmy.
wdrożenie ERP lub migracja może być zniechęcającą perspektywą, szczególnie dla organizacji z przestarzałymi procesami biznesowymi dostosowanymi do ograniczonej funkcjonalności ich obecnego stosu korporacyjnego. Poniższe wskazówki mogą jednak pomóc organizacjom w wyborze odpowiedniego dostawcy ERP i wdrożeniu nowego systemu przy minimalnym wysiłku i maksymalnym sukcesie.
tworzenie podstaw organizacyjnych
przed rozpoczęciem procesu wyboru dostawcy organizacje muszą najpierw stworzyć podstawy, rozwiązując z góry wymagane problemy polityczne, organizacyjne, zarządzania zmianami i zarządzania.
każda organizacja doświadcza walk o władzę i problemów politycznych wynikających z różnych mandatów i nacisków, pod którymi pracują jej różne grupy. Klasyczny przykład? Konflikt między praktykami bezpieczeństwa IT a „shadow IT”, w którym linie biznesowe wdrażają technologię bez wyraźnej aprobaty IT. Istnieje również podstawowa natura ludzka wokół zmian, z niektórymi osobami próbującymi napędzać ewolucyjne zmiany w biznesie, podczas gdy inni okazują się bardziej odporni na zmiany, martwiąc się, że nowe technologie zakłócą ich codzienną pracę, a nawet odbiorą im pracę.
ponieważ wdrożenie systemu ERP jest tak głębokie i wpływa na każdy aspekt działalności, firmy muszą rozwiązać problemy polityczne, zanim przejdą do przodu. Muszą wdrożyć procesy zarządzania zmianami, rozwiązywać problemy pracowników poprzez przejrzystość i szkolenia oraz rozwiązywać pytania dotyczące zarządzania. Kto jest właścicielem ERP? Jeśli przenosisz się na model SaaS, co stanie się z wewnętrznym IT? Na te pytania należy odpowiedzieć, zanim pojawią się potencjalni sprzedawcy.
Przebuduj swoje procesy
wdrożenie nowego systemu ERP to świetna okazja do przemyślenia i optymalizacji działania Twojej organizacji. Po prostu skompilowanie listy bieżących procesów biznesowych i próba ich replikacji w nowym systemie ERP jest złym rozwiązaniem.
zamiast tego firmy powinny wykorzystywać wdrożenie lub migrację systemu ERP jako kluczową część swoich wysiłków w zakresie transformacji cyfrowej. Analityk Forrester Liz Herbert mówi, że firmy powinny rozważyć ćwiczenia takie jak
lub
, aby odkryć nowe i kreatywne sposoby ulepszania procesów biznesowych. Organizacje powinny również otworzyć proces burzy mózgów, aby uwzględnić nie tylko liderów działów, ale także użytkowników końcowych, a nawet klientów i partnerów.
zbieraj dane z rzędu
firmy dążące do konsolidacji różnych produktów punktowych, domowych aplikacji lub starszego systemu ERP w nowoczesną, kompleksową platformę ERP muszą rozważyć, czy ich możliwości gromadzenia danych są na bieżąco.
Jak to ujął Michael Larner, analityk ABI Research: „jak solidne jest źródło informacji, z którego rozwiązanie może uzyskać informacje, aby zapewnić jedną wersję prawdy.”Jest to szczególnie ważne, ponieważ firmy borykają się z problemami łańcucha dostaw i muszą mieć wgląd w czasie rzeczywistym w kompleksowe systemy, które mogą obejmować wiele funkcji, takich jak witryny e-commerce, sprzedaż, fakturowanie, produkcja, zarządzanie zapasami, dostawa, wsparcie lub Obsługa klienta.
koncentracja na krytycznych wymaganiach biznesowych
organizacje z pewnością chcą działać szybko, aby jak najszybciej zacząć czerpać korzyści z nowego systemu ERP, ale Lisa Anderson, prezes LMA Consulting Group, ostrzega, że lepiej poświęcić trochę czasu, aby proces wyboru dostawcy był właściwy, niż spieszyć się z czymś, czego możesz żałować w przyszłości.
podejmując wybór dostawcy, duże organizacje często wymyślają listę dziesiątków wymagań biznesowych. I większość sprzedawców powie Ci, że mogą zaspokoić ich wszystkich. Anderson zaleca poświęcenie czasu na skrócenie tej listy do kilku krytycznych procesów biznesowych, które mają unikalną funkcjonalność lub zapewniają znaczący wyróżnik biznesowy. Dodaje, że firmy powinny przypiąć sprzedawców do tego, co trzeba, aby poprawić te krytyczne funkcje biznesowe pod względem kosztów, czasu, złożoności i szkoleń.
planuj przyszłość
Larner podkreśla, że wybór dostawcy, który zapewni taką samą funkcjonalność, jaką masz teraz, nigdy nie jest wystarczający, zwłaszcza podczas migracji do chmury. Wdrożenie nowego systemu ERP to świetna okazja do wykorzystania zaawansowanych analiz danych i symulacji, takich jak cyfrowe wątki lub cyfrowa technologia bliźniaczy, na przykład, do przewidywania przyszłych potrzeb i obaw, mówi Larner.
pamiętaj, aby zapytać sprzedawców, co oferują ich platformy, aby Twoja firma prosperowała po wdrożeniu. „Czy pomaga mi zrozumieć, co dzieje się dzisiaj i co stanie się jutro. Czy może przewidywać niedobory lub wąskie gardła? Dzięki temu uaktualnienie systemu ERP z prostego narzędzia zakupowego staje się narzędziem strategicznym”, mówi Larner.
przeprowadzenie demonstracji na początku procesu
wiele organizacji przechodzi cały proces selekcji dostawców, a następnie przyprowadza zwycięskiego oferenta do przeprowadzenia demonstracji, która pokazuje pracownikom, jak będzie wyglądał nowy system. Lepszym podejściem, mówi Herbert, jest sprowadzenie sprzedawcy lub dwóch osób do przeprowadzenia demonstracji na początku procesu, aby pracownicy mogli wyobrazić sobie możliwości nowego systemu, gdy nadal istnieje możliwość uzyskania informacji zwrotnej, a z politycznego punktu widzenia nie jest to fakt dokonany przez pracowników bez wcześniejszego powiadomienia.
Partner na dłuższą metę
w przypadku większości organizacji przejście na nowy system ERP będzie wymagało pomocy z zewnątrz, zarówno z powodu wewnętrznych ograniczeń kadrowych IT, presji czasu, jak i braku umiejętności. Według Andersona oznacza to dokonanie trudnego wyboru o znaczącym wpływie: czy współpracujesz z dostawcą ERP, odsprzedawcą lub integratorem systemów powiązanym z dostawcą ERP, czy też z niezależnym dostawcą technologii lub konsultantem?
poszukaj partnera, który ma głęboką wiedzę branżową, rozumie procesy biznesowe od wewnątrz i na zewnątrz oraz ma doświadczenie w zakresie procesów. Ważne jest również, aby upewnić się, że dostawca ERP i / lub partner zewnętrzny ma globalny zasięg, aby spełnić twoje wymagania. Pamiętaj, że po podjęciu decyzji o ERP jesteś zaangażowany na dłuższą metę.
Uczyń doświadczenie użytkownika priorytetem
ważne jest, aby wziąć pod uwagę nie tylko samo oprogramowanie, ale także łatwość uczenia się nowych systemów i ich obsługi przez użytkowników końcowych. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest wdrożenie oprogramowania, które wyłącza ludzi i staje się czymś, czego unikają, dopóki nie zostaną całkowicie zmuszeni do korzystania z niego.
sprawdź, co oferuje Sprzedawca w zakresie szablonów, przewodników online, materiałów szkoleniowych, społeczności i forów. Jak wygląda onboarding? Czy istnieje opcja samoobsługi, aby użytkownicy końcowi mogli rozpocząć pracę bez interwencji ze strony IT?
upewnij się, że nowy system ERP integruje się z innymi aplikacjami
system ERP nie działa w próżni. Dział IT nadal odpowiada za sprawne funkcjonowanie kompletnych procesów biznesowych. Aplikacje ERP współdziałają z bazami danych, starszymi aplikacjami, innymi aplikacjami SaaS, takimi jak CRM, oraz aplikacjami branżowymi, takimi jak zarządzanie jakością w produkcji. Firmy muszą zrozumieć, jak dobrze nowy system ERP będzie w stanie zintegrować się z resztą infrastruktury IT. Dowiedz się, jakie typy interfejsów API są oferowane.
Rozwiąż debatę na temat dostosowywania i Standaryzacji
w świecie ERP trwa ciągła wojna między dostosowywaniem a normalizacją. Organizacje często pokuszą się o tworzenie własnych aplikacji ERP w celu poprawy procesów biznesowych lub doświadczeń użytkowników. Z czasem jednak mnogość niestandardowych aplikacji może powodować problemy pod względem spójności i aktualizacji. Standaryzacja pozwala firmom pozostać na ścieżce dostawcy i korzystać z innowacji opracowanych przez dostawcę SaaS, mówi Herbert.
trend w dzisiejszych czasach jest bardziej ukierunkowany na standaryzację, więc organizacje powinny mieć zasady i procedury, aby upewnić się, że firmy nie oddalają się zbytnio od ścieżki dostawcy, jednocześnie umożliwiając pewne dostosowywanie, gdy ma to sens biznesowy. Herbert mówi, że podział 80/20 jest dobrym wzorcem do naśladowania.
wykorzystaj zwinność i niski kod
starsze systemy ERP są często opisywane jako nieelastyczne monolity, których nie można aktualizować w tempie biznesowym tylko ze względu na sposób, w jaki zostały zaprojektowane. Z niedawnym przejściem na zwinne tworzenie oprogramowania i ogólną demokratyzację IT umożliwioną przez postęp, taki jak Środowiska programistyczne o niskim kodzie lub bez kodu, firmy mogą to zmienić.
Herbert mówi, że w przeszłości programiści byli płochliwi, jeśli chodzi o wprowadzenie nowej aktualizacji ERP, ponieważ może to być uciążliwe dla biznesu, a ludzie „bali się dotknąć wszystkiego, co mogłoby zniszczyć system.”Jednak w miarę jak organizacje czują się komfortowo z aplikacjami SaaS, które często się aktualizują, istnieje możliwość zastosowania zwinnych zasad programowania w systemie ERP. „Agile to ogromna zmiana we wdrażaniu ERP” – mówi Herbert. „Nie musisz planować każdego przypadku użycia, każdego funkcjonalnego elementu z góry. Możesz być iteracyjny w tym, co budujesz i co konsumujesz.”
dzięki opcjom low-code I no-code firmy mogą bezpiecznie rozwijać ulepszenia procesów biznesowych na obrzeżach bez wpływu na podstawowy system ERP. Oczywiście Herbert dodaje, że organizacje, które podążają tą drogą, również muszą mieć odpowiednie zarządzanie.