Xero-hoe een Klantenfactuur te maken en te verzenden
facturering klanten is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf. Zo, met een vlotte facturering proces, zal een belangrijke stress reliever voor u. In deze handleiding leert u hoe u een nieuwe verkoopfactuur in Xero kunt instellen, hoe u ze naar klanten kunt e-mailen en hoe u bestanden kunt toevoegen. En om u te helpen de touwen sneller te leren, Bekijk onze video tutorial (hierboven).
een nieuwe verkoopfactuur in Xero aanmaken
een nieuwe verkoopfactuur in Xero aanmaken is eenvoudig. Om naar de juiste plaats, Ga naar Business → Sales overzicht van het hoofdmenu.
Klik in het Verkoopscherm op de knop + Nieuw en selecteer factuur in de lijst.
u ziet nu een nieuw factuursjabloon dat u kunt gebruiken om uw verkoopfactuur aan te maken. Laten we een factuur maken door enkele van de belangrijkste velden in te vullen:
- aan: kies elk contact dat u wilt. Ik heb ABC meubels gekozen.
- Datum: huidige datum verschijnt. Dat kun je veranderen.
- vervaldatum: kies een datum Ongeveer 30 dagen vanaf de datum.
- Factuur # : factuurnummer wordt automatisch weergegeven indien opgenomen in uw instellingen.
- referentie: kan projectcode, postcode of inkoopordernummer zijn.
- Branding: als u de demo bedrijf gebruikt, kies speciale projecten uit de lijst.
- omschrijving: type in Consulting services.
- Aantal: typ in 1.
- eenheidsprijs: type in 1000,00.
- rekening: kies 200-verkopen uit de lijst met grootboekcodes.
- belastingtarief: dit moet automatisch worden ingevuld op basis van de gekozen grootboekcode.
om te zien hoe de factuur eruit zal zien voor de klant, klikt u op de Preview knop rechtsboven.
u moet een factuur zien die is gebrandmerkt door het eerder gekozen sjabloon voor speciale projecten. De gegevens van de factuur dienen gebaseerd te zijn op de informatie die u hierboven hebt verstrekt.
Nu u uw factuur hebt aangemaakt, kunt u deze opslaan of goedkeuren. Wat u kiest om te doen hangt af van hoe u uw bedrijf te runnen.
als uw facturatieproces vereist dat u nieuwe verkoopfacturen opslaat als concept voor iemand anders om goed te keuren, klikt u op Opslaan → Opslaan als concept linksonder in het scherm nieuwe factuur.
als u niemand anders nodig hebt om uw nieuwe verkoopfacturen goed te keuren, kunt u ze zelf goedkeuren door te klikken op de knop goedkeuren rechtsonder in het scherm nieuwe factuur.
dat is alles wat u hoeft te doen om een nieuwe verkoopfactuur aan te maken in Xero.
Hoe voeg je bestanden toe aan een verkoopfactuur
soms, wanneer je een verkoopfactuur naar een klant e-mailt, moet je er een aantal bestanden mee versturen, zoals Excel-spreadsheets of PDF-documenten. In Xero kunt u dit doen door de bestanden aan de factuur toe te voegen en ze op te nemen in de e-mail naar de client.
om bestanden aan de factuur toe te voegen, klikt u op de knop rechtsboven in het factuurscherm dat eruit ziet als een stuk papier dat gedeeltelijk gevouwen is. Wanneer het pop-upvenster verschijnt, klikt u op de link + bestanden uploaden.
nu kunt u de bestanden kiezen die u aan de factuur wilt toevoegen. Ga je gang en voeg een Excel-bestand, PDF of iets anders dat Xero zal accepteren.
nadat u uw bestand hebt bijgevoegd, klikt u op het tandwielpictogram naast de bestandsnaam en kiest u invoegen met factuur uit de vervolgkeuzelijst als u wilt dat het bestand met de factuur naar de klant wordt gemaild.
uw bestand moet verplaatst zijn naar de sectie op te nemen met factuur van het pop-upvenster.
hoe een verkoopfactuur te e-mailen in Xero
tegenwoordig is het gebruikelijk om verkoopfacturen naar klanten te e-mailen en in Xero kunnen ze vanaf een paar verschillende plaatsen worden gemaild.
om op de juiste plaats in Xero te komen, ga naar Business → Verkoopoverzicht vanuit het hoofdmenu.
klik nu op de wachtende betaling sectie om alle verkoopfacturen te zien die zijn aangemaakt maar niet betaald door de klanten.
er zijn een paar plaatsen waar u kunt gaan naar e-mail verkoopfacturen naar klanten in Xero. De twee plaatsen die we in deze tutorial zullen bekijken zijn:
- van het hoofdvenster facturen.
- vanuit een factuur.
e-mail een verkoopfactuur via het hoofdvenster facturen
Als u bovenstaande instructies hebt gevolgd, moet u in het hoofdvenster facturen staan. Vanaf hier, vink het selectievakje voor de Bayside Club factuur en klik op de e-mail knop aan de bovenkant van de lijst met facturen.
er verschijnt een pop-upvenster met alle details van de e-mail die u naar uw klant wilt sturen. Zodra u tevreden bent met alles in de pop-up box, druk op de knop Verzenden om te voltooien e-mailen van de verkoopfactuur aan uw klant.
zodra de e-mail is verzonden en u bent teruggekeerd naar het hoofdvenster facturen, ziet u dat de status van de factuur is gewijzigd in Verzonden.
e-mail een verkoopfactuur van binnen de factuur
de tweede manier om een verkoopfactuur naar een klant te e-mailen is door het te doen van binnen het factuursjabloon. Om dit te doen, kiest u de Marine Systems factuur in het hoofdvenster facturen.
klik nu op de e-mailknop rechtsboven in het factuursjabloon.
er verschijnt een pop-upvenster met alle details van de e-mail die u gaat verzenden. Een e-mailadres is niet automatisch opgenomen voor deze klant, dus typ in het valse e-mailadres [email protected] in de To box bovenaan. Zodra u tevreden bent met alles in de pop-up box, druk op de knop Verzenden om te voltooien e-mailen van de verkoopfactuur aan uw klant.
zodra de e-mail is verzonden en u bent teruggekeerd naar het hoofdvenster facturen, ziet u dat de status van de factuur is gewijzigd in Verzonden.
een verkoopfactuur afdrukken in Xero
1. Druk een verkoopfactuur af in het hoofdvenster facturen
in het hoofdvenster facturen vinkt u het selectievakje aan voor de factuur die u wilt afdrukken en klikt u op de knop Afdrukken boven aan de lijst met facturen.
er verschijnt een pop-upvenster met de vraag of u de factuur wilt markeren als verzonden naar de klant. Kies de optie die bij u past.
2. Een verkoopfactuur afdrukken vanuit de factuur
de tweede manier om een verkoopfactuur als PDF te downloaden om af te drukken is door het te doen vanuit de factuursjabloon. Om te beginnen klikt u op de factuur in het hoofdvenster facturen.
klik vervolgens op de knop PDF afdrukken in de rechterbovenhoek van het factuursjabloon.
er verschijnt een pop-upvenster met de vraag of u de factuur wilt markeren als verzonden naar de klant. Kies de optie die bij u past.
de factuur moet nu als PDF worden gedownload. Vanaf daar kunt u het bestand openen in een PDF-viewer en het afdrukken.
Disclaimer: onze artikelen en video ‘ s zijn hier om u te informeren en de verstrekte informatie vormt geen financieel, fiscaal, juridisch, zakelijk of ander professioneel advies en mag niet als zodanig worden vertrouwd. Zie onze volledige disclaimer hier.