Wat Is een Point-of-Sale (POS) systeem & hoe werkt het?
een point-of-sale (POS) – systeem beheert het punt waarop een item of dienst wordt betaald in winkels, restaurants, bars, salons en andere bedrijven die persoonlijke verkoop verrichten. POS-systemen zijn de software en hardware die aankoop, retour en uitwisseling transacties te beheren. Het verkooppunt is meestal de kassa, kassa, of cash wrap. Maar het gebeurt niet altijd aan een balie. Het verkooppunt kan ook stoeprand zijn als een klant een klik ophaalt en een bestelling ophaalt of op de verkoopvloer via een mobiele POS.
maar kassasystemen doen veel meer dan het kassaproces afhandelen. Hier vindt u alles wat u moet weten over POS—systemen-van hoe ze werken om er een te kiezen die geschikt is voor uw kleine bedrijf.
Hoe werken POS-systemen?
in plaats van onhandige kassa ‘ s werken moderne kassasystemen op tablets, computers en smartphones. In principe kunnen POS-systemen werken waar uw klanten zich ook bevinden – waardoor het snel en gemakkelijk is om betalingen te accepteren zolang u over een stabiele internetverbinding beschikt. Sommige zijn ook geschikt voor offline betalingen, in welk geval je niet eens een verbinding nodig.
het is over het algemeen eenvoudig om uit te vinden hoe kassasystemen moeten worden gebruikt om transacties te verwerken, maar ze doen veel meer dan dat. Zodra de bestelling is voltooid, werkt de POS achter de schermen om de voorraadniveaus bij te werken, klantgegevens bij te houden en meer.
gemeenschappelijke kenmerken van POS-systemen
bij het zoeken naar het beste POS-systeem voor uw kleine onderneming, begin met het identificeren van de functies die u nodig hebt-zowel vandaag als in de toekomst. Vergeet niet, de specifieke functies die uw POS heeft, hangt af van zowel het platform dat u kiest en het plan waarvoor u zich aanmeldt. Sommige soorten kassasystemen hebben beperktere of zelfs gespecialiseerde functies—zoals tabelmapping en menu management voor food-based bedrijven, bijvoorbeeld.
verkoop en kassa
een kassasysteem zorgt voor een snelle en frictieloze kassabeleving voor zowel u als uw klanten. Bij het afrekenen, eenvoudig items toe te voegen aan een verkoop via barcode scanner of touch-screen ingang. Het totaal verschijnt direct met de optie om coupons, loyalty points of andere kortingen toe te voegen met een druk op de knop.
het afrekenproces is ook een perfect moment om klantinformatie te verzamelen die leidt tot gegevens die hen beter dienen. Hier zijn een paar manieren POS-systemen kunnen helpen:
- algemene contactgegevens van klanten verzamelen
- klantprofielen aanmaken om Aankoopgeschiedenis op te slaan
- aanmeldingen verzamelen voor e-mailmarketingnieuwsbrieven en promoties
- klanten inschrijven voor loyaliteitsprogramma ‘ s
betalingsverwerking
kredietkaartterminals betekenen kostenrapporten en het afstemmen van tickets op de verkoop. Met POS-systemen is het al voor u gedaan—waardoor uw einde van de dag eenvoudig en snel is.
Plus, POS-systemen maken het gemakkelijk om creditcards te accepteren waar u een verkoop. Sluit Kaartlezers veilig aan op smartphones en tablets voor mobiele verkoop en stelt u in staat om online betalingen via uw website te accepteren en via de virtuele terminal van uw kassasysteem opgebelde betalingen in te voeren.
voorraadbeheer
voorraadbeheer is een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven een POS-systeem gebruiken. En nu, meestal elk POS-systeem kunt u SKU nummers te creëren en belangrijke productgegevens op te slaan, zoals:
- informatie over de leverancier
- Wholesale cost (regular, sale, and discount prices for items)
- variabelen (grootte of kleur)
- huidige voorraad
Retail POS-systemen hebben vaak functies om barcodes en verzendlabels te maken en af te drukken, evenals het volgen van orders voor het ophalen aan de rand van de winkel.
de beste kassasystemen bieden ook geavanceerde voorraadfuncties die u helpen bij het beheren van inkooporders en het voorspellen van productbehoeften. Als je nodig hebt om de inventaris te volgen overal, een POS zal het proces te verbeteren.
Customer Relationship Management (CRM))
POS-systemen volgen elke aankoop tot aan de fijne details, die enorm helpt bij uw kleine bedrijf’ marketing inspanningen. Het bijhouden van contactgegevens van klanten, aankopen, totalen, betaalmethoden en retouren is niet alleen nuttig in de totale verkoop—maar ook gerichte marketingcampagnes.
wanneer u weet wie wat koopt, wie uw winkel het meest bezoekt en wie de grootste geldschieters zijn, kunnen uw marketinginspanningen veel succesvoller worden.
marketingtools
e-mailmarketingcampagnes zijn een van de populairste marketingtools binnen POS-systemen, omdat ze uw e-mailcontactlijst voor u samenstellen en beheren.
wanneer u klaar bent om marketing-e-mails met promoties te versturen, kunt u de bestelgeschiedenis van uw klanten gebruiken om degenen die het meest waarschijnlijk reageren te targeten. Met POS-systemen helpt het koppelen van uw bestelgeschiedenis aan e-mailcampagnes u om veel effectievere campagnes te creëren. Facebook en Instagram bieden ook oplossingen voor de verkoop op sociale media platforms zoals Facebook en Instagram, evenals geà ntegreerde loyaliteit en referral programma ‘ s.
Employee and Team Management
POS-systemen bieden ook een verscheidenheid aan tools voor werknemersbeheer, met functies voor tijdregistratie, planning, commissies, interne beloningsprogramma ‘ s, machtigingen en meer.
sommige geven u ook toegang tot of integratie van volledig payroll management, zodat uw time tracking en payroll tools in één geautomatiseerd systeem. Sommige systemen bieden deze functie direct, terwijl andere deze oplossing bieden door middel van integraties van derden.
rapportage en analyse
kassasystemen volgen elke verkoop in detail—zelfs de meest basale rapporten kunnen u vertellen welke items top sellers en slow movers zijn, wat leidt tot beter geïnformeerde aankoopbeslissingen.
Sales tracking helpt u ook seizoensgebonden upticks in bepaalde categorieën of totale verkoop te lokaliseren en te voorspellen, zodat u uw voorraad en personeel kunt plannen om aan uw drukke cycli te voldoen. Over het algemeen maken POS-systemen het gemakkelijk om op de hoogte te blijven van de analyse van retailgegevens.
gecentraliseerde meerkanaals verkoop
een kassasysteem dat meerkanaals verkoop biedt, kan uw verkoopactiviteiten in de winkel en online in één handig, gecentraliseerd systeem met elkaar verbinden.
veel kassasystemen integreren met veel online verkoopplatforms om uw verkopen, betalingen, klanten en zelfs voorraadtellingen te synchroniseren tussen het in-store systeem en online verkoopkanalen.
voordelen van POS-systemen
POS-systemen zijn ontworpen om u tijd te besparen en de productiviteit te verhogen.
- bespaart tijd: of u nu eigenaar of partner bent, POS-systemen helpen tijd te besparen als het gaat om managementtaken en het kassaproces.
- biedt inzichten: kassasystemen bieden een schat aan gegevens over uw klanten—wat u helpt betere beslissingen te nemen over uw voorraad, marketing, doelen en processen.
- schaalt met uw bedrijf: meestal komt POS-software altijd met tijdige updates die u helpen de curve voor te blijven als de technologie onvermijdelijk evolueert.
- automatiseert de minder leuke dingen: Van voorraadbeheer tot planning van medewerkers, kassasystemen behandelen dit werk voor u, zodat u zich kunt concentreren op uw belangrijkere taken.
- verhoogt de nauwkeurigheid: Als u geen prijzen en items handmatig hoeft in te voeren, wordt de ruimte voor fouten kleiner.
- biedt flexibele betalingsopties: aangezien de meeste kassasystemen regelmatig worden bijgewerkt, kan uw kleine bedrijf de nieuwste en beste betaalmethoden aanbieden. Een studie van de Federal Reserve toont de gestage daling van contant geld en check betalingen naast een stijging van debet, krediet, en elektronische betalingen.
voor een nadere blik, Bekijk onze top voordelen van het gebruik van een kassasysteem.
POS Hardware
voor brick-and-mortar kleine bedrijven hebt u hardware nodig die verbinding maakt met uw POS-systeem. Het goede nieuws: de eenvoudigste kleine bedrijven hebben alleen een aangesloten apparaat (desktop of tablet, bijvoorbeeld) en credit card reader nodig.
hier zijn een paar soorten hardware om te overwegen, maar houd er rekening mee dat wat u nodig hebt meestal afhankelijk is van het type en de grootte van uw bedrijf:
Register
de meeste registers hebben nu de vorm van een desktopcomputer (met monitor), maar veel bedrijven gebruiken nog steeds eenvoudige kasregisters. Kassa ‘ s zijn meestal handig voor degenen die alleen het absolute minimum nodig hebben, omdat ze al worden geleverd met kassalades en er geen andere toeters of bellen nodig zijn.
verbonden apparaat
een apparaat zoals een tablet of smartphone kan gemakkelijk de plaats innemen van een desktopcomputer. Tablets kunnen ook worden gebruikt met een standaard voor gebruiksgemak.
Kassalade
kassalades zijn niet alleen een veilige ruimte voor contant geld, maar kunnen ook een geweldige plek zijn om betaalbewijzen te organiseren en te bewaren.
kassabonprinter
tegenwoordig kunnen kassabonnen worden gemaild, afgedrukt of geen van beide. Kwitantieprinters geven u de mogelijkheid om voorkeursopties voor uw klanten te bieden en helpen u ook middelen voor uw eigen verkoop bijhouden en beheer.
barcodescanner
barcodescanners helpen niet alleen bij het stroomlijnen van het afrekenproces, maar bieden uw kleine bedrijf ook de mogelijkheid om prijzen, voorraadniveaus en meer te beheren en te volgen.
meer informatie over touchscreenmonitoren, kaartlezers en accessoires vindt u in onze gids voor POS-hardware.
KASSASYSTEEMKOSTEN
de mogelijkheid om uw transacties te stroomlijnen voor zowel u als uw klant hoeft niet gepaard te gaan met een fors prijskaartje. Dat is waar inzicht in het verschil tussen server en cloud POS-systemen komt van pas.
SERVERPOS-systemen worden lokaal opgeslagen en kosten doorgaans meer dan cloudsystemen vanwege kosten voor installatie en licentieverlening. Sommige kunnen ook onderhouds-en maandelijkse kosten, in aanvulling op hardware kosten.
Cloudpos-systemen hebben lagere installatiekosten, maar de maandelijkse kosten kunnen iets hoger zijn dan serverpos-systemen. Echter, er zijn betaalbare (en zelfs gratis) opties – zoals Square, bijvoorbeeld – die nog steeds komen met flexibiliteit, veiligheid en gebruiksgemak.
de manier om te bepalen hoeveel u moet betalen voor een kassasysteem ligt in wat uw kleine bedrijf nodig heeft om te gedijen. Hier zijn een paar vragen om jezelf te stellen bij het beslissen van uw budget:
- voldoet deze software aan mijn behoeften?
- is het gemakkelijk te gebruiken?
- bespaart het me tijd?
- moet ik mijn hardware leasen, kopen of financieren?
- zal de software en hardware schaal met mijn bedrijf?
- heb ik kosten voor creditcardverwerking in rekening gebracht?
- moet ik maandelijks of jaarlijks betalen?
hoe kiest u een kassasysteem
eerste dingen eerst: houd altijd rekening met de behoeften van uw kleine onderneming, zowel nu als in de toekomst. Elk kassasysteem dat u kiest zal slechts zo goed zijn als de functionaliteiten die uw bedrijf nodig heeft om te gedijen.
hier zijn de top 10 dingen om te overwegen bij het kiezen van een kassasysteem:
prijs
kijk altijd naar de kosten—of het nu maandelijkse, setup, of betaling verwerking kosten.
de volgende regel is de kosten van de hardware die u nodig heeft. De beste POS-systemen bieden renteloze financiering of afbetaling plannen op hardware en hebben meerdere software prijsplannen, zodat u kunt beginnen met een betaalbare optie en upgrade als uw bedrijf groeit.
gebruiksgemak
POS-systemen moeten gebruiksvriendelijk zijn en weinig opleiding voor het personeel vereisen. Sommige van de beste systemen hebben instructievideo ‘s, communityforums en demo’ s of trainingsmodi, zodat nieuwe medewerkers zich op hun gemak kunnen voelen met het systeem.
verwerking van betalingen
Kies een kassasysteem met ingebouwde verwerking van betalingen of integratie met populaire betalingsverwerkers.
Hardware
sommige systemen draaien op generieke hardware zoals iPads of Android-tablets, terwijl andere op eigen hardwaresystemen werken. Proprietary POS hardware kan duurzamer zijn; echter, het kan niet worden hergebruikt als u systemen te veranderen langs de lijn.
Inventarisatiehulpmiddelen
alle kassasystemen hebben een soort voorraadbeheer, maar de beste bieden real-time voorraadniveaus met geautomatiseerde waarschuwingen, inkooporderbeheer en voorspellingsinstrumenten.
rapportage en analyse
een goed kassasysteem biedt inzicht in verkoop -, voorraad -, klant-en werknemersgegevens. Een geweldig POS-systeem biedt ook ruwe gegevens, bevat een geautomatiseerd rapportage dashboard, biedt tips over hoe te lezen en te handelen op rapporten, en functies opties voor het exporteren van rapporten.
schaalbaarheid
het beste kassasysteem groeit mee met uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld een winkel hebt maar van plan bent om in de toekomst online te verkopen, zorg er dan voor dat uw kassasysteem een geïntegreerde e-commerceoplossing heeft, zodat u al uw voorraad-en klantgegevens op één plek kunt beheren.
plannen voor het openen van extra winkels? Uw kassasysteem moet meerdere locaties centraal kunnen beheren.
integraties
als u vertrouwt op andere software voor E-Commerce, accounting of payroll, kies dan een kassasysteem dat met deze producten integreert. Opmerking: Veel POS-systemen bieden deze functies ook, dus het is mogelijk om een software die het allemaal doet vinden.
klantenservice
zorg ervoor dat uw kassasysteem live telefonische ondersteuning biedt tijdens uw normale kantooruren, zodat u altijd onmiddellijk hulp kunt krijgen als zich een probleem voordoet.
gebruikersbeoordelingen
lees altijd gebruikersbeoordelingen voordat u een definitieve beslissing neemt. En, indien mogelijk, praten met ondernemers in uw omgeving om hun eerste hand account te krijgen.
Tip: Als u een gevestigde bedrijf op zoek om over te schakelen naar een kassasysteem van een kassa, is het mogelijk dat u zult moeten overschakelen payment processors. Veel systemen zijn echter bereid om verwerkingspercentages voor bedrijven over een bepaald volume te onderhandelen. Bij het testen van verschillende systemen, vragen of ze kunnen overeenkomen Of verslaan uw huidige tarieven.
Hoe ziet de toekomst van kassasystemen eruit?
de afgelopen jaren is er een belangrijke verschuiving opgetreden in de manier waarop kassasystemen niet alleen het kassaproces hebben geëvolueerd, maar ook de zakelijke taken achter de schermen kunnen stroomlijnen.
maar een van onze grootste afhaalrestaurants voor het komende jaar is flexibele uitvoeringsmogelijkheden. Volgens Retail Consulting Partner ‘ s 2021 POS & Customer Engagement Report, meer dan de helft van de retailers prioriteert levering en ophaalopties—opgemerkt dat dit de sleutel is voor fysieke winkels te implementeren om de lopende inkomsten impact van COVID-19 en andere ongeplande evenementen te verminderen.
hier zijn enkele manieren waarop POS-systemen de toekomst voor kleine bedrijven zullen blijven vormgeven:
- Verhoogde flexibiliteit voor mobiele betaalmogelijkheden
- Verhoogde toegang hebt tot de gegevens via cloud-technologie
- Meer gepersonaliseerde marketing oplossingen
- Gegevens en analyses die leiden tot beter geïnformeerde aankoopbeslissingen
- All-in-one oplossingen sluit de in-persoon, online, en sociale media sales
- Vereenvoudigde hardware opties
Bottom Line
POS-systemen zijn een must voor kleine bedrijven, omdat ze helpen bij het stroomlijnen van aankopen, sluit de verkoop van gegevens aan de inspanningen van marketing, flexibiliteit bieden aan de klanten, het beheren van product inventariseren, en bieden tools om te helpen bij het beheer van uw personeel.
nu u weet wat u moet overwegen—en hoe een kassasysteem werkt—houd deze drie tips in gedachten:
- vraag altijd om een demo
- Test meerdere POS-systemen
- praat met andere eigenaren van kleine bedrijven
misschien vindt u dit ook leuk …
- vind het beste kassasysteem voor uw bedrijf.
- op zoek naar een POS voor uw restaurant? Er zijn een aantal speciale overwegingen voor het kiezen van een restaurant POS.
- vergelijk kasregisters en kassasystemen om te zien waarom de meeste bedrijven voor een kassasysteem kiezen.