uw gids voor een succesvolle financiële Audit
financiële audits zijn een van de redenen waarom de rapportage aan het eind van het jaar stressvol is. Maar dan, deze audits vestigen u als een betrouwbaar bedrijf in de ogen van externe entiteiten zoals banken, overheidsinstanties, en aandeelhouders. Bovendien zijn beursgenoteerde bedrijven wettelijk verplicht om hun rekeningen te laten controleren – dus er is geen ontkomen aan dit slopende proces!
naast beursgenoteerde ondernemingen moeten kleine particuliere ondernemingen mogelijk ook strenge financiële controles door onafhankelijke ondernemingen ondergaan. Het nemen van de nodige stappen voor, tijdens en na de audit is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt. Deze gids voor een succesvolle financiële audit presenteert een stap-voor-stap proces om het leven gemakkelijker te maken voor ondernemers. Maar voordat we daar op ingaan, laten we eens begrijpen wat een financiële audit precies is.
Wat Is een financiële controle?
een controle houdt in dat de financiële overzichten en de bijbehorende documenten van een organisatie worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze redelijk accuraat zijn. Het wordt doorgaans jaarlijks uitgevoerd en heeft tot doel de financiële gezondheid van het bedrijf te beoordelen door zijn boekhoudpraktijken, interne controles en andere financiële details te beoordelen. Het doel van een controle is om een oordeel uit te spreken over de vraag of de Vennootschap de juiste boekhouding heeft bijgehouden of niet.
hoewel de mening van het accountantskantoor een redelijke, niet absolute zekerheid biedt, volstaat het om de belanghebbenden ervan te overtuigen dat de onderneming geen geld verduistert. Verschillende stakeholders zijn geïnteresseerd in het kennen van de financiële positie van uw bedrijf en financiële audits zorgen ervoor dat ze de juiste informatie ontvangen. Naast het bieden van een redelijke zekerheid, worden financiële audits gebruikt om de naleving van het beleid en de normen van de regelgeving te waarborgen en uw bedrijf te beschermen tegen mogelijke fraude.
Auditors mogen geen belang hebben in bedrijven waarvoor zij de audit uitvoeren. Daarom kan een financiële audit alleen worden uitgevoerd door een onafhankelijk auditkantoor, niet door het bestuur van de onderneming. Bovendien kan een auditor met een financieel of ander belang in een onderneming geen audit van die onderneming uitvoeren. Na de controle geeft het accountantskantoor een verklaring af over de integriteit van de financiële documenten van de vennootschap.
zoals hierboven vermeld, zijn er twee soorten audits: interne en externe. Dit laatste is vooral gericht op het beoordelen van de jaarrekening van uw onderneming en het bieden van redelijke zekerheid aan externe stakeholders. Interne audits gaan veel verder dan dat, en ze kunnen worden uitgevoerd door het management van een bedrijf. Door rekening te houden met de groei, reputatie, duurzaamheidspraktijken en de bedrijfscultuur met betrekking tot de financiën, suggereren interne audits manieren om uw bedrijf te verbeteren. Regelmatige interne audits zijn een indicatie van sterke interne controles, wat tot uiting komt in de integriteit en objectiviteit van uw jaarrekening.
10 stappen om een succesvolle financiële Audit uit te voeren
ondanks het belang ervan, kan het uitvoeren van een financiële audit een droge taak zijn. Het is een vreselijk proces voor elk bedrijf. Echter, door de dingen goed te doen, kunt u zorgen voor een vlotte financiële controle aan het einde van uw fiscale jaar. Het volgen van deze stappen zou u moeten helpen een succesvolle financiële audit uit te voeren:
Stap 1: Plan voor de Audit
de belangrijkste reden waarom professionals overbelast zijn over financiële audits is dat ze er niet eerder voor plannen. Planning van tevoren definieert duidelijke verwachtingen, waardoor frustratie en angst worden geminimaliseerd. U kunt een expert krijgen om het werk voor u te doen, zodat u zich kunt concentreren op de andere delen van uw bedrijf, want als u dat niet doet dan moet u extra tijd besteden om klaar te zijn voor de audit, beschikbaar zijn op het moment van de audit, en engageren jezelf met iedereen die betrokken is bij het proces.
als het echter om planning en voorbereiding gaat, moet u het als een uitgebreid proces behandelen. Om de stress in verband met de eindejaarscontrole te verminderen, is het het beste om aansluitingen en schema ‘ s het hele jaar door up-to-date te houden. Er moet één enkel contactpunt zijn met onafhankelijke auditors. Benoem een actief lid van uw financiële team om het hele jaar door open te blijven communiceren met de auditors in plaats van tot het laatste moment te wachten.Het waarborgen van effectieve communicatie houdt u op de hoogte van eventuele wijzigingen en updates in beleid en normen, waardoor de kans op onnodige verrassingen wordt voorkomen. U heeft voldoende tijd om de nodige wijzigingen aan te brengen voor de auditdatum. Het wordt ook aanbevolen dat u een secundair contactpunt met auditors aanwijst, zodat het proces niet wordt verstoord wanneer het primaire contactpunt buiten kantoor is.
Stap 2: lering trekken uit Audits in het verleden
een van de makkelijkste manieren om een succesvolle en stressvrije financiële audit te laten uitvoeren, is lering trekken uit fouten in het verleden. Kijk naar de problemen die zijn ondervonden tijdens de afgelopen audits, aanpassingen aan de audit van het afgelopen jaar, en eventuele aanbevelingen voor interne controle. Dit zijn kostbare stukjes informatie die het leven gemakkelijk voor u zal maken. Zodra u een lijst met problemen uit het verleden hebt geïdentificeerd, bereidt u een plan voor dat benadrukt hoe ze moeten worden aangepakt. Zelfs als sommige van de problemen uit het verleden al werden aangepakt, zal het dienen als een geheugen-jogger en ervoor zorgen dat fouten uit het verleden niet worden herhaald.
wanneer u de planningsvergadering met de auditors hebt, moet u niet alleen de verbeterpunten bespreken, maar ook hoe u een effectievere communicatie tussen het bedrijf en de auditors kunt bevorderen.
Stap 3: Blijf op de hoogte van Updates in standaarden voor jaarrekeningen
bij uw volgende financiële controle zal zeker rekening worden gehouden met de meest recente boekhoudprocedures en eventuele updates van de wettelijke en wettelijke vereisten. Het niet in acht nemen van deze kan leiden tot ernstige problemen tijdens de financiële controle.
hoewel sommige updates kleine wijzigingen vereisen, kunnen andere veel tijd vergen om de relevante wijzigingen aan te brengen. Nieuwe belastingwetten of boekhoudnormen kunnen bijvoorbeeld vereisen dat u de documentatie of het charter van rekeningen reorganiseert en gegevens anders volgt en beheert.
uw financieel of boekhoudkundig personeel kan zelfs enige opleiding of software nodig hebben om aan de nieuwste eisen te voldoen. Voor het lezen en begrijpen van de meest recente updates van standaarden en beleidsregels voor jaarrekeningen die van toepassing zijn op de komende eindejaarscontrole, ga naar fasb.org – de website van de Financial Accounting Standards Board. Als je een belastingvrije organisatie bent, is het platform van de IRS ook een nuttige bron.
Stap 4: onderzoek de Auditimplicaties van veranderingen in bedrijfsactiviteiten
de financiële reglementen, standaarden en vereisten kunnen afhangen van de aard van uw bedrijfsactiviteiten. Het is uw verantwoordelijkheid om de audit implicaties van eventuele wijzigingen of toevoegingen aan uw bedrijf te bestuderen. Je had een nieuwe agenda kunnen lanceren of een product kunnen stopzetten dat kan leiden tot meer of minder verplichtingen.
voor een nieuwe goedkeuring van een subsidie, wijzigingen in de organisatiestructuur en het leiderschap van uw bedrijf of nieuwere interne controlesystemen kunnen nieuwe verslagleggings-en boekhoudkundige overwegingen nodig zijn die aan de auditor moeten worden meegedeeld op het moment van de planning.
Stap 5: Analyseer de belastinggegevens
een van de meest cruciale stappen is het analyseren van de officiële belastingaangiften en-gegevens van de onderneming. De belastingadministratie moet ten minste zeven jaar worden bijgehouden. Trek de belastingontvangsten van uw bedrijf uit de IRS en ze gebruiken om eventuele discrepanties in uw fiscale administratie te verzoenen, zoals de bedragen betaald in belastingen en fiscale verplichtingen. Ook, ga door de belastingkredieten en aftrekposten geclaimd meest recent, het maken van eventuele aanpassingen in de jaarrekening zoals vereist.
Stap 6: Organiseer de gegevens
er moet een veilige manier zijn om controlegegevens op te slaan die in de daaropvolgende jaren beschikbaar zijn voor analyse. Een effectieve aanpak is om de gegevens te organiseren met behulp van submappen voor categorieën of transactiecycli. Het classificeren van de gegevens in groepen zoals schulden en uitgaven, contant geld, vaste activa, inkomsten en vorderingen, schulden, investeringen, enz.blijkt ook heel nuttig.
voor maximale nauwkeurigheid, overweeg om de interne gegevens van inkomsten, uitgaven en kasmiddelen te vergelijken met de opgeslagen externe gegevens. U kunt bijvoorbeeld de interne aankoopgegevens vergelijken met de aankoopontvangsten die door leveranciers voor individuele maanden zijn verzonden.
zorg er echter voor dat u de werkdocumenten en schema ‘ s met gevoelige informatie beveiligt via met een wachtwoord beveiligde oplossingen of opgeslagen op een geschikte netwerklocatie. Kijk rond voor accounting software pakketten die de creatie van werk papers en schema ‘ s automatiseren wanneer u nieuwe rapporten met behulp van hen te schrijven.
Stap 7: Wijs rollen toe en stel een tijdlijn
voordat u iets anders doet, moet u volledig duidelijk zijn over welke financiële informatie door de auditors wordt gevraagd. In geval van dubbelzinnigheden worden extra vergoedingen vermeden wanneer om verduidelijking wordt verzocht ruim vóór de controle om vertragingen te voorkomen. Je moet gerust vragen stellen, verduidelijkingen eisen en hulp vragen bij de auditors. Zij zijn over het algemeen blij om vragen te beantwoorden met betrekking tot de boekhoudprocedures met betrekking tot zeldzame of ongewone transacties.
voldoende informatie verkrijgen over het opstellen van voetnootverwijzingen, waarin belangrijke financiële aspecten aan auditors worden uitgelegd. Zij kunnen boekhoudkundige ramingen omvatten, zoals de gebruikte afschrijvingsmethode, hangende geschillen, onvoorziene omstandigheden en verplichtingen, verwarrende transacties en andere aspecten die relevant zijn voor de overzichten.
zodra u precies weet wat de auditors nodig hebben, wijs elk item uit de lijst met werkdocumenten, schema ‘ s en verklaringen toe aan een persoon om te beoordelen, en geef ze een vervaldatum voor het.
wanneer u items toewijst aan werknemers, geef hen dan voldoende tijd om eventuele fouten die zij kunnen vaststellen te beoordelen en te corrigeren. Begin indien mogelijk met de moeilijkste, tijdrovende en complexe gegevens. Ongeacht wat, alle financiële overzichten, schema ‘ s en werkdocumenten moeten beschikbaar worden gesteld voor audit op of vóór de auditdatum.
Stap 8: Voer een zelfbeoordeling uit
u moet niet zomaar in de audit springen na het maken van afsluitende boekingen en het balanceren van de cijfers in uw proefbalans en balans. Een belangrijke stap voor de definitieve controle is om terug te kijken en de jaarrekening te herzien. Een grote strategie is om een checklist te hebben van welke informatie moet worden bekendgemaakt om ervoor te zorgen dat u alle informatie in rekeningen en notities bij financiële overzichten hebt bekendgemaakt. U moet ook in staat zijn om de verschillen van de bedragen van de afgelopen jaren en begrote verklaringen te verklaren.
stap 9: Onderhoud de accountants op de dag van de controle
terwijl de accountants al eerder om alle vereiste informatie hebben verzocht, kunnen zij nog steeds toelichtingen en bewijsstukken vragen voor specifieke informatie die tijdens het veldwerk in de jaarrekening wordt vermeld. Daarom moeten uw belangrijkste financiële en boekhoudkundige personeel beschikbaar zijn om hen te verzorgen en alle informatie te verstrekken die zij nodig hebben.
uw personeel mag tijdens de cruciale controleperiode geen vrije tijd krijgen, en alle onbelangrijke vergaderingen met het belangrijkste boekhoudkundig en financieel personeel moeten worden uitgesteld of naar een later tijdstip worden verschoven. Om de voortgang tijdens de audit te volgen, kunt u korte vergaderingen houden met auditors om een open lijst met items te verkrijgen.
stap 10: Evalueer de resultaten
blijf na het veldwerk met de auditors communiceren totdat zij het auditverslag afgeven. In het geval er een aantal open punten zijn, bespreek en stel een deadline met de auditors voor de openbaarmaking van informatie. Als de auditor bereid is om na het veldwerk een vergadering bij te wonen met de Raad van bestuur en de finance-of Auditcommissie, zorg er dan voor dat de auditor over alle informatie over de vergadering beschikt, inclusief de datum, tijd en plaats.
overweeg bovendien een vergadering te organiseren met het personeel dat aan het auditproces heeft gewerkt om de resultaten bekend te maken en feedback te verkrijgen. Dit wordt een vergadering na de audit genoemd, die zeer waardevol is voor de financiële controles van de volgende jaren.
Key Takeaways
om het geheel samen te vatten, geen enkele gevestigde onderneming kan aan een financiële controle ontsnappen, maar er zijn manieren om het proces te vergemakkelijken als u het volgende boekjaar ingaat. Je moet voldoende tijd geven om je voor te bereiden op de eindejaarscontrole. Uw vermogen om gegevens te analyseren is belangrijk tijdens de voorbereiding als fouten uit het verleden en aanbevelingen zal u helpen de rapportage praktijken te verbeteren.
daarnaast is het van even groot belang dat u op de hoogte blijft van de laatste standaarden voor jaarrekeningen en beseft hoe belangrijke veranderingen in uw bedrijfsactiviteiten de auditvereisten beïnvloeden. Uw auditors kunnen van grote hulp zijn wanneer u deze veranderingen bestudeert, evenals voor alle ongebruikelijke transacties die u mogelijk moet rapporteren. Tot slot moet u tijdens het auditproces actief aanwezig zijn bij de auditors en de resultaten daarna evalueren. Het volgen van de hierboven genoemde stappen houdt u op de top van uw financiële controle.