topprioriteiten voor Internal Audit in Manufacturing
beoordeling van de resultaten van de 2012 Internal Audit Capabilities and Needs Survey
leiderschapsteams in MANUFACTURING COMPANIES proberen lering te trekken uit hun reacties op de recessie, meer recente verstoringen van de toeleveringsketen in het Verre Oosten en het midden-oosten aan te pakken, manieren te onderzoeken om de ERM-capaciteit te ontwikkelen of te versterken en te voldoen aan de steeds toenemende eisen op het gebied van naleving van de regelgeving.
inleiding
naarmate de effecten van een kneuzende recessie langzaam afnemen, ondervinden Amerikaanse productiebedrijven moeilijkheden met een nieuwe norm. Hoewel fabrikanten niet langer een allesverslindende focus hebben op het aanpakken van de dalende vraag, worden ze nog steeds geconfronteerd met kleinere (maar formidabele) druk, samen met een groeiend aantal bedreigingen en kansen. Wereldwijde expansie, stijgende gezondheidszorgkosten, onderbrekingen in de toeleveringsketen en toenemende vraag van klanten naar product-en servicedifferentiatie zijn belangrijke kwesties in de C-suites van veel fabrikanten.
de meeste, zo niet alle, van deze krachten vormen nieuwe druk en mogelijkheden voor interne auditfuncties. Uit de bevindingen van Protiviti ‘ s 2012 Internal Audit Capabilities and Needs Survey blijkt dat interne auditfuncties en hun leiders ernaar streven om op dit nieuwe terrein te reageren door een evenwicht te vinden tussen meer strategische bijdragen aan het bedrijf en voortdurend – en gestaag stijgende – tactisch en compliance-gerelateerd werk.
leiderschapsteams in productiebedrijven proberen lering te trekken uit hun reacties op de recessie, meer recente verstoringen van de toeleveringsketen in het Verre Oosten en het Midden-Oosten aan te pakken, manieren te onderzoeken om de mogelijkheden voor enterprise risk management (ERM) te ontwikkelen of te versterken, en te voldoen aan steeds toenemende eisen op het gebied van naleving van de regelgeving. Zo streven veel fabrikanten ernaar om de meer recent ingevoerde California Transparency in Supply Chains Act te begrijpen en na te leven.1
in de meeste industrieën, waaronder de verwerkende industrie, blijft het economisch herstel wankel. De National Purchasing Manager ‘ s Index (PMI) van het Institute for Supply Management plaatste zijn tweede opeenvolgende maand van krimp (zij het een lichte krimp) in Juli na 34 opeenvolgende maanden van groei.2 uit deze informatie blijkt dat leiders in de productie de komende maanden met onzekerheden zullen blijven omgaan.
directieteams en hun Raden van bestuur willen begrijpen hoe bepaalde risico ‘ s, zoals de financiële levensvatbaarheid van Leveranciers en/of klanten tijdens de kredietcrisis, hun organisaties overrompelden. Bovendien dwong de historische economische crisis de overgrote meerderheid van Amerikaanse bedrijven, waaronder fabrikanten, om hun activiteiten op een overwegend reactieve manier te beperken: kapitaaluitgaven werden stopgezet, IT-projecten werden opgeschort en veel mensen, waaronder toptalent, werden ontslagen. Deze onderzoeken op hoog niveau leiden vaak tot discussies over opkomende risico ‘ s: We hebben een vrij goede grip op onze interne risico ‘s, maar hoe zit het met externe risico’ s aan de horizon? Welke nieuwe risico ‘ s moeten we ons bewust zijn en hoe kunnen we deze door de voorruit in plaats van in de achteruitkijkspiegel bewaken?
deze vragen leiden topbesluitmakers tot ERM: Hoe kunnen we onze risico ‘ s op een meer omvattende, uniforme en systematische manier beheren? De meest recente problemen in de mondiale toeleveringsketen – veroorzaakt door de aardbeving, de tsunami en de daaruit voortvloeiende nucleaire ramp in Japan, samen met de wijdverbreide politieke onrust in het Midden – Oosten-en nieuwe regelgevingsrisico ‘ s en-vereisten versterken het belang van het ERM.
al deze druk beïnvloedt de interne auditfuncties in de verwerkende industrie. Van interne auditors wordt verwacht dat ze nieuwe en bekende risico ‘ s en kansen efficiënter aanpakken. Uit de bevindingen van de enquête naar de verwerkende industrie blijkt dat de activiteiten van de interne audit in het komende jaar zullen worden geconcentreerd op vijf overkoepelende prioritaire gebieden.:
- bevordering van een grotere transparantie van de toeleveringsketen
- het gebruik van technologie voor de audit van belangrijke controles van bedrijfsprocessen (bv., supplier management) effectiever
- de Aanpak en beheer van bestaande en opkomende risico ‘ s
- Verbeteren van de efficiëntie door middel van technologie-enabled auditing
- Verzorgende interne samenwerking en netwerking extern
In, de resultaten van de productie van de ondervraagden in het 2012 Interne Audit Mogelijkheden en Behoeften van de Enquête een beeld te schetsen van de verwerkende industrie van de interne audit functies die waakzaam blijven over vertrouwde en bekende risico ‘s, terwijl ook het houtsnijwerk uit de tijd en de middelen om zich te concentreren op opkomende risico’ s en de aanhoudende onzekerheid.
resultaten en analyse
ondersteuning op deze gebieden, vooral wanneer het gaat om gebieden met opkomende risico ‘ s, leidt tot twee opmerkelijke uitdagingen voor interne auditfuncties in de verwerkende industrie.Ten eerste, aangezien de meeste functies momenteel een groot deel van hun tijd investeren in compliance-gerelateerde audits en operationele audits, kan het aanpakken van opkomende risico ‘ s en het ondersteunen van ERM-activiteiten een nieuwe mentaliteit vereisen binnen de interne auditfunctie, alsook op het niveau van het auditcomité en onder leidinggevend leiderschap. Ten tweede zullen de meeste interne auditfuncties praktische manieren moeten vinden om deze doelstellingen in evenwicht te brengen met hun reeds overbelaste werklast, willen zij nieuwe en/of aanvullende WKM en daarmee verband houdende ondersteuning van risicobeheer bieden.
de prioriteiten die de respondenten van de verwerkende industrie in het onderzoek naar de mogelijkheden en behoeften van de interne Audit van 2012 hebben vastgesteld, wijzen erop dat de leiding en de functies van de interne audit deze uitdagingen al aanpakken, aangezien zij de strategische waarde van hun bijdragen proberen te vergroten.
1. Bevordering van een grotere transparantie van de toeleveringsketen
de respondenten werd verzocht op een schaal van één tot vijf hun bekwaamheid te beoordelen op 17 gebieden van specifieke technische kennis van de verwerkende industrie die belangrijk is voor interne audit, waarbij één het laagste en vijf het hoogste niveau was. Voor elk gebied werd hen vervolgens gevraagd aan te geven of zij van mening zijn dat hun kennisniveau toereikend is of verbetering vereist.
uit de antwoorden blijkt dat bijna alle in deze categorie genoemde verbeteringsbehoeften betrekking hebben op activiteiten of de toeleveringsketen.
wat de verbeterprioriteiten voor supply chain management betreft, is de California Transparency in Supply Chains Act, die op 1 januari 2012 van kracht werd, een belangrijk aandachtspunt.
het doel van deze op sociaal beleid gerichte wetgeving is het uitbannen van slavernij en mensenhandel uit de toeleveringsketens van bedrijven die in Californië actief zijn. De focus ligt op het vergroten van de transparantie door bedrijven te verplichten hun inspanningen bekend te maken om ervoor te zorgen dat hun toeleveringsketens vrij zijn van deze illegale activiteiten. De wet is van toepassing op ongeveer 3.200 grote ondernemingen die ten minste een deel van hun activiteiten binnen de staat verrichten.Gezien het feit dat de wet zo nieuw is, is het niet verwonderlijk dat deze een topprioriteit vormt onder de interne controleurs in de verwerkende industrie; het is ook niet verwonderlijk dat de respondenten van de enquête hun bekwaamheid om aan de nieuwe wet te voldoen relatief laag achten.
hoewel verwacht mag worden dat deze bevoegdheid in het komende jaar zal toenemen, blijven andere gebieden voor het beheer van de toeleveringsketen, zoals douane/export en het beheer van regelingen met derden, topprioriteiten van de interne controleurs in de verwerkende industrie. Ook douane / uitvoer en het beheer van regelingen met derde partijen werden door de respondenten van 2011 als topprioriteiten aangemerkt.
veiligheid en waardering van OSHA/werknemers zijn andere topprioriteiten voor interne auditors in de industrie. Ook van belang, chief audit executives (CAE ‘ s) in de verwerkende industrie identificeerden deze gebieden – evenals de nieuwe Californische wet en douane/export – tot hun topprioriteiten.
2. De respondenten werd gevraagd op een schaal van één tot vijf de mate te beoordelen waarin hun organisaties technologie gebruiken om 36 verschillende bedrijfsprocescontroles te controleren, waarbij één geen gebruik aangaf en vijf een uitgebreid gebruik. Voor elk gebied werd hen vervolgens gevraagd aan te geven of zij van mening zijn dat hun niveau van technologiegebruik toereikend is of moet worden verhoogd.
de resultaten wijzen erop dat interne auditors binnen de verwerkende industrie zich zorgen maken over de mogelijke fraude in de organisatie en zich ook inzetten voor een groter gebruik van ondersteunende technologie in een breed spectrum van auditgebieden voor bedrijfsprocescontroles.
deze resultaten suggereren ook dat interne auditors binnen productiebedrijven van plan zijn om beter te profiteren van technologie-enabled auditing om controles te controleren op gebieden die meer vatbaar zijn voor frauduleuze activiteiten, met inbegrip van inkoop/inkooporders, kasontvangsten/toepassingen, en facturering. De opname van inkomsten, een gemeenschappelijke bron van fouten in de financiële verslaglegging, markeert ook een gebied dat de respondenten van de verwerkende industrie zouden profiteren van een toename van ondersteunende technologie.
om deze problemen te voorkomen – en om de effectiviteit en efficiëntie van auditing van vele andere bedrijfsprocescontroles te verhogen – is het de taak van interne auditleiders om ervoor te zorgen dat hun functies over de juiste technologische instrumenten beschikken om effectief te controleren.
3. Het aanpakken en beheren van bestaande en opkomende risico ‘ s
respondenten werd gevraagd om op een schaal van één tot vijf hun bekwaamheid te beoordelen op 57 gebieden van technische kennis die belangrijk zijn voor interne audit, waarbij één het laagste en vijf het hoogste niveau was. Voor elk gebied werd hen vervolgens gevraagd aan te geven of zij van mening zijn dat hun kennisniveau toereikend is of verbetering vereist.
de antwoorden op deze vragen suggereren dat interne controleurs binnen de verwerkende industrie van plan zijn om:
- het Verbeteren van hun vermogen om te begrijpen en beheren van nieuwe en opkomende risico ‘s, waaronder die met betrekking tot sociale media, in het bijzonder
- het Verbeteren van hun management van de meer traditionele risico’ s, met inbegrip van de regelgevende risico ‘ s
- Doorgaan met het beoordelen en verbeteren van hun algehele effectiviteit
Zoals vrijwel elke andere afdeling en functie in organisaties vandaag de dag, de interne audit moet het begrijpen en aanpakken van de risico implicaties van social media. Net als bij elk nieuw proces of elke nieuwe activiteit die belangrijke elementen van verandering introduceert, creëren sociale mediatoepassingen en cloud computing aanzienlijke nieuwe risico ‘ s die interne audit – in samenwerking met executive management en bedrijfseigenaren – op passende wijze moet identificeren, beoordelen, monitoren en beperken.
sociale media en andere nieuwe technologieën, waaronder cloudgebaseerde bedrijfssoftware, worden in de hele onderneming veelvuldig gebruikt, van human resources en IT tot sales, marketing en legal. Er zijn tal van veiligheid, privacy, juridische en reputatie risico ‘ s in verband met sociale media te overwegen. Het is de taak van de interne auditfunctie om samen te werken met het management, de Raad van bestuur, afdelingshoofden en bedrijfsproceseigenaren om duidelijk beleid en standaarden voor het gebruik van sociale media te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat deze standaarden in de hele organisatie voortdurend worden nageleefd. Meer in het algemeen zou interne audit moeten samenwerken met deze executive-en leiderschapsgroepen om de risico ‘ s van de sociale media-mogelijkheden van de organisatie te beoordelen en ervoor te zorgen dat dit risicoprofiel past bij de bedrijfscultuur en de algehele controleomgeving.
naarmate het gebruik van nieuwe technologie toeneemt, neemt ook de kans op fraude toe. Hoewel technologie kan worden gebruikt om fraude te plegen, kan het ook worden gebruikt om fraude te voorkomen en op te sporen. Dit verklaart waarom respondenten in de verwerkende industrie GTAG 13 identificeerden: Preventie en opsporing van fraude in een geautomatiseerde wereld
als topprioriteit voor verbetering op dit gebied van algemene technische kennis. GTAG 13 richt zich op IT-gerelateerde frauderisico ’s en risicobeoordelingen en hoe het gebruik van technologie interne auditors en andere belangrijke belanghebbenden binnen de organisatie kan helpen bij het aanpakken van fraude-en frauderisico’ s.
technologie kan ook breder worden gebruikt om de effectiviteit en efficiëntie van de werkzaamheden van de interne auditfunctie te versterken (een thema dat op de meeste gebieden van de enquêteresultaten overheerst, zoals in het volgende hoofdstuk wordt geïllustreerd). GTAG 16: Data-analysetechnologieën, een andere prioriteit voor algemene technische Kennisverbetering, zijn ontworpen om interne auditors te helpen hun gebruik van data-analyse te verbeteren.
naast het aanpakken van opkomende risico ‘ s zoals sociale media en het gebruik van technologie om fraude te voorkomen en op te sporen, identificeerden interne auditors binnen productiebedrijven IFRS ook als een kennisgebied dat zij in 2012 en daarna zullen verbeteren.
4. Verbetering van de efficiëntie door middel van Auditing op basis van technologie
de respondenten werd gevraagd om op een schaal van één tot vijf hun bekwaamheid te beoordelen op 52 kennisgebieden van auditprocessen, waarvan één het laagste en vijf het hoogste niveau waren. Voor elk gebied werd hen vervolgens gevraagd aan te geven of zij van mening zijn dat hun kennisniveau toereikend is of verbetering vereist.
in overeenstemming met de bevindingen van de afgelopen jaren van het onderzoek naar de mogelijkheden en behoeften van de interne Audit, worden continue audits, continu toezicht en computerondersteunde audittools (caat ‘s) beschouwd als topprioriteiten voor de CAE’ s en hun interne auditfuncties in alle sectoren, inclusief productiebedrijven. Hoewel de wijdverbreide wens om de interne auditdekking uit te breiden van oudsher de belangstelling voor audittechnologie heeft doen ontstaan, zal de noodzaak om meer tijd te besteden aan het verrichten van werkzaamheden met een hogere waarde waarschijnlijk ook leiden tot een grotere acceptatie van deze instrumenten in de toekomst.
veel interne auditors binnen de maakindustrie gaven aan dat hun functies meer gebruik moeten maken van technologische hulpmiddelen in hun auditprocessen. Het gebruik van deze en andere technologiegesteunde auditingbenaderingen (bijvoorbeeld statistische analyse en datamanipulatie) stelt productiebedrijven in staat om miljoenen transacties uit te voeren en enorme hoeveelheden gegevens dagelijks vast te leggen.
5. Het stimuleren van interne samenwerking en externe netwerkvorming
de respondenten werd gevraagd om op een schaal van één tot vijf hun bekwaamheid op 24 gebieden van persoonlijke vaardigheden en capaciteiten te beoordelen. Voor elk gebied werd hen vervolgens gevraagd aan te geven of zij van mening zijn dat hun kennisniveau toereikend is of verbetering vereist.
de belangrijkste prioriteiten van de interne auditors uit de verwerkende industrie die in de sectie persoonlijke vaardigheden en capaciteiten van het onderzoek zijn geïdentificeerd, geven aan dat verbetering gewenst is op de volgende gebieden::
- het Vormgeven van interpersoonlijke vaardigheden zoals onderhandelen, het beheren van een hoge-druk vergaderingen, overtuigen en omgaan met confrontatie
- Benutten van persoonlijke vaardigheden versterken van de interne relaties met het senior management en corporate bestuur (degenen die in het audit committee van de raad van bestuur, alsook met de overige bestuursleden)
- gebruik te maken van hun persoonlijke vaardigheden te versterken externe netwerken die toegang bieden tot toonaangevende praktijken en gerelateerde kennis
om uit Te spitten meer tijd en middelen om het gedrag van meer risico-gebaseerd en activiteiten met toegevoegde waarde, zullen interne auditfuncties in productiebedrijven nauw moeten samenwerken met hun uitvoerende teams en auditcomités om een gedeelde visie op de rol van de functie binnen de organisatie te creëren. Veel van de in deze categorie vastgestelde prioriteiten weerspiegelen de voortdurende ontwikkeling van de interne auditfunctie. Weinig of geen effectieve interne auditafdelingen werken tegenwoordig in een silo. Een groeiend aantal functies heeft een “meeslepende rol” omarmd omdat ze nauw samenwerken met zakenpartners op alle niveaus van de organisatie (inclusief de Raad van bestuur) om bedreigingen en kansen in de hele onderneming aan te pakken.Vanuit een persoonlijk perspectief is het niet langer voldoende voor interne auditors in de verwerkende industrie om uit de oude silo-mentaliteit te stappen en een nieuwe, meer meeslepende rol te spelen. In plaats daarvan lijken interne auditors in de productie te willen zorgen dat hun samenwerking met alle verschillende onderdelen van hun organisaties zo sterk mogelijk is, zodat ze kunnen gedijen in hun nieuwe rollen.
eens te meer geven de resultaten van de enquête een beeld van een interne auditfunctie die streeft naar een evenwicht tussen haar steeds strategischer bijdragen (respondenten in de industrie noemden strategisch denken als een persoonlijke verbeterprioriteit) en de voortdurende behoefte om hun functie efficiënter te maken (in dit geval door het beheersen van nieuwe technologie en toepassingen).
SLUITEN
Voor interne auditors in de productie-industrie, de afweging van de prioriteiten die zijn vastgesteld in dit onderzoek zal niet gemakkelijk zijn, voor een groot deel, omdat het vereist dat het jongleren met meerdere prioriteiten, zoals nieuwe en groeiende compliance-eisen, ERM activiteiten, nieuwe risico ‘ s, problemen met exporteren, leverancier van performance management, de invoering van continuous auditing-mogelijkheden, en tal van IT-auditing behoeften.
door hun inspanningen te concentreren op de elementen van deze evenwichtsoefening, kunnen interne auditleiders en professionals binnen productiebedrijven helpen een stevigere basis voor de organisatie te creëren, wat uiterst waardevol zal zijn, ongeacht het macro-economische klimaat.1 “California Law Requires Companies to disclosure Efforts to Ensure Supply Chains Are Free of Slavery and Human Trafficking,” Protiviti Flash Report, February 6, 2012.”July 2012 Manufacturing ISM Report On Business®,” Institute for Supply Management (ISM), 1 augustus 2012.
over het onderzoek
elk jaar voert Protiviti haar onderzoek naar de mogelijkheden en behoeften van interne Audit uit om de huidige vaardigheidsniveaus van interne auditdirecteuren en-professionals te beoordelen, gebieden te identificeren die verbetering behoeven en de uitwisseling van toonaangevende praktijken in het hele beroep te stimuleren. Dit jaar beantwoordden de respondenten van de enquête bijna 200 vragen in de volgende categorieën: algemene technische kennis, kennis van auditprocessen, gebruik van technologie bij de controle van bedrijfsprocessen en persoonlijke vaardigheden en capaciteiten. De respondenten van de verwerkende industrie werden ook gevraagd een vijfde categorie vragen te beantwoorden: algemene technische kennis van de verwerkende industrie. De resultaten, die zijn gebaseerd op informatie die door alle respondenten (met meer dan 800) is verstrekt, zijn opgenomen in het algemene enquêteverslag (beschikbaar op www.protiviti.com/IAsurvey).
in elke categorie werd de respondenten gevraagd om op een schaal van één tot vijf hun bekwaamheid in verschillende vaardigheden en kennisgebieden te beoordelen, waarbij één het laagste en vijf het hoogste niveau was. Vervolgens werd hen gevraagd aan te geven of zij van mening zijn dat zij over een toereikend bekwaamheidsniveau beschikken of dat er behoefte is aan verbetering, rekening houdend met de omstandigheden van hun organisatie en de aard van hun bedrijfstak.