• Articles
• admin

in deze SharePoint tutorial, leer wat is SharePoint content approve? Hoe content goedkeuring in te schakelen in SharePoint 2013/2016/2019 of SharePoint Online. Dan zal ik laten zien, hoe goed te keuren/af te wijzen lijst items of documenten in SharePoint Online met behulp van de SharePoint lijst/bibliotheek inhoud goedkeuring functie.

Wat is SharePoint content goedkeuring?

SharePoint content approval feature staat toe dat approvers (leden van een site die goedkeuring hebben) lijstitems of-documenten publiceren voor een lijst of bibliotheek.

als een SharePoint-lijst of documentbibliotheek een documentgoedkeuringsfunctie heeft ingeschakeld, dan zal een gebruiker een item of document aan een documentbibliotheek toevoegt, het niet beschikbaar zijn voor alle gebruikers, het item zal in afwachting zijn. Zodra een goedkeurder, keurt een item of document dan alleen het zal beschikbaar zijn voor alle gebruikers.

standaard worden goedkeuringen voor inhoud uitgeschakeld en kan elke gebruiker met leestoegang conceptitems in de meeste apps zien. SharePoint-sites die zijn gemaakt met het sjabloon voor de publicatiesite, hebben al content-goedkeuring ingeschakeld in de Pages-app.

Waarom is SharePoint-content-goedkeuring vereist?

SharePoint-lijsten en-bibliotheken kunnen vaak gevoelige informatie bevatten die belangrijk kan zijn om alleen “officiële” versies van items of bestanden te hebben die door gebruikers kunnen worden bekeken. En om dit te bekijken heeft u de goedkeuring van een item of bestand nodig voordat de inhoud zichtbaar wordt voor de meeste gebruikers van de site.

door goedkeuring te eisen, kan de organisatie een significant kwaliteits-en veiligheidsniveau toepassen op de inhoud van de lijsten en libraries.by het inschakelen van dit een document ontwerp in afwachting van de goedkeuring van de inhoud is in de hangende status. Wanneer een goedkeurder het document bekijkt en de inhoud goedkeurt, wordt het beschikbaar voor gebruikers die leesmachtigingen hebben.

een eigenaar van een documentbibliotheek kan de goedkeuring van inhoud voor een documentbibliotheek inschakelen en kan optioneel een workflow aan de bibliotheek koppelen om het goedkeuringsproces uit te voeren.

het beste voorbeeld om uit te leggen is dat als we een blog site maken we alle blogs van de bijdragers moeten bekijken voordat ze gepubliceerd worden.

enable content Approval in SharePoint List or Document Library

hier zullen we eerst zien hoe we content approval in een SharePoint list of document library in SharePoint Online/2013/2016 kunnen in – /uitschakelen.

Step-1

als u een moderne SharePoint-lijst of-bibliotheek gebruikt, klikt u op het tandwielpictogram en klikt u vervolgens op Lijstinstellingen / Bibliotheekinstellingen zoals hieronder:

Open de SharePoint-lijst of documentbibliotheek en klik op Bibliotheek-instellingen zoals hieronder, als u een klassieke SharePoint-site gebruikt.

Stap-2

klik nu op Versieinstellingen die onder algemene instellingen in de lijst of bibliotheek instellingen pagina.

Stap-3

daar kunt u de sectie content Approval zien, kies Ja voor ” content approval vereisen voor ingediende items?”zoals hieronder:

Stap-4

vervolgens komen we met Documentversiegeschiedenis waar u drie opties vindt,

• geen versiebeheer: Als versiebeheer niet wordt gebruikt en een nieuw document wordt geüpload naar de documentbibliotheek, wordt het toegevoegd aan de bibliotheek in de hangende status en is het niet zichtbaar voor gebruikers die leesmachtigingen hebben totdat het is goedgekeurd.
• hoofdversies aanmaken: als er hoofdversies worden gebruikt en een nieuw document naar de documentbibliotheek wordt geüpload, wordt het in de wachtende status aan de bibliotheek toegevoegd en is het niet zichtbaar voor gebruikers die leesrechten hebben totdat het als Versie 1 is goedgekeurd.
• grote en kleine versies aanmaken: Als er grote en kleine versiebeheer wordt gebruikt en een nieuw document wordt geüpload naar de documentbibliotheek, kan het aan de bibliotheek worden toegevoegd in de conceptstatus als Versie 0.1 of kan de auteur onmiddellijk toestemming vragen. In dit geval wordt de status van het document Hangende.

hier hebben we de optie hoofdversie aanmaken geselecteerd omdat we niet willen dat kijkers kunnen zien wie leesrechten hebben totdat deze is goedgekeurd.

Stap-5

concept – Itembeveiliging geef aan welke gebruikers Concepten moeten kunnen bekijken in deze documentbibliotheek. Hier willen we dat de enige auteur van de site of de beheerder te bekijken, zodat we hebben geselecteerd met alleen gebruikers die items kunnen goedkeuren (en de auteur van het item).

Stap-6

vervolgens komt met require om uit te checken waar het ons vraagt om aan te geven of gebruikers documenten moeten uitchecken voordat ze wijzigingen aanbrengen in deze documentbibliotheek of niet. Klik vervolgens op de ok knop om te activeren.

nu wordt een item of een bestand in een site goedgekeurd in een lijst of bibliotheek als de persoon volledige controle of ontwerprechten heeft. Als beheerder zullen we stappen volgen om items goed te keuren.

Step-7

in de moderne SharePoint-lijst of-bibliotheek kunt u twee weergaven zien die zijn toegevoegd zoals hieronder:

in classic site kunnen we zien dat een nieuwe kolom is toegevoegd als goedgekeurde Status en dat er twee nieuwe weergavetypen zijn gemaakt naast de standaardweergave. Dit zijn goedkeuren / verwerpen Items en mijn inzendingen bekijken.

in de lijst modern kunt u de kolom goedkeuringsstatus zien. Standaard wordt de goedkeuringsstatus van elk bestaand item goedgekeurd.

Stap-8

als u de lijst met items goedkeuren / weigeren opent in de SharePoint-site. U ziet al uw hangende en goedgekeurde Items zoals hieronder:

klikken op goedkeuren / weigeren items bekijken we kunnen verschillende status en items in het zien, zoals hoeveel bestanden zijn in goedgekeurde staat en hoeveel zijn in afwachting en hoeveel zijn afgewezen.

Step-9

My Submissions view helpt bij het bekijken van documenten en items die worden ingediend door de ingelogde gebruiker.

items of documenten goedkeuren/afwijzen nadat Content-goedkeuring is ingeschakeld

nu zullen we zien hoe een goedgekeurde items kan goedkeuren/afwijzen nadat content-goedkeuring is ingeschakeld in de SharePoint Online lijst of bibliotheek.

stap-10

er zijn twee manieren waarop we items kunnen goedkeuren of afwijzen.

Selecteer het SharePoint Online lijst item en klik vervolgens op de … – > goedkeuren / afwijzen vanaf de opdrachtbalk zoals hieronder:

Of Selecteer de ECB het menu en klik vervolgens op Meer -> Goedkeuren/Weigeren zoals hieronder:

Dan kunt u kiezen uit de onderstaande opties:

• Goedgekeurd
• Geweigerd
• in Afwachting

En kunt u aanvullende opmerkingen ook in de Comment box zoals hieronder:

het voegt een extra kolom toe als “Approver opmerkingen” zoals hieronder, waar u de opmerking van de Approver kunt zien.

Open in de klassieke SharePoint-lijst de SharePoint-lijst of documentbibliotheek en selecteer een item. Klik op – > Geavanceerd en klik vervolgens op goedkeuren/weigeren.

stap-11

kies goedgekeurde optie, om het item zichtbaar te maken voor alle gebruikers. Kies afgewezen als u het item wilt weigeren en het zal het item terugsturen naar de maker en het item zal alleen zichtbaar zijn voor de maker en alle andere gebruikers die het concept kunnen zien. Als u de optie in behandeling kiest, zal het document zichtbaar zijn voor de gebruiker die het item heeft gemaakt en voor alle gebruikers die conceptitems in SharePoint Online kunnen zien.

Hoe content-goedkeuring uitschakelen in SharePoint

Hoe content-goedkeuring uitschakelen in SharePoint? Als u de goedkeuring van inhoud in de SharePoint-documentbibliotheek wilt uitschakelen, opent u het SharePoint Online documentbibliotheek- > Instellingen-pictogram – > bibliotheek-instellingen en klikt u vervolgens op Versieinstellingen onder algemene instellingen.

vervolgens op de pagina instellingen voor versiebeheer, stel Nee in om inhoudsgoedkeuring voor ingediende items te vereisen? zoals hieronder:

dit is hoe content-goedkeuring in SharePoint-documentbibliotheek of-lijst kan worden uitgeschakeld.

SharePoint content approval permissions

wanneer iemand een item of document verzendt, zal het standaard in een hangende status zijn. Voordat iemand het goedkeurt, zal het in de hangende status zijn.

laten we eens kijken welke toestemming nodig is voor iemand om een item in SharePoint goed te keuren of af te wijzen. In SharePoint moderne lijst of bibliotheek, een gebruiker vereist, beheren lijsten toestemming om een item goed te keuren of te weigeren.

in klassieke SharePoint-sites heeft een gebruiker toestemming nodig om items goed te keuren of af te wijzen. Bijdragen toestemming moet werken prima. U kunt een aangepast machtigingsniveau maken en machtigingen voor items goedkeuren inschakelen. Maak vervolgens een aangepaste SharePoint-groep, wijs het aangepaste machtigingsniveau toe aan de SharePoint-groep. Voeg dan al uw gebruikers toe aan de specifieke groep, zorg ervoor dat u alleen die gebruikers moet toevoegen die u wilt dat ze kunnen goedkeuren.

Dit is alles wat u moet weten over SharePoint content approval permissies.

het volgende SharePoint-tutorials vindt u misschien leuk:

• eigenschappen van document bewerken op basis van gebruikersmachtiging uitschakelen in SharePoint document library
• SharePoint document library grootte ophalen met behulp van PowerShell
• Microsoft Flow voorbeeld: kopieer nieuwe bestanden van uw PC naar SharePoint Online Document Library
• Microsoft Flow voorbeeld: Product Notification Approval Flow
• Microsoft Flow: het uitvoeren van sjabloonactie ‘Switch’ is mislukt
• de ETag van dit item komt niet overeen met die welke wordt gebruikt voor het instellen van de status van content approval error in Microsoft Flow
• Microsoft Flow voorbeeld: wanneer een item wordt gemaakt in SharePoint-lijst, stuur goedkeuring en maak item
• Microsoft Flow Voorbeeld: e-mailmelding na goedkeuring van een SharePoint-lijst
• SharePoint designer workflow: Create Laptop Request Approval Workflow
• Approval Workflow in SharePoint Online met voorbeeld

hier heb ik uitgelegd wat Content approval is in SharePoint Online of SharePoint 2013/2016? Waarom moeten we content goedkeuren in SharePoint? En hoe u de goedkeuring van inhoud in de SharePoint-lijst of documentbibliotheken kunt inschakelen. Dan heb ik ook laten zien hoe een goedkeurder items in SharePoint Online of SharePoint 2013/2016/2019 kan goedkeuren en afwijzen.