• Articles
• admin

een vorig artikel deed de vraag rijzen waarom projectprestatiebeoordelingen niet universeel worden gehouden,

hoewel er brede acceptatie is dat ze een primaire manier zijn om toekomstige prestaties te verbeteren door te leren van prestaties uit het verleden. In dit artikel, we kijken naar hoe de wegblokkades aan te pakken om effectieve beoordelingen.

waarom beoordelingen niet worden gehouden

een van de meest voorkomende redenen om geen beoordeling te houden is:

• angst voor het confronteren van mislukking en de oorzaken ervan – als mislukking wordt gezien als Einstein en Edison het waarnemen – als een opstap naar succes – dan is er grote motivatie om prestaties te herzien en ervan te leren. Als, aan de andere kant, mislukking wordt gezien als iets te ontkennen en verborgen, dan zullen beoordelingen worden vermeden.
• schuld geven-als de cultuur zich baseert op schuld en straf om gedrag te motiveren, zal er weerstand en defensiviteit zijn. De schuld geven zal angst bevorderen. Het is essentieel om te voorkomen dat de schuld en focus op het proces in plaats van individueel gedrag. Zie mijn artikel van Mei 2019 Stop de schuld te geven Focus op het proces om optimale prestaties te bereiken
• negatieve ervaring-eerdere beoordelingen zijn waardeloos geweest. Ze zijn bijvoorbeeld niet opgevolgd om veranderingen door te voeren op basis van geleerde lessen; de deelnemers beschuldigden en verdedigden en blokkeerden elke echte verkenning van wat er mis ging en waarom.
• gebrek aan geschoolde facilitators – geschoolde facilitators zijn nodig om beoordelingen doeltreffend te maken door de neiging van projectmanagers en uitvoerders om actiegericht te zijn in plaats van introspectief en reflectief. Een facilitator zal deelnemers in staat stellen om de lelijke realiteit direct te confronteren, niet verstrikt raken in schuld en defensiviteit en ervoor zorgen dat iedereen een kans heeft om deel te nemen. Facilitering zal ervoor zorgen dat de evaluatie-ervaringen meer positief zullen zijn.
• geen tijd – belanghebbenden zijn op weg naar het volgende project of terug naar hun operationele activiteiten en de evaluatie wordt niet als een waardevolle activiteit aangemerkt en daarom niet gepland.
• gebrek aan een gedocumenteerd projectbeheerproces – het ontbreken van richtsnoeren en templates zorgt voor onnodige inspanning en een gebrek aan nuttige informatie die tijdens het project is vastgelegd.Het niet waarderen van kwaliteitsborging en continue verbetering – als leidinggevenden en projectstakeholders voortdurende verbetering niet genoeg waarderen om de tijd en moeite te motiveren om reviews te houden en te volgen, zal er geen tijd zijn voor reviews en de reviews die plaatsvinden zullen als nutteloos worden beschouwd.

hoe een beoordeling te houden

om er zeker van te zijn dat deze oorzaken worden aangepakt, is het noodzakelijk om beoordelingen te behandelen zoals u elk belangrijk onderdeel van het projectbeheerproces zou behandelen. Maak beleid, procedures en richtlijnen die de fasen van het beoordelingsproces erkennen – initiatie, onderzoek en verslag. Een beoordelingsteam aanstellen en machtigen met de verantwoordelijkheid om

• het verzamelen van nuttige gegevens en mini-reviews of retrospectieven in het project te integreren
• de juiste spelers samen te stellen (projectuitvoerders, klanten, functionele managers en personeel, enz.),
• verzamel en analyseer projectartefacten (bijvoorbeeld projectstatusrapporten en notities)
• Maak een set interviewvragen voor gebruik in individuele en groepsessies,
• faciliteer de sessies
• Evalueer de bevindingen en
• Maak een rapport.

afhankelijk van de reikwijdte van het project en de beschikbaarheid van templates kan het proces vanaf de initiatie tot en met het verslag enkele dagen tot weken duren.

merk op dat de evaluatie deel uitmaakt van een breder kwaliteitsborgingsproces. De inhoud van evaluatieverslagen is input om het projectbeheerproces te evalueren en te verbeteren. De geleerde lessen worden pas echt door een organisatie geleerd als ze worden gebruikt om de prestaties ten goede te veranderen.

Wat zit er in een naam? – Prestatiebeoordelingen gedurende de gehele looptijd van het Project

in het verleden werden projectbeoordelingen postmortems genoemd. Formele beoordelingen zijn moeilijk genoeg om mensen te doen zonder hen te associëren met de dood, dus de naam is veranderd. Nu zijn ze Post Project beoordelingen of post implementatie beoordelingen of retrospectieven. Maar, die namen leiden af dat je wacht tot nadat het project is afgelopen Voor het beoordelen van de prestaties.

laat de “post” achterwege en noem ze projectprestaties. Laat ze gebeuren als een integraal onderdeel van het project – niet pas nadat het voorbij is. Met andere woorden, regelmatig de prestaties evalueren en aanpassen en de geleerde lessen vastleggen, zodat wanneer u het einde van een belangrijke fase of van het project als geheel bereikt, u klaar bent met een reeds bestaande lijst van geleerde lessen en problemen, zodat u ze grondig kunt bespreken en volgende stappen kunt aanbevelen.

in Agile methodologies is er een overzicht, een retrospectieve, na elke Sprint. Dit betekent dat er elke week of twee een stap terug is om prestaties te beoordelen en te leren. Een volledige projectbeoordeling vindt plaats na voltooiing van het project.

Checklists en agenda ‘s

een van de meest effectieve manieren om ervoor te zorgen dat evaluaties nuttig zijn, is het opstellen van richtsnoeren en het verstrekken van checklists en agenda’ s. In plaats van nog een checklist en agenda voor beoordelingen te maken, gebruik maken van een van de honderden sjablonen, checklists en modellen, met inbegrip van uw eigen project management proces model. Waarom het wiel opnieuw uitvinden? In plaats daarvan, doe wat onderzoek en gebruik maken van een bestaande procesbeschrijving of ambachtelijke een die de beste eigenschappen van een aantal combineert. Hier zijn een paar referenties:

• het Uitvoeren van een Post-Project Review Meeting https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Post-Implementatie Beoordelingen te Maskeren Zeker van zijn Dat Wat Je Geleverd Eigenlijk Werkt https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Best Practices — Project Review Proces https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• De Kunst en Wetenschap van het Post Project Beoordelingen https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Betrek het Team

Beoordelingen kan saai worden als dezelfde oefeningen en sequenties worden herhaald of als assertieve individuen monopoliseren de review.

in een document wordt ingegaan op de noodzaak om verder te gaan dan standaardbenaderingen om een aanpak te gebruiken die de deelnemers beter bij elkaar brengt en resulteert in het soort nuttige informatie dat kan helpen toekomstige projecten doeltreffender te maken.

een goed gefaciliteerde evaluatie zal voorkomen dat alleen checklists en Rapporten worden gelezen. Maak van je beoordeling geen presentatie. Maak er een interactief evenement van waar deelnemers actief kunnen deelnemen en hun standpunten kunnen delen.

de facilitator moet proberen de deelnemers uit hun stoel te krijgen (of actief betrokken te worden, als de evaluatie vrijwel wordt uitgevoerd) om hun feedback te geven. De emotionele seismograaf oefening is een voorbeeld van het soort proces dat reviewdeelnemers bezig houdt.

als u regelmatig reviews uitvoert – bijvoorbeeld retrospectieven van sprint – varieert de manier waarop u de oefeningen doet. Een eenvoudige zoekopdracht op het web leidt tot verschillende manieren om emotionele seismograaf oefeningen te doen. Verander de volgorde van de agendapunten. Varieer de facilitator.

Emotional Seismograph-Reviewing Behavioral Aspects

een voorbeeld van een techniek om de deelnemers te betrekken behandelt de vaak over het hoofd gezien emotionele dimensie van het project.

” een emotionele seismograaf wordt gebruikt om factoren te identificeren die leiden tot het geluk en het ongeluk van de deelnemers bij het project dat wordt beoordeeld.”Een project tijdlijn van belangrijke punten in het project leven wordt gemaakt met een baseline. Deelnemers plaatsen dan indexkaarten of post-it-notities boven of onder de lijn om aan te geven of ze gelukkig of ongelukkig waren (gestrest) op belangrijke punten tijdens het project. Afstand tot de basislijn geeft de intensiteit van gevoelens aan.

de oefening betrekt de deelnemers visueel en fysiek. Het is een middel om de oorzaken van stress en de verlichting ervan in het project te bespreken. Het opent discussie over de redenen voor verschillende perspectieven wanneer een deelnemer rapporteert hoge stress of ontevredenheid voor een punt in het project en anderen niet.

opmerkingen uit regelmatige beschouwingen over de impuls van het project kunnen deze exercitie effectiever maken door herinneringen te geven aan hoe de dingen zich op belangrijke punten voelden, zodat de indrukken van de belanghebbenden bij de evaluatie kunnen worden beoordeeld aan de hand van gebeurtenissen in een tijdlijn. Dit maakt een rijke discussie van percepties mogelijk. Het nodigt uit tot inzicht in hoe wat stressvol zou kunnen zijn geweest op het moment dat het gebeurde, achteraf gezien, niet zo slecht was. Het belicht ook de soorten gebeurtenissen die stress veroorzaken en opent de discussie over hoe ze het beste te behandelen of te vermijden in de toekomst.Het toevoegen van beschouwingen over de emotionele toestand van het project versterkt het belang van de “zachtere kant” van projecten – de interpersoonlijke en interpersoonlijke. Als dit deel uitmaakt van de richtsnoeren om regelmatig terug te komen om na te denken, is het waarschijnlijker dat belanghebbenden hun stress zullen erkennen en hoe dit hun relaties beïnvloedt.

de emotionele seismograaf is een van de vele oefeningen die kunnen worden gebruikt om de effectiviteit van beoordelingen te verbeteren. Een goede bron voor het vinden van oefeningen om te gebruiken in retrospectives en reviews is te vinden in 29 Scrum Retrospective Tools for Distributed Agile Retrospectives at https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

als u weerstand tegen reviews wilt doorbreken, moet u ervoor zorgen dat openhartige prestatie-evaluatie wordt gewaardeerd en ingeschakeld door het elimineren van de schuld en defensiviteit.

voeg daar duidelijke en praktische richtsnoeren, checklists en sjablonen aan toe en doeltreffende facilitering met boeiende oefeningen. Vouw in executive sponsoring voor continue verbetering.

hopelijk zullen, naarmate organisaties en hun processen rijpen, effectieve prestatiebeoordelingen als integraal onderdeel van de voortdurende verbetering van de projectprestaties een norm worden.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). De kunst en Wetenschap van Post Project beoordelingen, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425