• Articles
• admin

How to Collect More Delinquent Accounts In-House

uit een recent onderzoek van de Credit Research Foundation — CRF) — National Summary of Domestic Trade Receivables-bleek dat gemiddeld 87% van de rekeningen lopende is, terwijl 0,4% meer dan 90 dagen achterstallig is.

uiteraard zijn rekeningen-courant geen probleem. En, het is een gegeven dat die meer dan 90 dagen achterstallig moet worden geplaatst met een professionele collectie bedrijf, of afgeschreven, op basis van de bedrijfsregels van uw bedrijf.

maar hoe zit het met die 12,6% die in het midden vallen. Degenen die achterstallig zijn, maar nog geen kandidaten voor derden collecties?

hier zijn enkele tips voor het beheren van deze achterstallige accounts – en het vergroten van uw kans om ze te herstellen voordat ze de deadline van 91 dagen halen en moeten worden overgedragen aan uw incassobureau.

Verbeter uw kansen op het intern innen van achterstallige vorderingen

Tip # 1-Ontwikkel een doordacht, gedetailleerd kredietbeleid:

het incassoproces begint met uw kredietbeleid. Vereisten voor het verlengen van krediet, uw algemene voorwaarden, en de acties die zullen worden genomen wanneer een account wordt delinquent moeten duidelijk worden uiteengezet. Uw verkoop en service mensen, evenals krediet en collecties, moet goed thuis zijn met uw kredietbeleid. Ze moeten ook worden opgeleid om het beleid uit te leggen aan nieuwe klanten. Beter nog, moet u een document waarin deze informatie moet worden verstrekt aan alle klanten voordat u een krediet verkoop.

Tip # 2 – Pas uw factuur aan om betaling te bevorderen:

de kwaliteit van uw factuur heeft de meeste invloed op de vraag of en wanneer de betaling zal worden gedaan. Het primaire doel van uw factuur? Maak het makkelijk voor de koper om te betalen. Dit is hoe.

• het formaat consistent houden, zodat de koper weet waar hij essentiële informatie kan vinden.
• verstrek alle informatie die de koper nodig heeft om de betaling te verrichten, inclusief:
  • Het woord “Factuur” – dus kan er geen sprake zijn van het doel van het document
  • Uw overmaking adres en contact gegevens
  • Uw Employer Identification Number (EIN) of Btw-nummer
  • het nummer van de orderbevestiging (als er sprake is van een inkooporder)
  • Datum van de Factuur en unieke verwezen ID #
  • Duidelijke omschrijving van de producten/diensten, met inbegrip van de datum van de betekening of de datum waarop het product is verzonden of afgeleverd
  • Totaal Verschuldigde Bedrag – gespecificeerd, met inbegrip van kosten per eenheid (indien van toepassing)
  • Belastingen, als relevant (BTW en BTW)
  • Datum van betaling-statistieken tonen aan dat klanten meestal op tijd betalen wanneer een specifieke datum voor betaling op de factuur is vermeld, in plaats van “verschuldigd bij ontvangst” of “verschuldigd binnen 30 dagen”
  • betalingsvoorwaarden

Tip # 3-follow-up van facturen voordat ze vervallen:

dit helpt niet alleen om achterstallige betalingen te voorkomen, het kan zelfs de verstandhouding met uw klanten verbeteren. Een oproep kort na de aankomst van de producten of voor de vervaldatum van de factuur is een effectief contact met de klantenservice, evenals een herinnering aan de betaling. Vraag of alles op tijd is aangekomen, of er problemen of vragen zijn, of de factuur duidelijk en accuraat is – en, natuurlijk, of de factuur is of binnenkort zal worden gepland voor betaling.

herinner de klant tijdens de oproep aan de Voorwaarden en de vervaldatum. In het bijzonder, informeren of ze kunnen voorzien redenen waarom de factuur niet zou worden betaald binnen de Voorwaarden.

belangrijk! Houd een register bij van de reacties van uw klant.

Tip # 4-Wijs een risicoclassificatie toe aan achterstallige rekeningen om uw interne incasso-inspanningen te helpen prioriteren:

historisch trage betalende rekeningen zouden bijvoorbeeld anders worden geclassificeerd dan nieuwe klanten, waarvoor u geen betalingservaring hebt. Een nieuwe klant wordt delinquent is een hoger risico dan de lange termijn klant die gewoonlijk betaalt op 30 dagen achterstallig.

Tip # 5-Ontwikkel een specifiek intern inzamelingsplan:

als er een plan is, wordt consistentie gecreëerd en wordt giswerk verwijderd. Verschillende behandelingsplannen opstellen voor verschillende risiconiveaus. Bieden standaard templates voor geschreven communicatie en scripts, of gesprekspunten, voor persoon-tot-persoon contact. Dit soort voorbereiding zal uw collectie inspanningen effectiever en minder stressvol te maken.

Voorbeeld behandelplan

Oudste Factuur Datum	Grote Accounts > $xxxx	Kleine Rekeningen < $xxxx
0-30	Sales/Customer Service Bellen en herinnering 5 dagen na levering, of 5-7 dagen vóór de vervaldag	*klantenservice Enquête en herinnering verzonden 5 dagen na levering of 7-10 dagen voor vervaldatum
35-40	Herinnering Bel #1, gevolgd door e-mail waarin de resultaten van de oproep	Herinnering e-Mail of Brief #1
45-50	Herinnering Call #2, gevolgd door e-mail waarin de resultaten van de oproep	Herinnering e-Mail of Brief #2
55-60	Escalatie Oproep door de schuldeiser supervisor aan de debiteur manager	Herinnering e-Mail of Brief #3
65-70	De uiteindelijke Vraag Verzameling Noemen, gevolgd door de Finale Vraag e-Mail of Brief	Finale Vraag Bel gevolgd door de Finale Vraag E-Letter
80-85	Raadpleeg incassobureau	Zie incassobureau of adviseren schrijven-off

*de Customer Service Survey zou dezelfde vragen die zouden worden gesteld in de Customer Service call naar grote accounts te stellen. Dit kan worden gemaild (met een verzendingsenvelop), gemaild of gefaxt.

Tip # 6-overweeg het uitbesteden van achterstallige rekeningen vóór 90 dagen:

het implementeren van een gedetailleerd kredietbeleid en factuur (Tips 1 & 2) zijn basis voor het beheren en verzamelen van uw rekeningen. Echter, als uw tijd en middelen zijn beperkt, een first-party incassobureau kan het antwoord zijn. Deze bedrijven – en er is een aantal dat kleine zakelijke accounts zal behandelen – kunnen transparant namens u handelen, Tips 3 tot en met 5

Tip #7-houd accurate, up-to-date kredietbestanden en betalingsgeschiedenis van uw klanten:

let op veranderingen in betalingspatronen. Als je ze ziet verslechteren, neem dan onmiddellijk actie. Proactief contact opnemen met de klant kan toekomstige problemen voor u op te slaan en, misschien, u kunt helpen een historisch goede klant te krijgen door middel van een ruwe patch.

Tip # 8 – krediet niet blijven verlenen aan delinquente klanten:

als u de klant wilt behouden, onderhandel dan over een middenweg. Bijvoorbeeld, contant geld vooraf nodig totdat de delinquentie is gewist.

Tip # 9-weet wanneer je moet loslaten:

er komt een tijd dat je de druk om te betalen moet verhogen door de debiteur naar het professionele incassobureau te sturen. Maar hoe weet je wanneer je moet loslaten?

1. als de klant niet terugbelt of reageert op uw contacten, stuur deze dan zo snel mogelijk naar het agentschap. Ze kunnen in het proces van het overslaan.
2. als een betalingsbelofte wordt verbroken, is het tijd om verder te gaan. Uw verdere inspanningen zullen waarschijnlijk in niets resulteren. Geef het door aan je agentschap.
3. de kans op het verzamelen van een delinquent account daalt dramatisch met de lengte van de delinquentie. Volgens een onderzoek van de leden van de Commercial Collection Agencies of America (CCA van A), de kans op het verzamelen van een rekening 90 dagen achterstallige daalt tot slechts 68,9%. Bij 6 maanden achterstallige, is er slechts een 51,3% kans op inning. Als de rekening veroudert tot 1 jaar achterstallig, is de kans op een succesvolle inning 21,4%. De meeste bronnen overwegen 90 dagen te laat als gevolg van de optimale tijd voor het verzenden van uw account naar een incassobureau.

terwijl het maken van de verkoop kan een bedwelmende ervaring, als het geld niet wordt verzameld kunt u eindigen met een enorme hoofdpijn. Planning voor delinquencies en het ontwikkelen van een proactieve, gedetailleerde en consistente strategie voor het omgaan met hen – voordat ze gebeuren – zal helpen ervoor te zorgen dat achterstallige rekeningen niet wurgen uw cashflow en worden een bedreiging voor uw overleven.

bekijk deze andere commerciële collectietips en artikelen op onze website:

• 6 Tips for Making Collection Calls that Get Results
• 9 Guidelines for Selecting the Right Collection Agency
• 9 Steps to Help Your OCA Help You
• 13 Strategies to versnellen Collections
• Collection by Phone: The Three-Step Process
• Collection Litigation: Gerechtskosten en Pakkosten
• evaluatie van de prestaties van uw OCA
• betalingsplan onderhandelingen
• gebruik maken van een OCA om Debiteurenbeslissingen uit te voeren
• werken met een OCA

voor meer informatie over hoe ons commercieel incassobureau uw bedrijf kan helpen Contacteer ons op 844.937.3268 vandaag!