• Articles
• admin

de BABOK-gids definieert Workshop als ” een gefaciliteerd en gericht evenement dat wordt bijgewoond door de belangrijkste belanghebbenden met het oog op het bereiken van een bepaald doel.”

volgens DSDM is het ” een speciaal soort bijeenkomst met duidelijke doelstellingen, een groep deelnemers die is gekozen en bevoegd om het vereiste resultaat te leveren.”

in het algemeen kunnen we zeggen dat het een techniek is om snel informatie te verkrijgen op een manier die tussen verschillende standpunten is overeengekomen. Workshops hebben meestal een korte duur. Ze kunnen worden uitgevoerd in een uur of twee, of uit te breiden in een paar dagen. Het belangrijkste is om nieuwe kennis of vaardigheden te verwerven tijdens de cursus, evenals om andere standpunten van de deelnemers te verkrijgen door middel van teamwork en open communicatie. Om samenwerking te bevorderen, is het noodzakelijk om iemand aan te wijzen als facilitator. De facilitator is verantwoordelijk voor het toezicht op de activiteiten van de workshop, het bieden van structuur, het helpen van de deelnemers, en het vooruitgaan van de sessie.

een workshop kan worden gebruikt voor veel verschillende situaties, van het definiëren en overeenkomen van strategische plannen, het identificeren en prioriteren van vereisten, of het oplossen van complexe technische problemen. Kortom, workshops zijn uitstekend voor elke situatie die een hoge mate van samenwerking, betrokkenheid en overeenstemming tussen de verschillende deelnemers vereist. De Workshop dient ook om het vertrouwen en de effectieve communicatie tussen belanghebbenden te bevorderen.

hoewel het houden van een workshop veel voordelen heeft, kan een slecht uitgevoerde workshop conflicten veroorzaken, bijdragen aan bestaande problemen en het vertrouwen verminderen dat de beoogde doelen kunnen worden bereikt.

hoe maken we de workshop dan succesvol? Wat zijn de belangrijkste aspecten om het efficiënt te maken? In dit artikel presenteren we enkele essentiële criteria om het succes van de workshop te garanderen.

rol van Facilitator

Dit is de sleutelrol. De facilitator moet ervoor zorgen dat de doelstellingen van de sessie worden bereikt door de deelnemers tijdens de workshop de oefeningen en activiteiten te sturen en te begeleiden.

de facilitator moet geen partij kiezen en moet door de deelnemers als neutraal worden ervaren. Een van hun rollen is ervoor te zorgen dat de meningen van alle deelnemers evenveel gewicht in de schaal leggen en dat iedereen op dezelfde manier kan samenwerken. Het doel van een workshop is niet om verschillende standpunten te overtuigen, maar om samen tot afspraken te komen.

een andere belangrijke rol van de facilitator is om de deelnemers betrokken te houden. We vroegen onze instructeurs om te delen wat ze doen om deelnemers te betrekken bij gemeenschappelijke workshopscenario ‘ s. Download ze in onze snelle tip door het formulier in de zijbalk in te vullen.

als je intern niet iemand hebt die de rol van facilitator kan spelen, is een goede optie om een externe facilitator uit te nodigen die onpartijdig is voor de resultaten en over de nodige vaardigheden beschikt om deze te leiden.

Plan de voor sessie

het plannen van een workshop is een complexe activiteit die tijd en ervaring vereist. Op zijn minst, moet u deze elementen overwegen:

• doelstellingen en resultaten. Wat wil je bereiken in de werkplaats? Wat moeten de tastbare resultaten zijn tijdens de workshop?
• deelnemers. Wie moet er aanwezig zijn om de doelstellingen en verwachte resultaten te bereiken? Idealiter vertegenwoordigen groepen van 5 tot 15 personen (voor één facilitator) alle bestaande standpunten met betrekking tot het probleem of de op te lossen situatie.
• duur, agenda, logistieke aspecten. Zorg ervoor dat u duidelijk de verwachte duur (afhankelijk van de te bereiken resultaten) en het schema van de activiteiten die de deelnemers moeten vertrouwd zijn met. Besteed speciale aandacht aan de kenmerken van de werkplaats locatie (normaal gesproken een grote ruimte met ruimte om te bewegen, werktafels, plaatsen om flipcharts/post-its op te hangen) en de materialen die nodig zijn (flipchart, whiteboard, post-its, papier, enz.). Dit element moet worden heroverwogen voor een virtuele omgeving. Bekijk de suite van tools die we gebruiken in onze Open Class virtuele trainingen.
• structuur en uit te voeren oefeningen. Hoe lang moeten deelnemers conclusies trekken? Welke oefeningen of activiteiten moeten worden gedaan om de verwachte resultaten te bereiken? Welke kwesties moeten tijdens de zitting worden opgelost en wat niet?
• validatie en Monitoring. Hoe worden de conclusies gedocumenteerd? Hoe worden de resultaten gevalideerd? Welke follow-up zal worden gegeven aan de aanwezigen?

structuur voor de Workshop

Workshops moeten worden beschouwd als een intensieve oefening van toenemende moeilijkheden die vereist dat alle deelnemers deelnemen en samenwerken.

het bereiken van de sessiedoelen vereist tijd, moeite en tussenstappen die de deelnemers richten op het eindresultaat. De structuur van de workshop zal afhangen van de specifieke doelstellingen die moeten worden bereikt, hoewel een standaardstructuur de volgende elementen moet bevatten:

Start-upactiviteiten

het doel is om de doelstellingen te presenteren, de deelnemers te introduceren, de ruimtes te leren kennen (flip-charts, werktafels, enz.), en om de regels van de workshop (gebruik van mobiele telefoons, stiptheid, enz.). Het is belangrijk om positieve relaties tussen deelnemers tot stand te brengen door een open, veilige omgeving te creëren waar iedereen gelijk is en ieders mening hetzelfde gewicht heeft. Icebreakers zijn een geweldig idee om vanaf het begin van de sessie betrokkenheid te bevorderen en iedereen te helpen zich vertrouwd te maken met elkaar en de werkomgeving. Onze instructeurs delen enkele van hun favoriete ijsbrekers in dit artikel en een infographic over tips voor het gebruik van ijsbrekers.

het” werk ” van werkplaatsen

Dit is waar de verwachte resultaten optreden. Ze omvatten verschillende oefeningen waarbij het doel is om de deelnemers zo snel mogelijk in een “flow” te krijgen door haalbare uitdagingen voor te stellen, maar met toenemende moeite om de doelstellingen van de workshop te bereiken. Een workshop die gericht is op de ontwikkeling van een actieplan zou bijvoorbeeld een reeks activiteiten omvatten die vergelijkbaar zijn met de volgende::

1. beoordeling/diagnose van de huidige situatie
2. Identificatie van verbeterpunten
3. identificatie en prioritering van concrete verbeteringsacties
4. Timing en toewijzing van verantwoordelijkheden
5. risicoanalyse
6. voorbereiding en validering van het actieplan

conclusies

het laatste deel van een workshop dient altijd het doel van het samenvatten van alle tijdens de zitting verrichte werkzaamheden, het presenteren van de verkregen conclusies en het bepalen van de volgende stappen.

vergeet geen Feedback

voordat de deelnemers de sessie verlaten, zorg ervoor dat ze hun feedback verzamelen. Ontdek wat ze denken dat goed en niet zo goed ging, en hoe het kan worden verbeterd voor toekomstige workshops.

laatste Tips… oefeningen voor Workshops

tenslotte enkele nuttige ideeën om de workshop zo efficiënt mogelijk te maken:

1. gebruik visueel Beheer (flip charts, posters, diagrammen) en alle beschikbare ruimtes (muren, werktafels). De flip charts en posters helpen deelnemers zich te concentreren op het werk en hen in staat stellen om de vooruitgang die wordt gemaakt visualiseren. Het gebruik van de verschillende ruimtes stelt de facilitator in staat om het tempo te veranderen en helpt om de interesse in de sessie te behouden. Als u een virtuele workshop doet, moet u iedereen kennis laten maken met de tools die de deelnemers zullen gebruiken.
2. gebruik post-its (of virtuele post-its). Post-its kunt u ideeën samenvatten en maken ze zichtbaar. Ze helpen ook synergie te creëren tussen alle meningen van de deelnemer. Deze “documentatie” kan worden gebruikt om snel rapporten van de sessie voor te bereiden door foto ‘ s te nemen.
3. doe tijdgebonden activiteiten. We moeten benadrukken dat we de voorgestelde oefeningen en de daarvoor gereserveerde tijd moeten respecteren. Meestal krijgen we niet de luxe van meer tijd, en we moeten het beste maken van wat we hebben.
4. respecteer het werk van elke deelnemer. Als je hen vraagt om met ideeën te komen, moeten we hun werk koppelen aan de verwachte resultaten van de workshop. Niemand moet het gevoel hebben dat ze hun tijd verspillen aan een nutteloze activiteit. Als u post-its gebruikt, mag u deze niet verplaatsen of verwijderen zonder toestemming van de deelnemers. Elke geschreven post-it moet worden behandeld als het resultaat van een individuele inspanning die moet worden gewaardeerd.
5. als we individuele ideeën vragen, moet er een moment zijn waarop deze ideeën samenkomen om groepsovereenkomsten te vormen, meestal bij het afsluiten van elke activiteit.
6. verzamel en verspreid de resultaten binnen enkele dagen. Het is ook belangrijk dat de deelnemers de eerste zijn die ze ontvangen en valideren. Het kan nodig zijn dat anderen de resultaten zien, maar niet voordat de aanwezigen dat hebben gedaan.Tot slot een boodschap aan de facilitators: leer je in populaire technieken en methoden (brainstormen, 6 denkhoeden, Antemortem, Gamification, LEGO Serious Play, enz.), en wees niet bang om ze te gebruiken. Deelnemers zullen het waarderen om uit hun gebruikelijke omgeving en routine te komen.

   Dank u,

   – Alfred

   vergeet niet om onze snelle tip te downloaden over het betrekken van uw deelnemers aan de Workshop!

   leer meer over hoe u workshops kunt geven in onze workshop faciliteren een vereisten of cursus faciliteren op afstand, afhankelijk van uw workshop-omgeving.