How to Conduct a Training Needs Analysis
auteur: Carl I. Greenberg, Pragmatic HR Consulting
de kern van elk effectief trainingsprogramma is het correct identificeren van wat of wie moet worden opgeleid. Slecht uitgevoerde behoeftenanalyses kunnen leiden tot opleidingsoplossingen die:
- de verkeerde competenties;
- de verkeerde mensen; en
- de verkeerde leermethoden.
de resultaten van een analyse van de opleidingsbehoeften geven de werkgever antwoord op de volgende vragen::
- Wat is nodig en waarom?
- waar is het nodig?
- Wie heeft het nodig?
- Hoe wordt dit verstrekt?
- hoeveel kost het? en
- wat zal het zakelijke effect zijn?
werkgevers kunnen een behoeftenanalyse uitvoeren door de onderstaande stappen te volgen.
Stap 1: Bepaal de gewenste bedrijfsresultaten
voordat een analyse van de opleidingsbehoeften kan beginnen, moet de werkgever het doel van de opleiding duidelijk maken. Dat wil zeggen, wat zijn de verwachte bedrijfsresultaten van de opleiding?
het opleidingsdoel moet overeenkomen met een bedrijfsdoelstelling. Dit kan specifiek zijn voor een individuele werknemer, werkeenheid, afdeling of de gehele organisatie.
het uiteindelijke doel van de opleiding moet duidelijk worden geformuleerd en op de voorgrond worden gehouden om ervoor te zorgen dat het gehele proces van behoeftenanalyse de gewenste resultaten in zicht houdt. Het is het beste voor een werkgever om de vraag te beantwoorden: “Hoe weten we dat de opleiding werkte?”
voorbeelden van uiteindelijke doelen zijn:
- verbetering van de klanttevredenheidswaarderingen door vertegenwoordigers van de klantenservice;
- verhoog de nauwe tarieven voor zakelijke voorstellen of offertes door verkoopmedewerkers;
- verbeter het moreel van de werknemers door beter toezicht door het middenkader; en
- Verbeter de snelheid waarmee magazijnmedewerkers orders invullen.
Stap 2: Koppel gewenste bedrijfsresultaten aan werknemersgedrag
er zijn over het algemeen meerdere gedragingen die geassocieerd zijn met elk gewenst bedrijfsresultaat. Dit gedrag is een gevolg van werknemers:
- weten wat te doen;
- hebben de mogelijkheid om het te doen; en
- hebben de motivatie om het te doen.
in deze fase van het proces moeten werkgevers de gewenste kritische competenties identificeren, d.w.z. gedrag en bijbehorende kennis, vaardigheden, vaardigheden en persoonlijke kenmerken die verband houden met de gewenste bedrijfsresultaten. Dit gebeurt meestal door het verzamelen van informatie van vakexperts.
gegevensverzameling kan de vorm aannemen van interviews, focusgroepen of enquêtes. Ongeacht de gebruikte methode, moeten de gegevens resulteren in een duidelijk begrip van hoe belangrijk elke competentie is om het gewenste zakelijke doel te bereiken.
een voorbeeld van een ratingschaal om het belang te beoordelen is als volgt:
hoe belangrijk Is dit voor een succesvolle Job Performance?
1 = helemaal Niet
2 = Een beetje
3 = Enigszins
4 = Aanzienlijk
5 = Zeer
om ervoor Te zorgen dat alleen de competenties die als kritisch wordt beschouwd moet worden beschouwd voor de integratie in andere analyse van opleidingsbehoeften stappen, rating gemiddelden moet minimaal een 4.0 op de vijf-punts schaal.
Stap 3: Identificeer trainbare competenties
niet alle competenties kunnen worden verbeterd door middel van training. Bijvoorbeeld, een sales baan kan vereisen sales mensen te zijn uitgaande en gesprekken met totale vreemden initiëren. Het is dus effectiever voor een werkgever om mensen in te huren die al extroverten zijn dan om te proberen introverten op te leiden om meer uitgaand te zijn. Ook kan het effectiever zijn om mensen met gespecialiseerde kennis in dienst te nemen dan om ze op te leiden en op te leiden.
werkgevers moeten elke kritische bekwaamheid vanaf stap 2 evalueren en bepalen of elk van deze vaardigheden iets is dat zij van werknemers verwachten voordat zij een baan krijgen. Al met al zou dit werkgevers een lijst moeten geven van kritische competenties die voor opleiding in aanmerking komen.
Stap 4: Evaluatie van competenties
met een gerichte lijst van competenties in de hand, moeten werkgevers bepalen in welke mate hun werknemers over deze competenties beschikken. De meest gebruikte methoden zijn::
- beoordeling van bekwaamheid; en
- Tests of beoordelingen.
prestatiebeoordelingsenquêtes worden het best gebruikt om waarneembaar gedrag te evalueren. Dit kan gemakkelijk worden bereikt door het nemen van de kritische competenties uit de stappen 2 en 3 en het hebben van goed geïnformeerde mensen beoordelen het gedrag van de beoogde werknemers. Meestal voeren toezichthouders deze functie uit.
echter, meerdere raters, waaronder peers, ondergeschikten en klanten, worden vaak gebruikt om de prestaties van toezichthouders en leidinggevenden te evalueren. Deze aanpak is algemeen bekend als 360 graden enquãates.
prestatiebeoordelingsenquêtes worden minder effectief naarmate meer raters niet-waarneembare competenties zoals bekwaamheid, vaardigheden en persoonlijkheid moeten afleiden. De evaluatie van deze competenties wordt beter bereikt door het gebruik van professionele tests en beoordelingen. Er zijn veel tests beschikbaar op de markt om specifieke vaardigheden, vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken te meten. Het kiezen van de juiste test moet echter worden gedaan in coördinatie met een testprofessional, bijvoorbeeld een organisatiepsycholoog. Bij het selecteren van tests die geldige maatregelen van de beoogde competentie zijn, moet zorgvuldig worden gelet.
op maat gemaakte evaluaties zijn ook geschikt, vooral als de werkgever gespecialiseerde kennis of doeltreffendheid in een belangrijk segment van het werk wil meten. Deze kunnen variëren van multiple choice job knowledge tests tot uitgebreide job simulaties. Een zeer effectieve benadering van het meten van de opleidingsbehoeften van toezichthouders en leiders is bijvoorbeeld het gebruik van een assessment center, dat bestaat uit verschillende rollenspeloefeningen die parallelle managementsituaties.
Stap 5: Bepaal Prestatiehiaten
ongeacht de methoden die worden gebruikt om competenties te evalueren, worden individuele werknemersresultaten vervolgens gecombineerd om te beoordelen hoeveel werknemers verbetering nodig hebben in bepaalde competenties.
hiervoor moet de werkgever eerst vaststellen wat een prestatiekloof is. Die norm zal van werkgever tot werkgever verschillen. Sommige werkgevers zullen hogere normen stellen dan andere.Door die norm vast te stellen krijgt de werkgever inzicht in het aantal werknemers dat boven of onder die norm valt. Degenen die onder deze categorie vallen, zouden worden beschouwd als mensen die een opleiding nodig hebben.
Stap 6: prioriteit geven aan opleidingsbehoeften
werkgevers moeten de gegevens in Stap 6 samenvoegen met informatie over de prestatiekloof pervasiveness. Dat wil zeggen dat werkgevers moeten tellen hoeveel, of welk percentage, van de beoogde werknemers de opleiding nodig heeft.
werkgevers dienen ook rekening te houden met het belang van de bekwaamheid (zie stap 2). Al met al moeten alomtegenwoordigheid en belang leiden tot een lijst van opleidingsprioriteiten.
Stap 7: bepalen hoe
moet worden opgeleid aan de hand van de prioriteitenlijst opleiding uit Stap 6 zouden werkgevers nu moeten overwegen hoe zij hun personeel het best kunnen opleiden. Typische trainingsmethoden zijn::
- On the job training (PBT);
- mentorschap en coaching;
- klaslokaal;
- webgebaseerd;
- boeken;
- conferenties; en
- universitaire programma ‘ s.
het wordt aanbevolen dat werkgevers een beroepsbeoefenaar raadplegen die goed vertrouwd is met volwasseneneducatie om te helpen bepalen hoe werknemers het beste een bepaalde bekwaamheid kunnen verwerven.
sommige leermethoden zullen beter werken dan andere. Hoewel geen twee mensen informatie op dezelfde manier leren of bewaren, tonen studies aan dat individuen informatie veel beter bewaren als ze de vaardigheid of taak daadwerkelijk uitvoeren. Dit type retentie is ongeveer 75 procent.
vergelijk dat met luisteren naar een lezing, waar retentie slechts vijf procent is. Andere vormen van leerretentie zijn als volgt:
- lezen, 10 procent;
- Audio-Visueel, 20 procent;
- demonstratie, 30 procent; en
- discussiegroep, 50 procent.
werkgevers moeten dit in gedachten houden en streven naar de opleidingsmethode die niet alleen geschikt is voor het materiaal, maar ook de beste kans heeft op behoud door werknemers.
Stap 8: Een kosten-batenanalyse
op dit moment moeten werkgevers rekening houden met de kosten die verbonden zijn aan een bepaalde opleidingsmethode en de mate waarin prestatieverschillen kunnen worden gecombineerd in dezelfde opleidingservaring.
kostenfactoren zijn::
- vereiste opleidingstijd;
- ontwikkeling van opleidingsinhoud indien intern ontworpen;
- evaluatie en verwerving van opleidingen indien gekocht bij de verkoper;
- levering van opleidingsinhoud;
- verloren productiviteit ten gevolge van tijd besteed aan opleiding; en
- Reis-en logistieke kosten.
wat de voordelen betreft, zullen de verschillende opleidingsmethoden verschillende mate van effectiviteit hebben (zie stap 7). Hoewel web-based training bijvoorbeeld het minst duur kan zijn, is dit misschien niet de beste manier voor werknemers om een bepaalde vaardigheid te ontwikkelen. Werkgevers moeten een evenwicht vinden tussen de kosten van een bepaalde opleidingsmethode en het vermogen om de gewenste resultaten te bereiken.
stap 9: plan voor evaluatie van de opleiding
de laatste stap in dit proces is dat werkgevers beslissen hoe zij zullen weten of de opleiding werkte. Training is alleen effectief als het materiaal wordt bewaard en gebruikt op het werk. Deze stap moet een evaluatiecomponent omvatten die vergelijkbaar is met de evaluatie van de behoeften in Stap 4.
vragen die het evaluatieproces moet beantwoorden zijn::
- in hoeverre heeft de opleiding de in de opleiding beoogde competenties verbeterd?
- in hoeverre heeft de opleiding de werkelijke prestaties van de werknemers verbeterd?
- in hoeverre heeft de opleiding de verwezenlijking van de bedrijfsdoelstellingen verbeterd?
- hoeveel heeft de opleiding geleid tot een positief rendement op de investering?
de vragen die werkgevers willen beantwoorden zullen de methode en componenten van het evaluatieproces bepalen.