• Articles
• admin

Gefeliciteerd! Je hebt een receptioniste ingehuurd. Het kan een beetje zenuwslopend zijn als iemand nieuw in de positie komt, vooral iemand die zo belangrijk is voor een bedrijf als een receptioniste. Het inhuren van een Kwaliteitsmedewerker voor een receptioniste functie betekent dat je het gezicht van een bedrijf hebt ingehuurd. U kunt beginnen te voelen angstig te bepalen of u de juiste keuze hebt gemaakt of niet. Als je bezorgd bent dat de nieuwe hire is niet zeker hoe je een goede receptionist en slagen in hun nieuwe lijn van het werk, kijk dan niet verder.

hoe een goede Receptionist te zijn: op de telefoon

een van de belangrijkste taken als receptionist is het correct beantwoorden van de telefoon. Dit geldt zowel voor virtuele receptionisten als voor degenen die in-office werken. Naast het nemen van berichten en hallo zeggen voorafgaand aan de aankondiging van de bedrijfsnaam, uw naam, en vragen hoe u hen kunt helpen, er een paar dingen die je nodig hebt om te onthouden.

wees enthousiast

leer eerst en vooral van het geluid van het rinkelen van de telefoon te houden! Het klinkt misschien als een domme vraag, maar vergeet niet: als de telefoon niet gaat, uw werkgever zou niet nodig om u op het personeel. Als je leert om van het geluid van de telefoon te houden, beantwoord je het met het enthousiasme dat een goede receptioniste zou moeten hebben. Als je de telefoon opneemt met een monotone stem, vertegenwoordig je je bedrijf niet in het beste licht.

Be Prompt

wanneer u die telefoon hoort rinkelen, probeer deze dan te beantwoorden met de tweede ring. De tijd gaat in een ander tempo voor iemand die hulp nodig heeft. Drie, vier of vijf ringen kunnen als een eeuwigheid aanvoelen–op dat moment beginnen ze al aan te nemen dat hun roep onbeantwoord zal blijven.

hetzelfde geldt voor wanneer u iemand in de wacht zet-probeer die wachttijd minder dan een minuut te houden. Mensen worden snel ongeduldig, en hun stemming kan zuur worden als gevolg. Klanten willen niet lang in de wacht staan, en hoe langer ze in de wacht worden gezet, hoe lager hun mening over uw bedrijf zal zijn.

beschouw uw toon

er wordt gezegd dat tijdens een face-to-face gesprek, 55% van de communicatie via lichaamstaal, 38% via toon van stem, en slechts 7% is van de gebruikte woorden. Echter, op de telefoon, 83% van uw communicatie is via uw toon van stem. Slechts 17% zijn de woorden die je gebruikt!

met dat het geval is, is het erg belangrijk om niet monotoon te klinken, wat eruit zal komen alsof je niet geïnteresseerd bent in het helpen van hen. Het is nog belangrijker dat je niet laat buiten kwesties zet je in een stemming die uw toon klinkt boos zal hebben. Er staat te veel op het spel om niet aardig te klinken als de eerste indruk van een bedrijf.

Smile!

ja, zelfs (en vooral!) wanneer u de telefoon opneemt. Als je lacht, draait het op een deel van je hersenen dat je direct gelukkiger maakt. Dat zal je meer benaderbaar klinken aan de telefoon. Sommigen stellen voor dat receptionisten een spiegel op hun bureau moeten houden om zichzelf te zien glimlachen. Op die manier word je er voortdurend aan herinnerd om een glimlach op je gezicht te houden en een geweldige houding ten opzichte van anderen.

Zinnen te Zeggen Vaak

• Houd
• Dank u
• U bent van harte welkom
• veel plezier
• Goede morgen
• Goede middag
• Hebben een geweldige dag
• Hebben een geweldig weekend
• de naam van De beller

Hoe je een Goede Receptioniste: In het Kantoor

Als je een receptionist in persoon, moet u zich bewust zijn van een paar andere dingen. Voor een, de persoon voor u moet voorrang hebben op een rinkelende telefoon. Als je al bezig bent met een klant aan de telefoon, moet je een manier vinden om de huidige gast te erkennen. Glimlach of knik om hen te laten weten dat ze belangrijk voor u zijn en u zult binnenkort bij hen zijn.

voorkomen & professionaliteit

omdat een receptioniste het gezicht van een bedrijf is, is het des te belangrijker om een professionele uitstraling te behouden. Passende zakelijke kleding, goed kempt haar, en een goede hygiëne worden verwacht. Een goede receptioniste kauwt geen kauwgom tijdens werkuren, noch controleren hun persoonlijke telefoon. Ze hebben een goede houding en zorg ervoor dat ze niet slouch.

Wees persoonlijk enthousiast

je moet iedereen begroeten die met enthousiasme binnenkomt. De klant moet uw prioriteit zijn! Laat niets aan de hand in of buiten het kantoor invloed hebben op uw prestaties en het vermogen om te worden verwelkomd aan klanten. Niemand mag weten of je een slechte dag hebt, je verdrietig of boos voelt. Je moet ook niet waarschuwen voor een beller van dat door te spreken met een gehaaste stem of haasten ze in de wacht.

de klant moet uw passie worden. Zelfs als ze het mis hebben, is het niet jouw taak om ze hiervan bewust te maken. Het is jouw taak om hen een uitzonderlijke klantenservice te geven en hen te wijzen naar wie ze moeten spreken.

de andere E ‘s

volgens Steve Staunting kent de beste receptioniste de methode van drie E’ s: met enthousiasme uitspreken om effectief te zijn. Hieronder is een voorbeeld van het gebruik van de drie E ’s met een klant:

daarnaast stelt hij voor om nog twee e’ s te onthouden: Everytime en alles. Het is belangrijk of een goede receptioniste om consistent te zijn, het geven van dezelfde kwaliteit van de dienstverlening aan wie de deur binnenkomt. Alles verwijst naar een herinnering om alles op te schrijven! Herhaal alles wat wordt gezegd terug naar de beller om er zeker van te zijn dat het bericht duidelijk is. Het lijkt misschien overkill, maar een goede receptioniste kan en zal altijd alle informatie die zal worden gevraagd voorafgaand aan het ophalen van de ontvanger voor iemand die wacht in de wacht of het beantwoorden van een gemiste oproep weten. Een goede receptioniste zal er ook zeker van zijn om de tijd van het gesprek op te schrijven.

pas dit toe op uw kleine onderneming

het vinden van goede werknemers is al moeilijk genoeg! Als je iemand hebt ingehuurd als receptionist, moeten ze in staat zijn om alle hierboven geschetste verwachtingen te voldoen.

nu, probeer deze eens:

• laat uw nieuwe medewerker weten wat uw verwachtingen zullen zijn en zorg ervoor dat uw verwachtingen zijn zeer duidelijk vanaf het begin.
• Gebruik deze post als een bron of stuur ze naar enkele informatieve video ‘ s, zoals beleefdheidsregels voor de telefoon, een voorbeeld van slechte receptioniste vaardigheden, of hoe de beste receptioniste ooit te zijn.
• wilt u meer weten over hoe u een goede receptioniste kunt worden? Vraag gewoon een antwoorddienst die meer dan vijftig jaar ervaring heeft met het inhuren van goede receptionisten!