Hoe te volgen percentage voltooid
wanneer u probeert te berekenen percentagecomplete in een Gantt-grafiek, moet u rekening houden met verschillende verschillende cijfers, en krijgen veel informatie van andere mensen. Of wel? Er zijneenvoudige manieren om percentage voltooid op uw project bij te houden, zodat u weet wat in te voeren in uw software.
In dit artikel zullen we kijken naar 3 methoden om percentage voltooid te volgen.
Wat is percentage voltooid?
het is een manier om projectvoortgang te volgen-een belangrijk onderdeel van hoe een project te beheren.
percentage voltooid op een project verwijst naar hoe ver u bent voor een bepaalde taak (of het project in zijn geheel). Beschouw het als een indicator van de voortgang van het project.
in de afbeelding hieronder ziet u dat % complete wordt weergegeven door de kleur groen. Het blauwe gedeelte van de balk staat voor werk dat nog niet is gedaan. Er is ook een kolom die je het % complete nummer geeft.
percentage voltooid in uw projectsoftware
de methode percentage voltooid die uw software gebruikt, is afhankelijk van of het een enterprise tool is die integreert met timesheets of niet.
als uw tool is geà ntegreerd met een timesheet-app, kan het percentage voltooid van de taak automatisch toenemen als uw teamleden de tijd voor de taak boeken. Echter, dat is misschien niet briljant accuraat, afhankelijk van hoe goed de tijd bijhouden van het team is.
in uw software is er normaal gesproken een kolom aan de linkerkant van het Gantt-diagram waarmee u handmatig procent voltooid kunt invoeren, en dit is hoe ik het doe in tools die niet integreren met timesheets.
maar hoe weet u wat u in de procent volledige kolom moet zetten? Is het maar een gok?
nou, dat is een manier om het te doen! Hier zijn 3 manieren om het percentage voltooid op een project te berekenen.
Percentage Volledige Tracking # 1: Professionele beoordeling
de eerste manier om het percentage voltooid voor uw project te berekenen is door gebruik te maken van uw professionele oordeel of dat van uw team.
er is hier geen procent volledige formule – u raadt, schat of vertrouwt op de denkprocessen van uw vakexperts. Vraag hen hoe ze de voortgang van de taak beoordelen. Zij vergelijken mentaal de werkelijke duur van het werk dat tot nu toe is verricht met de verwachte hoeveelheid werk, en beoordelen hoe dicht de taak bij die inspanning ligt. Ze geven je een nummer. Dan typ je het in de kolom procent compleet.
dit is de makkelijkste optie, zolang uw team u de juiste antwoorden geeft!
percentage Complete Tracking # 2: gewogen activiteiten
Dit is een ingewikkelder percentage complete berekening om de voortgang bij te houden, maar het zou de moeite waard zijn om te doen voor langere taken die uit meerdere activiteiten bestaan of die willekeurige punten bevatten. Bijvoorbeeld:
- een taak van een week die een besluitvormingsbijeenkomst heeft halverwege de week
- een taak om 500 regels code te bouwen, die kunnen worden opgesplitst in 2 brokken, elk van 250 regels
- een testactiviteit bestaande uit 20 tests, die kunnen worden opgesplitst in 4 secties, elk van 5 testscripts.
in deze gevallen wilt u de taak niet kleiner maken door deze op te splitsen, maar u weet dat er een punt is waarop u de voortgang kunt volgen. In het laatste taakvoorbeeld zou je % voltooid toewijzen op basis van het aantal testscripts dat het team had doorlopen.
- wanneer 5 testscripts zijn voltooid, toewijst u 25% voltooid
- Wanneer 10 testscripts zijn voltooid, toewijst u 50% voltooid
- … enzovoort.
wanneer uw taak gemakkelijk kan worden onderverdeeld (maar niet op een manier die ervoor zorgt dat u de taak wilt opsplitsen voor thechedule) dan kunt u % complete toewijzen op basis van een specifieke maat van hoe far door u heen is.
als uw taak niet netjes op een numerieke manier wordt afgebroken (bijv. 10 testscripts = 50%) dan kunt u een % complete toewijzen op basis van het raken van een willekeurig punt in de activiteit, bijvoorbeeld een afmeldvergadering, of het invullen van een document tot het punt dat het is gegaan voor beoordeling, maar nog niet is geratificeerd door het hele team.
deze methode vergt veel nadenken en soms moet u uw % complete targets instellen voordat de taak is gestart, zodat iedereen een gemeenschappelijk begrip heeft van wat er wordt gevolgd en hoe het zal worden gemeten.
het is een grote overhead voor wat eigenlijk niet zo belangrijk is in de overgrote meerderheid van de gevallen. Denk goed na over de vraag of het de moeite waard is om dit niveau van formele granulariteit toe te voegen aan uw projecttaken, of dat professioneel oordeel voldoende is.
ik heb deze techniek gebruikt, maar het is niet iets dat relevant is voor de meeste van mijn projecten. Als het voelt als een goede pasvorm voor de manier waarop uw team (en de klant) wil het werk te beheren, ga er dan voor.
percentage complete Tracking # 3: willekeurige bedragen
de laatste manier om uit te zoeken wat in de kolom percentage complete moet worden gezet, is door gebruik te maken van een willekeurig, vast getal.
bijvoorbeeld: wanneer een taak begint, geef je het 20%. Wanneer de taak is voltooid, maak je het tot 100%. De taak zou nooit 25% of 90% zijn. Het kan maar 0%, 20% of 100% zijn.
deze methode voor het bijhouden geeft u een percentage voltooid dat in grote lijnen de huidige taakvoortgang voor de doeleinden van het plannen weerspiegelt, ook al is het in het echte leven onnauwkeurig.
het geeft u voldoende stuur om het plan adequaat te beheren. Het is weinig stress. Het is makkelijk. Het is handig als uw team voortdurend geven u onjuiste procent volledige cijfers en u niet langer vertrouwen op hun oordeel.
moet u het percentage voltooide projecten bijhouden?
het volgen van percentage voltooid is nuttig voor projectmanagers. Maar het is niet essentieel. Als u een heel eenvoudig schema maakt met behulp van mijn gratis Excel Gantt — diagramsjabloon, zou het te veel moeite zijn om de cellen te kleuren om procent compleet te vertegenwoordigen-ik zou het niet erg vinden.
of het de moeite waard is om het percentage voltooid op uw projecttaken te volgen, hangt af van hoe robuust u de voortgang moet bijhouden en rapporteren. Als u voortgangsgegevens van taken in uw project dashboard, dan moet je het nauwkeurig te zijn.
Gebruik uw eigen professionele oordeel en kies een manier om de vooruitgang te volgen die voor u het meest zinvol is. Meer informatie over de categorieën van project management methoden hier.
ontvang een gratis Excel Gantt-diagramsjabloon in de bibliotheek van mijn projectbeheersjabloon. Toegang tot de bibliotheek hier om toegang te krijgen tot de Gantt chart template en al het andere!