• Articles
• admin

u gaat op vakantie en wilt automatische antwoorden verzenden vanuit Microsoft Outlook? Zo stel je een Automatisch antwoord in om je klanten, partners en collega ‘ s te laten weten dat je hun e-mail niet kunt lezen en wanneer je terug bent.

Microsoft Outlook – versie

met Microsoft Outlook kunt u automatische antwoorden instellen. Maar de manier waarop je dat doet varieert van de ene Outlook-versie naar de andere. Eerste, moet u de versie van uw software te controleren.

1. In het lint boven uw postvak IN: is er een tabblad met de naam “Tools”? Als je er geen kunt zien, heb je waarschijnlijk een nieuwere versie of Outlook voor Office 365. Klik op ” File “en vervolgens op” Info ” en controleer of u een afbeelding zoals de afbeelding hieronder krijgt.
2. als u een tabblad met de naam “Tools “hebt en u klikt erop, is er dan een optie”Out of Office Assistant”? Oudere versies (Outlook 2003, 2007) hebben deze optie.
3. u ziet het tabblad “Tools”, maar er is geen “Out of Office Assistant”? Dat betekent dat je waarschijnlijk een niet-exchange account gebruikt. In dit geval, u zult het automatische antwoord in te stellen met behulp van de optie “Regels en waarschuwingen”.

5 stappen een out-of-office-antwoord instellen in nieuwere versies van Microsoft Outlook

als u een Outlook-versie hebt zonder het tabblad “Tools” en een afbeelding zoals hierboven krijgt, gebruikt u een nieuwe versie van Outlook of Outlook voor Office 365. In dit geval is dit wat je moet doen:

1. klik op ” File “en vervolgens op”Info”.
2. kies de optie “Automatic replies (Out of office)”.
3. activeer deze optie door “automatische antwoorden verzenden”te kiezen. U kunt ook de optie aanvinken om het bericht alleen gedurende een bepaalde periode te verzenden. Stel de begintijd en de eindtijd in. Als u geen tijdbereik instelt, moet u de automatische antwoorden handmatig deactiveren.
4. schrijf de tekst die u wilt dat andere mensen krijgen als een Automatisch antwoord op hun e-mails. Er zijn twee tabbladen: “binnen mijn organisatie “en”buiten mijn organisatie”. U kunt dezelfde tekst gebruiken voor beide of verschillende antwoorden schrijven. En u kunt ook de tekst formatteren.
5. klik rechtsonder op ” Ok ” als u klaar bent.

belangrijk: U kunt een tijdsbereik instellen wanneer het bericht wordt verzonden-maar de ontvanger kan de einddatum niet zien. Dit betekent: als je wilt dat mensen weten wanneer je terug bent, moet je dat in je tekst schrijven.

automatische antwoorden in oudere versies van Outlook

in oudere versies werkt het instellen van een Automatisch antwoord op dezelfde manier. Je hoeft alleen maar de niet-office assistent te gebruiken.

• Klik in het lint op “Tools” en vervolgens op “Out of Office Assistant”.
• Vink De optie “Send out of office auto-replies” aan en stel indien nodig het tijdbereik in in Outlook 2007. Of de optie “Ik ben momenteel niet op kantoor”, in Outlook 2003.
• schrijf de tekst die u als antwoord wilt verzenden. In Outlook 2007 kunt u twee verschillende teksten hebben, voor uw organisatie of voor mensen buiten uw organisatie.
• klik rechtsonder op “Ok”.
• belangrijk: In Outlook 2007 kunt u een tijdbereik instellen wanneer het bericht wordt verzonden. Maar de ontvanger kan de einddatum niet zien. Als je wilt dat mensen weten wanneer je weer op kantoor bent, vermeld dan de datum van terugkeer in je sms.

automatische antwoorden met behulp van” Rules and Alerts ” (niet-exchange accounts)

als er helemaal geen optie is om een Automatisch antwoord uit het kantoor in te stellen, kunt u er nog steeds een verzenden. Maar het is een beetje ingewikkelder:

• eerst moet u een sjabloon opslaan met de tekst die u wilt verzenden (wanneer u terugkomt, wie de contactpersoon is terwijl u weg bent, enz.). Begin met het schrijven van een nieuwe e-mail.
• schrijf in de nieuwe e-mail de tekst die u wilt dat Outlook automatisch verstuurt terwijl u op vakantie bent. Maar, in plaats van het verzenden van de e-mail naar iemand, je moet het opslaan.
• klik op “Opslaan als”. Kies in het vervolgkeuzemenu “Outlook-sjabloon” en een bestemming waar u de sjabloon wilt opslaan.
• om het automatische antwoord in te stellen, klikt u op “File” (nieuwere versies) of “Tools” (oudere versies) om de optie “Rules and Alerts”te vinden.
• klik op ” regels en waarschuwingen “en vervolgens op”nieuwe regel”.
• nu ziet u een venster met veel opties. Klik op “regel toepassen op berichten die ik ontvang”.
• als u deze optie niet ziet in uw lijst, klikt u op “Controleer berichten wanneer ze aankomen”.
• de volgende stap is om te controleren op wie deze regel van toepassing is: “welke voorwaarde (s) wilt u controleren?”. Als u wilt dat het bericht wordt verzonden naar iedereen die contact met u opneemt, controleer dan niets en klik op “Next”. En dan ” ja ” als je wordt gevraagd of dit van toepassing moet zijn op alle berichten.
• nu wordt u gevraagd wat u met het bericht wilt doen. Vink de optie “antwoord met een specifieke sjabloon” aan (Stap 1). Stap 2: Klik op “een specifieke sjabloon” en kies de sjabloon die u aan het begin hebt opgeslagen.
• Klik Op “Next”. Voeg dan uitzonderingen toe, indien nodig. Klik nogmaals op” Next”.
• in het volgende venster moet u een naam voor de regel opgeven. En vink “zet deze regel aan” aan als je hem nu wilt activeren.
• Klik Op “Finish”.