• Articles
• admin

Jan 14, 2021 | door Michael Whitmire

volledige en tijdige financiële overzichten zijn het krachtigste strategische instrument voor elke organisatie. Ze helpen ondernemers bij het meten van de vooruitgang naar doelen, en ze zijn essentieel voor het uitvoeren van een nauwkeurige cashflow projectie voor de toekomst. Het is echter verrassend dat zeer weinig kleine bedrijven een formele afsluiting van de maand afsluiten in hun boekhoudsoftware. Het is begrijpelijk.: De meeste eigenaren van kleine bedrijven zijn gericht op het runnen van hun bedrijven. Om uw financiën te gebruiken als een effectieve planning en strategische tool, je nodig hebt om in een regelmatige cadans van het sluiten van uw boeken. Laten we leren hoe.

uw winst-en verliesrekening houdt bij wat er tijdens een bepaalde periode gebeurt.. Dit betekent dat de saldi in uw winst-en verliesrekening moeten worden nul gezet, zodat de volgende periode opnieuw kan beginnen. Dit gebeurt door het afsluiten van de boeken: de saldi in uw inkomsten – en onkostenrekeningen worden overgedragen naar ingehouden winsten over op de balans.

wanneer u het jaareinde in Intuit QuickBooks instelt, nult het programma automatisch alle inkomsten-en onkostenrekeningen uit en zet het saldo van de netto-inkomsten over naar ingehouden inkomsten wanneer uw fiscale jaar eindigt. Het lijkt erop dat je boeken gesloten zijn, maar dit is geen formeel proces. Dit is gewoon een boekhoudkundige reset voor het volgende jaar. Iedereen met toegang tot uw QuickBooks-bestand kan gaan en iets te veranderen in de vorige maand of jaar, en je zou niet te weten komen totdat het tijd is voor uw CPA om uw belastingaangifte voor te bereiden.

als dit gebeurt, kan dit uw inkomen uit de vorige periode veranderen, waardoor het saldo aan ingehouden inkomsten wordt verstoord. Wanneer equity niet correct doorrolt, moet uw accountant De discrepanties opsporen voordat ze financiële gegevens kunnen uitgeven of uw belastingaangifte kunnen voorbereiden. Dit betekent extra werk voor uw CPA, wat meestal betekent extra kosten. En, in het geval van een audit, u en uw boekhouder zal worden klauteren om erachter te komen waarom uw boeken niet overeenkomen met uw belastingaangifte of de financiële gegevens die u naar de bank gestuurd.

formeel sluiten van de boeken zet uw nummers in steen. Iedereen die probeert om een wijziging aan te brengen aan crediteuren of een andere rekening zal een vervelende waarschuwing op zijn minst krijgen. Als u de best practices volgt en een wachtwoord voor de sluitingsdatum invoert, kunnen zonder dat wachtwoord geen wijzigingen worden aangebracht.

hoe sluit u items in QuickBooks?

in QuickBooks worden sluitingen automatisch gemaakt wanneer u de boeken formeel sluit of wanneer de kalender naar uw volgende boekjaar loopt. Er zijn geen echte transacties voor het sluiten van inzendingen. Als je kijkt naar de rekening detail voor ingehouden winst, zie je elke afsluitende vermelding met de datum en het saldo van het netto-inkomen overgedragen aan ingehouden winst. Dit is de reden waarom boekhouders vaak overslaan een formele einde van het jaar of maand einde sluiten in QuickBooks. Maar als je een solide afsluiting van je boeken wilt uitvoeren, moet je een nauw proces ontwikkelen.

Wat zijn de stappen in QuickBooks voor het afsluiten van een boekjaar?

of u nu de boeken sluit aan het einde van de maand of aan het einde van het jaar, het proces is hetzelfde. Een best practice is om dit uit te voeren voordat u uw jaarrekening met iemand deelt of uw accountant toegang geeft tot uw QuickBooks-bestand.

Stap 1: Controleer Uw Accounts

1. Meld u aan bij QuickBooks als master-of bedrijfsbeheerder.
2. Verzamel alle openstaande facturen, uitgaven en betalingen en vul deze in.
3. al uw accounts afstemmen op uw sluitingsdatum. Bank aansluitingen omvatten creditcards, bankrekeningen en eventuele leningen.
4. registreer alle journaalposten om afschrijvingen te registreren of om al uw rekeningen op transactiebasis te verkrijgen.
5. vergelijk uw actuele voorraadsaldo met het saldo in uw grootboek. Mogelijk moet u een journaalingang maken om uw inventaris aan te passen aan de werkelijke.
6. Controleer uw accounts en zorg ervoor dat alles er redelijk uitziet. Vergelijk uw huidige balans en winst-en verliesrekening met uw jaarrekening van de vorige periode en kijk of er grote schommelingen zijn die u moet onderzoeken.

zodra je al je nummers hebt vastgenageld, ben je klaar om de boeken te sluiten. Zorg ervoor dat u de sluitingsdatum voor de laatste dag van uw fiscale jaar, niet de eerste dag van het volgende jaar. Het proces is een beetje anders, afhankelijk van of u QuickBooks Desktop of QuickBooks Online gebruikt, dus we gaan door die nauwe processen afzonderlijk.

Stap 2: Sluit uw boeken in QuickBooks Online

1. Ga naar Instellingen (de versnelling in de hoek) en selecteer Accounts en instellingen.
2. Selecteer het tabblad Geavanceerd.
3. selecteer Bewerken in het gedeelte Accounting.
4. Schakel het selectievakje boeken sluiten in.
5. voer een sluitingsdatum in.
6. Selecteer de optie om wijzigingen toe te staan na het bekijken van een waarschuwing en het invoeren van een wachtwoord als u een wachtwoord wilt vereisen voordat er wijzigingen in de gesloten periode kunnen worden gemaakt. Dit wordt ten zeerste aanbevolen.

Stap 2: Sluit uw boeken in het QuickBooks bureaublad:

1. kies Voorkeuren in het menu Bewerken.
2. klik op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren op datum/wachtwoord instellen.
3. vul de sluitingsdatum in.
4. Selecteer de optie om wijzigingen toe te staan na het bekijken van een waarschuwing en het invoeren van een wachtwoord als u een wachtwoord wilt vereisen voordat er wijzigingen in de gesloten periode kunnen worden gemaakt. Dit wordt ten zeerste aanbevolen.

Wat gebeurt er als u een sluitingsdatum in QuickBooks instelt?

het instellen van een sluitingsdatum voorkomt dat anderen wijzigingen aanbrengen in eerdere perioden. Dit kan per ongeluk gebeuren, wanneer iemand een factuur van het afgelopen jaar aanpast of op kosten de verkeerde datum invoert.

veel eigenaren van kleine bedrijven vragen hun QuickBooks Proadvisor of hun CPA om het formele sluitingsproces (en alle daarmee verband houdende sluitingsprocedures) uit te voeren en de enige te zijn die dat sluitwachtwoord kent. Dit is de veiligste en voorkomt dat iemand ongeautoriseerde wijzigingen aanbrengt.

hoe wijzigingen na het sluiten van boeken in QuickBooks Online volgen?

zelfs met wachtwoordbeveiliging is het nog steeds mogelijk om wijzigingen aan te brengen in QuickBooks nadat u de boeken formeel hebt gesloten. Dit is een goede zaak-soms ontdek je over het hoofd gezien items die hadden moeten worden gemeld in het vorige jaar of fouten in de items. Of misschien merkt uw CPA dat een journaalboekje om crediteuren op te bouwen niet is gemaakt. Maar die veranderingen moeten niet lichtvaardig worden gemaakt.

daarom volgt QuickBooks die wijzigingen in een uitzonderingsrapport. U vindt de uitzonderingen op de sluitingsdatum rapport onder rapporten. Dit rapport toont alle transacties gedateerd op of vóór de sluitingsdatum die voor het eerst werden geregistreerd of na de sluitingsdatum werden gewijzigd. Dit rapport toont de datum en tijd dat elke wijziging werd gemaakt en de naam van de gebruiker die die wijziging heeft gemaakt.

het sluiten van de boeken trekt een lijn in het zand, en geeft u vaste nummers om mee te werken voor de toekomst. Met betere aantallen kunnen ondernemers betere beslissingen nemen. En is dat niet de sleutel tot succes voor uw bedrijf?