• Articles
• admin

het maakt niet uit in welk bedrijf je je bevindt, je moet vaak e-mails versturen, waarbij je orders plaatst of bevestigt. Dit soort correspondentie biedt u de mogelijkheid om professionaliteit over te brengen, en om uw zakelijke producten en diensten te promoten.

laten we eens nader kijken naar dit soort e-mails en hoe je ze zo effectief mogelijk kunt maken.

een bestelling plaatsen

veel bedrijven hebben online formulieren in te vullen om uw bestelling te plaatsen voor benodigdheden of apparatuur. Er zijn gevallen waarin je nodig hebt om een e-mail te sturen, hetzij om mee te gaan met het formulier, of als een stand-alone vorm van communicatie.

zelfs als u een bestelling online of via de telefoon hebt geplaatst, is een bestel-e-mail een goede manier om de details van een belangrijke zakelijke bestelling schriftelijk te zetten. Op die manier hebben zowel u als het andere bedrijf een kopie van de details van de transactie.

een effectieve order e-mail bestaat uit de volgende componenten:

• product specificaties

• hoeveelheden

• overeengekomen prijs

• verwachte levertijd

• andere voorwaarden

• uw naam en contactgegevens

indien mogelijk, vinden de direct e-mail adres van de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van de bestelling. De tijd nemen om de website van het bedrijf te bezoeken, of om het kantoor van het bedrijf te bellen voor dit adres is de moeite waard. Op die manier kunt u voorkomen dat uw orderbrief in iemands spam folder terechtkomt.

een effectieve onderwerpregel zorgt ervoor dat uw bestelling ook wordt gelezen. Wees zo specifiek mogelijk, in termen van product, en geef aan dat u een bestelling plaatst. Hier zijn een paar voorbeelden:

nieuwe bestelling voor item # 110

Follow-up op online bestelling 071515

bevestiging van telefonische bestelling voor Jan. 20 levering

bestelling voor 100 exemplaren van kleuterschool wiskunde plezier

hier is een voorbeeld van een effectieve e-mail die een bestelling plaatst:

: Bestel 200 exemplaren van kleuterschool wiskunde plezier

beste mevrouw Kingsley,

Bedankt voor uw tijd vandaag met mij te praten over de interactieve leermiddelen van uw bedrijf. Ik schrijf om Jackson Elementary School ‘ s bestelling van 200 exemplaren van kleuterschool wiskunde plezier te bevestigen.

ik begrijp dat de kosten van elk boek $ 45 zijn, maar dat we een volumekorting van 10 procent ontvangen. De kosten van onze bestelling, dan, zal $8100. We begrijpen dat we bezorgkosten kunnen vermijden door ze op te halen bij uw magazijn in de binnenstad.

zoals we besproken hebben, hebben we een cheque klaar als we de boeken ophalen op 15 augustus.

Nogmaals bedankt.

oprecht,

uw naam

uw contactgegevens

een bestelling bevestigen

een e-mail waarin een bestelling wordt bevestigd biedt u een geweldige kans om contact op te nemen met uw klant en meer informatie over uw bedrijf aan te bieden. Een bevestigingsmail kan een effectief verkoopinstrument zijn en een manier om uw klantenrelaties te bevorderen.

een orderbevestiging e-mail moet:

• Dank de klant voor de bestelling

• bekijk de inhoud van de bestelling

• geef leveringsdetails

  interesse om meer te leren? Waarom niet een online schrijven effectieve e-mails in de werkplek cursus?

• samenvatting van de kosten

u kunt uw e-mail afsluiten met een korte paragraaf over uw bedrijf, uw service, of uw reputatie. U kunt ook een link naar uw website of social media pagina.

beste Anna,

Bedankt voor uw bestelling van 250 aangepaste huwelijksuitnodigingen en voor uw snelle online betaling. Uw bestelling wordt binnen drie tot vijf werkdagen verzonden. Wij sturen u een snelle e-mail wanneer het wordt verzonden.

we zijn blij dat u ons bedrijf koos voor uitnodigingen voor uw speciale dag. We weten dat je veel keuzes hebt als het gaat om huwelijksuitnodigingen, en we zijn trots om u de beste kwaliteit uitnodigingen aan te bieden tegen de laagste prijs. We zijn in de custom card business voor 20 jaar, en we voelen dat onze levensduur is omdat we waarde hechten aan onze klanten.

heeft u overwogen aangepaste dankbriefjes bij uw uitnodigingen te voegen? Veel van onze klanten gebruiken graag hetzelfde ontwerp op hun bedankbriefjes als op hun uitnodigingen. Bezoek onze website op (uw website adres) voor meer informatie. Als terugkerende klant ontvangt u automatisch 20 procent korting wanneer u voor 30 juni bestelt.

Bedankt voor het winkelen bij ons. En gefeliciteerd met je aankomende grote dag!

oprecht,

uw naam

uw functie bij het bedrijf

uw contactgegevens

soms kan een e-mail met verkoopbevestiging een manier zijn om aanvullende informatie te vragen, zoals::

• een verzendadres indien bijvoorbeeld een postbus op een formulier is gebruikt

• een alternatieve vorm van betaling, als een creditcard werd geweigerd

• meer details voor de te vullen bestelling (zoals een kleur of maat)

deze gegevens moeten op professionele wijze worden geformuleerd. Nogmaals, de onderwerpregel is essentieel om de aandacht van uw ontvanger te krijgen. U kunt aangeven dat er een probleem is met de bestelling met dit type onderwerpregel: Order delay: hoeveelheid nodig.

hier is een voorbeeld van een e-mail die om meer informatie vraagt.

beste Mr. Olden:

Dank u voor uw bestelling van Sun-Ray zonnebrillen. We waarderen uw bedrijf en kijken ernaar uit om u te voorzien van een paar van Amerika ‘ s top-rated recept zonnebril.

helaas staat uw bestelling in de wacht, omdat er een probleem is met uw recept. Toen we contact opnamen met uw arts, zei ze dat u al vijf jaar geen oogonderzoek had gehad. Om uw bestelling in te vullen, hebben we het recept van uw arts nodig. Wilt u contact opnemen met haar kantoor en ons dan laten weten hoe verder te gaan?

Dank u en we kijken ernaar uit om snel van u te horen.

met vriendelijke groet,

uw naam

uw functie bij het bedrijf

uw contactgegevens

in andere situaties moet u mogelijk een bevestigingsmail sturen met meer informatie.

hier is een voorbeeld van een registratiebevestiging e-mail.

onderwerpregel: Bevestiging van inschrijving voor Leadership Summit

beste mevrouw Allen:

Dank u voor uw recente inschrijving voor de Leadership Summit 2016. We ontvingen uw inschrijfformulier, uw vragenlijst en uw betaling voor de tweedaagse conferentie.

bezoek de hospitality table op de hoofdhal van het Richland Hotel voor 8:30 uur op Februari. 12 om uw welkomstpakket te ontvangen. De conferentie begint om 9 uur met de keynote sessie in de balzaal. Break-out sessies volgen gedurende de dag en zullen worden gedetailleerd in uw pakket.

bezoek onze website (adres van de website hier) voor meer informatie.

Wij verheugen ons op uw bezoek aan de top. Als u vragen heeft, laat het me weten.

met vriendelijke groet,

uw naam

uw functie bij het bedrijf

uw contactgegevens

een ander voorbeeld van een ontvangstbevestiging is een e-mail die de ontvanger laat weten dat u zakelijke informatie hebt ontvangen, zoals een sollicitatie. In sommige omstandigheden is het beleefd om uw ontvanger te laten weten dat materialen zijn ontvangen, en om hem of haar te laten weten wanneer u de volgende stap in een beslissingsproces zal nemen.

deze mails kunnen kort en bondig zijn. Hier is een voorbeeld:

onderwerp: Dank u voor uw recente sollicitatie

Geachte heer Jenkins:

hartelijk dank voor uw sollicitatie voor de functie marketing director bij IT Resources. Mijn team en ik zullen deze week de aanvragen bekijken. Als je geselecteerd bent voor een interview, nemen we contact met je op of voor maandag, Oktober. 10 om een afspraak te maken.

wij waarderen uw interesse in IT-middelen.

oprecht,

uw naam

uw functie bij het bedrijf

uw contactgegevens

ongeacht het type e-mail dat u componeert, is het belangrijk om uw inhoud, uw onderwerpregel en het adres van uw ontvanger te proeflezen.

om al dan niet dank te zeggen.

in de zakelijke correspondentie bestaat enige onenigheid over de vraag of men moet reageren op alle zakelijke e-mails.

sommige mensen beweren dat een eenvoudige “Dank u” e-mail hun tijd verspilt. Ze zeggen dat het klikken en openen van een e-mail alleen om een of twee woorden te zien is een verspilling van hun tijd. Anderen zeggen dat ze altijd een bedankje waarderen.

hoe besluit u of u een zakelijke e-mail wilt bevestigen? Overweeg eerst of de persoon moet weten dat je de informatie hebt of niet. Als er een eerdere miscommunicatie of een verloren gehechtheid is geweest, bijvoorbeeld, laat een snel bedankje de ontvanger zien dat alles goed is op dit moment.

omdat veel van uw ontvangers worden overspoeld met e-mails, voegt het een hoffelijk tintje toe om te zeggen waar u dankbaar voor bent. In plaats van gewoon te typen, “bedankt” toen je die eerder ontbrekende bijlage kreeg, overweeg schrijven, “Bedankt. Ik kreeg de bijlage boete deze keer.”

een andere keer om een dankbetuiging te sturen is wanneer iemand zijn of haar manier om aan uw behoeften te voldoen is gegaan. Een erkenning in deze situatie is gewoon logisch. Zie deze dankbetuigingen als een manier om oprechte waardering over te brengen, in plaats van gewoon een snelle Dank.

nogmaals, het is hoffelijk om specifiek te zijn, maar kort, in deze gevallen. Hier zijn een paar voorbeelden:

Bedankt voor het snel reageren op mijn verzoek om meer informatie.

Hartelijk dank. Ik waardeer uw flexibiliteit

deze informatie is precies wat ik nodig had. Dank je!

Bedankt dat u me op de hoogte hebt gebracht van de datumwijziging. Ik zie je volgende woensdag.In de huidige cultuur hebben velen van ons hoffelijkheid opgeofferd voor snelheid. Ja, we zijn allemaal druk en willen onze tijd niet verspillen met het lezen van onnodige e-mails. Echter, de andere kant van deze munt is dat we een aantal van de basisprincipes van de zakelijke en persoonlijke etiquette hebben verloren.

een goed geschreven bevestigingsmail toont aan dat u waarde hecht aan het bedrijf van een klant. Het laat zien dat je waarde hecht aan iemands inspanningen. Een bevestiging e-mail weerspiegelt ook goed op u, de afzender, en uw plaats van vestiging.