• Articles
• admin

zakelijke bijeenkomsten worden vaak beschouwd als een van de minst productieve zakelijke activiteiten. Maar effectieve vergaderingen kunnen een zeer positieve impact hebben op uw bottom line. Gebruik deze tips om uw volgende zakelijke bijeenkomst een succes te maken.

hoe productief zijn uw zakelijke bijeenkomsten? Zou u de cultuur die uw bijeenkomsten regelt beschrijven om meer te lijken op de Derde Wereldoorlog of gekke chaos? Richt je je tijdens een vergadering op de agenda of concentreer je je meer op het in stukken breken van een schuimbekertje? Zou je het eten van alle donuts in een vergadering kwalificeren als een grote prestatie in je agenda? Als deze vergaderingsscenario ‘ s bekend voor u klinken, bent u niet alleen! Veel studies hebben aangetoond dat er meer tijd wordt verspild in vergaderingen dan in elke andere zakelijke activiteit. Er wordt geschat dat mensen 20-40% (hoger management is veel meer) van hun tijd besteden aan vergaderingen en dat vergaderingen slechts 44-50% efficiënt zijn (bron: Steve Kaye). Door de efficiëntie van uw volgende vergadering te verbeteren, kunt u uw bottom line verhogen.

de eerste stap in het verbeteren van de efficiëntie van uw zakelijke bijeenkomsten is om te erkennen dat vergaderingen een gezamenlijke inspanning zijn. De definitie van een vergadering is een teamactiviteit waarbij geselecteerde mensen samenkomen om werk uit te voeren dat groepsinspanning vereist. Alle deelnemers aan een vergadering moeten daarom een rol spelen bij het doelgericht blijven en tijdig vooruitgang boeken tijdens de vergadering.

alvorens een vergadering bijeen te roepen, moet eerst worden beslist of deze nodig is. Vergeet niet dat een vergadering niet altijd de meest effectieve manier is. Andere beschikbare opties kunnen het verzenden van een memo of een e-mail. Het is de verantwoordelijkheid van de vergadering advocaat om de noodzaak te bepalen voor het bellen van de vergadering en wie moet bijwonen. In het algemeen is het het beste om zo weinig mogelijk deelnemers uit te nodigen (alleen belangrijke spelers). De advocaat moet ook de agenda van de organisatie te bekijken, reserveer de vergaderruimte en wijs een vergadering facilitator te worden belast met de agenda.

effectieve bijeenkomsten vereisen leiderschap. Het leiden van een vergadering vereist aandacht, vertrouwen, creativiteit, diplomatie, empathie, flexibiliteit, verstand, taaiheid en ja, humor! De primaire rol van de leider is het vaststellen van de basisrollen voor de bijeenkomst, namelijk: het minimaliseren van verwarring en verstoringen en het opstellen van een gedragscode. Enkele voorbeelden van team spelregels die zijn ontworpen om vergaderingen effectiever te maken zijn:

1. Als u van plan bent een voorstel in te dienen of een kwestie te bespreken in een groepsvergadering, stuur dan enkele dagen voor de vergadering alle relevante informatie naar alle teamleden.

2. Bekijk de agenda en neem alle relevante materialen mee naar de vergadering zodat we weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

3. Lobby niet met een paar leden voor de vergadering en probeer een idee door de strot van de rest van de groep te rammen in een “verrassingsaanval”. Houd kwesties boven-board en inclusief. “Fight fair”.

4. Kom op tijd naar de vergaderingen.

5. Als u afwezig bent, informeer anderen vooraf en stuur een stand-in die op zijn minst een aantal beslissingen kan nemen in uw naam.

6. Focus op luisteren en begrip zoeken voordat je het oneens bent.

7. Als u de recorder bent, verspreid volledige en nauwkeurige minuten aan iedereen binnen 48 uur na de vergadering.

8. Als je ergens mee akkoord gaat, doe dan wat je zegt dat je zult doen. Verantwoording afleggen aan elkaar.

9. Sarcasme, persoonlijke aanvallen, onderbreken, domineren van de discussie, of het aangaan van afleidend gedrag tijdens een vergadering zijn allemaal niet-productief gedrag. We gaan ermee akkoord om er niet aan deel te nemen.

10. Het is goed om het oneens te zijn tijdens een vergadering, maar als de groep eenmaal een besluit heeft genomen, moet het worden gesteund door iedereen buiten de vergadering. Passief verzet, sabotage, negatieve roddels en guerrilla ‘ s zijn niet oké.

11. Vergeet niet om successen te vieren en de leden te bedanken voor hun inspanningen.

naast de toepassing van deze concepten moet een effectieve leider van een vergadering een gedragscode handhaven om een veilige omgeving voor het bespreken van ideeën te behouden. De meeting facilitator moet de deelnemers aan de vergadering dwingen om enkele eenvoudige richtlijnen te volgen om een ordelijke vergadering te garanderen:

• Werken als een team
• Geen rang in de kamer
• Één spreker per keer
• Wees een goede luisteraar
• Focus op het probleem
• Respect voor anderen
• Opschorten oordeel
• Toestaan nieuwsgierigheid
• geheimhouding

Het is even belangrijk om een vergadering efficiënt als het is om haar te leiden. Naast het op tijd beëindigen van een zakelijke bijeenkomst moet er een overzicht zijn van agendapunten en resultaten, evenals opdrachten. Er moet ook een vaste agenda voor de volgende vergadering worden opgesteld.

het hebben van een effectieve zakelijke bijeenkomst is een belangrijk ingrediënt voor het hebben van een succesvol bedrijf. Wilt u meer informatie over dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.