• Articles
• admin

of u nu een nieuw kantoor opzet of bestaande apparatuur opwaardeert, het kiezen van de juiste kopieermachine is noodzakelijk om de goede werking van uw bedrijf te garanderen. Er zijn veel kopieerapparaten op de markt met een breed scala aan functies en prijzen voor u om uit te kiezen.

welke functies heeft u nodig? Welke functies zou leuk zijn om te hebben? Welke zijn volledig onnodig voor uw bedrijf? Het doen van productonderzoek kan snel veranderen in een grote afleiding en tijd inzet als je dieper en dieper graven in de verschillende opties voor uw bedrijf. Daarom hebben we deze lijst samengesteld met de belangrijkste vragen die u moet stellen bij het starten van de jacht op een nieuwe multifunctionele printer (MFP).

vragen die u moet stellen voordat u een kopieerapparaat koopt

naar schatting kunnen de kosten voor afdrukken en kopiëren oplopen tot 1% tot 3% van de jaarlijkse omzet van een bedrijf – dus dit is een belangrijke beslissing voor uw bedrijf. Het stellen van deze fundamentele vragen kan helpen bij het beperken van uw specifieke behoeften en focus je geest bij het kiezen van een kopieerapparaat.

Wat is het doel van deze MFP?

het klinkt misschien eenvoudig (om af te drukken, uiteraard) maar het bepalen van precies wat u wilt dat uw apparaat in staat is om te doen, of niet te doen, vroeg in het proces kan een drastische invloed hebben op hoeveel u uiteindelijk betaalt en hoe betrouwbaar uw kopieerapparaat uiteindelijk zal zijn. Vraag jezelf af:

• moet ik in kleur printen of is zwart-wit (monochroom) voldoende?
• heeft u een slim apparaat nodig dat tekst kan lezen met OCR en documenten automatisch kan routeren?
• heeft u afwerkingsmogelijkheden nodig, zoals nieten of het maken van boekjes?
• wordt het apparaat consequent gebruikt door enkele personen of moeten bezoekers ook afdrukken?

Hoeveel Wilt U Afdrukken?

elk bedrijf heeft zijn eigen unieke behoeften op het gebied van print-en kopieermogelijkheden. Hoe bepaalt u de juiste kopieermachine voor uw bedrijf?

bepalen hoeveel u wilt afdrukken is een geweldige plek om te beginnen bij het winkelen voor een nieuw kopieerapparaat. Elke MFP is ontworpen om een specifiek afdrukvolume te verwerken en als u een apparaat koopt dat niet is ontworpen om uw volume te verwerken, bespaart u misschien een paar dollar vooraf, maar het zal veel sneller dan verwacht slijten en uiteindelijk kost u meer in service en downtime op de lange termijn.

als vuistregel kunnen maandelijkse afdrukvolumes worden vertaald in afdruksnelheid gemeten in pagina ‘ s per minuut (ppm). Organisaties die bijvoorbeeld 4000 tot 7000 pagina ’s per maand afdrukken, zijn meestal tevreden met een apparaat van 25 ppm, terwijl bedrijven die tot 20.000 pagina’ s per maand afdrukken, vaak een apparaat willen overwegen dat 50 ppm of meer aankan.

Wat is uw Budget om het kopieerapparaat te kopen?

winkelen met alleen een budget in gedachten is niet de beste manier om een belangrijke beslissing te nemen voor uw bedrijf. Het is echter een belangrijke overweging bij het vinden van de juiste kopieermachine.

typische kopieerapparaten van bedrijfskwaliteit kunnen overal $4000 tot $16.000 kosten. Een productieprinter voor printbedrijven kost nog meer dan de prijs van zelfs de hoogste kopieerapparaten. Aangezien MFP-prijzen zo drastisch kunnen variëren, is het cruciaal om te weten wat u bereid bent te besteden aan het begin van het proces.

een andere overweging is of u het apparaat rechtstreeks wilt kopen en het als kapitaalkosten wilt behandelen of dat u uw apparaat liever wilt leasen zodat het als bedrijfskosten kan worden behandeld. In dit aanvullende artikel, we breken alle voor-en nadelen van het leasen van een MFP in plaats van het kopen van het ronduit.

ongeacht uw budget, er zijn altijd opties beschikbaar. Sommige van onze klanten zullen ervoor kiezen om een gerenoveerde gebruikte kopieermachine te kopen, die traditioneel veel goedkoper is vooraf, maar, afhankelijk van de leeftijd van het apparaat, betekent ook dat het meer kan kosten om onderhouden te houden.

hebt u plannen voor verbruiksgoederen en Service?

de aanloopkosten van een kopieerapparaat zijn een belangrijke overweging, maar u moet ook de totale eigendomskosten van het kopieerapparaat begroten. Verbruiksartikelen zoals inkt-of tonercartridges kunnen na verloop van tijd een behoorlijke kostenpost worden. U moet ook beslissen of u betaalt voor de dienst op een tijd en materiaal basis of als u een servicecontract te kopen.

het gemak van vervanging en de kosten van vervanging van benodigdheden zijn beide belangrijke factoren om naar te kijken bij het kiezen van een kopieerapparaat. Immers, het vervangen van toner en inkt zal waarschijnlijk een van de meest voorkomende diensten uitgevoerd op de kopieermachine gedurende zijn levensduur.

heeft het bedrijf dat u koopt of least een eenvoudig bestelproces of moet u door hoepels springen, wachten of contact opnemen met de fabrikant? Naast de kosten kunnen inkt – en tonercartridges nogal hoofdpijn worden als er geen snelle en efficiënte manier is om vervangingen te krijgen. Bijvoorbeeld, bij Office Interiors, bieden we onze klanten een paar verschillende opties om hun benodigdheden aan te schaffen.

• • automatische tonerverwerking voor klanten op onze uitgebreide servicecontracten
  • zelfbedieningsaankopen via onze online winkel
  • door het plaatsen van een aanvraag bij ons verzendteam (voor degenen die nog steeds de voorkeur geven om de telefoon op te nemen en met een mens te spreken!)

kiezen voor een gerenommeerd merk

er zijn een aantal vertrouwde merknamen in de industrie, zoals Ricoh, Xerox, Konica Minolta en anderen; elk met hun eigen unieke producten en functies. Het hebben van opties beschikbaar voor u bij het winkelen voor een nieuw kopieerapparaat kan u helpen de meest weloverwogen beslissing te nemen. U wilt erop vertrouwen dat het merk dat u kiest tot ver in de toekomst ondersteuning en onderdelen voor uw kopieerapparaat zal blijven bieden. Bedrijven met bekende en gerespecteerde namen in de industrie hebben tientallen jaren gewerkt om hun reputatie op te bouwen.

echter, nog belangrijker dan het kiezen van een gerenommeerde fabrikant, is het kiezen van een betrouwbare lokale dealer. De lokale dealer van wie u uw kopieerapparaat koopt zal uw serviceprovider zijn en de klantervaring kan enorm variëren tussen dealers. Vraag hen naar hun typische responstijden, hun factureringsproces, hoe u extra toner en verbruiksartikelen moet bestellen en wat al dan niet in hun serviceovereenkomsten is opgenomen.

werkt het met uw bestaande apparatuur?

bent u een Mac-kantoor of een PC-kantoor? Maakt het zelfs uit bij het kiezen van een kopieerapparaat? (Hint … het doet.) Zijn er verschillende oplossingen om uw systeem te integreren met uw nieuwe kopieerapparaat?

dit zijn belangrijke vragen die u moet stellen voordat u een definitieve aankoopbeslissing neemt. Het waarborgen van compatibiliteit met de bestaande apparatuur in uw kantoor is essentieel. Kunnen alle essentiële functies die u hebt geïdentificeerd binnen uw kantoor worden gebruikt of zijn ze specifiek voor bepaalde besturingssystemen of andere netwerkfactoren?

welk kopieerapparaat wilt u kopen?

het kiezen van een kopieerapparaat voor uw bedrijf is niet altijd een eenvoudige taak. Bij Office Interiors gooien we niet zomaar een citaat naar je. Onze aanpak is om uw printbehoeften te beoordelen en een oplossing te ontwerpen die aan deze behoeften voldoet, zowel vandaag als jaren later.

nog niet klaar om de trekker over te halen op een nieuw apparaat? Een gratis Print assessment helpt u te bepalen of u echt een upgrade nodig hebt of niet.

Cory Porteous
Directeur Marketing & inkomende bedrijfsontwikkeling
kantoorinterieurs