de ultieme gids voor administratieve taken en taken
bedrijfsleiders zijn notoir drukke personen. De eindeloze to-do lijsten, back-to-back vergaderingen, strategische planning, en meer vereisen niets minder dan bovenmenselijke inspanning en time management. Hoe doen ze dit allemaal? Een succesvolle executive bezit een geheim wapen, een even succesvolle Executive assistant.
ook bekend als administratieve assistenten, persoonlijke assistenten, executive Secretaresses, of kortweg EAs, de executive assistant job is in wezen die van gatekeeper, vertrouwenspersoon en algemeen ondersteuningssysteem voor C-suite executives.
EA ‘ s zijn in wezen een uitbreiding tot topmanagers, wat betekent dat ze ook normaal gesproken het eerste aanspreekpunt zijn voor iedereen die hen probeert te bereiken. Zij beheren hun schema ‘ s, stellen rapporten op, verlenen algemene administratieve ondersteuning en zijn hoofdzakelijk betrokken bij de meeste, zo niet al hun werk.
voor een meer diepgaande blik op de functieomschrijving van een EA, zie het volgende artikel van deze gids over de verantwoordelijkheden van een executive assistant.
het belang van uitvoerende assistenten
door de snel veranderende werkomgeving en technologische vooruitgang, werken uitvoerende assistenten aan en nemen ze nog meer taken in dan voorheen. Voorbij zijn de dagen waar EA ‘ s werden gezien puur als poortwachters om execs, er om telefoongesprekken te beantwoorden en berichten aan te nemen.
technologie biedt nu execs een overvloed aan tools die dergelijke taken voor hen kunnen uitvoeren. Notitie-apps, scheduling-oplossingen, business travel platforms, en taakbeheer platforms betekenen dat het niveau van administratieve ondersteuning execs behoefte is afgenomen door de jaren heen.
maar EA ‘ s zijn verre van verouderd. Zij vervullen nu zowel een strategische als een administratieve rol. Ze springen van het helpen bij de besluitvorming, naar technische bijstand, interne communicatie, toezicht op zakenreizen en event planning om er een paar te noemen.
de 14 vaardigheden top executive assistants bezitten
als dit gekke maar zeer lonende carrièrepad klinkt als het juiste voor u, hebben we een lijst samengesteld van 14 vitale executive assistant vaardigheden om u te helpen een top notch administratief professional te worden.
supergeorganiseerd zijn
het zal geen verrassing zijn dat de beste uitvoerend assistenten buitenwereldse organisatorische vaardigheden bezitten. Als EA ben je in wezen verantwoordelijk voor twee extreem drukke workloads, je eigen en de executive waarvoor je werkt. Jullie moeten in staat zijn om alles wat er gedaan moet worden prioriteit te geven en er zo efficiënt mogelijk voor te zorgen.
vaardigheid in multitasking is ook van cruciaal belang. Het maakt niet uit hoe goed gepland uw dag zou kunnen zijn, noodsituaties en dringende kwesties die uw onmiddellijke aandacht vereisen zullen onvermijdelijk opduiken en u moet flexibel genoeg zijn om deze aan te pakken. Zodra de branden zijn geblust, moet u in staat zijn om terug te keren naar uw schema met gemak.
u moet zo zijn georganiseerd dat alle informatie die u of uw leidinggevende op elk moment nodig heeft, binnen handbereik is.
Be Tech-Savvy
we hebben al uiteengezet hoe technologie de taak van een EA drastisch heeft veranderd door execs oplossingen te bieden voor enkele van de meer traditionele administratieve functies. Verwacht wordt dat EA ‘ s analytischer en strategischer zullen zijn in hun werk, maar ook technologisch bedreven zijn is van cruciaal belang geworden.
administratieve assistenten moeten goed inzicht hebben in de traditionele Google-en Microsoft Office-programma ‘ s zoals Excel en Powerpoint en een lijst hebben van tools en resources die hen uiteindelijk zullen helpen beter werk te doen, zoals Slack, Calend.ly en Travelperktom er een paar te noemen.
gegevensinvoer, minutenregistratie en registratie zijn allemaal belangrijke onderdelen van wat executive assistants doen, en up-to-date blijven met de nieuwste toepassingen en oplossingen op de markt zal uw werk zeker een stuk gemakkelijker maken.
het feit dat meer uitvoerders sommige van deze technologische oplossingen zelf gebruiken, betekent vaak dat EA ‘ s vaak de tijd moeten nemen om hen te helpen bij het oplossen van problemen wanneer dat nodig is.
wees koel, kalm en verzameld
Vraag elke EA hoe je een betere persoonlijke assistent kunt zijn en zij zullen je waarschijnlijk vertellen dat het belangrijk is om te weten hoe je kalm kunt blijven en een rustig hoofd kunt houden in stressvolle situaties. Leidinggevenden op hoger niveau staan normaal gesproken onder extreme druk en dit wordt normaal doorgegeven aan hun EA ‘ s.
het handhaven van uw kalmte zal uw leven een stuk gemakkelijker maken en zal u helpen om te gaan met de vele crises die onvermijdelijk regelmatig zullen opduiken.
ambassadeur
als poortwachter en vertegenwoordiger van uw leidinggevende moet u zich vertrouwd maken met hun doelen en waarden, evenals die van het bedrijf. Je moet het grotere plaatje begrijpen en in gedachten houden, vooral wanneer je te maken hebt met mensen buiten de organisatie.
neem de tijd om de waarden en de intieme werking van het bedrijf te begrijpen. Leer alle teamleden kennen en wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit zorgt ervoor dat u bereid bent om vragen te beantwoorden en zelfs beslissingen te nemen in het belang van zowel de directeur als het bedrijf.
betrouwbaar zijn
nauw samenwerken met een leidinggevende op topniveau betekent dat u waarschijnlijk regelmatig op de hoogte bent van gevoelige en vertrouwelijke informatie. Dit kan onder meer de financiële informatie van het bedrijf, HR-kwesties, bedrijfsgeheimen en het zich bewust zijn van (en vaak moeten oplossen) crises van delicate aard.
het is van het grootste belang dat u de vertrouwelijkheid en discretie in acht neemt, zowel in het belang van de directeur als van de organisatie. Het verlies van het vertrouwen van de executive waarvoor je werkt zal het praktisch onmogelijk maken voor u om uw werk te doen.
een uitstekende communicator
een EA houdt zich voortdurend bezig met mensen. Van de executive waarvoor ze werken, tot andere teamleden binnen het bedrijf en klanten en stakeholders buiten de organisatie. Je bent woordvoerder voor de executive en voor het bedrijf en moet daarom beschikken over zowel grote communicatieve vaardigheden als people skills.
het bezit van een vaardigheid die empathie en emotionele intelligentie omvat, zal helpen bij het opbouwen van relaties die cruciaal zullen worden voor u om uw werk te doen. Een goede EA is actief op LinkedIn, Meetup en druk tijdens sociale evenementen, netwerken met andere EA ‘ s en contacten die later van pas komen.
wees een deskundige anticipator
dit is een lastige en komt meestal met jarenlange ervaring. Door het gebruik van hun ervaring en het bezit van een begrip van zowel potentiële situaties en gewoonten en behoeften van uw baas, een grote executive assistant is in staat om te anticiperen en te overwinnen struikelblokken voordat ze zich voordoen.
een deskundige probleemoplosser van dit niveau worden zal u niet alleen een waardevolle persoonlijke assistent maken, maar zal ook helpen uw werk een stuk gemakkelijker te maken. Crisis na crisis kan worden afgewend met een beetje strategische planning.
wees een on-your-feet denker
naast het kunnen anticiperen op problemen, moet u ook weten hoe u ze on the fly kunt oplossen. Als een EA, zult u geconfronteerd met talloze situaties die misschien niet per se tekstboek oplossingen die u kunt verwijzen naar. U zult buiten de doos moeten denken en elk hulpmiddel tot uw beschikking moeten gebruiken om tot de bodem van een probleem te komen.
hierbij komt een zekere mate van autonomie. Je moet je comfortabel voelen om zelf beslissingen te nemen en die aansporing-van-het-moment-oproepen op het juiste moment te maken. Natuurlijk, het is belangrijk om de grenzen van uw macht te begrijpen en het vinden van de juiste balans tussen de twee.
wees een scherpe onderhandelaar
het zal u verbazen hoe nuttig deze specifieke vaardigheid is voor een administratieve professional. EA ‘ s besteden veel tijd aan het omgaan met en communiceren met leveranciers en dienstverleners en moeten weten hoe te onderhandelen om de resultaten te verkrijgen die nodig zijn voor het bedrijf of de exec. Dit kan zijn voor de reisbehoeften van een executive, het vinden van een tafel in het juiste restaurant voor een zakelijke lunch, het krijgen van de beste deal op kantoorbenodigdheden, of zelfs het verkrijgen van tickets of passen voor exclusieve evenementen.
de tijd die u zou hebben geïnvesteerd in netwerken speelt hier een rol, omdat EA ‘ s deze contacten vaak gebruiken om gunsten in te roepen en voorkennis of aanbevelingen te krijgen.
bekwaam zijn in de kunst van projectmanagement
als je erover nadenkt, is een executive assistant in wezen een projectmanager die belast is met de afhandeling van een enkel maar zeer complex project. De behoeften en eisen van een leidinggevende op hoog niveau. Een stevige greep op een aantal van de belangrijkste concepten en praktijken van projectmanagement zou daarom een lange weg gaan.
EA ‘ s worden vaak belast met evenementencoördinatie, met inbegrip van het plannen van teambuildingevenementen die gericht zijn op het verbeteren van de bedrijfscultuur. Als een groot bedrijf ambassadeur (zie punt 4) zal u in een sterkere positie om dergelijke taken uit te voeren in de meest efficiënte en effectieve manier mogelijk.
be analytisch
zoals we al hebben gezegd, heeft de vooruitgang van de technologie de rol van een uitvoerend assistent minder administratief en meer strategisch of analytisch gemaakt. Hoe meer een analytisch denker je bent, hoe beter je bent in je werk als EA en hoe waardevoller je zult zijn voor de execs waar je voor werkt.
u bent beter toegerust om met gevoelige en complexe situaties om te gaan. Terwijl je de ene beslissing na de andere moet nemen, zal je analytische bekwaamheid en aandacht voor detail je geheime wapen zijn. Dit zal vooral worden gewaardeerd door uw werkgevers, omdat een EA vaak de rol van onofficieel adviseur en vertrouwenspersoon zal innemen.
een leider en een teamspeler
als de persoon die het dichtst bij een aantal van de belangrijkste personen in een organisatie werkt, zullen andere stafleden zich vaak tot u wenden voor begeleiding en advies. Je beschikt over inzicht en kennis over de behoeften en wensen van de executives en over wat het beste is voor het bedrijf. Je hebt ook de sleutel tot een schat aan grote contacten en verbindingen. Van tijd tot tijd wordt u gevraagd om namens het C-suite-team berichten door te geven aan de rest van het bedrijf.
dit plaatst je in een positie van macht, maar vereist ook dat je een teamspeler bent. U moet de uitvoerende macht vertegenwoordigen, maar moet ook iemand zijn die mensen voelen dat ze zich kunnen wenden tot wanneer de noodzaak zich voordoet. De aard van uw baan betekent dat u moet samenwerken met verschillende teamleden op verschillende momenten, afhankelijk van de situatie. Dit geldt met name wanneer u het voortouw moet nemen bij projecten zoals het organiseren van teambuilding evenementen, het toezicht op kantoorwerken of het coördineren van vergaderingen logistiek.
wees klaar om
aan te passen zoals u waarschijnlijk al heeft begrepen, is een saai moment een zeldzaamheid en een luxe voor een executive assistant. Crises pop-up, de telefoon is altijd rinkelen, e-mails voortdurend overstroming in, en, natuurlijk, execs vereisen constante aandacht.
verandering moet iets zijn dat je omarmt. Je moet in staat zijn om te gaan met een steeds veranderende omgeving, maar ook voortdurend evalueren van uw eigen processen en manieren vinden om ze efficiënter en effectiever te maken.
bereid zijn om
te leren wanneer uw dag zich met honderd mijl per uur verplaatst, kan het vinden van manieren om uw vaardigheden te verbeteren of zelfs nieuwe te leren een lange opgave lijken. Dat gezegd hebbende, dit is de beste manier om vooruit te gaan in je carrière en meer waarde toe te voegen aan jezelf als executive assistant.
begin met elke week wat tijd te besteden om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws en trends binnen uw branche en wees op zoek naar de tools die uw leven gemakkelijker kunnen maken. Dit alleen al zal je direct in een sterkere positie als een EA.
uitvoerend assistenten zijn in wezen het menselijke equivalent van een Zwitsers zakmes aan hun organisatie. De skillset beschreven in dit artikel is vrij uitgebreid en lijkt misschien een beetje ontmoedigend op het eerste, maar laat het je niet afschrikken. Als u wilt uitblinken als executive assistant, het eerste wat je nodig hebt om te beschikken over een bereidheid om deze intense maar lonende rol op te nemen en te leren als je gaat. Fouten zijn onvermijdelijk, maar neem het allemaal in je stappen, leer van hen, en je zult prima.