• Articles
• admin

papier, papier, papier! Ik ben zo dicht bij het krijgen van de rest van mijn bestanden gedigitaliseerd met de hulp van de handige dandy NeatDesk Scanner die nette bedrijf stuurde me om te beoordelen, maar voordat ik dat doe, ik dacht dat we moeten opnieuw organiseren van uw papieren bestanden, want er is niets mis met het houden van papieren kopieën van dingen…net zo lang als je kunt vinden wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt!

in mijn vorige leven waren bestandssystemen eigenlijk mijn organiserende Passie (iedereen die junkies zoals ik organiseert knikt met je hoofd, waardeert dat ik hier een passie voor heb, en de rest van jullie schudt je hoofd en vraagt zich af of ik nuts…am heb ik gelijk?).

ik realiseer me dat het een beetje een alledaags ding is om gepassioneerd over te zijn, maar ik hou van het gevoel van stapels ongeorganiseerd papier te nemen en een mooi, makkelijk te gebruiken bestandssysteem te creëren. Bijvoorbeeld, als je een afgestudeerde student die heeft besteld aangepaste proefschrift schrijven diensten, moet u worden georganiseerd met al uw scriptie onderzoek en documenten om geld te besparen! In feite, velen beseffen hoe belangrijk het is om uw papierwerk te organiseren. Ik heb wat consulting gedaan voor bedrijven en individuen om hen te helpen bestandssystemen te maken om aan hun behoeften te voldoen, en er is niets beter dan kijken naar de afgewerkte bestanden en zien wat een enorm verschil krijgen georganiseerd heeft gemaakt!

natuurlijk is het niet de enige reden om zich te organiseren om snel belangrijke documenten te kunnen openen en vinden. Hoewel het niet de meest glamoureuze reden is om georganiseerd te worden, is het belangrijk om te overwegen hoe gemakkelijk iemand anders in staat zou zijn om al uw bestanden te begrijpen als u zou sterven. Het hebben van georganiseerde bestanden maakt dat hartverscheurende taak gewoon een klein beetje makkelijker door het elimineren van de frustratie van het niet kunnen vinden wat ze nodig hebben.

denk na over uw behoeften

voordat we beginnen te praten over wat volgens mij de belangrijkste ingrediënten zijn voor een bestandssysteem dat werkt, laten we beginnen met een aantal fundamentele vragen:

Wat zit er in uw bestanden?

• zijn uw gegevens meestal langetermijndocumenten zoals hypotheekinformatie, autoverzekeringsdocumenten, huurovereenkomsten, enz., of kunt u ook regelmatig dagelijkse/wekelijkse/maandelijkse gegevens toevoegen?

• heb je zakelijke papieren om in te dienen? Thuisonderwijs records? Andere categorieën papierwerk?

• welke records bent u op dit moment opslaan dat u misschien niet hoeft te? Kunt u overschakelen naar elektronische afschriften voor een van uw rekeningen?

rekening houdend met Privacy en veiligheid

• heeft u belangrijke documenten, zoals geboorteakten, die in een vuurvaste doos moeten worden bewaard?

• moet een van uw gegevens worden opgesloten om nieuwsgierige ogen weg te houden?

• Wie heeft toegang tot uw bestanden nodig? Heeft u aparte ruimtes nodig waar verschillende mensen toegang toe hebben?

rekening houdend met ruimtebeperkingen

• hoeveel ruimte heeft u voor uw bestanden?

• zit je archiefkast vol?

• kun je records uit de afgelopen jaren halen en ze ergens anders opslaan in plaats van ze in je hoofdbestandgebied te bewaren?

• zou het scannen van uw papierwerk en het houden van het op de computer in plaats van in harde kopie zijn de moeite waard uw tijd en moeite?

• welke records heb je de neiging om te verwijzen naar het vaakst die u nodig hebt om gemakkelijk toegankelijk te houden?

nadenken over deze vragen voordat u begint met het organiseren van uw bestanden zal u helpen een systeem te creëren dat werkt door het gemakkelijk vinden en toegankelijk maken van uw records.

met behulp van een postvak in & Postvak Uit

hoewel ongeorganiseerde records een enorme bron van papier rommel zijn, is het binnenkomende papier dat moet worden gesorteerd en papier dat op u wacht om actie te ondernemen meestal een grotere boosdoener. Het maken van een bestandssysteem is belangrijk, maar zo is het hebben van een systeem voor papier als het in uw huis komt, anders zal uw bestandssysteem u geen goed doen.

hier zijn enkele strategieën voor het beheren van inkomende documenten:

• Sorteer onmiddellijk. In plaats van het stapelen van post, schoolpapieren, enz. op het aanrecht of bureau om later mee om te gaan, sorteer ze op het moment dat je de deur binnenkomt. Soms zal ik zelfs sorteren in de auto omdat onze brievenbus is een halve mijl van ons huis! Gooi onmiddellijk rommel, enveloppen en vulstoffen in de prullenbak en maak inboxen voor papieren die klaar zijn om te worden ingediend en die actie nodig hebben.

• als je kunt, zorg er dan meteen voor. Als een toestemmingsbrief een handtekening nodig heeft, teken het dan meteen en stop het terug in de rugzak om terug naar school te gaan. Als iets een stempel nodig heeft om terug in de brievenbus te gaan, neem dan een minuut om het klaar te maken om te gaan in plaats van het opzij te zetten voor later. De touch it once regel werkt voor het houden van uw huis georganiseerd, en het werkt voor het verminderen van de hoeveelheid papier rommel die u te maken met ook!

• afmelden, afmelden, afmelden. Deze regel is niet alleen van toepassing op e-mail; het werkt ook voor papier rommel! Hoewel het extra tijd kost, doe een inspanning om zich uit te schrijven voor catalogi en nieuwsbrieven en aan te melden voor do-not-mail lijsten. Joshua deelde een ton van grote strategieën hier voor het verminderen van de hoeveelheid e-mail die je krijgt.

wat te bewaren & wat weg te geven

voordat we kijken naar verschillende methoden voor het organiseren van uw administratie en papierwerk, een ander probleem dat een obstakel voor veel mensen wordt is weten welke records moeten worden bewaard en welke kunnen worden weggegooid.

mijn algemene gevoel is dat we bijna niet zoveel hoeven te houden als we denken. In mijn huis houden we niet langer onze maandelijkse energierekeningen, onze wekelijkse loonstrookjes, of zelfs onze maandelijkse creditcardafschriften. Ja, Het is absoluut van cruciaal belang dat u controleert of de informatie op elk van hen correct is voordat u het versnippert en weggooit, maar er is echt geen reden waarom u het daarna moet houden, vooral als u zo veel online kunt openen.

natuurlijk zijn er een aantal dingen die u moet bewaren, zoals leningovereenkomsten, permanente dossiers (zoals geboorteakten, sociale zekerheidskaarten, enz.), verzekeringspolissen, belastingdossiers, enzovoort.

Bekijk dit geweldige artikel voor meer gedetailleerde richtlijnen over welke records kunnen worden weggegooid.

een bestandssysteem aanmaken

laten we nu de stappen doorlopen om daadwerkelijk een bestandssysteem aan te maken dat werkt.

1. Maak een basisoverzicht

voordat u uw bestanden aanraakt, begint u met het maken van een basisoverzicht van welke records u hebt en hoe u ze wilt organiseren.

bijvoorbeeld, Ik heb zakelijke Records, huishoudelijke Records, en thuisonderwijs Records. Deze drie items zullen de top niveaus van mijn outline, maar ik moet naar het volgende niveau en geneste categorieën te creëren en:

I. huishoudelijke gegevens

A. Fiscale gegevens
B. Voertuiggegevens
C. verzekeringsdocumenten
D. Medische dossiers

(Dit is een reden waarom het belangrijk is om na te denken over wat je nodig hebt om te houden en hoe je wilt dat het georganiseerd voordat je naar deze stap, hoewel je waarschijnlijk tweak uw outline als je ook gaat!)

2. Maak gedetailleerde subcategorieën

zodra u uw basisoverzicht op zijn plaats hebt, is het tijd om na te denken over hoe u idealiter wilt dat deze records georganiseerd zijn om ze gemakkelijk te vinden en te gebruiken. Bijvoorbeeld, onder medische gegevens, wil ik de gegevens van elk familielid scheiden, zodat ik ze niet hoef te sorteren om te vinden wat ik zoek. Ik kan dan bestand nieuwe records in de voorkant van het bestand, zodat ze in de datum volgorde (van Nieuwste naar oudste) wanneer ik ze nodig heb.

Mijn overzicht ziet er nu zo uit:

I. huishoudelijke gegevens

A. Fiscale gegevens

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Voertuigrecords

1. Onderhoud en garanties
2. Titel, registratie en tags

C. Verzekeringsdocumenten

1. Autoverzekering
2. Geannuleerd beleid
3. Ziekteverzekering
4. Woningverzekering
5. Levensverzekering

D. medische dossiers

1. Baby Girl #1 ‘ S records
2. Baby Girl #2 ‘ S records
3. Baby Girl #3 ‘ S records
4. Baby Girl # 4 ‘ S records
5. Mandi ‘ s records
6. Sean ‘ s records

3. Begin met het aanmaken van bestanden voor elke categorie

nu, hier is waar mijn bestandssystemen verschillen van veel andere mensen. Ik gebruik nooit bestandsmappen voor mijn bestanden. Nooit. In plaats daarvan gebruik ik liever hangende bestanden voor al mijn bestanden.

de reden dat ik dit doe is eenvoudig: het hebben van de hangende bestand tabs allemaal opgesteld en/of kleur-gecodeerd maakt een bestandssysteem veel, veel gemakkelijker voor je ogen en veel, veel gemakkelijker te gebruiken. Ik persoonlijk denk dat interieur bestandsmappen zijn een verspilling van geld, ruimte, en middelen, tenzij je ze gebruikt voor lapbooking!

in plaats daarvan wankel ik en / of geef ik een kleurcode aan de tabbladen om de categorieën en subcategorieën te definiëren, en vervolgens alfabetiseer ik ze binnen elke categorie voor snelle referentie.

bijvoorbeeld, met behulp van mijn overzicht van boven, zou ik beginnen met het creëren van tabbladen voor alle belasting Records en ze uitlijnen aan de linkerkant van mijn hangende bestanden. In plaats van het gebruik van een opknoping bestand met vier bestandsmappen erin, Ik geef de voorkeur aan het maken van vier aparte opknoping bestanden gelabeld 2008, 2009, 2010, en 2011.

vervolgens zou ik overgaan tot Voertuigrecords. Voor deze categorie zou ik twee tabbladen maken: “Maintenance Records” en “Title, Registration and Tags”. In plaats van het uitlijnen van deze tabbladen aan de linkerkant van mijn opknoping bestanden, zou ik beginnen met een paar slots over, zodat ze werden wankelde achter de anderen.

Ik print altijd een kopie van mijn omtrek en bewaar deze voor in de archiefkast in een velbeschermer, maar als u zich zorgen maakt dat de hoofdcategorie niet gedefinieerd is voor elke groep, kunt u deze gewoon toevoegen aan het tabblad. Bijvoorbeeld, “Yukon-onderhoud Records”, “Yukon-Titel, registratie en Tags”.

4. Gebruik kleurcodering voor verschillende hoofdcategorieën

ik heb ook gekleurde tabbladen gebruikt naast het spreiden van de tabbladen om de categorieën te onderscheiden. Echter, als u verschillende hoofdcategorieën-zoals huishouden, bedrijf, en thuisonderwijs – die u wilt houden in een kast, zou ik uw kleurcodering voor dat doel te reserveren. U kunt de gekleurde tabbladen kopen of gewoon uw labels op gekleurd papier afdrukken om duidelijk te zien welke sectie aan welke categorie was gewijd.

5. File Your Papers

zodra u uw bestanden hebt aangemaakt, kunt u beginnen met het overbrengen van uw oude bestanden naar het nieuwe systeem en het sorteren van onbewerkte papers. De kans is groot dat je langs de weg subcategorieën moet toevoegen, en je kunt terugkijken en beseffen dat je toch een aantal van je subcategorieën had kunnen combineren, maar dat is oké. De sleutel tot een bestandssysteem dat werkt is bereid zijn om het te tweaken als dat nodig is. Dit is eigenlijk een reden dat ik stopte met het afdrukken van mijn tabbladen op de printer en ervoor kiezen om de label maker te gebruiken. Ik weet dat ik meer kans om een nieuwe te maken wanneer dat nodig is als het gemakkelijk is om te doen!

zelfs in deze tijd van e-mail, Online bill pay, en blogs, is papier rommel overweldigend veel gezinnen, maar het nemen van de tijd om een bestandssysteem dat werkt en gewoonten die de rommel te minimaliseren echt loont als je niet langer sorteren door stapels papier om te vinden wat je nodig hebt!

hoe organiseert u uw papieren bestanden?