(Archieven) Microsoft Outlook 2003: gedeelde agenda’ s: een overzicht
dit artikel is gebaseerd op oudere software.
een van de voordelen van Outlook is de mogelijkheid om agenda ‘ s met anderen te delen. Agenda ‘ s kunnen worden gedeeld om toegang te bieden voor anderen om te bekijken, maar geen wijzigingen aan te brengen. Toegang kan ook worden verstrekt voor anderen om afspraken te maken op uw agenda. Toegang is gebaseerd op machtigingen die zijn vastgesteld met het juiste afdelingspersoneel.
Algemene Etiquette Tips
de volgende etiquette tips worden aanbevolen wanneer u een afspraak in de agenda van iemand anders plant. Individuele afdelingen kunnen ook richtlijnen hebben voor het maken van afspraken op de agenda van iemand anders.
-
Stel de tijd in als voorlopig, zodat de Kalendereigenaar in één oogopslag kan zien dat de kalender is veranderd.
-
gebruik het dialoogvenster afspraak en voeg een korte opmerking over de afspraak toe (zoals in een telefoonbericht). Het opnemen van contactgegevens als onderdeel van deze notitie kan passend zijn als de agenda eigenaar moet contact opnemen met de persoon voorafgaand aan de vergadering.
-
teken het briefje met je initialen of je naam.
opties voor delen
Outlook ondersteunt drie methoden voor het delen van agenda ‘ s (en andere Outlook-bronnen). Deze omvatten:
- delen met een paar gebruikers buiten uw afdeling
- delen met leden van uw afdeling
- delen met een grote groep gebruikers buiten uw afdeling
weinig gebruikers buiten uw afdeling
Als u deelt met slechts een paar gebruikers buiten uw afdeling, zou de beste manier om uw agenda te delen zijn om de juiste rechten op uw agenda vast te stellen en de gebruiker vervolgens het Open ” Other Users Folder commando te laten gebruiken.
om anderen toegang te geven tot uw agenda via het Open ” Other Users Folder commando, moet u hen toegang geven tot uw agenda.
leden van uw afdeling
wanneer u agenda ’s deelt binnen uw afdeling, kunt u het commando” map andere gebruikers openen “gebruiken; het instellen van een gedeelde map Agenda’ s op het station van afdeling S is echter gemakkelijker voor toegang tot de agenda ‘ s. Machtigingen kunnen nog steeds per gebruiker worden ingesteld en niet alle leden van de afdeling hoeven de agenda te kunnen zien.
voor instructies over het instellen en openen van gedeelde agenda, refereer je naar het delen van je agenda met Afdelingsleden.
grote groep gebruikers buiten uw afdeling
als u met meerdere mensen buiten uw afdeling deelt, is het de makkelijkste manier om uw agenda te delen door openbare mappen te gebruiken, vooral als u niet weet welke specifieke mensen toegang nodig hebben. Net als de andere opties kunt u per gebruiker of voor groepen machtigingen instellen.
voor instructies over het instellen en openen van openbare agenda ‘ s, refereer je naar het maken van een openbare agenda.
afspraken en gedeelde agenda ‘ s
bij het maken van een afspraak in de agenda van iemand anders, is het proces hetzelfde als het maken van een afspraak in uw agenda. Het wordt aanbevolen dat u het dialoogvenster Nieuwe afspraak gebruikt, zodat u een opmerking over de afspraak kunt toevoegen. Wanneer u een afspraak maakt in uw agenda, kunt u deze Instellen als privé, zodat anderen die uw agenda bekijken, de details van de afspraak niet kunnen zien. Raadpleeg afspraken plannen voor meer instructies over het maken van afspraken.