Accounting data security: 9 tips om verduistering te voorkomen
veel kleine en middelgrote bedrijfsleiders denken aan verduistering alleen als een ding dat ze lezen in krantenkoppen of kijken op TV misdaaddrama ‘ s. Maar het komt eigenlijk veel vaker voor dan je denkt. Uit een wereldwijde PwC-studie in 2020 bleek dat bijna de helft van de bedrijven in de afgelopen 24 maanden een vorm van fraude had ervaren. Van deze incidenten werd bijna 40% gepleegd door mensen binnen de bedrijven, terwijl ongeveer 10% het gevolg was van collusie tussen interne en externe schuldigen.Volgens deskundigen zijn kmo ‘ s in feite kwetsbaarder voor fraude omdat nauwe relaties tussen teamleden leiden tot minder controle op financiële zaken en er vaak minder formele toezichtsmechanismen zijn. Omdat de impact van fraude op deze bedrijven groter is dan voor grote bedrijven, moeten bedrijfsleiders betere beveiligingsmaatregelen hebben die kunnen helpen bij het beschermen van de financiën van hun organisatie. Hier zijn enkele tips over hoe u uw bedrijf te beschermen tegen verduistering.
Wees proactief tegen verduistering
Vet-werknemers zorgvuldig
ga verder dan je gevoel bij het aannemen van iemand die elk type monetaire transacties zal behandelen, en controleer referenties en voert achtergrondcontroles uit. Als ze eenmaal aan boord zijn, houdt u routinebeveiligingen op hun plaats, ongeacht hoe comfortabel u zich voelt bij de werknemer. Mensen die anders ethisch zijn kunnen toegeven aan de verleiding, terwijl fraudeurs opzettelijk uw vertrouwen (en/of vrijwilliger voor meer uren en verantwoordelijkheid) kunnen zoeken om verduistering gemakkelijker te maken. Hoe dan ook, je moet een zero-tolerance beleid voor elk geval van fraude te handhaven.
gescheiden boekhoudkundige verantwoordelijkheden
risico neemt toe wanneer slechts één persoon alle financiële administratie verzorgt en uw systeem routinematige kruiscontroles niet toestaat. Idealiter, uw in-house cash handling en boekhoudkundige taken moeten afzonderlijk worden uitgevoerd, met ten minste twee medewerkers onderling verwisselbaar controleren van financiële transacties. Bijvoorbeeld, personen die betrokken zijn bij contante transacties moeten niet doen de bank aansluitingen.
afdwingen van vakanties
hoe eenvoudig het ook is, verschillende soorten fraude houden in dat de volgende klantbetaling wordt toegepast op een oudere factuur, waardoor het feit wordt verhuld dat een deel van het geld uit het verleden is omgeleid. Dit kan alleen doorgaan als de medewerker nog aanwezig is. Het forceren van vakanties zal de keten van gebeurtenissen doorbreken.
interne controles instellen
zeer selectief zijn over wie u vertrouwt met financiële gegevens, en vereisen Meerlagige goedkeuringen voor controleverwerking, onkostenvergoedingen, overwerk, enz. U kunt deze checklist die is gepubliceerd door de Association of Certified Fraud Examiners volgen om na te gaan of u voldoende preventieve maatregelen neemt.
dubbelcheck bankafschriften
Automatiseer uw bankreconciliatierapportage en bekijk verdachte activiteiten. Waarschuwingssignalen kunnen bestaan uit ontbrekende of niet-in-volgorde controles, Onbekende ontvangers of controles die aan een derde partij zijn overgedragen in plaats van gedeponeerd per instructies.
Standaardaudits
een schema bijhouden van regelmatig uitgevoerde financiële verslagen. U kunt ook af en toe niet-geplande, onverwachte audits uitvoeren die gericht zijn op uw meest kritieke bedrijfsfuncties.
Train werknemers in fraudepreventie
zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de financiële kant van uw bedrijf bekend is met preventieprocedures en waarschuwingsborden, en dat ze weten wat ze moeten doen als ze een probleem ontdekken. Een anoniem meldsysteem zou klokkenluiders meer geschikt maken om te spreken.
bedrijfs-en kredietrekeningen gescheiden en veilig houden
het vermengen van deze twee rekeningen kan verwarrend zijn en problematisch worden als het gaat om het bijhouden van bedrijfskosten en het opstellen van nauwkeurige belastingrapporten. Wees zeer selectief over wie bedrijf credit cards kunnen gebruiken.
overweeg hulp van deskundigen
als een fraudeprobleem te complex wordt om alleen op te lossen, overweeg dan een gecertificeerde fraude-examinator in te huren die in de nitty-gritty kan komen en precies kan identificeren wat er aan de hand is.
bestrijding van criminaliteit: Hoe de juiste boekhoudsoftware kan helpen
naast de hierboven beschreven stappen, kan het kiezen en implementeren van de juiste boekhoudsoftware ook een grote bijdrage leveren aan het voorkomen van verduistering van de zuurverdiende fondsen van uw bedrijf. Cloud accounting software kan helpen elimineren de blinde vlekken in uw activiteiten die kunnen leiden tot fraude, terwijl het verstrekken van robuuste veiligheidsmaatregelen om uw financiën veilig te houden. Hier zijn een aantal dingen om te zoeken in uw volgende boekhoudsoftware oplossing.
volledige audit trail
het laatste wat u nodig hebt is software die de gebruiker in staat stelt om transacties naar believen te verwijderen zonder enig spoor achter te laten van wat er gebeurd is. Helaas, basisoplossingen zoals QuickBooks niet automatisch bijhouden van alle transacties, die problematisch wordt als het gaat om het identificeren van frauduleus gedrag en het vinden van ontbrekende geld. Daarom kunnen mensen een transactie op QuickBooks verwijderen zonder een echte audit trail achter te laten, waardoor ze hier en daar een beetje kunnen afromen. Omgekeerd houdt de Gravity Software® (Gravity) cloud-based accounting-oplossing elke vermelding die ooit is gemaakt bij, waardoor elke transactie volledig wordt gecontroleerd.
voorgedefinieerde beveiligingsfuncties
met Gravity bepaalt u precies wie toegang heeft tot welke gegevens, bedrijfs-en financiële schermen, tot op het niveau van het veldattribuut. De volledige op rollen gebaseerde beveiliging van Gravity kan op verzoek worden toegewezen of opnieuw worden toegewezen, zodat gebruikers toegang hebben tot de gegevens die nodig zijn om hun werk effectief te doen.
Gegevenstransparantie
met zwaartekracht zijn de gegevens die u moet zien altijd beschikbaar wanneer u ze nodig hebt op basis van beveiliging. U heeft de mogelijkheid om gepersonaliseerde dashboards te maken voor belangrijke zakelijke statistieken die het meest cruciaal zijn voor uw dagelijkse activiteiten, in real time. Met behulp van Global Search of Advanced Find kunt u direct details zien over open facturen, betalingen en inventarisaantallen, om er maar een paar te noemen.
cloudbeveiliging
aangezien Gravity cloudgebaseerd is, hoeft u zich geen zorgen te maken over het verlies van gegevens die frauduleuze activiteiten kunnen bevestigen. Waarom? Gravity is gebouwd op het Microsoft Power Platform (aka Dynamics 365), een robuust platform dat meer dan 5 miljoen gebruikers wereldwijd host. U krijgt alle verbeterde beveiliging van het platform, volledige financiële rapportage, gebruiksvriendelijke interface, volledige audit trails en automatische replicatie, allemaal in een eenvoudig te gebruiken mobiele omgeving om al uw informatie beter te beschermen en verduistering bij uw bedrijf te voorkomen.
leer meer over de waardevolle veiligheidsfuncties voor gegevens die zijn opgenomen in Gravity-Software door te bellen naar 844-464-7284 of plan uw online demo vandaag nog.