• Articles
• admin

de aanbestedingsaudit is een stap in de aanbestedingsbeheercyclus en een essentieel onderdeel van het aankoopproces. Wanneer een bedrijf de middelen verwerft die het nodig heeft om zijn werk te voltooien en soepel te lopen, is het beheren van de uitgaven tot het einde verplicht om overbesteding te voorkomen en betrouwbare relaties met leveranciers op te bouwen voor toekomstige projecten.

inkoopbeheer omvat verschillende processen, waaronder de audit. De andere omvatten:

• aankooporders en-vorderingen
• verzoeken van Leveranciers
• contractonderhandelingen
• leveranciersmanagement
• goedkeuringen van bestellingen en facturen
• administratie

de audit evalueert specifiek uw aanbestedingscontracten en leveranciers om de nauwkeurigheid, efficiëntie en legitimiteit van de totale aanbestedingsinspanning te analyseren. De geproduceerde records zullen ook de toekomstige inkoopprocessen helpen vorm te geven.

uitgaven kunnen in elke vorm voorkomen. Directe kosten zoals salarissen van het personeel en verzekeringen, evenals productiekosten in verband met de grondstoffen in de productie. Indirecte kosten, zoals professionele diensten en reiskosten, zijn ook een overweging. Hoe zorgt u voor een goede zichtbaarheid van uw uitgavenactiviteiten en controleert u deze om marktconcurrentie te bereiken?

waarom u zich moet concentreren op auditprocedures

de afdeling inkoop heeft veel te doen als het gaat om het beheren en afdwingen van aanbestedingsprocedures. Het auditproces zal helpen met meerdere aspecten van de baan.

• Bestedingsprestaties: met Auditing kunt u een stap terug doen en zien waar uw geld naartoe gaat. Het vinden van nieuwe manieren om belemmeringen weg te nemen, te onderhandelen over sterkere leverancierscontracten, leveranciers van hogere kwaliteit te vinden en de uitgaven in het algemeen te optimaliseren, dragen allemaal bij aan een betere winstgevendheid.
• workflow stroomlijnen: wanneer u de kans hebt om inkoopprocessen te beoordelen, kunt u eenvoudig redundante of verouderde bedrijfspraktijken identificeren die uw inkoopcyclus vertragen. Bijvoorbeeld, je zou kunnen bestellen soortgelijke producten van meerdere leveranciers of leveranciers wanneer je ze samen zou kunnen compileren in een bulk bestelling.
• zichtbaarheid van de toeleveringsketen: voor directe aanbestedingsprocedures evalueert een gestructureerde evaluatie van de uitgaven formeel uw ecosysteem van de toeleveringsketen en voorkomt administratieve fouten. Leveranciers zelf zullen meer gemotiveerd zijn om hun eigen praktijken te evalueren als ze zien dat u de naleving van het beleid waardeert.
• legitimiteit: een audit detecteert en beschermt tegen frauduleuze facturen. Met zoveel aankopen elke dag, kan het gemakkelijk zijn voor rogue uitgaven te sijpelen door de mazen. Factureringssystemen zijn bijvoorbeeld de meest voorkomende vorm van fraude voor kleine bedrijven.
• risicomanagement: op soortgelijke wijze leiden uitgaven op malafide wijze vaak tot fraude en inbreuken op de naleving. Formele audits wijzen u in de juiste richting als het gaat om het nemen van corrigerende maatregelen tegen inbreuken op industriestandaarden en juridisch beleid.
• controlesporen: Het uitvoeren van uw eigen interne audits is zeker een stap in de goede richting, maar u hebt af en toe ook een externe audit nodig, hetzij van een ander bedrijf of overheidsinstantie. In beide gevallen hebt u al een audit trail.

verwacht niet dat alle voordelen van een audit van de ene op de andere dag zullen komen. Audit records helpen u incrementele verbeteringen aan te brengen als u onnodige kosten vermindert en contracten stroomlijnt zonder de kwaliteit van uw werk te beïnvloeden.

het proces voor het uitvoeren van Aanbestedingsaudits

Identificeer probleemgebieden in uw aanbestedingspraktijken, en uw bevindingen zullen leiden tot robuustere interne controles en u helpen de middelen te identificeren die nodig zijn voor interne operaties. Hieronder volgen enkele basisstappen in de richting van een impactvolle aanbestedingsaudit.

praat met Hoger Management

als u werkt in Inkoop, Inkoop of zelfs projectmanagement, moet het krijgen van supervisors aan boord met uw plannen een eerste prioriteit zijn. Haal alle input van de managers op, zodat u voorbereidingen kunt treffen en weet waar u uw inspanningen moet richten.

dit is een gelegenheid om aandacht te besteden aan alle punten van zorg. Zijn bepaalde leveranciers niet geven u de resultaten die u nodig hebt? Dan wil je misschien eerst daar beginnen. Op dezelfde manier moet een bepaald proces of beleid dat erkenning vereist bij het hogere management worden gebracht.

haal de Stakeholders erbij

bovenop de administratie zijn de stakeholders in de organisatie degenen die goedkeuringen geven en aankopen doen. Deze mensen zijn vaak niet bereid om de controle over hun middelen op te geven, dus het is belangrijk om hen ook uw intenties te laten begrijpen. Aantonen dat de audits bijdragen aan een betere integriteit in het aanbestedingsproces.

maak ook gebruik van de feedback die u van hen ontvangt. Bepaalde belanghebbenden bij het aankoopproces kunnen pijnpunten of specifieke veranderingen naar voren brengen die zij willen doorvoeren. Misschien is het aannemen van andere contracten in orde, of een bepaald proces of beleid moet worden overwogen.

Kijk door uw Aankoopformulieren

een aankooporder is het document dat uw bedrijf bij de leverancier indient voor een nieuwe aankoop. Kijk eerst door uw inkooporders en zorg ervoor dat ze volledig en nauwkeurig worden ingevuld. Specifieke gebieden om te onderzoeken zijn:

• PO nummers van bestelde artikelen
• leveranciersinformatie
• nauwkeurigheid van productbeschrijvingen en prijzen
• geautoriseerde handtekeningen

onthoud dat alle definitieve facturen of kwitanties die u nodig hebt, in de oorspronkelijke bestelling moeten worden weergegeven. AP moet in staat zijn om wat kruiscontroles te doen, zodat alles verantwoord is.

een gestructureerd overzicht van inkooporders biedt ook de mogelijkheid om de uitgaven van uw voorraad te vergelijken met andere soortgelijke afdelingen in uw branche. Gebruik lokale of nationale gemiddelden om te zien hoe je stack up met andere bedrijven en concurrenten.

ten slotte moet er rekening mee worden gehouden dat wanneer het Inkoopmanagement formeel inkooporders evalueert, alleen al de omvang van de verrichte transacties het proces kan bemoeilijken. Als u handmatig werkt, neem willekeurige monsters uit de lijst van orders van elke leverancier om te controleren.

Ga door elke leverancier op uw lijst

leverancier of leverancier selectie is een andere belangrijke verantwoordelijkheid van de afdeling inkoop. Naast het vinden van manieren om bulkorders te maken over meerdere afdelingen, controleer bij elk contract om te zien of het past in de normen van uw bedrijf. Zet alle organisaties die u koopt van als ze niet voldoen aan uw verwachtingen.

te verwerken variabelen zijn onder meer de volgende::

• Bulk kortingen, rabatten en andere manieren om geld te besparen
• Creditcard programma ‘ s
• Levering praktijken
• Nauwkeurigheid en duidelijke taal in het contract
• de Kwaliteit van de dienstverlening
• Reputatie van de leverancier in de markt
• Vergelijkingen met andere organisaties die vergelijkbare goederen en diensten

Wie weet? Een procurement audit zou kunnen ontdekken verborgen kortingen en manieren om op te slaan dat het project management zou kunnen hebben gemist op het eerste gezicht.

herziening bedrijfsbeleid

werk als auditor eindigt niet bij de verkopers. Het bepaalt ook de procedures binnen de organisatie met betrekking tot aanbestedingen, zoals het ondertekenen van documenten of het goedkeuren van contracten. Elke stap die medewerkers uitvoeren moet worden bekeken en geregistreerd om ervoor te zorgen dat alles is voltooid volgens de specificaties van Inkoopmanagement.

krijg ook feedback van uw medewerkers. Zijn de nieuwe protocollen die voortvloeien uit de audits van aanbestedingen te belastend om te doen? Moeten ze worden gewijzigd om beter te passen in de totale workflow van het bedrijf?

Maak een eindrapport

Bekijk uw bevindingen door een eindrapport samen te stellen en bespreek dit met het projectmanagement. Als gegevens wijzen op inefficiënte contracten, potentiële fraude of gebrek aan naleving, maak er dan een verslag van en bespreek manieren om de problemen op te lossen.

het verslag moet bruikbare inzichten bevatten om corrigerende maatregelen aan te moedigen, mede dankzij de tijdens het proces verzamelde aanbestedingsgegevens. Een beter inkoopproces katalyseert het vermogen van een bedrijf om inkoopactiviteiten te stroomlijnen, consistenter resources te ontvangen en de contractprestaties te beoordelen.

the Procurement Audit Checklist

er zijn veel processen, documenten, feedback en aanbestedingscontracten om bij te houden tijdens het projectbeheer. Om u op de hoogte te houden van alles en uw voortgang te meten, behandelt de volgende checklist de meeste verantwoordelijkheden van aanbestedingsaudits.

• voorbereiding: indirecte uitgaven zijn voor het projectmanagement bijzonder moeilijk te verwerken, omdat het niet precies vaststaat waar nieuwe aankopen worden gedaan. Begin met het organiseren van al uw aankopen, met inbegrip van die met vage contractvoorwaarden, gemiste kortingen, prijsverschillen, en andere potentiële problemen.
• inkooporders: gebruikt uw organisatie bijvoorbeeld Drieweg matching? Zijn er bescherming tegen fraude? En zijn de juiste autorisaties mogelijk tijdens het goedkeuringsproces? Je moet je bewust zijn van wat er gaande is gedurende het hele proces, van het maken van de bestelling tot het ontvangen ervan.
• selectie van Leveranciers: analyseer de uitvoering van elk contract en hoe het zich verhoudt tot de rest van uw portefeuille. Voldoet elk van hen aan uw normen en aan uw beleid? Wat is het proces voor het onboarden van een nieuwe leverancier wanneer het nodig is?
• betalingen: de factuurverwerking moet nauwkeurig, volledig en tijdig zijn. Houd een oogje op frauduleuze transacties zoals altijd. Trio matching kan hier ook een rol spelen.
• uw bevindingen rapporteren: Bepaal de corrigerende maatregelen die nodig zijn om de problemen op te lossen die bij de audit van de aanbesteding naar voren zijn gekomen. Wat kunnen we doen om risico ‘ s te verminderen, de efficiëntie te verhogen en de naleving van een projectmanagementproces in de toekomst te waarborgen?

maak uw eigen checklist op basis van uw eigen behoeften en omstandigheden. Elk bedrijf is anders als het gaat om de aankoop van zijn goederen en diensten, dus waarom niet uw oplossing op maat te maken?

best Practices voor Aanbestedingsaudit

wilt u wat extra tips en tactieken voordat u aan de slag gaat met deze taak die de manier waarop u alles wat uw bedrijf nodig heeft zal veranderen?

• huur een specifieke interne auditor in om deze taak uit te voeren: de afdeling inkoop zelf laten controleren is zowel ondoeltreffend als een potentieel belangenconflict. Je zou toch niet willen dat werknemers hun eigen prestatiebeoordelingen schrijven, dus geef het werk over aan een intern auditteam om een volledige, nauwkeurige en gestructureerde beoordeling te maken. Zo ‘ n team moet het huidige beleid en de behoeften van het project en de organisatie als geheel begrijpen.
• vergeet niet een papieren spoor aan te maken voor toekomstige auditing: zodra u alle verkoopgegevens, voorraadregisters, betaalrekeningen en andere documentatie met betrekking tot het auditproces hebt verzameld, weet u al precies hoe u dit opnieuw moet doen de volgende keer dat een audit in orde is. Werk de eerste keer aan het papierspoor om toekomstige cycli veel sneller te maken.
• plannen om aangepaste procedures in te voeren als reactie op uw bevindingen: een van de minst nuttige dingen die auditing van aanbestedingen kan doen, is het geven van algemeen advies als reactie op geconstateerde inefficiënties. Streven naar oplossingen op maat die specifiek van toepassing zijn op het soort organisaties waarvoor je werkt.
• begin met het gebruik van een aanbestedingsinstrument: Automatisering heeft ons al geholpen met grote delen van ons leven, en projectmanagement zal blij zijn om te weten dat er nu moderne oplossingen bestaan om inkoopcontrole sneller en eenvoudiger te maken.

jezelf concurrerend houden in een steeds groeiende markt is alles over het gebruik van de nieuwste tools voor de job. Laten we het in de volgende sectie Meer hebben over softwaretools met betrekking tot interne audit.

Tools, Software, and Automation

als het u lijkt dat audits een uitdaging zijn om uit te voeren, weet dan dat het aanpakken van de taak veel gemakkelijker is als u een geautomatiseerd systeem hebt om u te helpen. Online diensten bestaan nu die zijn ontworpen om taken zoals:

• gecentraliseerd beheer van records
• cloudgebaseerde samenwerking
• zichtbaarheid in de workflow ter bescherming tegen fraude of niet-naleving
• snelle vergelijkingen van de beste leveranciers
• real-time prijsanalyses voor het vergelijken van deals

een aanbestedingsinstrument kan ook auditing in het algemeen versnellen door automatisch de juiste documenten naar de juiste mensen te sturen, zodat geen belanghebbende niet geïnformeerd wordt. U vermindert ook sterk de mogelijkheid van menselijke fouten in het invoeren van gegevens en analytics. Het is duidelijk dat de toekomst van auditing en het inkoopproces in het algemeen zal afhangen van softwareautomatisering en de efficiëntievoordelen die het onvermijdelijk oplevert.