6 stappen om de prestaties van werknemers effectief aan te pakken
In een recente blog getiteld The Paralyzing Effects of Poor Performance besprak ik de psychologische drijfveren achter waarom veel leiders verlamd raken wanneer ze geconfronteerd worden met prestaties van werknemers.
In deze post wilde ik 6 bewezen stappen delen die, indien gevolgd, effectief alle problemen met de prestaties van werknemers zullen aanpakken waarmee een leider te maken zal krijgen, terwijl veranderingen binnen uw organisatie op een eenvoudige en niet-bevooroordeelde manier worden beà nvloed.
6 stappen om problemen met de prestaties van werknemers aan te pakken:
Stap 1: Prestaties eerst, oplossingen tweede
vaak keren leiders deze volgorde om door naar oplossingen te springen voordat ze het probleem met de prestaties adequaat hebben gedefinieerd.
dit is een grote fout
het definiëren van het prestatieprobleem is de basis voor dit proces om te werken zoals bedoeld.
als u dat niet doet, zult u ontdekken dat uw haast om het probleem op te lossen u eigenlijk heeft vertraagd.
u zult dan merken dat u het prestatieprobleem vele malen opnieuw bekijkt om duidelijkheid te zoeken.
effectieve leiders doen dit gewoon niet.
in plaats daarvan zoeken en vinden ze vanaf het begin duidelijkheid over de prestaties.
zij weten dat door te vertragen en zichzelf in staat te stellen om te beginnen met het effectief aanpakken van de prestatiekwestie(en) met duidelijkheid, langzaam snel wordt omdat ze nooit hoeven te stoppen en voortdurend terug hoeven te keren om de kernkwestie te definiëren.
Stap 2: Definieer de afwijking
de enige manier om het prestatieprobleem met duidelijkheid te definiëren is door de “afwijking” in prestatie te identificeren.
dat wil zeggen, wat moet de werknemer specifiek doen ten opzichte van wat hij feitelijk doet?
deze vergelijking tussen de werkelijke versus de beoogde en de contrasterende is een eenvoudige maar krachtige benadering.
nogmaals, uw doel is om volledige duidelijkheid te hebben over hun Prestatieafwijking voordat u verder gaat met stap 3.
Stap 3: Meld de afwijking
in eenvoudige taal meld de “afwijking” die u in Stap 2 hebt gedefinieerd.
gewoon “Vul de blanco’ s in ” bij deze Deviatieverklaring:
uw werknemer moet __________in plaats daarvan doen ze eigenlijk ________.
bijvoorbeeld, laten we zeggen dat uw werknemer, in dit geval, “Pat” is continu ontbreekt project deadlines.
hieronder vindt u hoe u deze Prestatieafwijking effectief kunt communiceren:
Pat, moet u 99% van al uw projectwerk op of van tevoren voltooien in plaats daarvan voltooit u uw projectwerk 70% op tijd.
nogmaals, uw doel is om kristalhelder te zijn over hun Prestatieafwijking en dit vervolgens te communiceren op een duidelijke en eenvoudige manier die geen excuses of heen en weer toestaat.
Stap 4: betrek hen bij de oorzaak(en)
dit is de sleutel: u moet hen betrekken bij het bepalen van de hoofdoorzaak van hun gedrag.
hen vragen bij te dragen aan het definiëren van de mogelijke oorzaken waarom zij niet naar behoren uitvoeren.
vaak hebben ze hulp nodig bij deze stap, dus gebruik de volgende twee vragen – die in de loop van de tijd zijn bewezen om definitieve vooruitgang te boeken-om u te helpen dit proces te starten:
:
- welke mogelijke oorzaken verhinderen u te bereiken wat u zou moeten bereiken?
- welk percentage van de bijdrage moet worden toegewezen aan elke mogelijke oorzaak?
bijvoorbeeld, laten we zeggen dat u en uw werknemer “Pat” de volgende oorzaken hebben gegenereerd voor hun Prestatieafwijking van “ontbrekende projectdeadlines”:
- te veel projecten
- onvoldoende Projectondersteunend personeel
- tijd die nodig is om stagiair op te leiden
- projectbeheersysteem traag/moet worden verbeterd
- conflicterende prioriteiten
vervolgens moet Pat de “meest waarschijnlijke oorzaak” bepalen door het bijdragepercentage toe te wijzen.
zo valt dit visueel op:
| Mogelijke Oorzaken | % van de Bijdrage |
| Te Veel Projecten | 5% |
| Niet Genoeg van Project Support Medewerkers | 15% |
| Tijd om te Trainen Intern | 25% |
| Project Management Systeem Upgraden | 20% |
| Tegenstrijdige Prioriteiten | 35% |
Stap 5: Selecteer de beste oplossing
Nu u gezamenlijk de meest waarschijnlijke oorzaak(en) hebt gedefinieerd, moet u vervolgens de beste oplossing(en) selecteren.
deze stap moet gewoon stromen als u de eerste 4 stappen grondig hebt gedaan.
in feite zou dit deel van het proces naadloos moeten verlopen omdat u voldoende informatie hebt om de beste oplossing “collectief” op een onpartijdige manier te selecteren.
de belangrijkste vraag in deze stap is:
“hoe ondersteunt onze collectieve oplossing de prestaties die we zouden moeten doen?”
het belangrijke punt hier is dat u een dialoogvenster hebt over hoe de collectieve oplossing (en) hen inderdaad in staat zal stellen om het “MOETEN”te bereiken.
dit dialoogvenster is de sleutel tot de zesde en laatste stap in het aanpakken van problemen met de prestaties van werknemers.
Stap 6: definieer gevolgen
Dit is de ene stap waar de meeste leiders aarzelen of verminderen-niet doen!
er moeten gevolgen zijn voor slechte prestaties of anders heeft u nooit invloed op verandering.
wat zijn ze en hoe moet je ze implementeren?
het eenvoudige doel hier is om de werknemer de mogelijke gevolgen te laten definiëren als ze niet het “zou” deel van de vergelijking vertonen.
de belangrijkste vraag die in deze stap zal worden behandeld, is de volgende:
” als ze blijven presteren op de werkelijke manier versus hoe ze moeten presteren, wat zou dan de juiste consequentie(s) zijn en binnen welk tijdsbestek?”
gebruik Eenvoudig basis brainstormtechnieken in samenwerking met de werknemer om gevolgen te genereren die zowel reëel als uitvoerbaar zijn.
deze variëren vaak van acties om extra middelen te verschaffen, het opnieuw ontwerpen van taken of het uiteindelijke gevolg van verlies van banen.
in de toekomst:
samengevat leren en gebruiken effectieve leiders deze zes stappen om hun organisatie in staat te stellen van de individuele werknemer de bijdrage te verkrijgen die zij gewoon moet hebben.
door gebruik te maken van een genormaliseerde en “niet-oordelende” analyse waarbij de werknemer specifiek betrokken is met echte en vooraf gedefinieerde kenmerken voor succes, kunt u niet alleen prestatieproblemen specifiek aanpakken als ze zich voordoen, maar ook een concreet actieplan formuleren om te voorkomen dat ze zich in de toekomst voordoen, terwijl veranderingen binnen de organisatie worden beïnvloed.
op zijn beurt wordt ook voldaan aan de behoeften van de individuele werknemer, aangezien zij met duidelijkheid en inhoudelijke gevolgen hebben gedefinieerd wat er gebeurt wanneer niet voldoende aan hun prestatieverwachtingen wordt voldaan.