5 eenvoudige stappen naar de Perfect Lessons Learned Session
dit gezegd zijnde, heb ik een eenvoudig 5 stappen proces voor het uitvoeren van een zeer succesvolle lessons learned session. Het is eenvoudig, maar dat zou het moeten zijn. Het is niet veel anders dan elke andere vergadering, maar het kan een gevoelig onderwerp voor sommigen en moeilijk om mensen weer bij elkaar te brengen als het project is afgelopen of bijna voorbij. Zo simpel is het beste. De vijf stappen…
plannen vooruit. Je kunt gewoon aan een ronde tafel gaan zitten met alle belangrijke stakeholders en rond de kamer gaan. Het probleem met dat is wat zou moeten duren 1-2 uur kan gaan op de hele dag, dus als de goede vergadering facilitator die u bent u van plan vooruit in plaats van alleen bellen het in. Plan een datum, tijd en locatie en laat het goedkeuren door de klant. Houd in gedachten dat Voor zoiets als deze co-locatie niet echt nodig is. In feite is het zien van elkaar niet echt nodig, dus een conference call moet doen, tenzij je het combineert met een groot project evenement dat ik niet zou aanraden. De enige uitzondering is dat ik ben een grote voorstander van meerdere lessen geleerd sessies gehouden gedurende een project betrokkenheid – meestal samenvalt met een belangrijke leverbare sign off / goedkeuring, dus als je op dezelfde plaats voor iets als dat dan geweldig.
maar voor het eenmalige einde van de sessie over geleerde projectlessen, plan een agenda, bedenk een aantal van uw eigen voor-en nadelen als discussiestarters en stuur ze naar alle belanghebbenden als onderdeel van de informatie-uitwisseling en uitnodigingscommunicatie. Het zal helpen om het denkproces op gang te krijgen, omdat de meeste belanghebbenden zich echt ongemakkelijk voelen met de sessies en onervaren zijn met deze sessies en niet weten wat ze aan tafel moeten brengen. Uw vooraf communicatie en startset zal helpen om de bal aan het rollen te krijgen wanneer de eigenlijke sessie van start gaat. Voel je vrij om deze eerste informatie te verzamelen met het team om de discussie verder te ontwikkelen met meer en dieper materiaal – het perspectief van vijf of zes mensen om dingen te beginnen dient niet alleen voor een betere discussie buiten de poort, maar moet helpen de vergadering in het algemeen te verkorten.
vooruit sturen. Stuur vervolgens deze informatie die u en het team hebben voorbereid naar alle stakeholders voor beoordeling. Zoals hierboven vermeld, zal het hen helpen om deze soms ongemakkelijke sessie meer voorbereid en meer begrip van de algemene focus van de vergadering te komen… waardoor de vergadering en informatie worden gedeeld meer behulpzaam, gericht en productief.
feedback krijgen. Krijg feedback van de geplande stakeholders. Velen hebben niet meer informatie nodig, maar een paar kunnen nog steeds richting nodig hebben of belangrijke deelnemers kunnen een datumwijziging aanvragen zodat ze aanwezig kunnen zijn. Welke feedback je ook krijgt-zelfs als het opmerkingen zijn over de plussen en minnen die je hebt verzonden om het feest op te starten – zal nuttig zijn voor de algemene doelstellingen van de vergadering. De missie is om informatie te delen en dit tijdig en gecontroleerd te doen.
gedrag. Ga vervolgens verder met de geleerde lessen sessie. Maak goede notities of laat iemand in het team goede notities maken – het moet iemand zijn die het project heeft doorlopen en de ups en downs heeft ervaren, zodat ze de discussie en eventuele opmerkingen begrijpen. Er zal veel hoofd knikken-of hoofd schudden.
Follow-up. Tot slot, follow-up. Volg elke belangrijke vergadering of discussie altijd op met de notities van de vergadering en stuur deze naar alle deelnemers en voorgestelde deelnemers die niet aanwezig waren. De sleutel is altijd om ervoor te zorgen dat iedereen heeft een stem en dat iedereen op dezelfde pagina aan het einde van de dag. Vraag 24 uur om feedback, reviseer de notities en stuur nog een laatste keer terug.
samenvatting / oproep voor input
Lessons learned is all about understanding what you all did “right” and what you all have done “better.”Het gaat niet om vinger wijzen. Het gaat over leren. Wat vindt u van de geleerde lessen – voert u de sessie regelmatig uit? Wat vind je van deze lijst – wat zou je eraan veranderen?