11 tips voor het selecteren en implementeren van een ERP-systeem
Enterprise resource planning (ERP) – systemen vormen de ruggengraat van moderne bedrijven. De flexibiliteit die wordt geboden door een modern ERP-systeem dat wordt ondersteund door aangescherpte bedrijfsprocessen, kan elk bedrijf helpen om te concurreren in de huidige zakelijke omgeving, die zwaar is getroffen door verstoringen van de toeleveringsketen en verstoringen van de traditionele bedrijfsvoering als gevolg van werknemers die vanuit huis werken als gevolg van COVID.
als uw organisatie puntoplossingen aan elkaar heeft geknutseld of samen hinkt met een legacy, on-premise ERP-platform, kan het tijd zijn om te investeren in het reviseren van hoe uw bedrijf werkt.
een ERP-implementatie of-migratie kan een ontmoedigend vooruitzicht zijn, vooral voor organisaties met verouderde bedrijfsprocessen die zijn aangepast aan de beperkte functionaliteit van hun huidige enterprise stack. De volgende tips kunnen organisaties echter helpen bij het selecteren van de juiste ERP-leverancier en het implementeren van het nieuwe systeem met een minimum aan pijn en een maximum aan succes.
de organisatorische basis leggen
voordat het vendorselectieproces wordt gestart, moeten organisaties eerst de basis leggen door de vereiste politieke, organisatorische, veranderingsmanagement-en governancekwesties vooraf aan te pakken.
elke organisatie ervaart machtsstrijd en politieke kwesties die voortvloeien uit de verschillende mandaten en druk waaronder haar verschillende groepen werken. Een klassiek voorbeeld? De strijd tussen IT-Security beoefenaars en “shadow IT”, waarin branches van het bedrijfsleven technologie implementeren zonder expliciete it-goedkeuring. Dan is er de fundamentele menselijke natuur rond verandering, waarbij sommige individuen proberen om evolutionaire verschuivingen in het bedrijf aan te sturen, terwijl anderen meer resistent tegen verandering blijken te zijn en zich zorgen maken dat nieuwe technologieën hun dagelijkse werkroutines zullen verstoren, of zelfs hun baan zullen afnemen.
omdat een ERP-implementatie zo diepgaand is en van invloed is op elk aspect van het bedrijf, moeten bedrijven politieke problemen oplossen voordat ze verder gaan. Ze moeten veranderingsmanagementprocessen invoeren, zorgen van werknemers aanpakken door middel van transparantie en training, en governance-vragen oplossen. Van wie is de ERP? Als je naar een SAAS-model verhuist, wat gebeurt er dan met het interne model? Die vragen moeten worden beantwoord voordat potentiële leveranciers worden gebracht in.
reviseer uw processen
het implementeren van een nieuw ERP — systeem is een geweldige kans om te heroverwegen — en optimaliseren-hoe uw organisatie werkt. Het samenstellen van een lijst van de huidige bedrijfsprocessen en proberen om ze te repliceren in een nieuw ERP-systeem is de verkeerde manier om te gaan.
in plaats daarvan zouden bedrijven een ERP-implementatie of-migratie moeten gebruiken als een cruciaal onderdeel van hun digitale transformatie-inspanningen. Forrester analist Liz Herbert zegt dat bedrijven oefeningen als
of
moeten overwegen om nieuwe en creatieve manieren te verkennen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Organisaties moeten ook het brainstormproces openen om niet alleen afdelingsleiders, maar ook eindgebruikers, zelfs klanten en partners, te omvatten.
Zet uw gegevens op een Rij
bedrijven die overstappen naar het samenvoegen van een verscheidenheid aan puntproducten, eigen apps of een oud ERP-systeem in een modern, uitgebreid ERP-platform moeten overwegen of hun gegevensverzamelingsmogelijkheden up-to-speed zijn.
zoals ABI-onderzoeksanalist Michael Larner het stelt: “hoe robuust is de bron van informatie waaruit de oplossing informatie kan verkrijgen, om een enkele versie van waarheid te bieden.”Dit is vooral belangrijk omdat bedrijven worstelen met supply chain problemen en moeten real-time inzicht in end-to-end systemen die meerdere functies kunnen omvatten, zoals e-commerce sites, verkoop, facturering, productie, voorraadbeheer, levering, ondersteuning, of klantenservice.
Focus op kritische zakelijke vereisten
organisaties willen zeker snel de vruchten plukken van het nieuwe ERP-systeem zo snel mogelijk, maar Lisa Anderson, voorzitter van LMA Consulting Group, waarschuwt dat het beter is om de tijd te nemen om het vendor selection proces goed te krijgen dan om te haasten in iets waar je later spijt van zou kunnen krijgen.
bij het selecteren van Leveranciers komen grote organisaties vaak met een lijst van tientallen en tientallen zakelijke vereisten. En de meeste verkopers zullen je vertellen dat ze allemaal kunnen voldoen. Anderson raadt aan om de tijd te nemen om die lijst af te snijden tot een paar kritische bedrijfsprocessen die unieke functionaliteit hebben of een belangrijke zakelijke differentiator bieden. Ze voegt eraan toe dat bedrijven de leveranciers specifiek moeten pinnen op wat er nodig is om die kritieke bedrijfsfuncties te verbeteren in termen van kosten, tijd, complexiteit en training.
Plan voor de toekomst
Larner benadrukt dat het selecteren van een leverancier die dezelfde functionaliteit biedt als u nu hebt nooit genoeg is, vooral wanneer u naar de cloud migreert. Het implementeren van een nieuw ERP-systeem is een geweldige kans om gebruik te maken van geavanceerde data-analytics en simulaties zoals digitale threads of digitale twin-technologie, bijvoorbeeld om te anticiperen op toekomstige behoeften en zorgen, zegt Larner.
vraag leveranciers wat hun platforms bieden om ervoor te zorgen dat uw bedrijf verder gedijt dan de implementatie. “Helpt het me te begrijpen wat er vandaag gebeurt en wat er morgen zal gebeuren. Kan het anticiperen op tekorten of knelpunten? Dat brengt de upgrade van het ERP-systeem van een eenvoudige inkooptool naar een strategische tool”, zegt Larner.
voer een demo uit aan het begin van het proces
veel organisaties doorlopen het gehele leveranciersselectieproces en brengen de winnende bieder vervolgens naar binnen om een demo uit te voeren die de werknemers laat zien hoe het nieuwe systeem eruit zal zien. Een betere aanpak, zegt Herbert, is om een of twee leveranciers in te schakelen om een demo uit te voeren aan het begin van het proces, zodat werknemers de mogelijkheden van het nieuwe systeem kunnen voorstellen als er nog een mogelijkheid voor feedback is en, vanuit een politiek perspectief, het niet overkomt als een fait accompli dat wordt gedwongen op werknemers zonder voorafgaande kennisgeving.
Partner voor de lange termijn
voor de meeste organisaties zal de overgang naar een nieuw ERP-systeem externe hulp nodig hebben, hetzij vanwege interne IT-personeelsproblemen, tijdsdruk of gebrek aan vaardigheden. Volgens Anderson betekent dit het maken van een moeilijke keuze met aanzienlijke impact: werkt u samen met de ERP-leverancier, met een reseller of systeemintegrator die bij de ERP-leverancier is aangesloten, of met een onafhankelijke technologieprovider of consultant?
zoek een partner die diepgaande expertise in de sector heeft, uw bedrijfsprocessen van binnen en van buiten begrijpt en een track record heeft van procesexpertise. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de ERP-leverancier en/of externe partner het wereldwijde bereik heeft om aan uw eisen te voldoen. Vergeet niet, als je eenmaal een ERP beslissing, je bent toegewijd voor de lange termijn.
maak gebruikerservaring een prioriteit
het is van cruciaal belang om niet alleen de software zelf te overwegen, maar ook hoe gemakkelijk het voor eindgebruikers is om de nieuwe systemen te leren en te bedienen. Het laatste wat je wilt is software implementeren die mensen uitschakelt en iets wordt dat ze vermijden totdat ze absoluut gedwongen zijn om het te gebruiken.
Controleer wat de leverancier biedt op het gebied van sjablonen, online gidsen, trainingsmateriaal, communities en forums. Hoe ziet onboarding eruit? Is er een self-service-optie zodat eindgebruikers zonder tussenkomst van IT aan de slag kunnen?
zorg ervoor dat de nieuwe ERP integreert met andere apps
het ERP-systeem werkt niet in een vacuüm. De IT-afdeling is nog steeds verantwoordelijk voor het soepel functioneren van complete bedrijfsprocessen. ERP-toepassingen werken samen met databases, legacy-apps, andere SaaS-toepassingen zoals CRM en industriespecifieke apps zoals kwaliteitsbeheer in de productie. Bedrijven moeten begrijpen hoe goed het nieuwe ERP-systeem kan integreren met de rest van de IT-infrastructuur. Ontdek welke soorten API ‘ s worden aangeboden.
het debat over Maatwerk Versus standaardisatie oplossen
in de ERP-wereld is er een constante touwtrekkerij tussen maatwerk en standaardisatie. Organisaties worden vaak verleid om hun eigen ERP-apps te bouwen om bedrijfsprocessen of gebruikerservaringen te verbeteren. Na verloop van tijd, echter, de proliferatie van aangepaste apps kan problemen in termen van consistentie en updatability creëren. Standaardisatie stelt bedrijven in staat om op het leverancierspad te blijven en te profiteren van innovaties die zijn ontwikkeld door de SaaS-provider, zegt Herbert.
de trend is tegenwoordig meer richting standaardisatie, dus organisaties moeten beleid en procedures hebben om ervoor te zorgen dat de bedrijven niet te ver afwijken van het leverancierspad, terwijl ze toch wat maatwerk mogelijk maken wanneer het zakelijk zinvol is. Herbert zegt dat een 80/20 split een goede maatstaf is om te volgen.
Profiteer van agile en low-code
oudere ERP-systemen worden vaak beschreven als inflexibele monolieten die niet met de snelheid van het bedrijfsleven kunnen worden bijgewerkt, simpelweg vanwege de manier waarop ze zijn ontworpen. Met de recente verschuiving naar agile software ontwikkeling en de Algemene democratisering van IT mogelijk gemaakt door ontwikkelingen zoals low-code of no-code ontwikkeling omgevingen, kunnen bedrijven dat veranderen.
Herbert zegt dat in het verleden ontwikkelaars schuw waren over het uitrollen van een nieuwe ERP-update omdat het storend zou kunnen zijn voor het bedrijf en mensen waren “bang om iets aan te raken dat het systeem zou kunnen neerhalen.”Maar als organisaties vertrouwd raken met SaaS-applicaties die regelmatig worden bijgewerkt, is er een kans om agile ontwikkelingsprincipes toe te passen op het ERP-systeem. “Agile is een enorme verschuiving in ERP-implementatie”, zegt Herbert. “Je hoeft niet elke use case, elk functioneel stuk vooraf te plannen. Je kunt iteratief zijn in wat je bouwt en wat je consumeert.”
en met low-code-en no-code-opties kunnen bedrijven veilig verbeteringen in bedrijfsprocessen aan de randen ontwikkelen zonder het kern-ERP-systeem te beïnvloeden. Natuurlijk, Herbert voegt eraan toe dat organisaties die deze route ook moeten de juiste governance op zijn plaats.