회계 데이터 보안:횡령 방지를위한 9 가지 팁
많은 중소 기업 지도자는 신문 표제에서 읽거나 텔레비젼 범죄 드라마에 보는 것으로서만 횡령의 생각한다. 그러나 그것은 실제로 당신이 생각하는 것보다 훨씬 더 일반적입니다. 2020 년 글로벌 삼일 조사에 따르면 기업의 거의 절반이 지난 24 개월 동안 어떤 종류의 사기를 경험했습니다. 그 사건 중 거의 40%는 회사 내부의 사람들에 의해 저질러졌으며 일부 10%는 내부 및 외부 범인 간의 공모를 통해 발생했습니다.
전문가들은 중소기업은 팀 구성원 간의 긴밀한 관계가 재정 문제에 대한 조사가 줄어들고 공식적인 감독 메커니즘이 적기 때문에 실제로 사기에 더 취약하다고 말합니다. 이러한 기업에 대한 사기의 영향은 대기업보다 크기 때문에 비즈니스 리더는 조직의 재무를 보호하는 데 도움이되는 더 나은 보안 조치를 취해야합니다. 횡령에서 너의 회사를 보호하기 위하여 여기 어떻게에 몇몇 끝은 있는다.
횡령에 대한 사전 대응
모든 유형의 금전 거래를 처리 할 사람을 고용 할 때 직감을 넘어서서 참고 문헌을 확인하고 배경 조사를 실시하십시오. 일단 그들이 선내에 있으면,안락한 당신이 직원과 느끼다 어떻게 할지라도 일상적인 안전 장치를 그 자리에 지키십시오. 그렇지 않으면 윤리적 인 사람들은 유혹에 굴복 할 수 있지만 사기꾼은 횡령을 쉽게하기 위해 의도적으로 귀하의 신뢰를 구하거나(그리고/또는 더 많은 시간과 책임을 위해 자원 봉사)할 수 있습니다. 어느 쪽이든,당신은 사기의 경우에 대한 제로 관용 정책을 유지해야합니다.
개별 회계 책임
한 사람 만 모든 재무 기록 관리를 처리하고 시스템에서 일상적인 교차 검사를 허용하지 않으면 위험이 증가합니다. 이상적으로,당신의 사내 현금 처리 및 회계 작업은 상호 교환 금융 거래를 확인 적어도 두 명의 직원과 별도로 수행되어야한다. 예를 들어,현금 거래와 관련된 개인은 은행 화해를해서는 안됩니다.
휴가 시행
몇 가지 유형의 사기는 이전 송장에 다음 고객 지불을 적용하여 과거의 일부 돈이 전환되었다는 사실을 숨기는 것과 관련이 있습니다. 이는 직원이 여전히 존재하는 경우에만 계속 될 수 있습니다. 강제 휴가는 사건의 사슬을 끊을 것이다.
내부 통제 수립
재무 데이터로 신뢰하는 사람을 매우 선택해야하며 수표 처리,비용 상환,초과 근무 등에 대한 다단계 승인이 필요합니다. 당신은 당신이 충분한 예방 조치를 취하고 있는지 여부를 측정하기 위해 공인 사기 심사관의 협회에 의해 출판이 체크리스트를 수행 할 수 있습니다.
은행 명세서 재확인
은행 조정 보고를 자동화하고 의심스러운 활동을 검토합니다. 경고 표지판에는 누락 또는 순서 외 검사,알 수없는 수신자 또는 지시 사항에 따라 입금되는 대신 제 3 자에게 서명 된 검사가 포함될 수 있습니다.
표준 감사 유지
정기적으로 수행되는 재무 보고서 일정을 유지하십시오. 당신은 또한 때때로 당신의 가장 중요한 비즈니스 기능을 향해 대상으로 비 예정,예기치 않은 감사를 수행 할 수 있습니다.
사기 방지에 대한 직원 교육
비즈니스의 재정적 끝에 관련된 모든 사람이 예방 절차 및 경고 신호에 대해 잘 알고 있고 문제가 발견되면 어떻게 해야 할지 알고 있는지 확인하십시오. 익명보고 시스템은 최대 말을 휘파람 송풍기가 더 쉽다 만들 수 있습니다.
비즈니스 및 신용 계정을 분리 하 고 안전 하 게 유지
두 가지를 혼합 혼동 될 수 있습니다 및 비즈니스 비용을 추적 하 고 정확한 세금 보고서를 작성 하는 경우 문제가 될 수 있습니다. 회사 신용 카드를 사용할 수있는 사람에 대해 매우 선택적이어야합니다.
전문가 지원 고려
스스로 해결하기에는 사기 문제가 너무 복잡해지면 핵심적인 문제를 해결하고 무슨 일이 일어나고 있는지 정확히 파악할 수 있는 공인 사기 심사관을 고용하는 것을 고려하십시오.
범죄 단속: 올바른 회계 소프트웨어가 어떻게 도울 수 있는가
위에 제시된 단계 외에도 올바른 회계 소프트웨어를 선택하고 구현하는 것은 회사의 힘들게 벌어 들인 자금의 횡령을 방지하는 방향으로 먼 길을 갈 수 있습니다. 클라우드 회계 소프트웨어는 안전한 재정을 유지하기 위해 강력한 보안 조치를 제공하면서,사기로 이어질 수 있습니다 당신의 작업에 사각 지대를 제거 할 수 있습니다. 여기 너의 다음 회계 소프트웨어 해결책안에 찾을 것이다 몇몇 것은 있는다.
전체 감사 추적
마지막으로 필요한 것은 사용자가 일어난 일의 흔적을 남기지 않고 마음대로 거래를 삭제할 수있는 소프트웨어입니다. 불행히도 퀵북과 같은 기본 솔루션은 모든 거래 기록을 자동으로 유지하지 않으므로 사기 행위를 식별하고 누락 된 돈을 찾는 데 문제가 있습니다. 따라서 사람들은 진정한 감사 추적을 떠나지 않고 퀵 북에서 트랜잭션을 삭제할 수 있으므로 여기 저기에 조금 훑어 볼 수 있습니다. 반대로,중력 소프트웨어(중력)클라우드 기반 회계 솔루션은 모든 트랜잭션에 대한 전체 감사 추적을 유지,지금까지 만들어진 모든 항목을 추적합니다.
사전 정의 된 보안 역할
중력을 사용하면 필드 속성 수준까지 데이터,회사 및 재무 화면에 액세스 할 수있는 사람을 정확하게 제어 할 수 있습니다. 중력의 전체 역할 기반 보안을 할당하거나 사용자가 효과적으로 작업을 수행하는 데 필요한 데이터에 대한 액세스를 제공,필요에 따라 다시 할당 할 수 있습니다.
데이터 투명성
중력에 따라,당신이 볼 필요가 데이터는 보안을 기반으로 필요할 때 항상 사용할 수 있습니다. 일상 업무에 가장 중요한 주요 비즈니스 메트릭에 대한 개인화된 대시보드를 실시간으로 만들 수 있습니다. 글로벌 검색 또는 고급 찾기를 사용하면 공개 송장,지불 및 재고 수에 대한 세부 정보를 즉시 볼 수 있습니다.
클라우드 보안
중력은 클라우드 기반이므로 사기 행위를 확인할 수 있는 데이터 손실에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 왜? 중력은 마이크로 소프트 파워 플랫폼(일명 역학 365),전 세계적으로 5 백만 이상의 사용자를 호스팅하는 강력한 플랫폼을 기반으로했다. 당신은 더 나은 모든 정보를 보호하고 회사에서 횡령을 방지하기 위해 사용하기 쉬운 모바일 환경에서 모든 플랫폼의 향상된 보안,완벽한 재무보고,사용자 친화적 인 인터페이스,전체 감사 추적 및 자동 복제를 얻을.
844-464-7284 로 전화하거나 오늘 온라인 데모를 예약하여 중력 소프트웨어에 통합 된 중요한 데이터 안전 기능에 대해 자세히 알아보십시오.