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조달 감사는 조달 관리 주기의 한 단계이며 구매 프로세스의 필수적인 부분입니다. 비즈니스가 작업을 완료하고 원활하게 실행하는 데 필요한 자원을 조달 할 때 끝날 때까지 지출을 관리하는 것은 과도한 지출을 방지하고 향후 프로젝트를 위해 공급 업체와 신뢰할 수있는 관계를 구축하는 데 필수적입니다.

조달 관리는 다양한 프로세스를 다루며 그 중 하나는 감사입니다. 다른 것들은 다음과 같습니다:

• 구매 주문 및 요청
• 공급 업체로부터의 요청
• 계약 협상
• 공급 업체 관리
• 주문 및 송장 승인
• 기록 유지

감사는 조달 계약 및 공급 업체를 구체적으로 검토하여 다음 사항을 충족하도록 합니다.전체 조달 노력의 정확성,효율성 및 정당성을 분석합니다. 생산 된 기록은 미래의 조달 프로세스를 형성하는 데 도움이 될 것입니다.

지출은 어떤 형태로든 발생할 수 있습니다. 직원 급여 및 보험 등의 직접 비용뿐만 아니라 제조 원료와 관련된 생산 비용. 전문 서비스 및 여행 비용과 같은 간접 비용도 고려 사항입니다. 당신은 어떻게 당신의 지출 활동에 대한 적절한 가시성을 활성화하고 시장 경쟁력을 달성하기 위해 그들을 감사합니까?

감사 절차에 중점을 두어야 하는 이유

구매 부서는 조달 관행을 관리하고 집행하는 데 많은 노력을 기울이고 있습니다. 감사 프로세스는 작업의 여러 측면에 도움이 될 것입니다.

• 지출 성과:감사를 통해 뒤로 물러나서 돈이 어디로 가고 있는지 확인할 수 있습니다. 장벽을 줄이고,더 강력한 공급 업체 계약을 협상하고,더 높은 품질의 공급 업체를 찾고,일반적으로 지출을 최적화하는 새로운 방법을 찾는 것은 모두 더 나은 수익성에 기여합니다.
• 워크플로 간소화:구매 프로세스를 검토할 기회가 있으면 구매 주기를 늦추는 중복되거나 사용되지 않는 비즈니스 관행을 쉽게 식별할 수 있습니다. 예를 들어,대량 순서로 함께 컴파일 할 수있을 때 여러 공급 업체 또는 공급 업체로부터 유사한 제품을 주문할 수 있습니다.
• 공급망 가시성:직접 조달 절차의 경우,지출을 체계적으로 검토하여 공급망 생태계를 공식적으로 평가하고 관리 오류를 방지합니다. 공급 업체 자체는 정책 준수를 중요시하는 것을 볼 때 자신의 관행을 평가하는 데 더 많은 동기를 부여 받게됩니다.
• 합법성:감사는 사기 송장을 탐지하고 보호합니다. 매일 만든 너무 많은 구매,균열을 통해 침투 하는 불량 지출에 대 한 쉽게 될 수 있습니다. 청구서 발송 계획은,예를 들면,소기업을 위해 사기의 일반적인 모양 이다.
• 위험 관리:유사한 메모에서 불량 지출은 종종 사기 및 규정 준수 위반으로 이어집니다. 공식적인 감사는 업계 표준 및 법률 정책 위반에 대해 시정 조치를 취할 때 올바른 방향으로 안내합니다.
• 감사 추적: 자신의 내부 감사를 실행하는 것은 확실히 올바른 방향으로 단계입니다,하지만 당신은 때때로 다른 기업이나 정부 기관에서 중,뿐만 아니라 외부 감사가 필요합니다. 두 경우 모두,당신은 이미 장소에 감사 추적을해야합니다.

감사의 모든 혜택이 하룻밤 사이에 올 것으로 기대하지 마십시오. 감사 기록을 통해 불필요한 비용을 절감하고 작업 품질에 영향을 주지 않으면서 계약을 간소화할 수 있습니다.

조달 감사 구현 프로세스

조달 관행에서 문제 영역을 식별하면 조사 결과는 더욱 강력한 내부 통제를 추진하고 내부 운영에 필요한 리소스를 식별하는 데 도움이 됩니다. 다음은 영향력있는 조달 감사를 향한 몇 가지 기본 단계입니다.

더 높은 경영진과 대화

구매,조달 또는 프로젝트 관리 분야에서 일하는 경우,감독자를 계획에 따라 기내에 배치하는 것이 최우선 과제가되어야합니다. 너가 준비하,너의 노력을 초점을 맞추기 위하여 어디에 알 수 있는다 하기 위하여 매니저에게서 어떤 입력을 줍으십시요.

이것은 우려의 영역을 강조 할 수있는 기회입니다. 특정 공급자는 당신에게 당신이 필요로 하는 결과를 주지 않는가? 그럼 당신은 먼저 시작 할 수 있습니다. 마찬가지로,승인을 요구하는 정책 또는 어떤 특정한 과정든지 위 관리로 제기되어야 한다.

이해관계자도 참여하기

행정부 외에 조직의 이해관계자는 승인을 주고 구매를 하는 사람이다. 그들의 자원에 통제를 포기하게 이 사람은 수시로 기꺼이 하지 않는다,그래서 그들이 너의 기도를 마찬가지로 이해하게 하는것은 중요하다. 감사가 조달 과정안에 더 나은 완전성에 공헌하는 것을 보이십시요.

그들로부터받은 피드백을 활용하십시오. 조달 관리 프로세스의 특정 이해 관계자는 제정 할 통증 포인트 또는 특정 변경 사항을 가져올 수 있습니다. 아마도 다른 계약을 채택하는 것은 순서에,또는 특정 프로세스 또는 정책은 고려가 필요합니다.

구매 양식 살펴보기

구매 오더는 회사가 새 구매를 위해 공급업체에 제출하는 문서입니다. 너의 구매발주를 통해서 첫째로 보고 그들이 밖으로 완전하게 그리고 정확하게 기입된다 것 을 확인하십시요. 검사 할 특정 필드는 다음과 같습니다:

• 주문된 품목 번호
• 공급업체 정보
• 제품 설명 및 가격 책정의 정확성
• 승인된 서명

최종 송장 또는 영수증은 원래 구매 주문서에 반영해야 함을 기억하십시오. 모든 것을 설명 할 수 있도록 교차 검사를 할 수 있어야합니다.

구매 주문을 구조적으로 검토하는 것도 귀사의 재고 지출을 귀사의 업계의 다른 유사한 부서와 비교할 수 있는 기회입니다. 지역 또는 전국 평균을 사용하여 다른 회사 및 경쟁 업체와 어떻게 쌓여 있는지 확인하십시오.

마지막으로,조달 관리가 공식적으로 구매 주문을 평가할 때,이루어진 거래의 양은 프로세스를 어렵게 만들 수 있음을 명심하십시오. 수동으로 작업하는 경우 각 공급 업체의 주문 목록에서 무작위 샘플을 가져 와서 다시 확인하십시오.

목록에있는 각 공급 업체를 통해 이동

공급 업체 또는 공급 업체 선택은 조달 부서의 또 다른 주요 책임입니다. 여러 부서에서 대량 주문을 할 수 있는 방법을 찾는 것 외에도 각 계약을 확인하여 비즈니스 표준에 부합하는지 확인하십시오. 당신의 기대에 부응하지 않는 경우에 당신이에서 구매하는 어떤 조직든지 곁에 두십시오.

설명할 변수는 다음과 같습니다:

• 대량 할인,리베이트,돈을 절약 할 수있는 다른 방법
• 신용 프로그램
• 배달 관행
• 계약의 정확성과 명확한 언어
• 제공되는 서비스의 품질
• 시장에서 공급 업체의 평판
• 비교 유사한 상품과 서비스를 제공하는 다른 조직과

누가 알 겠어? 조달 감사 숨겨진된 할인 및 프로젝트 관리 첫 눈에 놓친 수도 저장 하는 방법을 발견 수 있습니다.

회사 정책 검토

감사인으로서의 작업은 공급업체로 끝나지 않습니다. 또한 문서 서명 또는 계약 승인과 같은 조달에 관한 조직 내의 절차를 결정합니다. 직원 수행 하는 모든 단계 보고 하 고 모든 조달 관리의 사양 완료 되도록 기록 해야 합니다.

직원들로부터 피드백을 받으십시오. 조달 감사에 의해 새로운 프로토콜이 너무 부담 스럽습니까? 그들은 더 나은 회사의 전반적인 워크 플로우에 맞게 변경해야?

최종 보고서 작성

최종 보고서를 작성하여 결과를 검토하고 프로젝트 관리와 논의하십시오. 데이터가 비효율적 인 계약,잠재적 인 사기 또는 규정 준수 부족을 암시하는 경우이를 기록하고 문제를 해결하는 방법을 논의하십시오.

보고서는 시정 조치를 장려하기 위해 실행 가능한 통찰력을 포함해야하며,프로세스 중에 수집 된 조달 데이터에 의해 강화되어야합니다. 더 나은 조달 프로세스는 조달 운영을 간소화하고,보다 일관되게 리소스를 받고,계약 성과를 검토하는 비즈니스의 능력을 촉진시킵니다.

조달 감사 체크리스트

프로젝트 관리 전반에 걸쳐 추적해야 할 많은 프로세스,문서,피드백 및 조달 계약이 있습니다. 모든 것 위에 머무르고 진행 상황을 측정 할 수 있도록 다음 체크리스트는 조달 감사의 책임 대부분을 다룹니다.

• 준비:간접 지출은 새로운 구매가 이루어지는 곳에서 정확하게 설정되지 않았기 때문에 프로젝트 관리가 처리하기가 특히 어렵습니다. 모호한 계약 조건,놓친 할인,가격 불일치 및 기타 잠재적 인 문제를 포함한 모든 구매를 구성하여 시작하십시오.
• 구매 주문:예를 들어 조직에서 3 방향 일치를 사용합니까? 사기에 대한 보호가 있습니까? 그리고 승인 프로세스 중에 적절한 권한이 활성화되어 있습니까? 그것을 받기에 순서를 만들기에서 일어나고 있는 것이의 너는 과정을 통하여,명심해야 한다.
• 공급업체 선정:각 계약의 성과와 나머지 포트폴리오와 비교 방법을 분석합니다. 각자는 너의 기준에 동위까지 이고는가 너의 방침에 고분고분한? 새 공급업체가 필요할 때 온보딩하는 프로세스는 무엇입니까?
• 지불:송장 처리는 정확하고 완전하며 시기 적절해야 합니다. 항상 같은 사기 거래에 대한 눈을 밖으로 유지. 세 방향 일치도 여기에 역할을 할 수 있습니다.
• 결과 보고:조달 감사에서 제기된 문제를 해결하는 데 필요한 시정 조치를 결정합니다. 향후 위험을 줄이고 효율성을 높이며 프로젝트 관리 프로세스의 준수를 보장하기 위해 우리는 무엇을 할 수 있습니까?

자신의 필요와 상황에 따라 자신의 체크리스트를 만듭니다. 그것의 상품 및 서비스 조달에 관해서 각 사업은 다르다,그래서 당신의 해결책을 주문품 만들지 않기 위하여 왜?

조달 감사 모범 사례

이 작업을 시작하기 전에 비즈니스에 필요한 모든 것을 획득하는 방식을 변화시킬 몇 가지 추가 팁과 전술을 원하십니까?

• 이 작업을 처리하기 위해 전담 내부 감사원을 고용하십시오:구매 부서가 자체 감사를 받도록하는 것은 비효율적이며 잠재적 인 이해 상충입니다. 너는 그들의 자신의 성과 검토를 어쨌든 쓴 직원을 원하지 않을텐데,그래서 내부 감사 팀에게 완전하고,정확하고,구축한 검토를 창조하기 위하여 일을 수교하십시요. 이러한 팀은 프로젝트 및 조직 전체의 현재 정책과 요구 사항을 이해해야합니다.감사 프로세스와 관련된 모든 판매 데이터,재고 레코드,지급 계정 및 기타 문서를 이미 수집한 후에는 다음 번에 감사를 수행할 때 다시 수행하는 방법을 이미 알고 있습니다. 종이 흔적에 훨씬 더 빨리 미래의 사이클을 만들기 위해 처음으로 작업 할 수 있습니다.
• 결과에 대한 응답으로 사용자 지정 절차를 구현 계획:조달 감사 할 수있는 가장 유용한 것들 중 하나는 발견 비 효율성에 대한 응답으로 일반적인 조언을 제공하는 것입니다. 너가 일하는 조직의 종류에 명확하게 적용하는 맞춤옷 해결책을 창조한것을 조준하십시요.
• 조달 도구 사용 시작: 자동화는 이미 우리 삶의 많은 부분을 도왔으며 프로젝트 관리는 조달 감사를 더 빠르고 쉽게하기 위해 현대적인 솔루션이 존재한다는 것을 알게되어 기뻐할 것입니다.

끊임없이 성장하는 시장에서 경쟁력을 유지하는 것은 모든 작업에 대한 최신 도구를 채택에 관한 것입니다. 다음 섹션에서 내부 감사와 관련된 소프트웨어 도구에 대해 더 자세히 이야기 해 봅시다.

도구,소프트웨어 및 자동화

감사를 실행하는 데 어려움이 있는 것 같으면 자동화된 시스템을 갖추면 작업을 처리하는 것이 훨씬 쉽다는 것을 알고 있어야 합니다. 다음과 같은 작업을 처리하도록 설계된 온라인 서비스가 이제 존재합니다:

• 중앙 집중식 레코드 관리
• 클라우드 기반 협업
• 사기 또는 비준수로부터 보호하기 위한 워크플로우에 대한 가시성
• 최고의 공급업체의 빠른 비교
• 거래 비교를 위한 실시간 가격 분석

조달 도구도 일반 감사 프로세스를 가속화할 수 있습니다.올바른 문서를 올바른 사람에게 자동으로 전송하여 이해 관계자가 정보를 받지 못하게 합니다. 또한 데이터 입력 및 분석에서 인적 오류 가능성을 크게 줄입니다. 감사 및 조달 프로세스의 미래는 일반적으로 소프트웨어 자동화와 필연적으로 제공하는 효율성 이점에 의존한다는 것이 분명합니다.