블로그
종이,종이,종이! 나는 깔끔한 회사가 검토 날 보낸 핸디 댄디 깔끔한 데스크 스캐너의 도움으로 디지털화 내 파일의 나머지 부분을 얻기에이 가까운입니다,하지만 난 전에,나는 우리가 사물의 종이 복사본을 유지 아무 문제가 없기 때문에 당신의 종이 파일을 조직 다시 방문해야한다고 생각…
내 전 생애에서 파일 시스템은 실제로 내 조직 열정이었다(나 같은 마약 중독자를 조직하는 여러분 모두는 당신의 머리를 끄덕이고,내가 이것에 대한 열정을 가지고 있다는 것을 감사하고,나머지 사람들은 내가 그것을 가지고 있는지 궁금해하고 머리를 흔들고있다.nuts…am 맞죠?).
나는 그것에 대해 열정적으로 할 수있는 일종의 평범한 일이 실현,하지만 난 조직화되지 않은 종이 더미를 복용하고 예쁘고 사용하기 쉬운 파일 시스템을 만드는 느낌을 사랑 해요. 예를 들면,너가 주문 논문 쓰기 서비스를 주문한 대학원생 이으면,돈을 저축하기 위하여 너는 모든 너의 논제 연구 및 문서에 편성되어야 한다! 사실,많은 사람들이 귀하의 서류를 정리하는 것이 얼마나 중요한지 알고 있습니다. 나는 그들의 필요를 충족시키기 위하여 파일 시스템을 창조할 것을 그(것)들이 돕도록 기업과 개인을 위한 약간 컨설팅을 하고,완성되는 파일을 보고 그리고 편성해 얻는 거대한 다름이 만든 무슨을 보기 보다는 더 나은 아무것도 없다!
물론 중요한 문서에 빠르게 액세스하고 찾을 수있는 것이 조직화되는 유일한 이유는 아닙니다. 편성해 얻기를 위해 매력적인 이유는 이지 않는 동안,쉽게 누군가 다른 사람이 너가 멀리 통과한것을 이으면 너의 파일의 모두를 이해하 까 라고 사려하는것은 중요하다. 조직 된 파일을 갖는 것은 그들이 필요로하는 것을 찾을 수 없다는 좌절을 제거하여 그 가슴 아픈 작업 단지 작은 조금 더 쉽게.
목차
당신의 필요를 통해 생각
우리가 작동하는 파일 시스템의 핵심 성분입니다 믿는 것에 대해 이야기를 시작하기 전에,의 몇 가지 기본적인 질문부터 시작하자:
당신의 파일에 무엇입니까?
- 귀하의 기록은 대부분 모기지 정보,자동차 보험 서류,임대 계약서 등과 같은 장기 문서입니까,아니면 추가 할 일일/주간/월간 기록이 있습니까?
- 당신은 파일에 비즈니스 서류가 있습니까? 홈 스쿨링 기록? 서류의 다른 카테고리?
- 어떤 기록은 현재 어쩌면 당신이 필요하지 않은 것을 저장하고 있습니까? 당신은 당신의 계정 중 하나에 대한 전자 문으로 전환 할 수?
사생활과 안전을 염두에 두고
- 출생증명서와 같은 중요한 서류를 방화 상자에 보관해야 합니까?
- 당신의 기록의 호기심 눈을 멀리 유지하기 위해 잠겨 할 필요가 있습니까?
- 누가 파일에 액세스 할 필요가? 당신은 다른 사람들이 액세스 할 수있는 별도의 영역이 필요하십니까?
공간 제약 고려
- 파일에 대해 얼마나 많은 공간이 있습니까?
- 파일 캐비닛이 가득 채워져 있습니까?
- 지난 몇 년 동안에서 레코드를 꺼내 하 고 기본 파일 영역에서 그들을 유지 하는 대신 다른 곳에 저장할 수 있습니까?
- 너의 문서 업무를 검사하고는가 컴퓨터에 오히려 하드 카피안에 그것을 지키는가 너의 시간 및 노력을 가치가 있는가텐데?
- 어떤 기록을 당신은 당신이 쉽게 접근 할 유지해야 할 가장 자주 참조하는 경향이 있습니까?
파일 구성을 시작하기 전에 이러한 질문을 생각해 보면 레코드를 쉽게 찾고 액세스 할 수 있도록 작동하는 시스템을 만드는 데 도움이됩니다.
받은 편지함 사용&보낼 편지함
무질서한 레코드는 용지 혼란의 큰 원인이지만,정렬해야 하는 용지와 조치를 취하기를 기다리는 용지는 일반적으로 더 큰 원인입니다. 파일 시스템을 창조함것은 중요하다,그러나 너의 가정으로 오는 때 이렇게 종이를 위해 체계가 있고 있다,그렇지 않으면,너의 파일 시스템은 너를 어떤 좋을 것이 하지 않을 것이다.
다음은 들어오는 논문을 관리하기 위한 몇 가지 전략입니다:
- 즉시 정렬하십시오. 우편물,학교 서류 등을 쌓기보다는 나중에 처리 할 카운터 나 책상에,그들에게 당신이 문에 걸어 분을 정렬 할 수 있습니다. 우리의 우체통이 우리의 집에서 도로높은 쪽으로 마일 반 이기 때문에 때때로 나는 차안에 조차 분류할 것이다! 즉시 쓰레기,봉투 및 필러를 휴지통에 버리고 제출할 준비가 된 서류와 조치가 필요한 서류에 대한받은 편지함을 만듭니다.
- 당신이 할 수 있는 경우에,그것을 즉시 처리하십시오. 허가 전표가 서명을 필요로 하는 경우에,그것을 즉시 서명하고 학교등을맞댄 가기 위하여 책가방에서 바르게 후에 찌르십시오. 뭔가 사서함에 다시가 서 스탬프를 필요로 하는 경우 나중에 따로 설정 하는 것 보다는 갈 준비가 좀 걸릴. 터치 그것은 한 번 규칙 조직,당신의 가정을 유지 하기 위한 작동 하 고 너무 다루는 종이 혼란의 양을 줄이기 위한 작품!
- 구독 취소,구독 취소,구독 취소. 이 규칙은 전자 우편에 다만 적용하지 않는다;그것은 서류상 불요반사파를 위해 또한 작동한다! 그것은 여분의 시간이 걸립니다,비록 카탈로그 및 뉴스 레터에서 탈퇴 하 고 할-하지-메일 목록에 가입 노력. 여호수아는 당신이 얻을 메일의 양을 줄이기 위해 여기에 좋은 전략의 톤을 공유.
보관해야 할 것&포기해야 할 것
기록과 서류를 정리하는 다양한 방법을 살펴보기 전에,많은 사람들에게 장애가 되는 또 하나의 문제는 어떤 기록을 보관해야 하고 어떤 기록을 버릴 수 있는지를 아는 것이다.
내 일반적인 느낌은 우리가 생각하는 것만 큼 유지할 필요가 없다는 것입니다. 나의 집안에,우리는 더이상 우리의 매달 공공 요금,우리의 주간 급여 명세서,또는 우리의 매달 신용 카드 계산서를 지키지 않는다. 예,당신이 그것을 분쇄하고 그것을 멀리 던지기 전에 각각의 정보가 올바른지 확인하는 것이 절대적으로 중요하지만,정말 당신이 너무 많은 온라인에 액세스 할 수 있습니다 특히,그 후를 유지해야하는 이유가 없습니다.
물론 대출 계약서,영구 기록(출생 증명서,사회 보장 카드 등)과 같이 보관해야 할 사항이 있습니다.),보험 정책,세금 기록,등등.
이 위대한 기사를 통해 어떤 기록을 버릴 수 있는지에 대한 자세한 지침을 확인하십시오.
파일 시스템 만들기
이제 실제로 작동하는 파일 시스템을 만드는 단계를 살펴 보겠습니다.
1. 기본 개요 만들기
파일을 터치하기 전에 먼저 가지고 있는 레코드와 구성 방법에 대한 기본 개요를 만듭니다.
예를 들어 비즈니스 레코드,가정 레코드 및 홈 스쿨링 레코드가 있습니다. 이 세 항목은 내 개요의 최상위 수준이 될 것입니다,하지만 난 다음 단계로 이동뿐만 아니라 중첩 된 범주를 만들어야합니다:
2015 년 11 월 13 일~2015 년 12 월 15 일,2015 년 12 월 15 일,2015 년 12 월 15 일,2015 년 12 월 15 일,2015 년 12 월 15 일,2015 년 12 월 15 일,2015 년 12 월 15 일 의료 기록
(너가 마찬가지로 가는 때 너가 가능하게 너의 개략을 꼬집어도 너가 이 단계에게 얻을 전에 너가 지킨것을 필요로 하는 것을으로 생각하는것은 중요한 까 왜 이것은 1 가지의 이유,그리고 너가 그것을 편성하는 원하는 까 라고 이다!)
2. 자세한 하위 범주 만들기
일단 당신이 당신의 기본 개요 장소에,그것은 당신이 이상적으로 그들을 쉽게 찾고 사용할 수 있도록 조직 된 그 기록을 원하는 방법을 통해 생각하는 시간이다. 예를 들어,의료 기록 아래에서 각 가족 구성원의 기록을 분리하여 내가 찾고있는 것을 찾기 위해 정렬 할 필요가 없습니다. 내가 그들을 필요로 할 때마다 그들은 날짜 순서(최신에서 가장 오래된)에있을 수 있도록 나는 다음 파일의 앞에 새로운 레코드를 제기 할 수 있습니다.
내 개요는 이제 다음과 같습니다:
세금 기록
1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006나.차량 기록
1. 유지 보수 및 보증
2. 제목,등록 및 태그다. 보험 서류
1. 자동차 보험
2. 취소 된 정책
3. 히스 보험
4. 주택 보험
5. 생명 보험라.의료 기록
1. 아기 소녀#1 의 기록
2. 아기 소녀#2 의 기록
3. 아기 소녀#3 의 기록
4. 아기 소녀#4 의 기록
5. 맨디의 기록
6. 숀의 기록
3. 각 카테고리에 대한 파일 만들기 시작
이제 여기 내 파일 시스템이 다른 많은 사람들과 다릅니다.내 파일에는 파일 폴더를 사용하지 않습니다. 절대. 대신 모든 파일에 매달려있는 파일을 사용하는 것을 선호합니다.
이 작업을 수행하는 이유는 간단하다:매달려 파일 탭이 모두 줄 및/또는 색으로 구분하는 데 파일 시스템이 훨씬,훨씬 쉽게 눈에 훨씬,훨씬 쉽게 사용할 수 있습니다. 나는 개인적으로 내부 파일 폴더가 랩북을 위해 사용하지 않는 한 돈,공간 및 자원 낭비라고 생각합니다!
대신 탭을 비틀 거리거나 색상 코드로 범주 및 하위 범주를 정의한 다음 빠른 참조를 위해 각 범주 내에서 알파벳순으로 정렬합니다.
예를 들어,위의 개요를 사용하여 모든 세금 기록에 대한 탭을 만들고 매달린 파일의 왼쪽에 정렬하여 시작합니다. 그 안에 4 개의 파일 폴더가있는 하나의 교수형 파일을 사용하는 대신 2008,2009,2010 및 2011 이라는 4 개의 개별 교수형 파일을 만드는 것을 선호합니다.
다음으로 차량 기록으로 이동합니다. 이 범주의 경우”유지 관리 레코드”와”제목,등록 및 태그”라는 두 개의 탭을 만듭니다. 대신 맨 내 매달려 파일의 왼쪽에이 탭을 정렬,나는 그들이 다른 사람의 뒤에 비틀 거렸다 있도록 이상 몇 슬롯을 시작할 것입니다.
나는 항상 내 개요의 사본을 인쇄하고 시트 보호기의 파일 캐비닛 앞에 보관하지만,각 그룹에 대해 정의 된 마스터 범주를 가지고 있지 걱정이 있다면,당신은 단순히 탭에 추가 할 수 있습니다. 예를 들어,”유콘–유지 보수 기록”,”유콘–제목,등록 및 태그”.
4. 다른 주요 범주에 대한 색상 코딩 사용
카테고리를 구분하기 위해 탭을 비틀 거리는 것 외에도 컬러 탭을 사용했습니다. 그러나,만약 당신이 몇 가지 주요 범주–가구,비즈니스,홈 스 쿨링 등-하나의 캐비닛에 유지 하려는,그 목적을 위해 색상 코딩을 예약 것 이다. 당신은 컬러 탭을 구입하거나 명확하게 어떤 범주에 전념 한 부분을 확인하기 위해 컬러 용지에 라벨을 인쇄 할 수 있습니다.
5. 서류 제출
파일을 만든 후 이전 파일을 새 시스템으로 전송하고 정렬되지 않은 용지를 정렬하십시오. 기회는 당신이 길을 따라 하위 범주를 추가해야합니다,당신은 다시보고 당신이 모든 후 하위 범주의 일부를 결합 할 수 있다는 것을 깨달을 수있다,하지만 괜찮아. 필요한 만큼 그것을 꼬집게 작동하는 파일 시스템에 열쇠는 기꺼이 하고 있다. 이것은 실제로 내가 프린터에 내 탭을 인쇄 중지 및 필기 또는 대신 라벨 메이커를 사용하도록 선택하는 이유 중 하나입니다. 나는 쉽게 할 수 있다면 필요할 때 새로운 것을 만들 가능성이 더 높다는 것을 알고 있습니다!
심지어이 시대에 이메일,온라인 청구서 지불,블로그,종이 혼란은 가족을 많이 압도하지만,작업 파일 시스템을 만들 시간을내어 혼란을 최소화하는 습관은 정말 당신이 더 이상 정렬 서류 더미를 통해 당신이 필요로하는 것을 찾기 위해 돈을 지불!
종이 파일을 어떻게 구성합니까?