관리 작업 및 의무에 대한 궁극적 인 가이드
회사 간부는 악명 바쁜 개인이다. 끝없는 할 일 목록,백투백 회의,전략 기획 등은 초인적 인 노력과 시간 관리가 부족하지 않습니다. 그래서 그들은 어떻게이 모든 것을 관리합니까? 성공적인 임원은 비밀 무기,똑같이 성공적인 임원 조수를 보유하고 있습니다.
또한 행정 보조,개인 비서,임원 비서,또는 간단히 말해서,임원 보조 작업은 본질적으로 게이트 키퍼,자신감,그리고 전반적인 지원 시스템.
은 본질적으로 최상위 경영진으로 확장되어 있으며,이는 일반적으로 그들에게 도달하려는 모든 사람들에게 첫 번째 접촉점이기도하다는 것을 의미합니다. 그들은 그들의 계획을 처리하고,보고를 준비하고,일반적인 행정 지원을 제공하고,그들의 일의 최대량에서 근본적으로 아니다 모두 관련시킨다.
회계감사인의 직무내용에 대해 자세히 알아보려면 이 안내서의 다음 기사 중 임원 보조원의 책임에 대해 알아보시기 바랍니다.
임원 보조원의 중요성
급변하는 업무 환경과 기술 발전으로 인해 임원 보조원은 이전보다 훨씬 더 많은 역할을 수행하고 차지합니다. 사라는 이아의이 전화에 응답하고 메시지를 받아,임원에 게이트 키퍼로 순수하게 볼 수 있었다 일이다.
이제 기술은 임원들에게 이러한 작업을 수행할 수 있는 수많은 도구를 제공한다. 메모 작성 앱,스케줄링 솔루션,비즈니스 여행 플랫폼 및 작업 관리 플랫폼은 임원이 필요로하는 관리 지원 수준이 수년에 걸쳐 감소했음을 의미합니다.
그들은 지금 관리 것아울러 전략적인 역할을 점유한다. 그들은 몇 가지 이름을 비즈니스 여행 및 이벤트 계획을 감독,기술 지원,내부 통신,의사 결정과 함께 도움에서 점프.
14 기술 최고 임원 보조 보유
이 미친 아직 매우 보람있는 경력 경로가 당신에게 맞는 것처럼 들린다면,우리는 당신이 최고 수준의 행정 전문가가 될 수 있도록 14 중요한 임원 보조 기술의 목록을 함께 넣었습니다.
슈퍼 조직 수
그것은 최고의 임원 보조 내세의 조직 능력을 가지고 놀랄 일이 아니 올 수 있습니다. 당신은 기본적으로 두 개의 매우 바쁜 작업 부하,당신의 자신 및 임원에 대 한 작업을 담당 하 고 있습니다. 해야 할 모든 것을 우선 순위를 정하고 가능한 한 효율적으로 볼 수 있어야합니다.
멀티태스킹에 능숙한 것도 중요합니다. 얼마나 잘 계획 된 하루 수 있습니다,아무리 긴급 및 긴급 문제 귀하의 즉각적인 관심을 필요로 하는 필연적으로 팝업 됩니다 및 이러한 처리를 충분히 유연 해야 합니다. 일단 불이 꺼지면,당신은 당신의 계획에 쉽게 돌려보낼 수 있어야 합니다.
당신은 당신이나 당신의 임원이 순간의 통지에 필요한 모든 정보가 당신의 손끝에 방식으로 구성해야합니다. 2698>
우리는 이미 간부들에게 보다 전통적인 행정 기능에 대한 해결책을 제공함으로써 기술이 어떻게 동아시아의 업무를 획기적으로 변화시켜 왔는지를 설명했습니다. 그들은 그들의 업무에서 더 분석적이고 전략적이 될 것으로 예상되지만 기술적으로 능숙 해지는 것도 중요하게되었습니다.
행정 보조는 엑셀과 파워 포인트와 같은 기존의 구글과 마이크로 소프트 오피스 프로그램의 강력한 이해뿐만 아니라 궁극적으로 그들이 같은 여유로 더 나은 일을 도움이 될 것입니다 도구와 자원의 목록을 가지고 있어야,Calend.ly,그리고 여행자는 몇 가지 이름을 지정합니다.
데이터 입력,분 촬영 및 기록 보관은 임원 조수가하는 일의 중요한 부분이며,시장에 나와있는 최신 응용 프로그램과 솔루션을 최신 상태로 유지하면 작업이 훨씬 쉬워집니다.
더 많은 경영진이 이러한 기술 솔루션 중 일부를 스스로 사용하고 있다는 사실은 종종 필요할 때마다 문제 해결을 돕기 위해 시간을 들여야한다는 것을 의미합니다. 더 나은 개인 비서가 될 수있는 방법을 물어 그들은 아마 침착하고 스트레스 상황에서 수준의 머리를 유지하는 방법을 알고하는 것이 중요하다고 말할 것이다. 높은 수준의 경영진은 일반적으로 극단적 인 압력을 받고 있으며,이것은 일반적으로 자신의 회사에 전달됩니다.
당신의 평정을 유지하는 것은 당신의 인생을 훨씬 쉽게하고 정기적으로 팝업 수밖에 많은 위기를 처리하는 데 도움이 될 것입니다.
대사
당신의 임원의 게이트 키퍼 및 대표로서,당신은 자신의 목표와 가치뿐만 아니라 회사의 것을 숙지해야합니다. 특히 조직 외부의 사람들을 다룰 때 더 큰 그림을 이해하고 염두에 두어야합니다.
회사의 친밀한 업무뿐만 아니라 가치를 이해하는 시간을 가지십시오. 모든 팀 구성원과 그들의 의무와 책임이 무엇인지 알아보십시오. 이것은 당신이 질문에 대답하고 심지어 회사뿐만 아니라 간부의 최선의 이익에 결정을 내릴 준비가되어 있는지 확인합니다.
신뢰할 수 있음
최고 수준의 경영진과 긴밀히 협력한다는 것은 정기적으로 민감하고 기밀 정보에 관여 할 가능성이 있음을 의미합니다. 여기에는 회사의 재무 정보,인사 문제,영업 비밀뿐만 아니라 섬세한 성격의 위기(그리고 종종 해결해야 함)를 인식 할 수 있습니다.
조직뿐만 아니라 간부를 위해 기밀성과 재량권을 유지하는 것이 가장 중요합니다. 당신이 일하는 임원의 신뢰를 잃는 것은 당신이 당신의 일을 할 수 없게 만들 것입니다.
뛰어난 커뮤니케이터가 되라
끊임없이 사람을 대한다. 그들이 일하는 경영진에서 회사 내의 다른 팀 구성원 및 조직 외부의 고객 및 이해 관계자에게. 너는 행정관과 회사를 위해 대변인 이고 사람 특기아울러 그런 까닭에 중대한 대화술 소유해야 한다.
공감과 감성 지능을 포함하는 기술 세트를 소유하는 것은 당신이 당신의 일을하는 데 중요한 될 것입니다 관계를 구축으로 도움이 될 것입니다. 이 응용 프로그램은 당신에게 아름다운 욕실 꾸미기의 갤러리를 보여줍니다.
숙련 된 예측자가 되십시오
이것은 까다로운 일이며 일반적으로 수년간의 경험이 있습니다. 그들의 경험을 사용 하 고 잠재적인 상황 및 당신의 상사의 습관과 요구에 대 한 이해를 보유 하 여 좋은 임원 보조 예상 하 고 발생 하기 전에 장애물을 극복할 수 있다.
이 수준의 전문가 문제 해결사가되는 것은 당신에게 귀중한 개인 비서를 할뿐만 아니라 작업이 훨씬 쉽게 느낄 수 있도록 도움이 될 것입니다. 위기 이후의 위기는 약간의 전략적 계획으로 피할 수 있습니다.
온-피트 사상가
함께 문제를 예상 할 수있는,당신은 또한 즉석에서 그들을 해결하는 방법을 알아야합니다. 당신은 반드시 당신이 참조 할 수있는 교과서 솔루션을 가지고 있지 않을 수 있습니다 수많은 상황에 직면하게 될 것이다. 당신은 상자 밖에서 생각하고 문제의 바닥에 도착하기 위해 귀하의 처분에 모든 도구를 사용해야합니다.
이와 함께 일정 수준의 자율성이 제공됩니다. 너는 안락한 가지고 가는 결정을 너자신 느끼고 정시에 그 박차 의 순간 외침을 한것을 필요로 할 것이다. 물론,당신의 힘의 한계를 이해하고 둘 사이의 적절한 균형을 찾는 것이 중요합니다.
날카로운 협상가
이 특정 기술이 행정 전문가에게 얼마나 유용한 지에 놀랄 것입니다. 우리는 공급 업체 및 서비스 공급 업체와 거래하고 의사 소통하는 데 많은 시간을 할애하며 회사 또는 간부에게 필요한 결과를 얻기 위해 협상하는 방법을 알아야합니다. 이 경영진의 여행 요구에 대 한 비즈니스 점심,사무 용품에 최고의 거래를 지 고 또는 심지어 티켓 또는 독점 이벤트에 패스를 얻기에 대 한 올바른 레스토랑에서 테이블을 찾는 수 있습니다.
당신이 네트워킹에 투자했을 시간은 여기에 놀이로 온다.
프로젝트 관리의 예술에 능숙
당신이 그것에 대해 생각할 때,임원 비서는 본질적으로 하나의 매우 복잡한 프로젝트를 처리하는 임무 프로젝트 관리자입니다. 높은 수준의 경영진의 요구와 요구 사항. 핵심 개념 및 프로젝트 관리의 사례의 일부에 회사 그립 따라서 먼 길을 갈 것 이다.
EAs 은 자주하는 임무와 이벤트 조정 포함하여 계획 팀 빌딩 이벤트 향상을 목표로 기업 문화. 훌륭한 회사 대사(포인트 4 참조)가되면 가능한 가장 효율적이고 효과적인 방법으로 그러한 작업을 수행 할 수있는 더 강력한 위치에 놓이게됩니다.
분석적 수
우리가 이미 언급 한 바와 같이,기술의 발전은 덜 관리 및 전략 또는 분석 임원 보조의 역할을했다. 당신이 분석 사상가의 더,더 나은 당신은 당신이 일하는 간부들에게 더 가치있을거야.
당신은 민감하고 복잡한 상황을 처리 할 수있는 더 나은 장비가 될 것입니다. 너가 다음다음에 1 개의 결정을 내려야것을 하기에 직면하기 때문에,세부사항에 너의 분석적인 기량 그리고 주의는 너의 은밀한 무기 이을 것이다. 이는 고용주가 종종 비공식 고문 및 자신감의 역할을 차지하기 때문에 특히 가치가 있습니다.
리더 및 팀 플레이어
조직의 주요 개인 중 일부와 가장 가까운 곳에서 일하는 사람으로서,다른 직원은 종종 지침과 조언을 위해 당신에게 의지합니다. 당신은 필요에 대한 통찰력과 지식을 가지고 있으며 경영진과 회사에 가장 적합한 것을 원합니다. 너는 또한 중대한 접촉 및 연결의 발견물에게 열쇠를 붙든다. 때때로,당신은 씨 스위트 팀을 대신하여 회사의 나머지 부분에 메시지를 전달하라는 메시지가 표시됩니다.
이것은 당신을 권력의 위치에 놓을뿐만 아니라 팀 선수가 될 것을 요구합니다. 너는 행정관을 대표해야 하고 그러나 또한 필요 발생으로 돌 수 있는다 것 을 느끼는 누구 사람 이어야 한다. 작업의 본질은 상황에 따라 다른 순간에 다른 팀 구성원과 협력해야 함을 의미합니다. 당신이 조직 팀 빌딩 이벤트,사무실 작품을 감독,또는 회의 물류를 조정 같은 프로젝트에 우위를 점할 필요가있을 때 특히 사실이다.
적응 준비
당신이 아마 지금 모여 것처럼,지루한 순간은 임원 비서에 대한 희귀하고 사치입니다. 위기가 나타나고,전화가 항상 울리고,이메일이 끊임없이 쏟아지고,물론 경영진은 지속적인 관심이 필요합니다.
변화는 당신이 포용하는 것이어야합니다. 끊임없이 변화하는 환경을 처리 할 수있을뿐만 아니라 자신의 프로세스를 지속적으로 평가하고 프로세스를 더 효율적이고 효과적으로 만들 수있는 방법을 찾아야합니다.
기꺼이 배우다
하루가 시속 100 마일로 움직일 때 기술을 향상 시키거나 새로운 것을 배울 수있는 방법을 찾는 것은 큰 순서처럼 보일 수 있습니다. 즉,이것은 당신의 경력에 진출 하 고 임원 보조로 서 자신에 게 더 많은 가치를 추가 하는 가장 좋은 방법은.
당신의 업계 내의 최신 뉴스 및 동향을 유지하고 당신의 인생을 더 쉽게 만들 수 있도록 할 수있는 도구에 대한 경계에있을 매주 시간을 할애하여 시작합니다. 이것만으로도 즉시 당신을 더 강한 위치에 놓을 것입니다.
임원 조수는 본질적으로 조직에 스위스 군용 칼의 인간 동등하다. 이 문서에 설명 된 스킬은 매우 광범위하고 처음에는 조금 어려운 것처럼 보일 수 있지만,당신을 넣어 두지 마세요. 너가 행정관 조수로 탁월하고 싶으면,너가 간 대로 너가 소유한것을 필요로 하는 첫번째 것은 이 강렬한 그러나 보상 역할을 맡,배우는 자발심 이다. 과오는 불가피하다 그러나 너의 큰 걸음안에 그것을 전부 가지고 가고,그들에게서 배우거든,너는 다만 정밀할 것이다.