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Paper,paper,paper! 私はきちんとした会社がレビューするために私を送った便利なダンディNeatDeskスキャナの助けを借りてデジタル化された私のファイルの残りの部分を取得するには、この近くですが、私が行う前に、私はちょうど限り、あなたがそれを必要なときに必要なものを見つけることができるように…物事の紙のコピーを維持することに何も問題がないので、私たちはあなたの紙のファイルを整理する再訪すべきだと思いました！
私の前の人生では、ファイルシステムは実際に私の組織化の情熱でした（私のような中毒者を組織しているあなたのすべては、私がこれに情熱を持ってnuts…am そうだろ？).
私はそれが情熱的であることは世俗的なことのようなものだと認識していますが、私は組織化されていない紙の山を取って、きれいで使いやすいフ たとえば、カスタム論文執筆サービスを注文した大学院生の場合は、お金を節約するためにすべての論文研究と文書を整理する必要があります！ 実際には、多くはそれがあなたの書類を整理することがいかに重要であるかを実現しています。 私は彼らが彼らのニーズを満たすためにファイルシステムを作成するために、企業や個人のためのいくつかのコンサルティングを行ってきました、
もちろん、自分で重要な文書にすばやくアクセスして見つけることができるのは、整理する唯一の理由ではありません。 それは整理取得のための最も魅力的な理由ではありませんが、それはあなたが離れて通過した場合、他の誰かがあなたのファイルのすべての意味 ファイルを整理したことは、彼らが必要なものを見つけることができないという欲求不満を解消することによって、その悲痛な作業をほんの少し楽
目次
あなたのニーズを考えて
私が動作するファイルシステムの重要な要素であると考えていることについて話を始める前に、いくつかの基本的な質問から始めましょう：
あなたのファイルには何がありますか？
- あなたの記録は主に住宅ローン情報、自動車保険書類、賃貸契約などの長期文書ですか、それとも定期的な毎日/毎週/毎月の記録も追加していますか？
- 提出するビジネス書類はありますか？ ホームスクーリングの記録? 事務処理の他のカテゴリ？
- あなたは現在、多分あなたがする必要はありませんどのようなレコードを保存していますか？ あなたの記述の何れかのための電子声明に転換するでしようか。
プライバシーと安全を念頭に置いて
- 耐火ボックスに保管する必要がある出生証明書などの重要な書類はありますか？
- あなたの記録のいずれかが離れて好奇心の目を保つためにロックされる必要がありますか？
- 誰があなたのファイルにアクセスする必要がありますか？ 別の人がアクセスできる別々の領域が必要ですか？
スペースの制約を考慮して
- あなたのファイルのためにどのくらいのスペースがありますか？
- あなたのファイルキャビネットはいっぱい詰まっていますか？
- 過去数年間のレコードを引き出し、メインファイル領域に保存するのではなく、どこか別の場所に保存できますか？
- あなたの書類をスキャンし、ハードコピーではなく、コンピュータ上でそれを維持することは、あなたの時間と労力の価値があるだろうか？
- 簡単にアクセスできるようにする必要があるレコードを最も頻繁に参照する傾向がありますか？
ファイルを整理する前にこれらの質問を考えると、レコードを見つけてアクセスしやすくすることで機能するシステムを作成するのに役立ちます。
受信トレイを使用する&送信トレイ
無秩序なレコードは紙の乱雑さの巨大な源ですが、ソートする必要がある受信紙とあなたが行動を取るのを待っている紙は、通常、より大きな犯人です。 ファイルシステムを作成することは重要ですが、それはあなたの家に来るように紙のためのシステムを持っているので、そうでなければ、あなたのフ
ここでは、着信論文を管理するためのいくつかの戦略があります:
- すぐにソートします。 メールや学校の書類などを積み重ねるのではなく、 後で対処するためにカウンターや机の上に、それらをあなたがドアの中を歩く分を並べ替えます。 私たちのメールボックスは私たちの家から道路まで半マイルですので、時には私も車の中でソートします！ すぐにごみ箱にがらくた、封筒、および注入口を投げ、ファイルされて準備ができているペーパーおよび行為を必要とするそれらのためのinboxを作成しなさい。
- 可能であれば、すぐにそれを世話してください。 許可証に署名が必要な場合は、すぐに署名し、学校に戻るためにバックパックに貼り付けてください。 何かがメールボックスに戻ってスタンプを必要とする場合は、後でそれを脇に設定するのではなく、行く準備ができて取得するために分を取ります。 タッチそれは一度ルールが整理あなたの家を維持するために動作し、それはあなたがあまりにも対処紙の乱雑さの量を減らすために動作します！
- 登録解除、登録解除、登録解除。 この規則は電子メールにちょうど適用しない;それはペーパー散乱のためにまた働く! それは余分な時間がかかるが、カタログやニュースレターから退会し、do-not-mailリストにサインアップするための努力をします。 ジョシュアはあなたが得る郵便の量を減らす為の大きい作戦のトンをここに共有した。
何を保つべきか&何を捨てるべきか
あなたの記録や書類を整理するためのさまざまな方法を見る前に、多くの人々のための障害となるもう一つの問題は、どの記録を保管する必要があり、捨てることができるかを知ることです。
私の一般的な気持ちは、私たちが思っているほど多くを保つ必要はないということです。 私の家では、私達はもはや私達の月例光熱費、私達の週間支払切株、また更に私達の月例クレジットカードの声明を保たない。 はい、それはあなたがそれを細断し、それを捨てる前に、それぞれの情報が正しいことを確認することが絶対に重要ですが、本当にあなたがそんなにオンラ
もちろん、ローン契約、恒久的な記録（出生証明書、社会保障カードなど）など、あなたが保持すべきいくつかのものがあります。）、保険契約、税務記録など。
どのレコードを捨てることができるかについてのより詳細なガイドラインについては、この偉大な記事をチェックしてくださ
ファイルシステムの作成
さて、実際に動作するファイルシステムを作成する手順を見てみましょう。
1. 基本的なアウトラインの作成
ファイルに触れる前に、どのレコードを持っているか、どのように整理するかの基本的なアウトラインを作成します。
たとえば、私はビジネスレコード、世帯レコード、およびホームスクーリングレコードを持っています。 これらの3つの項目は私のアウトラインのトップレベルになりますが、次のレベルに進み、ネストされたカテゴリも作成する必要があります:
I.世帯記録
A.税記録
B.車両記録
C.保険書類
D. 医療記録
(これは、あなたが維持する必要があるものを通して考えることが重要ですし、どのようにあなたがこのステップに到達する前に、それが整理したい)
2. 詳細なサブカテゴリの作成
基本的な概要が整ったら、それらのレコードを簡単に見つけて使用できるように整理する方法を考えてみましょう。 たとえば、医療記録の下で、私が探しているものを見つけるためにそれらを並べ替える必要がないように、各家族の記録を分離したいと思います。 その後、ファイルの先頭に新しいレコードをファイルして、必要なときに日付順（最新から古い順）になるようにすることができます。
私の概要は次のようになります:
I.世帯記録
A.税記録
1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006B.車両記録
1. 保守および保証
2. タイトル、登録、タグC. 保険資料
1. 自動車保険
2.
3. ヒース保険
4. ホーム保険
5. 生命保険D.医療記録
1. Baby Girl#1’s records
2. Baby Girl#2’s records
3. Baby Girl#3’s records
4. Baby Girl#4’s records
5. Mandi’s records
6. ショーンの記録
3. 各カテゴリのファイルの作成を開始
さて、ここで私のファイルシステムは他の多くの人のものとは異なります。私は自分のファイルにファイルフォルダを使用しません。 決して。 代わりに、私は自分のすべてのファイルにハングファイルを使用することを好みます。
私がこれを行う理由は簡単です：吊り下げられたファイルタブをすべて並べたり色分けしたりすると、ファイルシステムがはるかに簡単になり、目 私は個人的にあなたがラップブッキングのためにそれらを使用していない限り、内部のファイルフォルダは、お金、スペース、およびリソースの無駄
代わりに、タブをずらしたりカラーコードしたりしてカテゴリとサブカテゴリを定義し、各カテゴリ内でアルファベットを付けてクイックリファレンス
たとえば、上から私のアウトラインを使用して、私はすべての税レコードのタブを作成し、私のハングファイルの左側にそれらを整列させることによ その中に4つのファイルフォルダを持つ1つの吊り下げファイルを使用するのではなく、2008、2009、2010、および2011というラベルの付いた4つの別々の吊り下げフ
次に、車両記録に移ります。 このカテゴリでは、「保守記録」と「タイトル、登録、タグ」の2つのタブを作成します。 代わりに、私のぶら下がっているファイルの左端にこれらのタブを整列させるのではなく、彼らは他の人の後ろに千鳥されたように、私はいくつかのス
私はいつも私のアウトラインのコピーを印刷し、シートプロテクターのファイルキャビネットの前に保管しますが、グループ化ごとにマスターカテゴリが定義されていないことを心配している場合は、単にタブに追加することができます。 たとえば、”Yukon–Maintenance Records”、”Yukon–Title、Registration and Tags”などです。
4. さまざまな主要なカテゴリの色分けを使用する
カテゴリを区別するためにタブをずらすことに加えて、色付きのタブも使用しました。 ただし、世帯、ビジネス、ホームスクーリングなど、いくつかの主要なカテゴリがある場合は、1つのキャビネットに保持したい場合は、その目的のために色 あなたは色のタブを購入するか、単に明確にどのセクションがどのカテゴリに専念したかを見るために色紙にラベルを印刷することができま
5. あなたの論文をファイル
あなたのファイルを作成したら、新しいシステムに古いファイルを転送し、未ファイルの論文をソート開始します。 チャンスはあなたが道に沿ってサブカテゴリを追加する必要がありますされ、あなたが振り返ると、すべての後にあなたのサブカテゴリのいくつか 動作するファイルシステムの鍵は、必要に応じてそれを微調整することです。 これは実際に私がプリンタに私のタブを印刷停止し、代わりにラベルメーカーを手書きまたは使用することを選択した理由の一つです。 私はそれが簡単であれば、必要なときに新しいものを作成する可能性が高いことを知っています！
電子メール、オンライン請求書の支払、およびblogsのこの日そして年齢で、ペーパー散乱は多くの家族を圧倒するが、必要とするものを見つけるためにペーパーの山を通ってもはや分類しないと同時に仕事および散乱を最小にする習慣が実際に支払うファイルシステムを作成するのに時間をかけることは支払う!
紙のファイルをどのように整理しますか？