調達監査：サプライヤーの品質を最大化する
調達監査は、調達管理サイクルのステップであり、購買プロセスの不可欠な部分です。 ビジネスが仕事を完了し、スムーズに実行するために必要なリソースを調達するとき、最後まで支出を管理することは、浪費を防止し、将来のプロジェクト
調達管理は様々なプロセスをカバーしており、その一つが監査です。 その他のものは次のとおりです:
- 発注書および購買依頼
- サプライヤーからの勧誘
- 契約交渉
- サプライヤー管理
- 注文および請求書承認
- 記録保持
監査は、調達契約全体的な調達努力の正確さ、効率性、および正当性。 生産された記録は、将来の調達プロセスを形成するのにも役立ちます。
支出はどのような形でも発生する可能性があります。 このようなスタッフの給与や保険などの直接コストだけでなく、製造における原材料に関連する生産コスト。 間接費用は、専門職業的業務および旅行費用のような、また考察である。 どのようにあなたの支出活動に適切な可視性を可能にし、市場競争力を達成するためにそれらを監査しますか？
なぜ監査手続きに集中する必要があるのか
購買部門は、調達慣行の管理と実施に関して多くの手を持っています。 監査プロセスは、ジョブの複数の側面に役立ちます。
- 支出パフォーマンス：監査により、あなたは戻って、あなたのお金がどこに行っているかを見ることができます。 障壁を削減し、より強力なサプライヤー契約を交渉し、より高品質のサプライヤーを見つけ、一般的に支出を最適化する新しい方法を見つけることは、すべ
- ワークフローの合理化:購買プロセスを確認する機会がある場合、購買サイクルを遅くする冗長または廃止されたビジネス慣行を簡単に特定できます。 たとえば、複数のベンダーまたはサプライヤーから類似の製品を一括注文でまとめて注文する場合があります。
- サプライチェーンの可視性:直接調達手順の場合、支出の構造化されたレビューは、サプライチェーンのエコシステムを正式に評価し、管理上のエラーを防 サプライヤー自身は、お客様がポリシーの遵守を大切にしていることを確認したときに、独自の慣行を評価するために、より動機付けられます。
- 正当性:監査は不正な請求書を検出し、保護します。 毎日非常に多くの購入が行われているため、不正な支出が亀裂を通って浸透するのは簡単です。 請求スキームは、例えば、中小企業のための詐欺の最も一般的な形式です。
- リスク管理:同様に、不正な支出は、多くの場合、詐欺やコンプライアンス違反につながります。 正式な監査は、業界標準や法的ポリシーの違反に対する是正措置を講じることになると、正しい方向にあなたを指摘しています。
- : 独自の内部監査を実行することは確かに正しい方向への一歩ですが、別の企業や政府機関からの外部監査も必要になることがあります。 どちらの場合も、すでに監査証跡が用意されています。
監査のすべての利点が一晩で来ることを期待しないでください。 監査記録は、不必要なコストを削減し、作業の質に影響を与えることなく契約を合理化する際に、増分的な改善を行うのに役立ちます。
調達監査を実施するためのプロセス
調達慣行の問題領域を特定することで、より堅牢な内部統制を推進し、内部業務に必要なリソースを特定するのに役 以下は、インパクトのある調達監査に向けたいくつかの基本的な手順です。
より高い経営陣と話す
購買、調達、さらにはプロジェクト管理で働いている場合は、上司を計画に乗せることが最優先事項です。 あなたが準備をし、あなたの努力を集中する場所を知ることができるように、管理者からの入力を拾います。
これは、関心のある分野を強調する機会です。 特定のサプライヤーは、あなたが必要とする結果を与えていませんか？ それからそこに最初に始めたいと思う場合もある。 同様に、承認を必要とする特定のプロセスまたはポリシーは、上層部の管理者に提起されるべきである。
利害関係者も関与させる
行政の上に、組織内の利害関係者は承認を与え、購入を行うものです。 これらの人々は頻繁に彼らの資源の制御をあきらめて喜んでではない従ってそれらにあなたの意思をまた理解するようにすることは重要である。 監査が調達プロセスのよりよい完全性に貢献することを示して下さい。
あなたも彼らから受け取ったフィードバックを活用してください。 調達管理プロセスの特定の利害関係者は、彼らが制定したい痛みのポイントや特定の変更をもたらす可能性があります。 多分異なった契約を採用することは順序である、または特定のプロセスか方針は考察を要求する。
購入フォームを見る
発注書は、会社が新しい購入のためにサプライヤーに提出する文書です。 最初に発注書を見て、それらが完全かつ正確に記入されていることを確認してください。 検査する特定のフィールドは次のとおりです:
- 発注された品目のPO番号
- サプライヤー情報
- 製品説明と価格の正確さ
- 承認された署名
最終的な請求書や領収書は、元の発注書に反映する必要があ APは、すべてが考慮されるように、いくつかのクロスチェックを行うことができるはずです。
発注書の構造化されたレビューは、在庫の支出を業界の他の類似部門と比較する機会でもあります。 ローカルまたは全国平均を使用して、他の企業や競合他社とどのように積み重ねるかを確認します。
最後に、調達管理が正式に発注書を評価する場合、トランザクションの膨大な量がプロセスを困難にする可能性があることに注意してください。 手動で作業している場合は、各サプライヤーの注文リストからランダムなサンプルを取って再確認してください。
あなたのリスト上の各サプライヤーを通過
ベンダーまたはサプライヤーの選択は、調達部門のもう一つの主要な責任です。 複数の部門間で大量注文を行う方法を見つけることに加えて、それがあなたのビジネスの基準に適合するかどうかを確認するために、各契約に確認 彼らはあなたの期待を満たしていない場合から購入する任意の組織を取っておきます。
考慮すべき変数には、次のものが含まれます:
- 一括割引、リベート、およびお金を節約するための他の方法
- クレジットプログラム
- 配信慣行
- 契約の正確さと明確な言語
- 提供されるサー他の組織が同様の商品やサービスを提供していると
誰が知っていますか？ 調達監査は、隠された割引や、プロジェクト管理者が一目見ただけで見逃していた可能性のある節約方法を明らかにする可能性があります。
会社の方針を見直す
監査人としての仕事はベンダーで終わるわけではありません。 また、文書への署名や契約の承認など、調達に関する組織内の手続きを決定します。 従業員が実行するすべてのステップを見て、すべてが調達管理の仕様に完了していることを確認するために記録する必要があります。
もあなたのスタッフからのフィードバックを取得します。 調達監査によってもたらされた新しいプロトコルは、あまりにも負担がかかりますか？ それらは会社の全面的なワークフローとよりよく合うために変わるべきであるか。
最終報告書を作成する
最終報告書を作成して調査結果を確認し、プロジェクトマネジメントと議論します。 データが非効率的な契約、潜在的な詐欺、またはコンプライアンスの欠如を示唆している場合は、それを記録し、問題を解決する方法を議論します。
報告書には、プロセス中に収集された調達データによって権限を与えられた是正措置を奨励するための実用的な洞察が含まれている必要があります。 より良い調達プロセスは、調達業務を合理化し、より一貫したリソースを受け取り、契約のパフォーマンスを確認するビジネスの能力を触媒します。
調達監査チェックリスト
プロジェクト管理全体を追跡するための多くのプロセス、文書、フィードバック、調達契約があります。 すべての上にとどまり、あなたの進歩を測定するのを助けるためには、次のチェックリストは調達の監査の責任のほとんどをカバーする。
- 準備：間接支出は、新規購入が行われる場所に正確に設定されていないため、プロジェクト管理にとって特に困難です。 漠然とした契約条件、逃した割引、価格の不一致、およびその他の潜在的な問題を含むすべての購入を整理することから始めます。
- 発注書:たとえば、組織では三者照合を使用していますか。 詐欺に対する保護はありますか？ また、承認プロセス中に適切な権限が有効になっていますか？ あなたはそれを受け取るために注文を作るから、プロセス全体で何が起こっているかを認識する必要があります。
- サプライヤーの選択:各契約のパフォーマンスと、それがポートフォリオの残りの部分とどのように比較されるかを分析します。 それぞれがあなたの基準と同等であり、あなたのポリシーに準拠していますか？ 新しいベンダーを必要に応じてオンボーディングするプロセスは何ですか？
- 支払い:請求書の処理は正確で、完全で、タイムリーでなければなりません。 常にのような詐欺的な取引のために目を離さない。 三方一致はここにも役割を果たすかもしれません。
- 調査結果の報告:調達監査によって提起された問題を修正するために必要な是正措置を決定します。 リスクを軽減し、効率を高め、将来のプロジェクト管理プロセスのコンプライアンスを確保するために何ができますか？
あなた自身の必要性および状況に従ってあなた自身のチェックリストを作成しなさい。 商品やサービスの調達に関してはあらゆるビジネスは異なっている、従ってあなたの解決を顧客用にさせないためになぜか。
調達監査のベストプラクティス
このタスクを始める前に、ビジネスニーズすべてを取得する方法を変える追加のヒントと戦術が必要ですか？
- このタスクを処理するために専用の内部監査人を雇う：購買部門に監査を依頼することは効果がなく、潜在的な利益相反の両方です。 結局のところ、従業員が自分のパフォーマンスレビューを書くことを望んでいないので、完全で正確で構造化されたレビューを作成するために内部監査チームに仕事を渡します。 そのようなチームは、プロジェクトと組織全体の現在のポリシーとニーズを理解する必要があります。
- 将来の監査のための紙の証跡を作成することを忘れないでください:監査プロセスに関連するすべての販売データ、在庫レコード、買掛金勘定、およびその他の文書をすでに収集したら、次回監査が行われたときに再びそれを行う方法を正確に知っています。 将来のサイクルをはるかに高速にするために、初めて紙のトレイルで作業します。
- あなたの調査結果に応じてカスタム手順を実装する計画：調達監査ができる最も有用なことの一つは、発見された非効率性に応じて一般的なアド あなたがのために働く組織の種類にとりわけ適用する注文仕立ての解決を作成することを向けなさい。
- 調達ツールの使用を開始する: 自動化はすでに私たちの生活の大部分を助けてくれており、プロジェクト管理は、調達監査をより迅速かつ容易にするための最新のソリューションが存在することを知って喜んでいます。
成長を続ける市場で自分自身を競争力を維持することは、仕事のための最新のツールを採用することです。 次のセクションでは、内部監査に関連するソフトウェアツールについて詳しく説明します。
ツール、ソフトウェア、および自動化
監査を実行するのが困難であると思われる場合は、自動化されたシステムがあれば、タスクに取り組む方がはるかに簡単であることを知ってください。 オンラインサービスは現在、次のようなタスクを処理するように設計されています:
- 一元化されたレコード管理
- クラウドベースのコラボレーション
- 不正や不適合から保護するためのワークフローの可視性
- 最高のサプライヤーの迅速な比較
- 取引を比較するためのリアルタイム価格分析
調達ツールは、一般的に監査を加速することもできます。適切な文書を適切な人に自動的に送信し、利害関係者が情報を知らないままにならないようにします。 また、データ入力と分析における人為的ミスの可能性も大幅に削減できます。 監査と調達プロセスの将来は、一般的にソフトウェアの自動化とそれが必然的に提供する効率的な利点に依存することは明らかです。