良い受付嬢になる方法
おめでとう！ あなたは受付係を雇った。 それは、新しい誰かが位置に来て、特に受付係として会社にとって重要なものを持つ少し神経を悩ますことができます。 受付係の位置のための質の従業員を雇うことは会社の表面を雇ったことを意味する。 あなたは正しい選択をしたかどうかを判断する不安を感じ始めるかもしれません。 新しい賃借りがよい受付係であり、仕事の新しいラインに成功する方法を確実でないこと心配したらそれ以上を見ないで下さい。
良い受付になる方法：電話で
受付として最も重要な任務の一つは、電話に正しく答えることです。 これは、両方の仮想受付だけでなく、オフィスで働く人のために行きます。 メッセージを取って、ビジネス名、あなたの名前を発表する前に挨拶し、あなたがそれらを助けることができる方法を尋ねることに加えて、あなたが覚えこんにちはいくつかのことが必要な場合があります。
熱狂的な
まず、電話が鳴っている音を愛することを学ぶ！ それは愚かな質問のように聞こえるかもしれませんが、覚えておいてください：電話が鳴らなかった場合、あなたの雇用主はあなたをスタッフに あなたが電話の音を愛することを学ぶならば、あなたは良い受付が持っているべき熱意でそれに答えるでしょう。 あなたが単調な声で電話に応答している場合、あなたは最高の光の中であなたの会社を代表していません。
プロンプトを表示する
その電話の呼び出し音が聞こえたら、第二の呼び出し音で応答してみてくださ 時間は援助の必要性である誰かのための別の率で行く。 三、四、五のリングは永遠のように感じることができます–その時点で、彼らはすでに彼らの呼び出しが未回答になると仮定し始めています。
誰かを保留にするときも同じことが言えます–その保留時間を1分以下に保つようにしてください。 人々はすぐにせっかちになり、彼らの気分は結果として酸っぱい行くかもしれません。 顧客は長い間保留になりたくないし、保留にされる時間が長くなればなるほど、あなたの会社の意見は低くなります。
あなたの調子を考えてみてください
対面会話では、コミュニケーションの55％がボディーランゲージを介しており、38％が声の調子を介しており、7％が使 しかし、電話では、あなたのコミュニケーションの83％はあなたの声のトーンを介して行われます。 あなたが使っている言葉は17％だけです！
そのような場合、単調に聞こえないことが非常に重要であり、あなたが彼らを助けることに無関心であるように外れます。 それはあなたが外の問題が怒っているあなたのトーンの音を持つことになります気分であなたを入れてみましょうしないことがさらに重要です。 あまりにも多くは、会社の第一印象として親切に聞こえないようにあなたのためのライン上にあります。
はい、でも（そして特に！）あなたが電話に出ているとき。 あなたが笑顔になると、それは即座にあなたを幸せにするあなたの脳の一部をオンにします。 それはあなたが電話でより親しみやすく聞こえるようになります。 いくつかは、受付が自分自身の笑顔を見るために彼らの机の上に鏡を保つ必要があることを示唆しています。 そうすれば、あなたは常にあなたの顔に笑顔と他の人に向かって素晴らしい態度を保つために思い出されるでしょう。
良い受付になる方法：笑顔！
良い受付になる方法：オフィスで
あなたが人で受付他のもの。 一つは、あなたの目の前の人が鳴っている電話よりも優先する必要があります。 あなたはすでに電話で顧客と従事している場合は、現在のゲストを認める方法を見つける必要があります。 彼らはあなたにとって重要であり、あなたはすぐに彼らと一緒になることを知らせるために笑顔やうなずき。
外観&プロ意識
受付は会社の顔なので、プロフェッショナルな外観を維持することがより重要です。 適切なビジネス服装、よくkemptの毛、およびよい衛生学は期待されます。 良い受付は、勤務時間中にガムをかむ、また彼らの個人的な携帯電話をチェックしていません。 彼らは良い姿勢を持っており、前かがみにしないようにしてください。
直々に熱狂する
ドアに入ってくる人は熱意を持って挨拶するべきです。 顧客はあなたの優先順位でなければなりません！ オフィスの内外で何かがあなたのパフォーマンスと顧客に歓迎する能力に影響を与えないようにしてください。 誰もあなたが悲しいか怒っている感じ、オフの日に持っているかどうかを知るべきではありません。 また、急いで声で話すか、保留中にそれらを急いですることによって、その発信者に警告すべきではありません。
顧客はあなたの情熱になるべきです。 たとえ彼らが間違っているかもしれないとしても、これを認識させるのはあなたの仕事ではありません。 それは彼らに優れた顧客サービスを提供し、彼らが話す必要がある人に向かってそれらを指示するためにあなたの仕事です。
他のEの
Steve Stauntingによると、最高の受付係は3つのEの方法を知っている：効果的であるために熱意を持って宣言する。 以下は、顧客と3つのEを使用した例です：
さらに、彼はさらに2つのEs：Everytimeとeverythingを覚えていることを提案しています。 これは、ドアの中を歩く誰にもサービスの同じ品質を与え、一貫性があることが重要または良い受付です。 すべてはすべてを書き留めるためにメモを参照しています！ メッセージが明確であることを確認するために、発信者に戻って言われているすべてを繰り返します。 それはやり過ぎのように見えるかもしれませんが、良い受付は、常に保留中に待っているか、不在着信を返す誰かのための受信機を拾う前に求められ 良い受付はまた、呼び出しの時間を書き留めてくださいされます。
あなたの中小企業にこれを適用する
良い従業員を見つけることは十分に困難です！ 受付係として誰かを雇ったら、それらはすべての上記の輪郭を描かれた予想を満たせるべきである。
今、これらを試してみてください:
- あなたの期待が今後どのようになるかをあなたの新しい雇用に知らせ、あなたの期待が最初から非常に明確であることを確認してくださ
- この投稿をリソースとして使用するか、電話の礼儀ルール、貧しい受付係のスキルの例、最高の受付係になる方法など、いくつかの情報ビデオに指示してく
- あなたは良い受付になる方法についての詳細を知りたいですか？ ちょうど良い受付を雇うとの経験の五十年以上を持っている応答サービスを尋ねます！