管理業務と職務への究極のガイド
会社の幹部は、忙しい個人であることで有名です。 無限のto-doリスト、バックツーバック会議、戦略的な計画、および多くは超人的な努力と時間管理の短い何も必要としません。 だから、彼らはどのようにこのすべてを管理するのですか？ 成功した幹部は秘密兵器、同様に成功した幹部アシスタントを所有しています。
また、管理助手、パーソナルアシスタント、エグゼクティブ秘書、または略してEAsとして知られている、エグゼクティブアシスタントの仕事は、本質的にgatekeeper、腹心、およびc-suiteの幹部への全体的なサポートシステムのものです。
EAは本質的にトップレベルの幹部への拡張であり、通常は彼らに到達しようとする人のための最初の接触点でもあることを意味します。 彼らは彼らのスケジュールを管理し、レポートを準備し、一般的な管理上サポートを提供し、そして仕事のほとんどに本質的にかかわっている。
EAの仕事の説明をより詳細に見るには、このガイドの次の記事でエグゼクティブアシスタントの責任をチェックしてください。
エグゼクティブアシスタントの重要性
急速に変化する作業環境と技術の進歩により、エグゼクティブアシスタントは以前よりもさらに多くの役 EAのは、電話に応答し、メッセージを取るためにそこに、幹部へのゲートキーパーとして純粋に見られていた日はなくなっています。
テクノロジーは今、幹部にそのようなタスクを実行することができるツールの茄多を提供しています。 メモ取りアプリ、スケジュールソリューション、出張プラットフォーム、タスク管理プラットフォームは、管理者のニーズのレベルが長年にわたって減少していることを意味します。
しかしEAsは時代遅れとは程遠い。 彼らは今、戦略的な役割だけでなく、行政的な役割を占めています。 彼らは、意思決定を支援することから、技術支援、内部コミュニケーション、ビジネス旅行やイベント計画を監督することに飛びつきます。
14スキルトップエグゼクティブアシスタントが持っている
この狂ったまだ非常にやりがいのあるキャリアパスがあなたのための右のフィッ
超組織化される
最高のエグゼクティブアシスタントが別世界の組織スキルを持っていることは驚くことではないかもしれません。 EAとして、あなたは本質的に二つの非常に忙しいワークロード、あなた自身とあなたが働いている幹部を担当しています。 あなたはそこに行われるべきことすべてに優先順位を付け、可能な限り効率的にそれを見ることができる必要があります。
マルチタスクに精通していることも重要です。 あなたの一日がどれほどうまく計画されていても、緊急事態や緊急の問題は必然的にポップアップし、これらを処理するのに十分な柔軟性が必要 火が消されたら、あなたは簡単にあなたのスケジュールに戻ることができるはずです。
あなたは、あなたやあなたの幹部が一瞬の通知で必要とする情報があなたの指先にあるような方法で組織されなければなりません。
技術に精通している
私たちはすでに、より伝統的な管理機能のいくつかに対するソリューションを幹部に提供することによって、技術がEAの仕事を EAsは、より分析的で戦略的であることが期待されていますが、技術的に熟練していることも重要になっています。
管理アシスタントは、ExcelやPowerpointのような伝統的なGoogleやMicrosoft Officeプログラムを強く把握しているだけでなく、最終的にSlackなどのより良い仕事をするのに役立Calend.ly、およびTravelPerktoは、いくつかの名前を付けます。
データ入力、分取り、および記録保持は、エグゼクティブアシスタントが何をすべきかのすべての重要な部分であり、市場で最新のアプリケーションやソリ
より多くの幹部がこれらの技術的解決策のいくつかを自分自身で使用しているという事実は、必要が生じたときはいつでもEAsがトラブルシューティングを支援するために時間を割く必要があることを意味する。
冷静になり、冷静になり、収集する
より良いパーソナルアシスタントになる方法をEAに尋ねると、ストレスの多い状況で冷静になり、レベルの頭を保つ方法を知ることが重要であると彼らはおそらくあなたに教えてくれるでしょう。 より高いレベルの幹部は、通常、極端な圧力の下であり、これは通常、彼らのEAsに渡されます。
あなたの落ち着きを維持することは、あなたの人生をはるかに容易にし、定期的にポップアップするためにバインドされている多くの危機に対処
アンバサダーになる
ゲートキーパーであり、あなたの幹部の代表として、あなたは彼らの目標と価値観だけでなく、会社のものに精通する必要があります。 特に、組織の外部の人々を扱う場合は、より大きな画像を理解し、それを念頭に置く必要があります。
会社の価値観と親密な仕組みを理解するために時間をかけてください。 すべてのチームメンバーとその職務と責任が何であるかを知るようになります。 これは質問に答え、エグゼクティブ、また会社の最上の利益の決定を取るために準備されることを保障する。
信頼できる
トップレベルの幹部と緊密に協力することは、定期的に機密情報や機密情報に関与している可能性が高いことを意味します。 これには、会社の財務情報、人事問題、企業秘密、繊細な性質の危機を認識している（そしてしばしば解決しなければならない）ことが含まれます。
幹部と組織のために機密性と裁量を維持することが最も重要です。 あなたがのために働くエグゼクティブの信頼を失うことはあなたがあなたの仕事をすることを事実上不可能にする。
優れたコミュニケーターになる
EAは常に人々を扱います。 彼らがのために働くエグゼクティブから、会社内の他のチーム-メンバーおよび構成の外の顧客および係争物受寄者へ。 従ってエグゼクティブと会社のためのスポークスマンで、人々の技術と同様、大きい伝達-表現力を所有しなければならない。
共感と感情的知性を含むスキルセットを持つことは、あなたがあなたの仕事をするために重要になる関係を構築するのに役立ちます。 良いEAは、LinkedInの上でアクティブであり、ミートアップとソーシャルイベント中に忙しい、さらにラインの下に便利になる他のEaや連絡先とのネットワーキング。
熟達した予測者になる
これは難しいものであり、通常は長年の経験が付属しています。 経験を使用し、潜在的な状態およびあなたの主任の習慣および必要性両方の理解を所有することによって、大きい管理の助手は起こる前につまずき
このレベルの専門家の問題解決者になることは、あなたを非常に貴重なパーソナルアシスタントにするだけでなく、あなたの仕事をはるかに楽に 危機後の危機は少し戦略的な計画で回避することができます。
自分の足で考える人
問題を予測できるだけでなく、問題をその場で解決する方法も知っている必要があります。 EAとして、あなたは必ずしもあなたが参照できる教科書の解決策を持っていないかもしれない無数の状況に直面するでしょう。 あなたは箱の外で考え、問題の底に到達するためにあなたの処分ですべてのツールを使用する必要があります。
これである程度の自律性が得られる。 あなた自身の意思決定を取って快適に感じ、適切なタイミングでそれらの拍車の瞬間の呼び出しを行う必要があります。 もちろん、あなたの力の限界を理解し、2つの間の適切なバランスを見つけることが重要です。
鋭い交渉者になる
この特定のスキルが行政の専門家にとってどれほど有用であるかに驚くでしょう。 Eaは、ベンダーやサービスサプライヤーとの取引や通信に多くの時間を費やし、会社やexecに必要な結果を得るために交渉する方法を知る必要があります。 これはエグゼクティブの旅行必要性のためであることができ、ビジネス昼食のための右のレストランでテーブルを見つけ、事務用品の最もよい取り引きを得るか、また更に排他的なでき事に切符かパスを得る。
EAsがしばしばこれらの連絡先を使用して好意を呼び、内部情報や推奨事項を取得するので、あなたがネットワーキングに投資したであろう時間がここ
プロジェクト管理の技術に堪能である
あなたがそれについて考えるとき、エグゼクティブアシスタントは本質的に単一の非常に複雑なプロジェ 高レベルの幹部のニーズと要件。 従ってプロジェクト管理の主概念そして練習のいくつかのしっかりしたグリップは長い道のりを行く。
EAsは、企業文化の向上を目的としたチームビルディングイベントの計画を含むイベント調整を担当することがよくあります。 偉大な会社の大使であること（ポイント4を参照）は、可能な限り最も効率的かつ効果的な方法でそのようなタスクを実行するために強力な立場にあ
be analytical
すでに述べたように、技術の進歩により、エグゼクティブアシスタントの役割は管理的ではなく、戦略的または分析的になりました。 あなたが分析的な思想家であればあるほど、あなたはEAとしてのあなたの仕事になり、あなたが働いている幹部にとってより価値があります。
あなたは敏感で複雑な状況に対処するためのより良い装備になります。 あなたが次の後に一つの決定をしなければならないことに直面しているように、あなたの分析的な腕前と細部への注意はあなたの秘密兵器にな EAはしばしば非公式の顧問と親友の役割を占めるので、これは特にあなたの雇用者によって評価されます。
リーダーでありチームプレイヤーである
組織内の主要人物の何人かに最も近い場所で働いている人として、他のスタッフがしばしばあなたに指導や助言 必要性の洞察力そして知識を所有し、execsのそして会社のために最もよいものがのほしいと思う。 また、偉大な連絡先や接続の宝庫への鍵を保持します。 C-suiteチームに代わって、会社の他のメンバーにメッセージを渡すように求められます。
これはあなたを力のある立場に置くだけでなく、チームプレーヤーである必要があります。 あなたは幹部を代表しなければならないが、必要が生じたときに人々が回すことができると感じる人でなければならない。 あなたの仕事の性質は、状況に応じて異なる瞬間に異なるチームメンバーと協力する必要があることを意味します。 これは、チームビルディングイベントの組織、オフィスワークの監督、会議の物流の調整などのプロジェクトをリードする必要がある場合に特に当てはまりま
適応する準備ができている
あなたはおそらく今では集まってきたように、鈍い瞬間は、エグゼクティブアシスタントのための希少性と贅沢です。 危機がポップアップし、電話が常に鳴っている、電子メールは常に洪水、そして、もちろん、幹部は一定の注意を必要とします。
変化はあなたが受け入れるものである必要があります。 常に変化する環境に対処するだけでなく、常に独自のプロセスを評価し、それらをより効率的かつ効果的にする方法を見つけることができるはず
あなたの一日が時速100マイルで動いているとき、あなたのスキルを強化したり、新しいものを学ぶ方法を見つけることは、背の高い順序のように それは言った、これはあなたのキャリアで進み、管理の助手としてあなた自身により多くの価値を加える最もよい方法である。
あなたの業界の最新ニュースやトレンドに追いつき、あなたの人生を楽にするのに役立つツールに目を光らせているために、毎週いくつかの時間を これだけで即座にあなたをEAとしてのより強い立場に置くでしょう。
幹部補佐は、本質的にはスイス軍のナイフに相当する人間であり、組織に相当します。 この記事で概説したスキルセットは非常に広範であり、最初は少し困難に見えるかもしれませんが、それはあなたを先送りさせてはいけません。 あなたがエグゼクティブアシスタントとして優れたい場合は、あなたが所有する必要がある最初の事は、この強烈なまだやりがいのある役割を取り、あ 間違いは避けられないが、あなたの大またのそれをすべて取り、それらから学び、ちょうど良い。