文書管理システムを開発する方法：簡単なガイド
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あなたは書類事務が嫌いですか？ 世界の文書管理システム市場が急騰しているので、他の人もそれを嫌うようです。 文書管理ソフトウェア（DMS）は、様々な電子文書のタスクを完了するように設計されています。 クラウドベースまたはオンプレミスのDMSソリューションは、会社のドキュメントフローを自動化し、リソースを解放してより多くの作業を完了できます。
しかし、あなたの特定のビジネスニーズを満たす文書管理システムを見つける方法は？ ここに手掛かりはある:あなた専有物を造りなさい。 このガイドでは、文書管理システムを開発する前に知っておく必要があるすべてを見つけることができます。
目次
文書管理ソフトウェア市場：概要
文書管理ソフトウェア市場は絶えず成長しています。 2026年には114億7000万ドルに達すると予想されており、2020年の2倍以上（55億1000万ドル）に達すると予想されています。 毎年、事務処理の自動化は、海上企業を維持するために、より多くの必要になります。 それは誇張だと思いますか？ 一つの簡単な事実：文書の問題は、予算で$20,000の平均損失と毎日の生産性の21％を担当しています。
間違いなく、これらのリソースのためのより良い使用があります。 営業部門、マーケティング部門、および銀行部門は、エンタープライズコンテンツ管理ソリューションの採用を開拓していますが、他の業界は、職場での生産性の向上の必要性に牽引されてペースを維持し始めています。 だから、まだそれを行っていないすべての会社のための文書システム管理ソフトウェアを構築するための高い時間です。
この低吊り果実をつかみ、ワークフローの効率を向上させる方法を見つけるために読んでください。
カスタム文書管理システムの構築と既製の文書管理ソフトウェアの使用
文書管理ソフトウェアは、プロセスの高速化、生産性の向上、コストの削減 DMSの実装には、次の2つのオプションがあります。: 既製の製品を購入するか、カスタム製品を構築します。 のは、二つの選択肢を比較し、あなたのために最適な作品を見てみましょう。
コスト
カスタムDMS開発にはより高い初期投資が必要であることは驚くことではありません。 しかし、既製のソリューションのためにlifetime corporate subscriptionを追加すると、独自の製品を開発する方がコスト効率が高いことがわかります。
機能
市場には数多くのDMSソリューションがあります。 それでも、あなたのビジネスニーズに合ったものを見つけることはトリッキーなことができます。 どうして? 商用指向のソフトウェアは、異なる、時には相互に排他的なニーズを持つ企業の広い範囲を対象としています。 したがって、あなただけでなく、あなたが使用することは決してないだろうパッケージ内のサービスのために支払うが、あなたはまた、あなたが必要な狭 そしてできても、それらは注文の解決と同様、あなたのプロセスに適しない。
統合
ほとんどの既製のDMは他のソフトウェアと統合しないため、ユーザーは同じ文書のコピーをCMSおよびCRMシステムに移動させます。 対照的に、カスタム文書管理システムを開発するときは、どの企業の採用ソフトウェアと統合し、任意のワークフローに力を与えることができます。
だから、標準的な機能を超えて行く必要がある場合は、エンドツーエンドのアプリを構築するのが最善の方法です。 しかし、文書管理システムの開発に飛び込むには何が必要ですか？ まず、実装したい機能を知っていて、ソフトウェア開発プロセスの基本を理解する必要があります。 複雑に聞こえる？ 心配しないで、私たちはあなたの背中を持っています！
文書管理システムの主な機能
どの機能が必要かを検討する前に、会社のビジネスプロセスを調べてください。 カスタムドキュメント管理ソリューションは、業界固有であり、組織間で異なるワークフローに適応することができます。 ここでは、開始するための本質的な機能のリストです。
一貫したファイル構造
ユーザーがすぐに学び、適応する単純なファイルシステム構造を設計すること ツリー構造化ファイルシステムでは、任意のエントリはファイル、フォルダ、またはサブフォルダのいずれかになります。 すべてのファイルには固有の経路があるため、ツリーファイル構造はさまざまな種類のソフトウェアで最も便利なファイル構造のままです。
カスタマイズ可能なタグ付けと命名規則
コンテンツとその所有者にタグを付ける機能は、レビュープロセスを自動化し、最新の状態に保ちます。 すべての組織にはドキュメントの名前付けに関する独自のルールがあるため、DMSは既存の名前付けルールをサポートする必要があります。
プラットフォームとデバイス間のアクセシビリティ
システムは、デスクトップ、モバイル、タブレットデバイス間でスムーズに実行され、シームレスなユー 自宅での作業が業界を引き継ぐにつれて、世界中のどこからでもドキュメントへのアクセス、ファイル共有、編集のためのツールを提供することが重 そのため、webベースのDMSに加えてモバイルアプリを構築することが重要です。
堅牢な検索エンジン
コンテンツが拡大するにつれて、文書管理ソフトウェア内のものを見つけることがより困難になります。 そのため、タイトル、日付、カテゴリ、タグ、作成者など、できるだけ多くの基準を使用してドキュメントを検索できるシステムを作成します。
バージョン管理
バージョン管理により、同じドキュメントで作業する従業員間の効率的なコラボレーションが保証されます。 この機能を使用すると、ユーザーは時間の経過とともにファイルをバックアップおよび追跡できます。
共同編集
この機能により、複数のユーザーが同時に編集を行い、同じドキュメントに他のユーザーがアクセスしているかどうかを確認できます。 さらに、Googleドキュメントと同じように、ファイルアクセスのモードを切り替えることができます。 一部の文書は誰でも自由にアクセスできますが、他の文書は特定のユーザーまたはグループのみが利用できます。
サードパーティ製ソフトウェアとの統合
平均して、中小企業は102種類のソフトウェア製品を使用し、大企業は288のアプリを使用しています。 ドキュメント管理ソリューションは、メール、チャットソリューション、またはあなたの会社が選択した他のソフトウェアなど、最低でも最も重要なものと統合する必要があります。 すべてのファイルタイプは、他のアプリケーションから簡単にエクスポートしてインポートする必要があります。
スケーラブルなストレージ
ストレージに関しては、より少ないよりも多くを持っている方が良いです。 最新のDMSsは、会社のニーズに応じて拡張しやすいクラウドストレージソリューションに依存しています。
セキュリティ設定
ファイルは、ユーザー認証や復元力から外部の脅威、ドキュメントアクセスのクラスまで、あらゆるレベルで安全でなければなりません。 データ侵害が行動を起こすのを待つことは決して良い考えではありません。
アーカイブ
クライアントとの作業を通して、多数のドキュメントを作成して保存します。 いくつかのパートナーシップは何十年も続くため、以前のプロジェクトに関連するファイルを保存してアーカイブして、参照を手元に置いたり、業界の規制
自動ファイル生成
ファイルジェネレータを使用すると、ユーザーはローカルテンプレートに基づいて契約、フォーム、レポートを作成したり、インポートしたファイ これにより、多くの日常的な手順が簡素化され、人的ミスが軽減されます。
オフラインアクセス
特にリモート従業員のために、安定したインターネット接続を確保することは不可能であるため、あなたのソリューションはオフラ 必要に応じて、ファイルリーダーでユーザーがファイルを表示、編集、ダウンロードできるようにしてください。
電子署名
電子署名により、会社の代表者は必要な書式に電子形式で法的に署名することができます。 電子署名は、部門間の文書処理を合理化し、他の企業との連携を簡素化します。
ファイルタイプ変換
ドキュメント管理システムに組み込みのファイルコンバータを追加すると、組織内のワークフロー効率が向上します。 従業員が数回クリックするだけで多くの文書を変換できるように、バッチ変換を有効にすることを忘れないでください。
光学式文字リーダー
それでも紙ベースの文書を使用する必要がある場合は、光学式文字リーダー（OCR）を機能のリストに追加することを検討してください。 OCRを使用すると、簡単に印刷し、手書きのテキストをスキャンし、お使いのシステムにアップロードすることができます。
選択した機能に関係なく、トラブルシューティングやシステムアップデートを行う必要があります。 言うまでもなく、このタスクをすでにシステムで作業しており、そのあらゆることを知っている人に委ねる方が安全です。 起動後のメンテナンスとサポートを提供するソフトウェア開発ベンダーを探します。
DMS開発を開始する前に考慮すべきこと
前述のように、独自のビジネスニーズを俯瞰すると、どのコンポーネントが必須であり、どのコンポーネントがオプ しかし、DMSシステムソフトウェア開発を開始する前に解決すべきことがいくつかあります。
規制基準への準拠
役割ベースのアクセス制御(RBAC)、多要素認証、許可プロトコル、dmsポータルシステムによる緊密にコード化されたデータ暗号化は別として、特定の規制に準拠する必要があります。 たとえば、医療提供者はHIPAAを遵守しなければならず、製薬会社はFDAを遵守しなければならず、小売業者はPCIを遵守しなければなりません。 各企業は、機密データのいくつかのタイプを処理するので、あなたの仕事は、状態のデータ保護規則に従って、このデータを保護することです。
ユーザーエクスペリエンス
DMSは、ユーザーが期待するように動作するはずです。 ユーザーフレンドリーなインターフェイスは、ルックアンドフィールを超えています。 それは認知負荷が低く、人々があるタスクまたは別のタスクを実行する方法を停止して考えなければならないことはありません。 初期設定から、ユーザーの旅を通して、あなたのインターフェイスは、技術的な習熟度の任意のレベルを持つユーザーのために直感的でなければなりません。
簡単に聞こえるかもしれませんが、設計プロセスには時間と専門知識がかかります。 文書管理ソフトウェア開発においては、UXの研究、アイデア、プロトタイピング、およびユーザーテストも同様に重要です。 これらの手順のいずれかをスキップすると、賭け金がはるかに高い後の段階で問題に直面する危険性があることを意味します。
チームの集まり
社内開発者がいない場合は、ソフトウェア開発チームをオフサイトで雇います。 それはあなたのビジネス範囲の明確な理解の最もよいITの才能をいかに得ることができるかである。 あなたのソフトウェア開発ベンダーは、スクリーニングや技術的なインタビューのすべての種類を含む募集と雇用活動を実行します。
MVP開発
最小実行可能な製品（MVP）リリースは、DMSシステムソフトウェア開発のオプショ 実際のユーザーが最終リリースの前に本質的な機能をテストできるようにすることで、ソリューションの有効性を検証できます。 ユーザーからのフィードバックが肯定的な場合は、完全な機能セットの実装に進むことができます。 そうでない場合は、一歩後退し、ビジネス目標を達成する方法を再考する必要があります。
文書管理システムを開発するにはどれくらいの費用がかかりますか？
今、あなたは文書システム管理ソフトウェアを構築する方法を知っていることを、それはお金を話す時間です。 私たちは野生の推測をしてみましょう：あなたは熟練した開発者を雇うしたいが、あなたの予算は、ガラスの天井に当たります。 良いニュースは、ウクライナでは、リベラルな価格のための高度な資格のある開発者を外部委託することができますいくつかの国の一つであるとい
一般的に、料金はチームメンバーの経験と選択された技術スタックに依存します。 このリストをチェックして、典型的なDMS開発プロジェクトに必要なチーム構成と、さまざまな専門家の平均時給を視覚的に確認してください:
- ビジネスアナリスト—$40-$63
- UI/UXデザイナー—$35-$56
- 開発者から25ドル-$42中は$45-90ドルの優位置
- QAエンジニア—ドルから25-42ドル中に$40-$63優位置
- プロジェクト長—$45-$70
をより正確な推定は、予算と時間の関連プロジェクトに必要なものに相談して選ばれたベンダーです。 開発者は、必要な機能を開発するのにかかる時間を知っているので、期待される作業範囲に基づいておおよその数値を提供することができます。
要約すると
文書管理システム市場は急速に進化しており、DMS ITソリューションはすべての企業にとって必須です。 まとめてみましょう:
- 既製および注文の解決の間で選ぶことができる。 あなたのニーズに合わせた機能を構築し、長期的に費用を節約することができますように、文書管理システムを開発することは、より合理的です。
- 機能リストをまとめるときは、ビジネス目標とDMSで解決したい問題に焦点を当てます。 ほとんどの企業では、共同編集、クロスプラットフォームのアクセシビリティ、カスタマイズ可能なタグ付けを選択しています。
- ソリューションを構築する際には、ユーザーエクスペリエンス、業界規制の遵守、およびセキュリティコンプライアンスに注意してくださ
- プロジェクトの予算はさまざまな要因に依存しますが、ウクライナで開発者を雇うことで、公正な価格で高品質の製品を得ることができます。
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