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Gli audit finanziari sono uno dei motivi per cui la segnalazione di fine anno è stressante. Ma poi, questi audit si stabiliscono come una società affidabile agli occhi di entità esterne come banche, agenzie governative e azionisti. Inoltre, le società quotate sono tenute per legge ad avere i loro conti controllati-quindi non c’è modo di sfuggire a questo processo estenuante!
Oltre alle società quotate in borsa, le piccole imprese private possono anche dover sottoporsi a rigorosi audit finanziari da parte di imprese indipendenti. Pertanto, adottare le misure necessarie prima, durante e dopo l’audit è importante per garantire che il processo proceda senza intoppi. Questa guida per un audit finanziario di successo presenta un processo passo-passo per rendere la vita più facile per gli imprenditori. Ma prima di entrare in questo, cerchiamo di capire che cosa è esattamente un audit finanziario.

Che cos’è un audit finanziario?

Un audit comporta la revisione dei rendiconti finanziari di un’organizzazione e dei relativi documenti per garantire che siano ragionevolmente accurati. Tipicamente condotta annualmente, mira a valutare la salute finanziaria dell’azienda valutando le sue pratiche contabili, i controlli interni e altri dettagli finanziari. Lo scopo di un audit è quello di esprimere un parere sul fatto che la società abbia mantenuto o meno libri contabili adeguati.

Anche se il parere della società di revisione è ragionevole, non assoluto, è sufficiente convincere gli stakeholder che la società non sta sottraendo fondi. Varie parti interessate sono interessate a conoscere la posizione finanziaria della tua azienda e gli audit finanziari assicurano che ricevano le informazioni corrette. Oltre ad offrire una ragionevole garanzia, gli audit finanziari vengono utilizzati per garantire la conformità alle politiche e agli standard normativi e proteggere la tua azienda da potenziali frodi.
I revisori non dovrebbero avere una partecipazione in società per cui conducono l’audit. Per questo motivo, un audit finanziario può essere condotto solo da una società di revisione indipendente, non dalla direzione della società. Inoltre, un revisore dei conti con un interesse finanziario o di altro tipo in una società non può condurre una revisione contabile di tale società. Dopo l’audit, la società di revisione rilascia una dichiarazione sull’integrità dei documenti finanziari della società.

Come detto sopra, esistono due tipi di audit: interno ed esterno. Quest’ultimo è principalmente focalizzato sulla valutazione del bilancio della tua azienda e sulla fornitura di garanzie ragionevoli agli stakeholder esterni. Gli audit interni vanno ben oltre e possono essere condotti dalla direzione di un’azienda. Considerando la crescita della tua azienda, la reputazione, le pratiche di sostenibilità e la cultura dei dipendenti riguardo ai dati finanziari, gli audit interni suggeriscono modi per migliorare la tua azienda. Gli audit interni regolari sono un’indicazione di forti controlli interni, che si riflettono nell’integrità e nell’obiettività dei rendiconti finanziari.

10 Passi per condurre un audit finanziario di successo

Nonostante la sua importanza, condurre un audit finanziario può essere un compito secco. È un processo terribile per ogni azienda. Tuttavia, facendo le cose per bene, è possibile garantire un controllo finanziario regolare alla fine del vostro anno fiscale. Seguire questi passaggi dovrebbe aiutarti a condurre un audit finanziario di successo:

Passo 1: Piano per l’audit

Il motivo principale per cui i professionisti sono troppo stressati sugli audit finanziari è che non riescono a pianificarlo in precedenza. Pianificare in anticipo definisce aspettative chiare, riducendo così al minimo la frustrazione e l’ansia. È possibile ottenere un esperto per fare il lavoro per voi in modo da poter concentrarsi sulle altre parti del vostro business, perché se non lo fai allora avete bisogno di dedicare più tempo per prepararsi per l’audit, essere disponibili al momento della revisione e impegnarsi con tutti impegnati nel processo.
Quando si tratta di pianificazione e preparazione, tuttavia, è necessario trattarlo come un processo esteso. Per ridurre lo stress associato all’audit di fine anno, è meglio mantenere aggiornate le riconciliazioni e gli orari durante tutto l’anno. Dovrebbe esserci un unico punto di contatto con i revisori indipendenti. Designa un membro attivo del tuo team finanziario per mantenere una comunicazione aperta con i revisori durante tutto l’anno invece di aspettare fino all’ultimo momento.

Garantire una comunicazione efficace dovrebbe tenervi aggiornati su eventuali modifiche e aggiornamenti delle politiche e degli standard, evitando la possibilità di sorprese inutili. Avrai tempo sufficiente per apportare le modifiche necessarie prima della data di controllo. Si consiglia inoltre di designare un punto di contatto secondario con gli auditor in modo che il processo non venga interrotto quando il punto di contatto primario è fuori sede.

Passo 2: Imparare da audit passati

Tra i modi più semplici per avere un audit finanziario di successo e senza stress è quello di imparare dagli errori del passato. Esaminare le difficoltà incontrate durante gli audit passati, le modifiche apportate all’audit dello scorso anno e le eventuali raccomandazioni sul controllo interno. Questi sono preziosi pezzi di informazioni che renderanno la vita facile per voi. Una volta identificato un elenco di problemi passati, prepara un piano che evidenzia come dovrebbero essere affrontati. Anche se alcuni dei problemi passati sono stati già affrontati, servirà come un memory-jogger e garantire che gli errori del passato non si ripetano.
Inoltre, quando si ha l’incontro di pianificazione con i revisori, non si dovrebbe solo discutere le aree di miglioramento, ma anche su come promuovere una comunicazione più efficace tra la società e i revisori.

Passo 3: Tieniti informato sugli aggiornamenti degli standard contabili

Il tuo prossimo audit finanziario terrà certamente conto delle ultime procedure contabili e di eventuali aggiornamenti ai requisiti normativi e legislativi. Non prendere nota di questi può portare a seri problemi durante l’audit finanziario.

Mentre alcuni aggiornamenti richiedono modifiche minori, altri possono richiedere molto tempo per apportare le modifiche rilevanti. Ad esempio, nuove leggi fiscali o principi contabili potrebbero richiedere di riorganizzare la documentazione o la carta dei conti e tracciare e gestire i dati in modo diverso.
Il tuo personale finanziario o contabile potrebbe anche richiedere un po ‘ di formazione o software per soddisfare i requisiti più recenti. Per leggere e comprendere gli aggiornamenti più recenti dei principi contabili e delle politiche applicabili al prossimo audit di fine anno, visitare fasb.org-il sito web del Financial Accounting Standards Board. Se sei un’organizzazione esente da imposte, la piattaforma dell’IRS è anche una risorsa utile.

Fase 4: Studiare le implicazioni di audit dei cambiamenti nelle attività aziendali

I regolamenti finanziari, gli standard e i requisiti possono dipendere dalla natura delle attività aziendali. È tua responsabilità studiare le implicazioni di audit di eventuali modifiche o aggiunte apportate alla tua attività. Si potrebbe avere lanciato una nuova agenda o interrotto un prodotto che può portare ad un aumento o diminuzione degli obblighi.
Una nuova approvazione della sovvenzione, cambiamenti nella struttura organizzativa e nella leadership dell’azienda o nuovi sistemi di controllo interno potrebbero richiedere nuove considerazioni di reporting e contabilità che devono essere divulgate al revisore al momento della pianificazione.

Punto 5: Analizzare i documenti fiscali della società

Uno dei passaggi più critici è quello di analizzare le dichiarazioni dei redditi ufficiali della società e record. I registri fiscali devono essere conservati per almeno sette anni. Estrai le ricevute fiscali della tua azienda dall’IRS e usale per riconciliare eventuali discrepanze nei tuoi registri fiscali come gli importi pagati in tasse e passività fiscali. Inoltre, passare attraverso i crediti d’imposta e le detrazioni rivendicate più di recente, apportando eventuali rettifiche nei rendiconti finanziari come richiesto.

Punto 6: Organizzare i dati

Ci deve essere un modo sicuro per memorizzare i dati di controllo che ‘ disponibile per l’analisi durante gli anni successivi. Un approccio efficace consiste nell’organizzare i dati utilizzando sottocartelle per categorie o cicli di transazione. Anche la classificazione dei dati in gruppi come debiti e spese, cassa, immobilizzazioni, entrate e crediti, debiti, investimenti, ecc.
Per la massima precisione, è possibile confrontare i record interni di entrate, spese e disponibilità liquide con i record esterni memorizzati. Ad esempio, è possibile confrontare i record di acquisto interni con le ricevute di acquisto inviate dai fornitori per singoli mesi.

Tuttavia, assicurarsi di proteggere i documenti di lavoro e gli orari che trasportano informazioni sensibili attraverso soluzioni protette da password o memorizzate in un percorso di rete appropriato. Guardatevi intorno per i pacchetti software di contabilità che automatizzano la creazione di documenti di lavoro e orari quando si scrivono nuovi rapporti che li utilizzano.

Punto 7: Assegnare ruoli e stabilire un Timeline

Prima di ogni altra cosa, si dovrebbe essere completamente chiaro su quali informazioni finanziarie è richiesto dai revisori. In caso di ambiguità, richiedere chiarimenti ben prima dell’audit per evitare ritardi evitare costi aggiuntivi. Dovresti essere a tuo agio a fare domande, chiedere chiarimenti e chiedere assistenza agli auditor. Sono generalmente felici di affrontare le domande riguardanti le procedure contabili relative a transazioni rare o insolite.
Ottenere informazioni sufficienti per quanto riguarda la preparazione di informazioni a piè di pagina, che spiegano importanti aspetti finanziari ai revisori. Possono includere stime contabili come il metodo di ammortamento utilizzato, controversie pendenti, imprevisti e impegni, transazioni confuse e altri aspetti rilevanti per le dichiarazioni.

Una volta che sai esattamente cosa è richiesto dai revisori, assegna ogni elemento dall’elenco di documenti di lavoro, orari e dichiarazioni a una persona da rivedere, dando loro una data di scadenza per questo.

Quando si assegnano elementi ai dipendenti, dare loro abbastanza tempo per rivedere e correggere eventuali errori che possono identificare. Se possibile, inizia con i dati più difficili, dispendiosi in termini di tempo e complessi. Non importa cosa, tutti i rendiconti finanziari, gli orari e i documenti di lavoro devono essere resi disponibili per l’audit entro o prima della data dell’audit.

Passaggio 8: Condurre un’auto-revisione

Non dovresti semplicemente saltare nell’audit dopo aver effettuato le voci di chiusura e aver bilanciato le cifre nel tuo bilancio di prova e nel tuo bilancio. Un passo importante prima dell’audit finale è guardare indietro e rivedere il bilancio. Una grande strategia è quella di avere una lista di controllo di quali informazioni devono essere divulgate per assicurarsi di aver divulgato tutte le informazioni in conti e note al bilancio. Dovresti anche essere in grado di spiegare le varianze degli importi degli anni passati e delle dichiarazioni in bilancio.

Punto 9: Assistere i revisori il giorno della revisione

Mentre i revisori avranno già richiesto tutte le informazioni richieste in precedenza, possono comunque richiedere spiegazioni e documenti giustificativi per informazioni specifiche divulgate nel bilancio durante il lavoro sul campo. Pertanto, il personale finanziario e contabile chiave dovrebbe essere disponibile a partecipare a loro e fornire tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
Il personale non dovrebbe essere dato tempo libero durante il periodo di audit cruciale, e qualsiasi riunione non importante che coinvolge il personale chiave di contabilità e finanza dovrebbe essere rinviata o riprogrammata per dopo. Per tenere traccia dei progressi durante l’audit, è possibile tenere brevi riunioni con gli auditor per ottenere un elenco di voci aperte.

Passo 10: Valuta i risultati

Continua a comunicare con gli auditor dopo il lavoro sul campo fino a quando non emettono il rapporto di audit. Nel caso in cui ci siano alcuni punti aperti, discutere e fissare una scadenza con i revisori dei conti per la divulgazione delle informazioni. Se il revisore è disposto a partecipare a una riunione con il consiglio di amministrazione e il comitato finanziario o di revisione contabile dopo il lavoro sul campo, assicurarsi che il revisore abbia tutte le informazioni relative alla riunione, comprese la data, l’ora e la sede.

Inoltre, prendere in considerazione la pianificazione di un incontro con il personale che ha lavorato al processo di audit per divulgare i risultati e ottenere feedback. Questo è chiamato un incontro post-audit, che è estremamente prezioso per gli audit finanziari degli anni successivi.

Take Away chiave

Per riassumere tutto, nessuna società stabilita può sfuggire a un audit finanziario, ma ci sono modi che possono facilitare il processo mentre si entra nel prossimo esercizio finanziario. È necessario dare tempo sufficiente per prepararsi per l’audit di fine anno. La tua capacità di analizzare i dati è molto importante durante la preparazione, poiché gli errori e le raccomandazioni del passato ti aiuteranno a migliorare le pratiche di reporting.

Inoltre, rimanere aggiornati sugli ultimi standard contabili e rendersi conto di quanto i cambiamenti significativi nelle attività aziendali abbiano un impatto sui requisiti di audit siano altrettanto importanti. I tuoi auditor possono essere di grande aiuto quando studi questi cambiamenti e per qualsiasi transazione insolita che potresti dover segnalare. Infine, dovresti partecipare attivamente agli auditor durante il processo di audit e valutare i risultati in seguito. Seguendo i passaggi di cui sopra vi terrà in cima alla vostra revisione finanziaria.