Xero-Come creare e inviare una fattura cliente
La fatturazione dei clienti è una parte fondamentale di qualsiasi attività commerciale. Così, avendo un processo di fatturazione liscia, sarà un sollievo stress importante per voi. In questa guida, imparerai come impostare una nuova fattura di vendita in Xero, come inviarla via email ai clienti e come allegare file. E per aiutarti a imparare le corde più velocemente, dai un’occhiata al nostro video tutorial (sopra).
Come creare una nuova fattura di vendita in Xero
Creare una nuova fattura di vendita in Xero è semplice. Per arrivare al posto giusto, vai a Business → Panoramica vendite dal menu principale.
Dalla schermata Vendite, fare clic sul pulsante + Nuovo e selezionare Fattura dall’elenco.
Si dovrebbe ora vedere un nuovo modello di fattura che è possibile utilizzare per creare la fattura di vendita. Creiamo una fattura compilando alcuni dei campi principali:
- A: scegliere qualsiasi contatto che ti piace. Ho scelto ABC Furniture.
- Data: viene visualizzata la data corrente. Puoi cambiarlo.
- Data di scadenza: scegliere una data di circa 30 giorni dalla data.
- Fattura # : il numero di fattura viene visualizzato automaticamente se incluso nelle impostazioni.
- Riferimento: può essere codice di progetto, codice postale o numero di ordine di acquisto.
- Branding: se si utilizza la società demo, scegliere Progetti speciali dalla lista.
- Descrizione: digitare Servizi di consulenza.
- Quantità: digitare 1.
- Prezzo unitario: digitare 1000.00.
- Account: scegliere 200-Sales dall’elenco codici contabilità generale.
- Tax Rate: questo dovrebbe essere compilato automaticamente in base al codice di contabilità generale scelto.
Per vedere come sarà la fattura per il cliente, fare clic sul pulsante Anteprima in alto a destra.
Si dovrebbe vedere una fattura che è stata marchiata dal modello di branding Progetti speciali scelto in precedenza. I dettagli della fattura dovrebbero essere basati sulle informazioni fornite sopra.
Dopo aver creato la fattura, sarà possibile salvarla o approvarla. Che cosa si sceglie di fare dipende da come si esegue il vostro business.
Se il processo di fatturazione richiede di salvare le nuove fatture di vendita come bozze per l’approvazione di qualcun altro, fare clic su Salva → Salva come bozza in basso a sinistra nella schermata Nuova fattura.
Se non hai bisogno di nessun altro per approvare le tue nuove fatture di vendita, puoi procedere ad approvarle tu stesso facendo clic sul pulsante Approva in basso a destra della schermata Nuova fattura.
Questo è tutto ciò che devi fare per creare una nuova fattura di vendita in Xero.
Come allegare file a una fattura di vendita
A volte, quando si invia una fattura di vendita a un cliente, è necessario inviare alcuni file con esso come fogli di calcolo Excel o documenti PDF. In Xero, è possibile farlo allegando i file alla fattura e includendoli nell’e-mail al client.
Per allegare i file alla fattura, fare clic sul pulsante in alto a destra della schermata fattura che appare come un pezzo di carta parzialmente piegato. Quando viene visualizzata la casella pop-up, fare clic sul collegamento + Carica file.
Ora è possibile scegliere i file da allegare alla fattura. Vai avanti e allega un file Excel, PDF o qualsiasi altra cosa che Xero accetterà.
Dopo aver allegato il file, fare clic sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del file e scegliere Includi con fattura dall’elenco a discesa se si desidera che il file venga inviato via email al cliente con la fattura.
Il file dovrebbe essere stato spostato fino alla sezione INCLUDI CON FATTURA della casella pop-up.
Come inviare una fattura di vendita in Xero
In questi giorni è consuetudine inviare fatture di vendita ai clienti e in Xero, possono essere inviate via email da alcuni luoghi diversi.
Per raggiungere il posto giusto in Xero, vai a Business → Panoramica vendite dal menu principale.
Ora clicca sulla sezione In attesa di pagamento per vedere tutte le fatture di vendita che sono state create ma non pagate dai clienti.
Ci sono alcuni posti in cui puoi andare a inviare fatture di vendita ai clienti in Xero. I due luoghi che vedremo in questo tutorial sono:
- Dalla schermata principale Fatture.
- Dall’interno di una fattura.
Invia una fattura di vendita dalla schermata principale Fatture
Se hai seguito le istruzioni di cui sopra, dovresti essere nella schermata principale Fatture. Da qui, seleziona la casella di controllo per la fattura Bayside Club e fai clic sul pulsante E-mail in cima all’elenco delle fatture.
Apparirà una finestra pop-up con tutti i dettagli dell’email che stai per inviare al tuo cliente. Una volta che sei soddisfatto di tutto nella casella pop-up, premi il pulsante Invia per terminare l’invio della fattura di vendita al tuo cliente.
Una volta che l’e-mail è stata inviata e si è tornati alla schermata principale Fatture, si dovrebbe vedere che lo stato della fattura è cambiato in Inviato.
Invia una fattura di vendita all’interno della fattura
Il secondo modo per inviare una fattura di vendita a un cliente è farlo all’interno del modello di fattura. A tale scopo, scegliere la fattura Marine Systems dalla schermata principale Fatture.
Ora, fai clic sul pulsante Email in alto a destra del modello di fattura.
Apparirà una finestra pop-up con tutti i dettagli dell’e-mail che stai per inviare. Un indirizzo email non è stato incluso automaticamente per questo cliente, quindi digita l’indirizzo email falso [email protected] nella casella in alto. Una volta che sei soddisfatto di tutto nella casella pop-up, premi il pulsante Invia per terminare l’invio della fattura di vendita al tuo cliente.
Una volta che l’e-mail è stata inviata e si è tornati alla schermata principale Fatture, si dovrebbe vedere che lo stato della fattura è cambiato in Inviato.
Come stampare una fattura di vendita in Xero
1. Stampare una fattura di vendita dalla schermata principale Fatture
Dalla schermata principale fatture, selezionare la casella di controllo per la fattura che si desidera stampare e fare clic sul pulsante Stampa in cima all’elenco delle fatture.
Apparirà una finestra pop-up che chiede se si desidera contrassegnare la fattura come inviata al cliente. Scegli l’opzione che fa per te.
2. Stampare una fattura di vendita dall’interno della fattura
Il secondo modo per scaricare una fattura di vendita come PDF per la stampa è farlo dall’interno del modello di fattura. Per iniziare, fare clic sulla fattura dalla schermata principale Fatture.
Quindi, fare clic sul pulsante Stampa PDF in alto a destra del modello di fattura.
Apparirà una finestra pop-up che chiede se si desidera contrassegnare la fattura come inviata al cliente. Scegli l’opzione che fa per te.
La fattura deve ora essere scaricata in formato PDF. Da lì, è possibile aprire il file in un visualizzatore PDF e stamparlo.
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