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I dirigenti aziendali sono notoriamente individui occupati. Le infinite to-do list, incontri back-to-back, pianificazione strategica, e altro ancora richiedono a dir poco sforzo sovrumano e la gestione del tempo. Quindi, come fanno a gestire tutto questo? Un dirigente di successo possiede un’arma segreta, un assistente esecutivo di altrettanto successo.

Noto anche come assistenti amministrativi, assistenti personali, segretari esecutivi o EA in breve, il lavoro di assistente esecutivo è essenzialmente quello di gatekeeper, confidente e sistema di supporto generale ai dirigenti c-suite.

EA sono essenzialmente un’estensione ai dirigenti di alto livello, il che significa che sono anche normalmente il primo punto di contatto per chiunque cerchi di raggiungerli. Gestiscono i loro programmi, preparano rapporti, forniscono supporto amministrativo generale e sono essenzialmente coinvolti nella maggior parte se non in tutto il loro lavoro.

Per uno sguardo più approfondito alla descrizione del lavoro di un EA, controlla il prossimo articolo di questa guida sulle responsabilità di un assistente esecutivo.

L’importanza degli assistenti esecutivi

A causa della rapida evoluzione degli ambienti di lavoro e del progresso tecnologico, gli assistenti esecutivi lavorano e occupano ancora più ruoli rispetto a prima. Sono finiti i giorni in cui EA sono stati visti puramente come guardiani di dirigenti, lì per rispondere alle telefonate e prendere messaggi.

La tecnologia ora fornisce dirigenti con una pletora di strumenti che possono svolgere tali compiti per loro. Le app per prendere appunti, le soluzioni di pianificazione, le piattaforme di viaggi d’affari e le piattaforme di gestione delle attività significano che il livello di supporto amministrativo richiesto dai dirigenti è diminuito nel corso degli anni.

Ma gli EA sono tutt’altro che obsoleti. Ora occupano un ruolo strategico oltre che amministrativo. Saltano dall’aiutare con il processo decisionale, all’assistenza tecnica, alle comunicazioni interne, alla supervisione dei viaggi d’affari e alla pianificazione di eventi, per citarne alcuni.

Le 14 competenze top executive assistant possiedono

Se questo percorso di carriera folle ma altamente gratificante suona come la giusta misura per voi, abbiamo messo insieme un elenco di 14 vitali competenze executive assistant per aiutarvi a diventare un top notch amministrativo professionale.

Essere super organizzati

Potrebbe non sorprendere che i migliori assistenti esecutivi posseggano capacità organizzative ultraterrene. Come EA, sei essenzialmente responsabile di due carichi di lavoro estremamente occupati, il tuo e l’esecutivo per cui lavori. È necessario essere in grado di dare la priorità a tutto ciò che c’è da fare e fare in modo più efficiente possibile.

Essere abili nel multitasking è anche cruciale. Non importa quanto bene pianificato la giornata potrebbe essere, emergenze e problemi urgenti che richiedono la vostra attenzione immediata inevitabilmente pop-up e si deve essere abbastanza flessibile per gestire questi. Una volta che gli incendi sono stati spenti, si dovrebbe essere in grado di tornare al vostro programma con facilità.

È necessario essere organizzati in modo che tutte le informazioni voi o il vostro esecutivo ha bisogno in un momento di preavviso è a portata di mano.

Essere Tech-Savvy

Abbiamo già delineato come la tecnologia ha drasticamente cambiato il lavoro di un EA, fornendo dirigenti con soluzioni per alcune delle funzioni amministrative più tradizionali. Gli EA dovrebbero essere più analitici e strategici nel loro lavoro, ma anche essere tecnologicamente abili è diventato cruciale.

Gli assistenti amministrativi dovrebbero avere una forte conoscenza dei tradizionali programmi di Google e Microsoft Office come Excel e Powerpoint e avere un elenco di strumenti e risorse che alla fine li aiuteranno a fare un lavoro migliore come Slack, Calend.ly, e TravelPerkto nominano alcuni.

L’inserimento dei dati, la presa dei minuti e la tenuta dei registri sono tutte parti importanti di ciò che fanno gli assistenti esecutivi e rimanere aggiornati con le ultime applicazioni e soluzioni sul mercato renderà sicuramente il tuo lavoro molto più semplice.

Il fatto che più dirigenti utilizzano alcune di queste soluzioni tecnologiche spesso significa che EAS spesso bisogno di prendere il tempo per assisterli con la risoluzione dei problemi ogni volta che si presenta la necessità.

Sii fresco, calmo e raccolto

Chiedi a qualsiasi EA come essere un assistente personale migliore e probabilmente ti diranno che è importante sapere come mantenere la calma e mantenere un livello di testa in situazioni stressanti. I dirigenti di livello superiore sono normalmente sottoposti a pressioni estreme e questo viene normalmente trasmesso ai loro EA.

Mantenere la calma renderà la vita molto più facile e vi aiuterà a trattare con le molte crisi che sono tenuti a pop-up su base regolare.

Essere un ambasciatore

Come gatekeeper e rappresentante del vostro esecutivo, è necessario familiarizzare con i loro obiettivi e valori, nonché quelli della società. È necessario comprendere il quadro più ampio e tenerlo a mente, in particolare quando si tratta di persone esterne all’organizzazione.

Prendetevi il tempo per capire i valori così come il funzionamento intimo della società. Venite a conoscere tutti i membri del team e quali sono i loro doveri e responsabilità. Questo assicura che siete pronti a rispondere alle domande e anche prendere decisioni nel migliore interesse del dirigente così come la società.

Sii affidabile

Lavorare a stretto contatto con un dirigente di alto livello significa che è probabile che tu sia al corrente di informazioni sensibili e riservate su base regolare. Ciò potrebbe includere le informazioni finanziarie dell’azienda, le questioni HR, i segreti commerciali oltre ad essere consapevoli (e spesso dover risolvere) crisi di natura delicata.

È della massima importanza mantenere la riservatezza e la discrezione per il bene dell’exec e dell’organizzazione. Perdere la fiducia del dirigente per cui lavori renderà praticamente impossibile per te fare il tuo lavoro.

Essere un ottimo comunicatore

Un EA si occupa costantemente con le persone. Dal dirigente per cui lavorano, agli altri membri del team all’interno dell’azienda, ai clienti e alle parti interessate al di fuori dell’organizzazione. Sei un portavoce per l’esecutivo e per l’azienda e deve quindi possedere grandi capacità di comunicazione così come le persone competenze.

Possedere un set di abilità che include empatia e intelligenza emotiva ti aiuterà a costruire relazioni che diventeranno cruciali per fare il tuo lavoro. Un buon EA è attivo su LinkedIn, Meetup e occupato durante gli eventi sociali, networking con altri EA e contatti che sarà utile più in basso la linea.

Essere un anticipatore adepto

Questo è un difficile e normalmente viene fornito con anni di esperienza. Usando la loro esperienza e possedendo una comprensione di entrambe le situazioni potenziali e le abitudini e le esigenze del tuo capo, un grande assistente esecutivo è in grado di anticipare e superare gli ostacoli prima che si verifichino.

Diventare un esperto risolutore di problemi di questo livello non solo ti renderà un prezioso assistente personale, ma aiuterà anche a rendere il tuo lavoro molto più facile. Crisi dopo crisi può essere evitato con un po ‘ di pianificazione strategica.

Sii un pensatore in piedi

Oltre ad essere in grado di anticipare i problemi, devi anche sapere come risolverli al volo. Come EA, dovrai affrontare innumerevoli situazioni che potrebbero non avere necessariamente soluzioni da manuale a cui puoi fare riferimento. Avrete bisogno di pensare fuori dagli schemi e utilizzare ogni strumento a vostra disposizione per andare a fondo di un problema.

Con questo arriva un certo livello di autonomia. Avrete bisogno di sentirsi a proprio agio prendere decisioni da soli e fare quelle chiamate spur-of-the-moment al momento giusto. Certo, è importante capire i limiti del tuo potere e trovare il giusto equilibrio tra i due.

Essere un negoziatore tagliente

Sarete sorpresi di quanto sia utile questa particolare abilità è per un professionista amministrativo. Gli EA trascorrono molto tempo a trattare e comunicare con fornitori e fornitori di servizi e devono sapere come negoziare per ottenere i risultati necessari per l’azienda o l’exec. Questo potrebbe essere per le esigenze di viaggio di un dirigente, trovare un tavolo al ristorante giusto per un pranzo di lavoro, ottenere il miglior affare su forniture per ufficio, o anche ottenere biglietti o pass per eventi esclusivi.

Il tempo che avrebbe investito in rete entra in gioco qui come EA spesso utilizzano questi contatti per chiamare in favori e ottenere informazioni privilegiate o raccomandazioni.

Sii abile nell’arte della gestione dei progetti

Quando ci pensi, un assistente esecutivo è essenzialmente un project manager incaricato di gestire un singolo ma altamente complesso progetto. Le esigenze e le esigenze di un dirigente di alto livello. Una presa salda su alcuni dei concetti chiave e le pratiche di gestione del progetto sarebbe quindi andare un lungo cammino.

Gli EA sono spesso incaricati del coordinamento degli eventi, inclusa la pianificazione di eventi di team building volti a migliorare la cultura aziendale. Essere un grande ambasciatore aziendale (vedi punto 4) ti metterà in una posizione più forte per eseguire tali compiti nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Be analytical

Come abbiamo già detto, il progresso della tecnologia ha reso il ruolo di un assistente esecutivo meno amministrativo e più strategico o analitico. Più sei un pensatore analitico, meglio sarai al tuo lavoro come EA e più prezioso sarai per i dirigenti per cui lavori.

Sarai meglio equipaggiato per affrontare situazioni delicate e complesse. Mentre devi prendere una decisione dopo l’altra, la tua abilità analitica e l’attenzione ai dettagli saranno la tua arma segreta. Questo sarà particolarmente apprezzato dai tuoi datori di lavoro poiché un EA occuperà spesso il ruolo di consulente non ufficiale e confidente.

Essere un leader e un giocatore di squadra

Come la persona che lavora nella più vicina vicinanza ad alcuni degli individui chiave in un’organizzazione, altri membri del personale spesso si rivolgono a voi per la guida e consigli. Possiedi intuizione e conoscenza sui bisogni e desideri dei dirigenti e di ciò che è meglio per l’azienda. È inoltre tenere premuto il tasto per un tesoro di grandi contatti e connessioni. Di tanto in tanto, ti verrà chiesto di trasmettere messaggi al resto della società per conto del team di c-suite.

Questo ti mette in una posizione di potere, ma richiede anche di essere un giocatore di squadra. È necessario rappresentare l’esecutivo, ma dovrebbe anche essere qualcuno persone sentono di poter rivolgersi a quando si presenta la necessità. La natura del tuo lavoro significa che dovrai collaborare con diversi membri del team in momenti diversi a seconda della situazione. Ciò è particolarmente vero quando è necessario prendere l’iniziativa su progetti come l’organizzazione di eventi di team building, supervisionare i lavori d’ufficio o coordinare la logistica delle riunioni.

Sii pronto ad adattarti

Come probabilmente hai già capito, un momento di noia è una rarità e un lusso per un assistente esecutivo. Le crisi si aprono, il telefono squilla sempre, le e-mail si inondano costantemente e, naturalmente, i dirigenti richiedono un’attenzione costante.

Il cambiamento deve essere qualcosa che abbracci. Dovresti essere in grado di affrontare un ambiente in continua evoluzione, ma anche di valutare costantemente i tuoi processi e trovare modi per renderli più efficienti ed efficaci.

Sii disposto a imparare

Quando la tua giornata si muove a cento miglia all’ora, trovare modi per migliorare le tue abilità o persino impararne di nuove potrebbe sembrare un compito arduo. Detto questo, questo è il modo migliore per avanzare nella tua carriera e aggiungere più valore a te stesso come assistente esecutivo.

Inizia dedicando un po ‘ di tempo ogni settimana per tenere il passo con le ultime notizie e le tendenze all’interno del vostro settore ed essere alla ricerca di strumenti che potrebbero contribuire a rendere la vita più facile. Questo da solo ti metterà immediatamente in una posizione più forte come EA.

Gli assistenti esecutivi sono essenzialmente l’equivalente umano di un coltellino svizzero per la loro organizzazione. Lo skillset delineato in questo articolo è piuttosto esteso e potrebbe sembrare un po ‘ scoraggiante in un primo momento, ma non lasciare che ti scoraggi. Se vuoi eccellere come assistente esecutivo, la prima cosa che devi possedere è la volontà di assumere questo ruolo intenso ma gratificante e di imparare mentre vai. Gli errori sono inevitabili, ma prendere tutto nel vostro passo, imparare da loro, e sarete più che bene.