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Un precedente articolo, ha sollevato la questione del perché le prestazioni di progetto giudizi non sono universalmente ritenuta,

anche se c’è un largo consenso, che sono un modo per migliorare il rendimento futuro imparando dal passato prestazioni. In questo articolo, esaminiamo come affrontare i blocchi stradali a recensioni efficaci.

Perché le Recensioni non sono Tenute

Tra i motivi più comuni per i non titolari di revisione sono:

• la Paura di affrontare il fallimento e le sue cause – Se il guasto è percepito come Einstein e Edison percepire come un trampolino di lancio per il successo – quindi c’è una grande motivazione a scrivere una recensione di prestazioni e imparare da esso. Se, d’altra parte, il fallimento è visto come qualcosa da negare e nascondere, allora le recensioni saranno evitate.
• Incolpare-Se la cultura si basa sulla colpa e sulla punizione per motivare il comportamento, ci saranno resistenza e difesa. Incolpare promuoverà la paura. È essenziale evitare di incolpare e concentrarsi sul processo piuttosto che sui comportamenti individuali. Vedi il mio articolo di maggio 2019 Smetti di incolpare l’attenzione sul processo per ottenere prestazioni ottimali
• Esperienza negativa-le recensioni passate sono state inutili. Ad esempio, non sono stati seguiti per implementare cambiamenti basati sulle lezioni apprese; i partecipanti sono stati incolpanti e difensivi e hanno bloccato qualsiasi vera esplorazione di ciò che è andato storto e perché.
• Mancanza di facilitatori qualificati – sono necessari facilitatori qualificati per rendere efficaci le revisioni affrontando la tendenza dei project manager e degli esecutori ad essere orientati all’azione piuttosto che introspettivi e riflessivi. Un facilitatore consentirà ai partecipanti di confrontarsi direttamente con brutte realtà, non farsi prendere dalla colpa e dalla difesa e assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di partecipare. Facilitazione renderà le esperienze di revisione più probabilità di essere positivo.
• Nessun tempo – Le parti interessate sono fuori sul prossimo progetto o di nuovo alle loro attività operative e la revisione non è la priorità come un’attività preziosa e quindi, non in programma.
• Mancanza di un processo di gestione del progetto documentato – l’assenza di linee guida e modelli rende inutile lo sforzo e l’assenza di informazioni utili acquisite durante il progetto.
• Non valutare la garanzia della qualità e il miglioramento continuo – se i dirigenti e gli stakeholder del progetto non apprezzano il miglioramento continuo abbastanza da motivare il tempo e gli sforzi per tenere le recensioni e seguirle, non ci sarà tempo per le recensioni e quelle che si svolgono saranno viste come inutili.

Come tenere una recensione

Per assicurarsi che queste cause siano risolte, è necessario trattare le recensioni come si farebbe con qualsiasi parte importante del processo di gestione del progetto. Creare politiche, procedure e linee guida che riconoscono le fasi del processo di revisione – iniziazione, ricerca e report. Nominare e potenziare un team di revisione con la responsabilità di

• Incorporare l’acquisizione di dati utili e mini-recensioni o retrospettive nel progetto
• Assemblare i giocatori giusti (esecutori del progetto, clienti, manager funzionali e personale, ecc.),
• Raccogliere e analizzare gli artefatti del progetto (ad esempio, report e note sullo stato del progetto)
• Creare una serie di domande di intervista da utilizzare in sessioni individuali e di gruppo,
• Facilitare le sessioni
• Valutare i risultati e
• Produrre un rapporto.

A seconda della portata del progetto e della disponibilità di modelli, il processo dall’avvio al report può richiedere da alcuni giorni a settimane.

Si noti che la revisione fa parte di un più ampio processo di garanzia della qualità. I contenuti dei rapporti di revisione sono input per valutare e migliorare il processo di gestione del progetto. Le lezioni apprese sono veramente apprese da un’organizzazione solo quando vengono utilizzate per modificare le prestazioni in meglio.

Cosa c’è in un nome? – Recensioni delle prestazioni durante la vita del progetto

In passato, le revisioni del progetto erano chiamate postmortems. Le revisioni formali sono abbastanza difficili da convincere le persone a fare a meno di associarle alla morte, quindi il nome è cambiato. Ora sono recensioni di progetti post o Recensioni di implementazione post o retrospettive. Ma, questi nomi deducono che si attende fino a dopo che il progetto è finito prima di rivedere le prestazioni.

Lascia fuori il “post” e chiamali recensioni delle prestazioni del progetto. Farli accadere come parte integrante del progetto-non solo dopo che è finita. In altre parole, regolarmente rivedere e regolare le prestazioni e catturare le lezioni apprese in modo che quando si raggiunge la fine di una fase importante o del progetto nel suo complesso si sarà pronti con un elenco preesistente di lezioni apprese e problemi in modo da poter discutere in profondità e raccomandare i prossimi passi.

In Agile methodologies c’è una revisione, una retrospettiva, dopo ogni Sprint. Ciò significa che ogni settimana o due c’è un passo indietro per rivedere e imparare dalle prestazioni. Una revisione completa del progetto avviene al completamento del progetto.

Liste di controllo e ordini del giorno

Uno dei modi più efficaci per garantire che le revisioni siano utili è stabilire linee guida e fornire liste di controllo e ordini del giorno. Piuttosto che creare un’altra lista di controllo e agenda per le recensioni, utilizzare una delle centinaia di modelli, liste di controllo e modelli, incluso il proprio modello di processo di gestione del progetto. Perché reinventare la ruota? Invece, fare qualche ricerca e utilizzare una descrizione del processo esistente o mestiere uno che combina le migliori caratteristiche di diversi. Ecco alcuni riferimenti:

• Come Eseguire un Post Review Meeting di Progetto https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Post-Recensioni di Attuazione Mascheramento Sicuro che Ciò Che viene Consegnato in Realtà Funziona https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• “Best Practices” — Progetto di Revisione del Processo https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• l’Arte e La Scienza Post-Progetto Giudizi https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Coinvolgere il Team di

Recensioni può essere noioso quando gli stessi esercizi e sequenze ripetute o quando assertiva individui monopolizzare la recensione.

Un documento affronta la necessità di andare oltre gli approcci standard per utilizzare un approccio che coinvolga meglio i partecipanti e produca il tipo di informazioni utili che possono aiutare a rendere i progetti futuri più efficaci.

Una revisione ben facilitata eviterà semplicemente di leggere liste di controllo e report. Non rendere la tua recensione una presentazione. Ne fanno un evento interattivo in cui i partecipanti sono facilitati a prendere parte attiva, condividendo i loro punti di vista.

Il facilitatore dovrebbe cercare di far uscire i partecipanti dai loro posti (o impegnarsi attivamente, se la revisione è fatta virtualmente) per dare il loro feedback. L’esercizio Sismografico emotivo è un esempio del tipo di processo che coinvolge i partecipanti alla revisione.

Se stai facendo recensioni frequenti – ad esempio, retrospettive sprint – varia il modo in cui fai gli esercizi. Una semplice ricerca sul web porta a diversi modi per fare esercizi Sismografici emotivi. Variare la sequenza di punti all’ordine del giorno. Variare il facilitatore.

Emotional Seismograph – Reviewing Behavioral Aspects

Un esempio di una tecnica per coinvolgere i partecipanti affronta la dimensione emotiva spesso trascurata del progetto.

“Un sismografo emotivo viene utilizzato per identificare i fattori che portano alla felicità e all’infelicità dei partecipanti sul progetto in fase di revisione.”Una linea temporale del progetto di punti chiave nella vita del progetto viene creato con una linea di base. I partecipanti posizionano quindi schede indice o note post-it sopra o sotto la riga per indicare se erano felici o infelici (stressati) nei punti chiave durante il progetto. La distanza dalla linea di base indica l’intensità dei sentimenti.

L’esercizio coinvolge visivamente e fisicamente i partecipanti. È un veicolo per discutere le cause dello stress e il suo sollievo nel progetto. Apre la discussione sulle ragioni di diverse prospettive quando un partecipante segnala un elevato stress o insoddisfazione per un punto del progetto e altri no.

Le note delle riflessioni regolari sul polso del progetto possono rendere questo esercizio più efficace fornendo promemoria di come le cose si sono sentite nei punti chiave in modo che le impressioni degli stakeholder durante la revisione possano essere valutate rispetto agli eventi in una linea temporale. Ciò consente una ricca discussione delle percezioni. Invita a comprendere come ciò che avrebbe potuto essere stressante nel momento in cui si stava verificando, in retrospettiva, non fosse poi così male. Evidenzia anche i tipi di eventi che causano stress e apre la discussione sul modo migliore per gestirli o evitarli in futuro.

L’aggiunta di riflessioni sullo stato emotivo del progetto rafforza l’importanza del “lato più morbido” dei progetti – l’interpersonale e l’interpersonale. Avere questo come parte delle linee guida per fare regolarmente un passo indietro per riflettere rende più probabile che le parti interessate riconosceranno il loro stress e come influisce sulle loro relazioni.

Il sismografo emotivo è uno dei tanti esercizi che possono essere utilizzati per migliorare l’efficacia delle recensioni. Una buona risorsa per trovare esercizi da utilizzare in retrospettive e recensioni può essere trovata in 29 Scrum Retrospective Tools for Distributed Agile Retrospectives a https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

Se vuoi superare la resistenza alle recensioni, lavora per assicurarti che la valutazione delle prestazioni candida sia valutata e abilitata eliminando la colpa e la difesa.

Aggiungi a questo linee guida chiare e pratiche, liste di controllo e modelli e facilitazione efficace con esercizi coinvolgenti. Fold in sponsorizzazione esecutivo per il miglioramento continuo.

Si spera che, man mano che le organizzazioni e i loro processi maturano, le revisioni efficaci delle prestazioni come parte integrante del miglioramento delle prestazioni del progetto in corso diventeranno una norma.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). L’arte e la scienza delle recensioni post progetto, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425