Sicurezza dei dati contabili: 9 suggerimenti per prevenire l’appropriazione indebita
Molti imprenditori di piccole e medie dimensioni pensano di appropriazione indebita solo come una cosa che leggono nei titoli dei giornali o guardare in TV drammi criminali. Ma in realtà è molto più comune di quanto si possa pensare. Uno studio PwC globale del 2020 ha rilevato che quasi la metà delle aziende aveva subito qualche tipo di frode negli ultimi 24 mesi. Di questi incidenti, quasi il 40% è stato perpetrato da persone all’interno delle aziende, mentre circa il 10% è avvenuto attraverso la collusione tra colpevoli interni ed esterni.
Gli esperti dicono che le PMI sono in realtà più vulnerabili alle frodi perché stretti rapporti tra i membri del team portano a meno controllo sulle questioni finanziarie, e ci sono spesso meno meccanismi di supervisione formale in atto. Poiché l’impatto delle frodi su queste aziende è maggiore di quello che è per le grandi aziende, i leader aziendali devono disporre di misure di sicurezza migliori che possano aiutare a salvaguardare i dati finanziari della loro organizzazione. Ecco alcuni suggerimenti su come proteggere la tua azienda da appropriazione indebita.
Essere proattivi contro appropriazione indebita
Dipendenti Vet con attenzione
Andare oltre il vostro istinto quando assumere chiunque sarà la gestione di qualsiasi tipo di transazioni monetarie, e controllare i riferimenti e condurre controlli in background. Una volta che sono a bordo, mantenere le misure di sicurezza di routine in atto, non importa quanto ti senti a tuo agio con il dipendente. Le persone che sono altrimenti etiche possono cedere alla tentazione, mentre i truffatori possono deliberatamente cercare la tua fiducia (e/o volontariamente per più ore e responsabilità) per rendere più facile l’appropriazione indebita. In entrambi i casi, è necessario mantenere una politica di tolleranza zero per ogni caso di frode.
Responsabilità contabili separate
Il rischio aumenta quando una sola persona gestisce tutte le registrazioni finanziarie e il sistema non consente il controllo incrociato di routine. Idealmente, la gestione del contante e le attività contabili interne dovrebbero essere condotte separatamente, con almeno due dipendenti che controllano in modo intercambiabile le transazioni finanziarie. Ad esempio, le persone coinvolte in transazioni in contanti non dovrebbero fare le riconciliazioni bancarie.
Applica le vacanze
Per quanto semplice possa essere, diversi tipi di frode comportano l’applicazione del pagamento successivo del cliente a una fattura precedente, nascondendo il fatto che alcuni soldi passati sono stati deviati. Questo può continuare solo se il dipendente è ancora presente. Forzare le vacanze spezzerà la catena di eventi.
Stabilire controlli interni
Sii molto selettivo su chi ti fidi dei dati finanziari e richiede approvazioni multilivello sull’elaborazione dei controlli, rimborsi spese, straordinari, ecc. Potresti voler seguire questa lista di controllo pubblicata dall’Associazione degli esaminatori di frodi certificate per valutare se stai prendendo misure preventive sufficienti.
Ricontrolla gli estratti conto bancari
Automatizza la segnalazione della riconciliazione bancaria e rivedi le attività sospette. I segnali di pericolo possono includere controlli mancanti o fuori sequenza, destinatari sconosciuti o assegni firmati a terzi anziché depositati secondo le istruzioni.
Mantenere audit standard
Mantenere un programma di rapporti finanziari regolarmente condotti. Potresti anche voler condurre occasionalmente audit non pianificati e imprevisti mirati alle funzioni aziendali più critiche.
Formare i dipendenti nella prevenzione delle frodi
Assicurarsi che tutti coloro che sono coinvolti con la fine finanziaria della vostra attività hanno familiarità con le procedure di prevenzione e segnali di pericolo, e che sanno cosa fare se individuano un problema. Un sistema di segnalazione anonimo potrebbe rendere gli informatori più inclini a parlare.
Mantenere gli account aziendali e di credito separati e sicuri
Mescolare i due può essere fonte di confusione e può diventare problematico quando si tratta di monitorare le spese aziendali e redigere rapporti fiscali accurati. Essere molto selettivi su chi può utilizzare le carte di credito aziendali.
Considera l’assistenza di esperti
Se un problema di frode diventa troppo complesso per te da risolvere da solo, considera l’assunzione di un esaminatore di frodi certificato che possa entrare nel nocciolo e identificare esattamente cosa sta succedendo.
Reprimere la criminalità: In che modo il software di contabilità giusto può aiutare
Oltre ai passaggi sopra descritti, la scelta e l’implementazione del software di contabilità giusto possono anche fare molto per prevenire l’appropriazione indebita dei fondi sudati della tua azienda. Il software di contabilità cloud può aiutare a eliminare i punti ciechi nelle tue operazioni che possono portare a frodi, fornendo al contempo misure di sicurezza robuste per mantenere al sicuro le tue finanze. Qui ci sono alcune cose da cercare nella vostra prossima soluzione software di contabilità.
Audit trail completo
L’ultima cosa di cui hai bisogno è un software che consente all’utente di eliminare le transazioni a piacimento senza lasciare traccia di ciò che è avvenuto. Sfortunatamente, soluzioni di base come QuickBooks non mantengono automaticamente i record di tutte le transazioni, il che diventa problematico quando si tratta di identificare comportamenti fraudolenti e trovare denaro mancante. Pertanto, le persone possono eliminare una transazione su QuickBooks senza lasciare una vera traccia di controllo, consentendo loro di scremare un po ‘ qua e là. Al contrario, la soluzione di contabilità basata su cloud Gravity Software® (Gravity) tiene traccia di ogni voce mai effettuata, mantenendo una traccia di controllo completa su ogni transazione.
Ruoli di sicurezza predefiniti
Con Gravity, puoi controllare esattamente chi può accedere a quali dati, schermate aziendali e finanziarie, fino al livello degli attributi di campo. La sicurezza completa basata sui ruoli di Gravity può essere assegnata o riassegnata su richiesta, fornendo agli utenti l’accesso ai dati necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
Trasparenza dei dati
Con Gravity, i dati che devi vedere sono sempre disponibili quando ne hai bisogno in base alla sicurezza. Hai la possibilità di creare dashboard personalizzati per le metriche aziendali chiave più cruciali per le tue operazioni quotidiane, in tempo reale. Utilizzando Global Search o Advanced Find è possibile visualizzare immediatamente i dettagli su fatture aperte, pagamenti e conteggi di inventario, solo per citarne alcuni.
Cloud security
Poiché Gravity è basato sul cloud, non devi preoccuparti di perdere dati che potrebbero essere in grado di confermare attività fraudolente. Perché? Gravity è stato costruito su Microsoft Power Platform (aka Dynamics 365), una piattaforma robusta che ospita oltre 5 milioni di utenti in tutto il mondo. Ottieni tutta la sicurezza avanzata della piattaforma, report finanziari completi, interfaccia user-friendly, audit trail completi e replica automatica, il tutto in un ambiente mobile facile da usare per salvaguardare meglio tutte le tue informazioni e prevenire appropriazioni indebite nella tua azienda.
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