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In questo tutorial di SharePoint, scopri cos’è SharePoint content approval? Come abilitare l’approvazione dei contenuti in SharePoint 2013/2016/2019 o SharePoint Online. Quindi mostrerò come approvare / rifiutare elementi o documenti dell’elenco in SharePoint Online utilizzando la funzione di approvazione del contenuto dell’elenco/libreria di SharePoint.

Che cos’è l’approvazione del contenuto di SharePoint?

La funzione di approvazione del contenuto di SharePoint consente agli approvatori (membri di un sito che dispongono dell’autorizzazione di approvazione) di pubblicare elementi o documenti di elenco per un elenco o una libreria.

Se un elenco di SharePoint o una libreria di documenti ha una funzione di approvazione del documento abilitata, quando un utente aggiunge un elemento o un documento a una libreria di documenti, non sarà disponibile per tutti gli utenti, l’elemento sarà in fase di attesa. Una volta che un approvatore, approva un elemento o un documento, solo questo sarà disponibile per tutti gli utenti.

Per impostazione predefinita, le approvazioni dei contenuti sono disattivate e qualsiasi utente con accesso alla lettura può vedere le bozze nella maggior parte delle app. I siti SharePoint creati con il modello di sito di pubblicazione hanno già attivato l’approvazione del contenuto nell’app Pages.

Perché è richiesta l’approvazione del contenuto di SharePoint?

Gli elenchi e le librerie di SharePoint possono spesso contenere informazioni sensibili che possono essere importanti per avere solo versioni “ufficiali” di elementi o file visualizzabili dagli utenti. E per visualizzare questo è necessario l’approvazione di un elemento o un file prima che il contenuto diventi visibile alla maggior parte degli utenti del sito.

Richiedendo l’approvazione, l’organizzazione può applicare un livello significativo di qualità e sicurezza al contenuto degli elenchi e libraries.by abilitando questa opzione, una bozza di documento in attesa di approvazione del contenuto si trova nello stato In sospeso. Quando un approvatore esamina il documento e approva il contenuto, diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti che dispongono di autorizzazioni di lettura.

Il proprietario di una libreria di documenti può abilitare l’approvazione del contenuto per una libreria di documenti e, facoltativamente, può associare un flusso di lavoro alla libreria per eseguire il processo di approvazione.

Il miglior esempio da spiegare è se stiamo creando un sito di blog abbiamo bisogno di rivedere tutti i blog dai contributori prima di pubblicare.

Abilita l’approvazione del contenuto nell’elenco SharePoint o nella libreria di documenti

Qui vedremo prima come abilitare/disabilitare l’approvazione del contenuto in un elenco SharePoint o una libreria di documenti in SharePoint Online/2013/2016.

Step-1

Se si utilizza un elenco o una libreria di SharePoint moderna, fare clic sull’icona dell’ingranaggio e quindi fare clic su Impostazioni elenco / Impostazioni libreria come di seguito:

Aprire l’elenco di SharePoint o la libreria di documenti e fare clic su Impostazioni libreria come di seguito, se si utilizza un sito SharePoint classico.

Step-2

Ora fai clic su Impostazioni di versioning che si trova in Impostazioni generali nella pagina Impostazioni elenco o libreria.

Step-3

Lì puoi vedere la sezione Approvazione del contenuto, scegliere Sì per ” Richiedi l’approvazione del contenuto per gli articoli inviati?”come di seguito:

Step-4

Successivamente, arriviamo con la cronologia delle versioni del documento in cui trovi tre opzioni,

• Nessuna versione: Se il controllo delle versioni non viene utilizzato e un nuovo documento viene caricato nella libreria documenti, viene aggiunto alla libreria nello stato in sospeso e non è visibile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura finché non viene approvato.
• Crea versioni principali: se viene utilizzato il controllo delle versioni principali e un nuovo documento viene caricato nella libreria documenti, viene aggiunto alla libreria nello stato in sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che hanno autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato come versione 1.
• Crea versioni maggiori e minori: Se viene utilizzato il controllo delle versioni maggiore e minore e un nuovo documento viene caricato nella libreria documenti, può essere aggiunto alla libreria nello stato Bozza come versione 0.1 oppure l’autore può richiedere immediatamente l’approvazione. In questo caso, lo stato del documento diventa In sospeso.

Qui abbiamo selezionato Crea versione principale in quanto non vogliamo che gli spettatori vedano chi ha le autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato.

Step-5

Draft Item Security Specificare quali utenti dovrebbero essere in grado di visualizzare le bozze in questa libreria di documenti. Qui vogliamo che l’unico autore del sito o l’amministratore per visualizzare così abbiamo selezionato con solo gli utenti che possono approvare gli elementi (e l’autore della voce).

Step-6

Viene quindi richiesto di verificare dove ci chiede di specificare se gli utenti devono controllare i documenti prima di apportare modifiche a questa libreria di documenti o meno. Quindi fare clic sul pulsante ok per attivare.

Ora un elemento o un file in un sito viene approvato in un elenco o in una libreria se la persona ha il pieno controllo o le autorizzazioni di progettazione. In qualità di amministratore, seguiremo i passaggi per approvare gli elementi.

Step-7

moderni elenco o una raccolta SharePoint, è possibile vedere due punti di vista è stato aggiunto come di seguito:

Nel classico sito, possiamo vedere una nuova colonna è stato aggiunto come Stato Approvato così come due nuovi tipi di visualizzazione, vengono creati insieme con la visualizzazione predefinita. Questi sono Approvare / rifiutare gli elementi e la mia vista Osservazioni.

Nell’elenco moderno, è possibile visualizzare la colonna Stato approvazione. Per impostazione predefinita, lo stato di approvazione di ogni elemento esistente verrà approvato.

Step-8

Se si apre la vista elenco Approva / rifiuta elementi nel sito SharePoint. Vedrai tutti i tuoi articoli in sospeso e approvati come di seguito:

Cliccando su Approva / rifiuta elementi vista possiamo vedere vari stato e gli elementi in esso come il numero di file sono in stato approvato e quanti sono in attesa e quanti sono rifiutati.

Step-9

My Submissions view aiuta a esaminare i documenti e gli elementi che vengono inviati dall’utente connesso.

Approvare / Rifiutare elementi o documenti dopo l’approvazione del contenuto abilitato

Ora, vedremo come un approvato può approvare/rifiutare elementi dopo l’approvazione del contenuto è stata abilitata nell’elenco SharePoint Online o libreria.

Step-10

Ci sono due modi, possiamo approvare o rifiutare gli articoli.

Selezionare la voce di elenco SharePoint Online e quindi fare clic sul … – > Approva / Rifiuta dalla barra dei comandi come di seguito:

O Selezionare la BCE menu e quindi fare clic su altro -> Approvare/Rifiutare, come di seguito:

Quindi è possibile selezionare tra le opzioni di seguito:

• Approvato
• Respinta
• in Attesa di

è possibile inserire ulteriori commenti anche nella casella di Commento come di seguito:

Aggiungerà una colonna aggiuntiva come “Commenti approvatori” come di seguito, dove puoi vedere il commento dell’Approvatore.

Nell’elenco SharePoint classico, aprire l’elenco SharePoint o la libreria di documenti e selezionare un elemento. Fare clic su – > Avanzate e quindi fare clic su Approva / Rifiuta.

Step-11

Scegliere l’opzione Approvato, per rendere l’elemento visibile a tutti gli utenti. Scegliere Rifiutato se si desidera rifiutare l’elemento e restituirà l’elemento al creatore e l’elemento sarà visibile solo al creatore e tutti gli altri utenti che possono vedere la bozza. Se si sceglie l’opzione In sospeso, il documento sarà visibile all’utente che ha creato l’elemento e a tutti gli utenti che possono visualizzare le bozze degli elementi in SharePoint Online.

Come disattivare l’approvazione del contenuto in SharePoint

Come disattivare l’approvazione del contenuto in SharePoint? Per disattivare l’approvazione del contenuto nella libreria documenti di SharePoint, aprire l’icona SharePoint Online document library- > Impostazioni – > Impostazioni libreria, quindi fare clic su Impostazioni di versioning in Impostazioni generali.

Quindi nella pagina Impostazioni di versioning, impostare No per richiedere l’approvazione del contenuto per gli elementi inviati? come di seguito:

Ecco come disattivare approvazione contenuto in SharePoint document library o elenco.

SharePoint content approval permissions

Per impostazione predefinita, quando qualcuno invia un elemento o un documento, sarà in uno stato in sospeso. Prima che qualcuno lo approvi, sarà nello stato in sospeso.

Vediamo quale autorizzazione è necessaria per qualcuno di approvare o rifiutare un elemento in SharePoint. In SharePoint elenco moderno o libreria, un utente richiede, Gestire liste permesso di approvare o rifiutare un elemento.

Nei siti SharePoint classici, un utente richiede l’autorizzazione di approvazione per approvare o rifiutare gli elementi. Contribuire permesso dovrebbe funzionare bene. È possibile creare un livello di autorizzazione personalizzato e abilitare l’autorizzazione Approva elementi. Quindi creare un gruppo SharePoint personalizzato, assegnare il livello di autorizzazione personalizzata al gruppo SharePoint. Quindi aggiungi tutti gli utenti al gruppo specifico, assicurati di aggiungere solo gli utenti che desideri possano approvare.

Questo è tutto ciò che devi sapere sulle autorizzazioni di approvazione del contenuto di SharePoint.

È possibile, come seguenti tutorial SharePoint:

• Disabilitare le proprietà di modifica del documento in base all’autorizzazione dell’utente in SharePoint document library
• Ottieni la dimensione della libreria di documenti di SharePoint utilizzando PowerShell
• Microsoft Flow Esempio: copiare nuovi file dal PC alla libreria di documenti di SharePoint Online
• Microsoft Flow Esempio: Prodotto di Notifica di Approvazione del Flusso di
• Microsoft Flusso: L’esecuzione del modello di azione ‘Switch’ fallito
• ETag di questo elemento non corrisponde a quello utilizzato per l’impostazione di stato di approvazione del contenuto di errore in Microsoft Flusso
• Microsoft Esempio di Flusso: Quando viene creato un elemento in un Elenco di SharePoint, Inviare l’approvazione e creare l’elemento
• Microsoft Esempio di Flusso: notifica e-Mail, dopo l’approvazione di un elenco di SharePoint
• flusso di lavoro SharePoint designer: Creare Workflow approvazione richiesta Laptop
• Workflow approvazione in SharePoint Online con esempio

Qui ho spiegato che cosa è l’approvazione dei contenuti in SharePoint Online o SharePoint 2013/2016? Perché abbiamo bisogno di approvazione dei contenuti in SharePoint? E come abilitare l’approvazione del contenuto nell’elenco di SharePoint o nelle librerie di documenti. Poi ho anche mostrato come un approvatore può approvare e rifiutare gli elementi in SharePoint Online o SharePoint 2013/2016/2019.