Reporting ad Hoc in Excel-La Guida completa
reporting ad hoc in Excel può assumere molte forme. Uno dei vantaggi dell’utilizzo di un’applicazione software basata su fogli di calcolo è che è relativamente flessibile nel modo in cui può essere utilizzato. La presentazione dei dati in Excel può variare da semplice a complesso e, di conseguenza, è spesso il modo migliore per inserire rapidamente richieste ad hoc da vari reparti.
I professionisti della finanza continuano a trovarsi nel mirino delle richieste di dati provenienti da più aree nelle rispettive attività. Inoltre, le richieste di dati sono a volte dinamiche e richiedono un metodo di reporting che non è comune o non è mai stato utilizzato prima.
Questo è dove Excel e programmi di fogli di calcolo come esso, possono essere sia buoni che cattivi. Ecco le basi per la creazione di report Excel ad hoc.
Inizia con i dati grezzi
Per rispondere a qualsiasi richiesta, è necessario prima i dati. Quasi tutti i sistemi di esportare in Excel in questi giorni o .formato file csv. Utilizzando queste esportazioni foglio di calcolo farà risparmiare tempo ed energia.
Assicurati sempre di creare una scheda con l’etichetta “dati grezzi” che non manipoli. Ciò ti consentirà di ricollegarti ad esso o di fare rapidamente riferimento ai dati grezzi per i controlli di qualità in seguito.
Mantenere l’integrità dei dati grezzi è importante quando si inseriscono le richieste e talvolta è consigliabile proteggere con password la scheda dati grezzi per evitare modifiche indesiderate. Potrebbe essere il caso che una richiesta richieda l’uso di diverse tabelle di dati. In questo caso, la combinazione delle tabelle di dati potrebbe presentare difficoltà.
Se è possibile, combinare come set di dati. Ciò creerà il massimo vantaggio quando si utilizzano funzionalità come filtri e pivot.
Comprendere la richiesta
Se la richiesta è troppo ambigua, rispondere utilizzando Excel può essere difficile. Questo perché Excel farà solo ciò che viene detto.
L’output in Excel dipende dalle richieste che vengono fatte. Ciò significa che, se la richiesta non è chiara, il tempo può essere sprecato tirando dati irrilevanti nella cartella di lavoro e può inondare l’utente finale con più di quanto richiesto.
Alla base di ogni buona risposta a una richiesta ad hoc c’è una richiesta chiara. Ad esempio, la demografia delle vendite, la performance finanziaria e i tempi di raccolta sono tutte richieste un po ‘ vaghe e generiche.
Chiarire le richieste potrebbe produrre risposte più utili. Ad esempio, il codice postale medio degli acquirenti in una certa data, le vendite lorde nell’ultimo mese, il tempo di scegliere e spedire un determinato prodotto e altro ancora.
Più chiare sono le richieste, più una risposta sarà pertinente e concisa.
Filtraggio dei dati e dei suoi limiti
La maggior parte delle richieste riguarderà un certo livello di informazioni che richiede l’uso del filtraggio. Il filtraggio è una funzione di base in Excel ed è facile da fare. Le colonne possono essere ordinati e filtrati, e anche il filtraggio avanzato è disponibile.
Il filtraggio è un approccio di base nella gestione dei set di dati quando una richiesta ad hoc è specifica e in qualche modo facile da gestire. Ad esempio, potrebbe arrivare una richiesta per il prezzo di un prodotto e potrebbe esistere una tabella di dati con tutti i prezzi del prodotto. Il semplice filtraggio in base al nome del prodotto potrebbe produrre la risposta richiesta.
Esistono tecniche di filtraggio più avanzate in Excel che consentono agli utenti di specificare un intervallo di criteri e un intervallo di dati per applicare anche tali criteri. Questo è un approccio più complesso per gestire i set di dati quando una richiesta potrebbe essere per diverse informazioni.
Collegamenti dati e query
Tutte le richieste, ad un certo livello, sono per i dati. La facilità con cui una risposta può essere fatta a una richiesta ad hoc in Excel dipende dal livello di dati disponibili. Excel ha la capacità di collegarsi a database esterni, che consente agli utenti di eseguire query personalizzate che estraggono rapidamente i dati in un foglio di calcolo.
Questo metodo di accesso ai dati è solitamente il più veloce e fornisce i set di dati più completi con cui lavorare. Un vantaggio del collegamento di Excel a un database è che le informazioni verranno aggiornate man mano che il database viene aggiornato.
Ciò consente di fare riferimento a set di dati accurati e tempestivi. Excel sarà anche link a Internet per tirare in vari tipi di informazioni; ad esempio, i dati di mercato possono essere collegati direttamente a Excel e aggiornerà on-demand.
Uno svantaggio dell’accesso ai database in Excel è che spesso richiedono agli utenti finali di aggiornare manualmente i dati, il che può portare a set di dati incompleti o obsoleti.
Report ad hoc su Excel — Utilizzo delle tabelle Pivot
Quando si tratta di report ad hoc, Excel dispone di una funzionalità nota come tabelle pivot, che rappresentano un modo unico per rispondere alle richieste ad hoc in Excel. Consentono di filtrare i dati e di presentarli in modo sintetico.
Una tabella pivot è dinamica in quanto gli input possono essere modificati e modificati a seconda di ciò che l’utente richiede. Riassumerà tutti i dati in un determinato set di dati e consentirà agli utenti di raggruppare colonne e righe di dati in modi univoci.
Poiché i dati sono riassunti, rende molto più semplice l’utilizzo di una tabella pivot a fini analitici. Anche se non è possibile rispondere alla richiesta ad hoc con una tabella pivot effettiva, la creazione di una potrebbe consentire all’utente di identificare più facilmente la risposta a una richiesta.
Una volta create, le tabelle pivot possono anche “eseguire il drill-down” in dati specifici a seconda di ciò che l’utente desidera fare. Questo viene fatto intuitivamente semplicemente facendo doppio clic sui dati, e per questo motivo, le tabelle pivot sono spesso un modo predefinito per ordinare e riassumere grandi quantità di dati.
Uno svantaggio è che i dati devono essere raggruppati in colonne per poter utilizzare una tabella pivot. Anche le tabelle pivot si basano esclusivamente sui set di dati a cui fanno riferimento, il che significa che se i dati non sono completi, anche i riepiloghi delle tabelle pivot non sono completi.
Un altro aspetto negativo è che le tabelle pivot non si aggiornano automaticamente. Questo a volte crea problemi quando i set di dati sono collegati o autonomi.
Presentare i dati con tabelle e grafici
Alcune richieste ad hoc potrebbero richiedere l’uso di tabelle e/o grafici. Excel ha una vasta gamma di tipi di grafici e grafici con cui lavorare. I grafici sono bravi a illustrare tendenze e movimenti direzionali con i dati. Ad esempio, il volume delle vendite nel tempo o le entrate lorde nel tempo.
La sfida con la risposta nei grafici è che deve essere fornito il contesto con il grafico e deve essere selezionato il grafico appropriato. I grafici a linee e punti sono bravi a illustrare le tendenze, i grafici a torta sono buoni per illustrare dati proporzionati e i grafici a barre sono buoni per confrontare i dati categoriali.
Utilizzo di DataRails per rispondere alla richiesta ad hoc
DataRails è un’applicazione software unica che consente di rispondere alle richieste ad hoc in modo dinamico. DataRails è uno strumento di gestione dei dati avanzato che può aiutare il tuo team a creare report finanziari e monitorare budget, piani e altri KPI in modo più rapido e preciso che mai.
Ha la capacità di gestire set di dati in un ambiente user-friendly, riducendo il tempo speso fielding richieste ad hoc.
I big data devono essere utili. DataRails ti aiuta a usarlo al massimo senza dover imparare una nuova interfaccia utente proprietaria. Utilizzando Excel come sfondo fornisce un quadro dinamico familiare che rende l’adozione di DataRails facile per qualsiasi professionista della finanza.
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