Quali sono i metodi utilizzati per raccogliere i crediti?
Il processo di raccolta crediti (A/R) sembra abbastanza semplice sulla carta. Fornisci servizi, invii una fattura e riscuoti il pagamento. Giusto?
Non così in fretta. Accounts receivable collection può assumere molte forme, e molti di loro dovrebbero essere utilizzati in combinazione per i migliori risultati. Cerchiamo di migliorare le vostre collezioni crediti prendendo un tuffo profondo in vari metodi.
I principali metodi utilizzati per raccogliere i crediti
Calcola ART With A/R Aging Reports
Il primo passo è quello di calcolare lo stato di pagamento corrente di tutti A/R in azienda con la creazione di un A/R aging report. Questo rapporto tiene traccia dello stato dei tuoi account e offre informazioni sulla tua capacità di raccogliere fondi in tempo con una metrica chiamata fatturato crediti (ART).
Gli alti tassi di ARTE significano che la tua azienda ha processi di raccolta A/R efficienti che funzionano bene. I tuoi account vengono regolarmente “girati”, il che significa che hai poche fatture in sospeso da riscuotere.
Low ART significa che probabilmente hai un numero considerevole di fatture non pagate. Ciò indica problemi sottostanti con cui dovrai fare i conti, ma indipendentemente da come i dati si scuotono, è importante sapere con cosa stai lavorando.
Offri ai tuoi clienti piani di pagamento flessibili
Quando l’ARTE è bassa, generalmente significa che i clienti non pagano come dovrebbero. Anche se questo non è colpa della vostra azienda, è possibile adottare misure per risolvere il problema offrendo diversi termini di pagamento.
Può sembrare una concessione, ma è difficile adattare una base di clienti diversificata a una politica di pagamento unica. Ogni cliente può provenire da un diverso tipo di settore, ognuno con la propria cultura e le sfide. È possibile aumentare le probabilità di essere pagati sviluppando piani di pagamento personalizzati per il miglior interesse di tutti.
In un’altra nota, assicurati di fare la tua parte nel processo. Assicurati che tutte le fatture inviate siano chiare e complete senza dettagli mancanti. Se uno qualsiasi di questi errori causa reparto contabilità del vostro cliente a calci fuori per un’ulteriore revisione, che il ritardo è su di voi.
Firmare un contratto o creare immediatamente un ordine di acquisto
I contratti sono un elemento di un efficace processo di raccolta crediti che vengono spesso trascurati. Se possibile, chiedi ai clienti di firmare immediatamente un contratto, ben prima che inizi il lavoro. Questo è un modo semplice per garantire la sicurezza dei pagamenti ed evitare i fattori di stress del lavoro con clienti delinquenti.
Un altro metodo è quello di creare e chiudere un ordine di acquisto per garantire che tutti i dettagli, inclusi i termini di pagamento, siano concordati tra le due parti. Non dovresti mai presumere che il tuo cliente ricorderà alcun dettaglio, sta a te includere il maggior numero possibile di informazioni dettagliate e accurate sulla fattura. I meno errori sulle fatture, meno tempo vi permetterà di trascorrere inseguendo questi pagamenti.
Sii rapido quando ricordi ai clienti i pagamenti
Per la maggior parte delle aziende, alcuni pagamenti in ritardo sono inevitabili. Questo è il motivo per cui ogni azienda ha bisogno di un solido processo di dunning per l’efficienza delle collezioni. Questa è una strategia di sensibilizzazione in cui si lavora one-to-one con i clienti in ritardo per capire le loro situazioni e sviluppare soluzioni.
Idealmente, creerai ogni messaggio con cura e prenderai in considerazione la situazione unica di ogni cliente. Non ricevere il pagamento tempestivo per i servizi resi è frustrante, ma un processo di dunning standardizzato può salvare i rapporti commerciali a lungo termine.
A/R Automation
Una delle migliori ottimizzazioni che puoi apportare al tuo processo di raccolta A/R è implementare una soluzione automatizzata di contabilità clienti. Se non hai mai lavorato con un sistema come Gaviti, potresti essere sorpreso dai modi in cui può supportare la raccolta di crediti.
Le seguenti attività (tra le altre) sono ideali per l’automazione:
- Gestione delle attività del team di raccolta
- Metriche delle prestazioni in tempo reale dotate di informazioni utili
- Processi di dunning, e-mail outreach
- Previsione dei pagamenti
- Punteggio dei rischi
Ciascuno di questi processi può stimolare le prestazioni delle collezioni nel tempo e con il giusto software di gestione A/R automatizzato alle spalle.
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Coordinare le strategie A / R per raccogliere i crediti
La maggior parte delle aziende dovrà sfruttare molte di queste strategie per gestire i loro processi di raccolta A/R. Ma tra tutte le strategie, l’automazione ha il maggior potenziale di miglioramento a lungo termine. Se sei interessato a migliori prestazioni A/R, flusso di cassa più forte, riserve ridotte e meno cancellazioni, l’automazione è la tua risposta.
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