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How to Collect More Delinquent Accounts In-House

Una recente indagine condotta dalla Credit Research Foundation (CRF) — National Summary of Domestic Trade Receivables — ha rivelato che in media l ‘ 87% dei conti è in corso, mentre lo 0,4% è scaduto da oltre 90 giorni.

Ovviamente, i conti correnti non sono un problema. E, è un dato di fatto che quelli oltre 90 giorni scaduti dovrebbero essere collocati con una società di raccolta professionale, o ammortizzati, in base alle regole di business della vostra azienda.

Ma che dire di quel 12,6% che cade nel mezzo. Quelli che sono scaduti, ma non ancora candidati per collezioni di terze parti?

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione di quei conti delinquenti-e aumentare le possibilità di recuperarli prima che colpiscano quella scadenza di 91 giorni e devono essere consegnati alla tua agenzia di raccolta.

Migliorare le vostre probabilità di raccolta crediti scaduti in-House

Suggerimento #1 – Sviluppare un ben ponderata, dettagliata politica di credito:

Il processo di raccolta inizia con la vostra politica di credito. I requisiti per l’estensione del credito, i termini e le condizioni e le azioni che verranno intraprese quando un account diventa delinquente dovrebbero essere chiaramente definiti. Le vendite e le persone di servizio, così come il credito e le collezioni, dovrebbero essere ben versati con la vostra politica di credito. Dovrebbero anche essere addestrati a spiegare la politica ai nuovi clienti. Meglio ancora, si dovrebbe avere un documento che delinea queste informazioni da fornire a tutti i clienti prima di effettuare qualsiasi vendita di credito.

Suggerimento #2-Personalizza la tua fattura per promuovere il pagamento:

La qualità della tua fattura ha il maggior impatto sul fatto e quando verrà effettuato il pagamento. L’obiettivo primario della fattura? Rendere più facile per il compratore a pagare. Ecco come.

• Mantenere il formato coerente in modo che l’acquirente sappia dove trovare le informazioni essenziali.
• Fornire tutte le informazioni che il compratore richiederà per effettuare il pagamento compreso:
  • La parola “Fattura” – così non ci può essere alcun dubbio, lo scopo del documento
  • il Tuo indirizzo di rimesse e i dati di contatto
  • il Tuo Datore di lavoro Identification Number (EIN) o codice Fiscale
  • numero di Ordine di Acquisto (se c’è un ordine di acquisto)
  • Data della Fattura e univoco, ID di riferimento #
  • Chiara descrizione dei prodotti/servizi forniti, tra la data di notificazione o data in cui il prodotto è stato inviato o consegnato
  • Importo Totale Dovuto – in dettaglio, compresi gli oneri per unità (se applicabile)
  • Pagamenti d’Imposta, se rilevanti (GST e IVA)
  • Data di scadenza del Pagamento – le statistiche mostrano che i clienti tendono a pagare in tempo il più spesso quando una data specifica per il pagamento è incluso nella fattura, piuttosto che “Dovuto al Momento della Ricezione” o “il Pagamento effettuato entro 30 Giorni”
  • termini di Pagamento

Suggerimento #3 – Follow-up su fatture prima scadenza:

Questo non solo per evitare insolvenze, si può effettivamente migliorare il rapporto con i clienti. Una chiamata poco dopo l’arrivo dei prodotti o prima della data di scadenza della fattura è un contatto efficace con il servizio clienti, nonché un promemoria del pagamento. Chiedi se tutto è arrivato in tempo, se ci sono problemi o domande, se la fattura è chiara e precisa – e, naturalmente, se la fattura è stata o sarà presto programmata per il pagamento.

Durante la chiamata, ricordare al cliente i termini e la data di scadenza. In particolare, informarsi se possono prevedere eventuali motivi per cui la fattura non sarebbe stata pagata entro i termini.

Importante! Tenere un registro delle risposte dei vostri clienti.

Suggerimento # 4-Assegna una classificazione dei rischi agli account delinquenti per dare priorità ai tuoi sforzi di raccolta interni:

Ad esempio, gli account storicamente a pagamento lento sarebbero classificati in modo diverso rispetto ai nuovi clienti, per i quali non hai esperienza di pagamento. Un nuovo cliente diventare delinquente è un rischio più elevato rispetto al cliente a lungo termine che abitualmente paga a 30 giorni scaduti.

Suggerimento #5-Sviluppare uno specifico piano di trattamento di raccolta in-house:

Avere un piano in atto creerà coerenza e rimuovere congetture. Impostare diversi piani di trattamento per diversi livelli di rischio. Fornire modelli standard per la comunicazione scritta e script, o punti di discussione, per il contatto persona a persona. Questo tipo di preparazione renderà i tuoi sforzi di raccolta più efficaci e meno stressanti.

Esempio di Piano di Trattamento

più Antica Fattura Data	Account di Grandi dimensioni > $xxxx	Conti di Piccole dimensioni < $xxxx
0-30	di Vendita/Servizio Clienti e sollecito 5 giorni dopo la consegna, o per 5-7 giorni prima della data di scadenza	*Servizio Clienti di Indagine e di sollecito inviata 5 giorni dopo la consegna o 7-10 giorni prima della data di scadenza
35-40	Promemoria di Chiamata #1 seguito da e-mail che delinea i risultati di chiamata	Promemoria via e-Mail o Lettera #1
45-50	Promemoria di Chiamata #2, seguita da e-mail che delinea i risultati di chiamata	Promemoria via e-Mail o Lettera #2
55-60	Escalation di Chiamata dal creditore soprintendente del debitore manager	Promemoria via e-Mail o Lettera #3
65-70	Domanda finale Collezione Chiamata seguita dalla Domanda Finale-Mail o Lettera	Domanda Finale Chiamata seguita dalla Domanda Finale Lettera Email
80-85	Riferimento per agenzia di raccolta	fare Riferimento per l’agenzia di raccolta o di raccomandare il write-off

*Il sondaggio del servizio clienti porrebbe le stesse domande che verrebbero poste nella chiamata del servizio clienti a conti di grandi dimensioni. Questo potrebbe essere inviato per posta (con una busta di ritorno affrancata), inviato via email o via fax.

Suggerimento #6 – Considera l’outsourcing dei tuoi conti scaduti pre-90 giorni:

Implementazione di una politica di credito dettagliata e fattura (suggerimenti 1 & 2) sono fondamentali per la gestione e la raccolta dei tuoi account. Tuttavia, se il tempo e le risorse sono limitate, un’agenzia di raccolta di prima parte può essere la risposta. Queste aziende – e ci sono un numero che gestirà i conti di piccole imprese-possono agire in modo trasparente per tuo conto, eseguendo suggerimenti da 3 a 5

Suggerimento #7-Mantieni file di credito accurati e aggiornati e storie di pagamento sui tuoi clienti:

Guarda per i cambiamenti nei modelli di pagamento. Se li vedete deteriorarsi, agire immediatamente. Contattare in modo proattivo il cliente può salvare problemi futuri per te e, forse, puoi aiutare un cliente storicamente buono a superare un momento difficile.

Suggerimento #8-Non continuare a estendere il credito ai clienti delinquenti:

Se si desidera mantenere il cliente, negoziare una via di mezzo. Per esempio, richiedono contanti in anticipo fino a quando la delinquenza viene cancellata.

Suggerimento # 9-Sapere quando lasciar andare:

Arriva un momento in cui è necessario aumentare la pressione per pagare inviando il debitore all’agenzia di raccolta professionale. Ma, come fai a sapere quando lasciar andare?

1. Se il cliente non risponde alle tue chiamate o risponde ai tuoi contatti, invialo all’agenzia al più PRESTO. Essi possono essere in procinto di saltare fuori.
2. Se una promessa di pagamento è rotto, è il momento di andare avanti. I tuoi ulteriori sforzi probabilmente non porteranno a nulla. Passalo alla tua agenzia.
3. La probabilità di raccogliere un conto delinquente diminuisce drasticamente con la lunghezza della delinquenza. Secondo un sondaggio dei membri delle agenzie di raccolta commerciale d’America (CCA di A), la probabilità di raccogliere un conto 90 giorni scaduti scende a solo il 68,9%. A 6 mesi scaduti, c’è solo una probabilità del 51,3% di raccolta. Se l’account invecchia fino a 1 anno di scadenza, la probabilità di una raccolta riuscita è del 21,4%. La maggior parte delle fonti considera 90 giorni scaduti il momento ottimale per inviare il tuo account a un’agenzia di riscossione.

Mentre fare la vendita può essere un’esperienza inebriante, se il denaro non viene raccolto puoi finire con un enorme mal di testa. Pianificare le insolvenze e sviluppare una strategia proattiva, dettagliata e coerente per gestirle – prima che accadano – contribuirà a garantire che i conti scaduti non strangolino il flusso di cassa e diventino minacce alla tua stessa sopravvivenza.

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