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Non importa in quale attività ti trovi, devi spesso inviare e-mail, inserendo o riconoscendo gli ordini. Questo tipo di corrispondenza ti offre l’opportunità di trasmettere professionalità e promuovere i tuoi prodotti e servizi aziendali.

Diamo un’occhiata più da vicino a questi tipi di e-mail e come è possibile renderli il più efficace possibile.

Effettuare un ordine

Molte aziende hanno moduli online da compilare per effettuare l’ordine per forniture o attrezzature. Ci sono occasioni in cui è necessario inviare una e-mail, sia per andare avanti con il modulo, o come una forma autonoma di comunicazione.

Anche se hai effettuato un ordine online o per telefono, un’e-mail d’ordine è un buon modo per mettere per iscritto i dettagli di un importante ordine commerciale. In questo modo, sia tu che l’altra società avete una copia dei dettagli della transazione.

Un’e-mail di ordine efficace ha i seguenti componenti:

• specifiche di prodotto

• quantità

• prezzo concordato

• data di consegna prevista

• altri termini e condizioni

• il tuo nome e informazioni di contatto

ogni volta che è possibile, trovare il direct e-mail della persona responsabile della compilazione dell’ordine. Prendendo il tempo di visitare il sito web della società, o per chiamare l’ufficio della società per questo indirizzo è valsa la pena. In questo modo puoi evitare che la tua lettera d’ordine finisca nella cartella spam di qualcuno.

Una riga dell’oggetto efficace assicurerà che anche il tuo ordine venga letto. Essere il più specifico possibile, in termini di prodotto, e indicare che si sta effettuando un ordine. Ecco alcuni esempi:

Nuovo ordine per item #110

Follow-up sull’ordine online 071515

Conferma dell’ordine telefonico per Jan. 20 consegna

Ordine per 100 copie di Kindergarten Math Fun

Ecco un esempio di un’e-mail efficace che effettua un ordine:

Oggetto: Ordina 200 copie di Kindergarten Math Fun

Cara signora Kingsley,

Grazie per il tuo tempo a parlare con me oggi sugli strumenti didattici interattivi della tua azienda. Scrivo per confermare l’ordine di Jackson Elementary School di 200 copie di Kindergarten Math Fun.

Capisco che il costo di ogni libro è di $45, ma che riceveremo uno sconto del volume del 10 per cento. Il costo del nostro ordine, quindi, sarà di 8 8100. Comprendiamo che possiamo evitare le spese di consegna prelevandole presso il magazzino del centro.

Come abbiamo discusso, avremo un assegno pronto quando ritireremo i libri il 15 agosto.

Grazie ancora.

Sinceramente,

Il tuo nome

Le tue informazioni di contatto

Conferma di un ordine

Un’e-mail che riconosce un ordine ti dà una grande opportunità di contattare il tuo cliente e di offrire maggiori informazioni sulla tua azienda. Un’e-mail di riconoscimento può essere uno strumento di vendita efficace e un modo per promuovere le relazioni con i clienti.

Un’e-mail di conferma dell’ordine dovrebbe:

• ringrazia il cliente per l’ordine

• rivedere il contenuto dell’ordine

• dare dettagli di consegna

  Interessato a saperne di più? Perché non prendere una scrittura online email efficaci nel corso sul posto di lavoro?

• ricapitolare il costo

Puoi chiudere la tua e-mail con un breve paragrafo sulla tua azienda, sul tuo servizio o sulla tua reputazione. È possibile fornire un link al tuo sito web o pagina di social media, pure.

Cara Anna,

Grazie per il tuo ordine di 250 inviti di nozze personalizzati e per il tuo rapido pagamento online. Il tuo ordine verrà spedito entro tre o cinque giorni lavorativi. Vi invieremo una rapida e-mail quando viene spedito.

Siamo lieti che tu abbia scelto la nostra azienda per gli inviti al tuo giorno speciale. Sappiamo che avete molte scelte quando si tratta di inviti di nozze, e siamo orgogliosi di offrire i migliori inviti di qualità al prezzo più basso. Siamo stati nel business delle carte personalizzate per 20 anni e sentiamo che la nostra longevità è perché apprezziamo i nostri clienti.

Hai preso in considerazione le note di ringraziamento personalizzate per accompagnare i tuoi inviti? Molti dei nostri clienti amano usare lo stesso design sulle loro note di ringraziamento che hanno fatto sui loro inviti. Si prega di visitare il nostro sito web all’indirizzo (il tuo indirizzo web) per i dettagli. Come cliente di ritorno, riceverai uno sconto automatico del 20% quando ordini entro il 30 giugno.

Grazie per lo shopping con noi. E congratulazioni per il tuo prossimo grande giorno!

Cordiali saluti,

Il tuo nome

La tua posizione con la società

Le tue informazioni di contatto

A volte una e-mail di conferma delle vendite può essere un modo per chiedere ulteriori informazioni come:

• un indirizzo di spedizione, se, per esempio, una casella postale è stato utilizzato in una maschera

• una forma alternativa di pagamento, se una carta di credito è stato negato

• ulteriori dettagli per l’ordine di essere riempito (ad esempio il colore o la dimensione)

Queste informazioni devono essere redatto in modo professionale. Ancora una volta, la riga dell’oggetto è essenziale per ottenere l’attenzione del destinatario. Potresti segnalare che c’è un problema con l’ordine con questo tipo di oggetto: Ritardo ordine: quantità necessaria.

Ecco un esempio di una e-mail che chiede maggiori informazioni.

Caro signor Olden:

Grazie per il vostro ordine di oggi di Sun-Ray occhiali da sole. Apprezziamo il vostro business e non vediamo l’ora di fornire con un paio di occhiali da sole prescrizione top-rated America.

Sfortunatamente, il tuo ordine è in attesa, perché c’è un problema con la tua prescrizione. Quando abbiamo contattato il medico, ha detto che non avevi un esame oculistico in cinque anni. Per riempire il tuo ordine, abbiamo bisogno della prescrizione del tuo medico. Puo ‘ contattare il suo ufficio e poi farci sapere come procedere?

Grazie e non vediamo l’ora di sentire da voi presto.

Cordiali saluti,

Il tuo nome

La tua posizione con la società

Le tue informazioni di contatto

In altre situazioni, potrebbe essere necessario inviare un’e-mail di conferma che offra al destinatario ulteriori informazioni.

Ecco un esempio di una e-mail di conferma di registrazione.

Oggetto: Conferma di registrazione per Leadership Summit

Gentile signora Allen:

Grazie per la tua recente registrazione per il Leadership Summit 2016. Abbiamo ricevuto il modulo di registrazione, il questionario e il pagamento per la conferenza di due giorni.

Si prega di visitare il tavolo ospitalità sul atrio principale del Richland Hotel da 8: 30 a.m. il febbraio. 12 per ricevere il vostro pacchetto di benvenuto. La conferenza inizia alle 9 con la sessione di keynote nella sala da ballo principale. Le sessioni di break-out seguono per tutto il giorno e saranno dettagliate nel tuo pacchetto.

Si prega di visitare il nostro sito web (indirizzo del sito qui) per ulteriori informazioni.

Vi aspettiamo al vertice. Se avete domande, per favore fatemelo sapere.

Cordiali saluti,

Il tuo nome

La tua posizione con l’azienda

Le tue informazioni di contatto

Un altro esempio di e-mail di conferma è quello che consente al destinatario di sapere che hai ricevuto alcune informazioni relative al business, come ad esempio una domanda di lavoro. In alcune circostanze, è educato far sapere al destinatario che i materiali sono stati ricevuti e fargli sapere quando farai il passo successivo in un processo decisionale.

Queste mail possono essere brevi e concise. Ecco un esempio:

Oggetto: Grazie per la tua recente applicazione

Caro signor Jenkins:

La ringrazio molto per aver fatto domanda per la posizione di direttore marketing presso le Risorse IT. Il mio team e io esamineremo le domande questa settimana. Se sei selezionato per un colloquio, ti contatteremo entro lunedì, ottobre. 10 per fissare un appuntamento.

Apprezziamo il vostro interesse per le risorse IT.

Cordiali saluti,

Il tuo nome

La tua posizione con la società

Le tue informazioni di contatto

Non importa che tipo di e-mail si sta componendo, è importante per correggere il contenuto, si oggetto e l’indirizzo del destinatario.

Per dire grazie, o non dire grazie.

C’è qualche disaccordo nel mondo della corrispondenza commerciale sul fatto che si debba rispondere a tutte le e-mail relative al business.

Alcune persone sostengono che un semplice “Grazie” e-mail spreca il loro tempo. Dicono che fare clic e aprire una e-mail solo per vedere una o due parole è una perdita di tempo. Altri dicono che apprezzano sempre un grazie.

Come si fa a decidere se riconoscere una e-mail aziendale? In primo luogo, considerare se la persona ha bisogno di sapere che hai ottenuto le informazioni o no. Se c’è stato un precedente errore di comunicazione o un allegato perso, ad esempio, un rapido ringraziamento mostra al destinatario che tutto va bene al momento.

Poiché molti dei tuoi destinatari sono inondati di e-mail, aggiunge un tocco cortese per dire di cosa sei grato. Invece di scrivere, “Grazie” quando hai quell’allegato mancante in precedenza, considera di scrivere ” Grazie. Ho avuto l’attaccamento bene questa volta.”

Un’altra volta per inviare un ringraziamento è quando qualcuno è andato fuori del suo modo di soddisfare le vostre esigenze. Un riconoscimento in questa situazione ha solo buon senso. Pensate a questi riconoscimenti come un modo di trasmettere sincero apprezzamento, piuttosto che solo un rapido ringraziamento.

Ancora una volta, è cortese essere specifici, ma brevi, in questi casi. Ecco alcuni esempi:

Grazie per aver risposto così rapidamente alla mia richiesta di ulteriori informazioni.

Grazie mille. Apprezzo la tua flessibilità

Questa informazione è proprio quello di cui avevo bisogno. Grazie!

Grazie per avermi fatto sapere del cambio di data. Ci vediamo mercoledi ‘ prossimo.

Nella cultura di oggi, molti di noi hanno sacrificato la cortesia per la velocità. Sì, siamo tutti occupati e non vogliamo sprecare il nostro tempo a leggere e-mail inutili. Tuttavia, l’altro lato di questa moneta è che abbiamo perso alcune delle basi del business e dell’etichetta personale.

Un’e-mail di conferma ben scritta dimostra che apprezzi l’attività di un cliente. Dimostra che apprezzi gli sforzi di qualcuno. Un riconoscimento e-mail riflette anche bene su di voi, il mittente, e il vostro luogo di lavoro.