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Sia che tu stia creando un nuovo ufficio o aggiornando le apparecchiature esistenti, scegliere la fotocopiatrice giusta è indispensabile per garantire il buon funzionamento della tua azienda. Ci sono molte fotocopiatrici sul mercato con una vasta gamma di caratteristiche e prezzi per voi da scegliere.

Quali caratteristiche avete bisogno? Quali caratteristiche sarebbe bello avere? Quali sono del tutto inutili per il vostro business? Facendo ricerca di prodotto può trasformarsi rapidamente in una distrazione importante e impegno di tempo come si scava sempre più in profondità le varie opzioni per il vostro business. Ecco perché abbiamo messo insieme questo elenco delle domande più importanti che devi porre quando inizi la caccia a una nuova stampante multifunzione (MFP).

Domande da porre prima di acquistare una fotocopiatrice

Si stima che i costi di stampa e copia possano aggiungere fino all ‘ 1% al 3% delle entrate annuali di un’azienda, quindi questa è una decisione importante per la tua azienda. Porre queste domande fondamentali può aiutare a restringere le vostre esigenze specifiche e concentrare la vostra mente quando si sceglie una fotocopiatrice.

Qual è lo scopo di questa MFP?

Può sembrare semplice (da stampare, ovviamente), ma determinare esattamente ciò che si desidera che il dispositivo sia in grado di fare, o non fare, all’inizio del processo può avere un impatto drastico su quanto si finisce per pagare e quanto affidabile sarà la fotocopiatrice. Chiedilo a te stesso:

• Devo stampare a colori o è sufficiente il bianco e nero (monocromatico)?
• Hai bisogno di un dispositivo intelligente in grado di leggere il testo con OCR e instradare automaticamente i documenti?
• Hai bisogno di funzionalità di finitura come la pinzatura o la creazione di opuscoli?
• Il dispositivo verrà utilizzato in modo coerente da pochi individui o i visitatori dovranno stampare anche?

Quanto stamperai?

Ogni azienda ha le proprie esigenze specifiche quando si tratta di capacità di stampa e copia. Come si fa a determinare la fotocopiatrice giusta per il tuo business?

Determinare quanto sarà la stampa è un ottimo punto di partenza quando lo shopping per una nuova copiatrice. Ogni MFP è progettato per gestire un volume di stampa specifico e se acquisti un dispositivo che non è progettato per gestire il tuo volume, potresti risparmiare qualche dollaro in anticipo, ma si consumerà molto più velocemente del previsto e finirà per costare di più in servizio e tempi di inattività a lungo termine.

Come regola generale, i volumi di stampa mensili possono essere tradotti in velocità di stampa misurata in pagine al minuto (ppm). Ad esempio, le organizzazioni che stampano da 4000 a 7000 pagine al mese di solito saranno soddisfatte con un dispositivo da 25 ppm, mentre le aziende che stampano fino a 20.000 pagine al mese spesso vorranno considerare un dispositivo in grado di gestire 50 ppm o più.

Qual è il tuo budget per acquistare la fotocopiatrice?

Shopping con solo un budget in mente non è il modo migliore per prendere una decisione importante per il vostro business. Tuttavia, è una considerazione importante quando si trova la fotocopiatrice giusta.

Le fotocopiatrici tipiche di qualità aziendale possono costare da anywhere 4000 a $16.000. Una stampante di produzione per le aziende di stampa costerà ancora di più rispetto al prezzo anche delle fotocopiatrici di fascia più alta. Poiché i prezzi MFP possono variare così drasticamente, è fondamentale sapere cosa si è disposti a spendere all’inizio del processo.

Un’altra considerazione è se si desidera acquistare il dispositivo a titolo definitivo e trattarlo come una spesa in conto capitale o se si preferisce affittare il dispositivo in modo che possa essere trattato come una spesa aziendale. In questo articolo aggiuntivo, analizziamo tutti i pro e i contro del leasing di un MFP piuttosto che acquistarlo a titolo definitivo.

Indipendentemente dal budget, ci sono sempre opzioni disponibili. Alcuni dei nostri clienti sceglieranno di acquistare una copiatrice usata rinnovata, che è tradizionalmente molto meno costosa in anticipo ma, a seconda dell’età del dispositivo, significa anche che potrebbe costare di più per mantenere la manutenzione.

Avete pianificato materiali di consumo e assistenza?

Il costo iniziale di una copiatrice è una considerazione importante, ma si dovrebbe anche budget per il costo totale della copiatrice di proprietà. Materiali di consumo come cartucce di inchiostro o toner possono diventare piuttosto una spesa nel tempo. È inoltre necessario decidere se si pagherà per il servizio su una base di tempo e materiali o se si acquista un contratto di servizio.

La facilità di sostituzione e il costo di sostituzione delle forniture sono entrambi fattori significativi da considerare quando si sceglie una fotocopiatrice. Dopo tutto, la sostituzione di toner e inchiostro sarà probabilmente uno dei servizi più comuni eseguiti sulla fotocopiatrice nel corso della sua vita.

La società che stai acquistando o noleggiando ha un processo di ordinazione facile o devi saltare attraverso i cerchi, attendere in attesa o contattare il produttore? Oltre al costo, cartucce di inchiostro e toner possono diventare un bel mal di testa se non c’è un modo veloce ed efficiente per ottenere sostituzioni. Ad esempio, in Office Interiors, offriamo ai nostri clienti alcune opzioni diverse per acquisire le loro forniture.

• • Adempimento automatico del toner per i clienti sui nostri contratti di servizio completi
  • Acquisto self-service tramite il nostro negozio online
  • Inviando una richiesta al nostro team di spedizione (per coloro che preferiscono ancora prendere il telefono e parlare con un essere umano!)

La scelta di un marchio affidabile

Ci sono un certo numero di nomi di marca di fiducia nel settore come Ricoh, Xerox, Konica Minolta e altri; ognuno offrendo i propri prodotti e caratteristiche uniche. Avere opzioni a vostra disposizione quando lo shopping per una nuova copiatrice può aiutare a prendere la decisione più informata. Vuoi avere fiducia che il marchio che stai scegliendo continuerà a offrire supporto e parti per la tua copiatrice anche in futuro. Le aziende con nomi noti e rispettati nel settore hanno lavorato per decenni per costruire la loro reputazione.

Tuttavia, ancora più importante che scegliere un produttore affidabile, è scegliere un rivenditore locale affidabile. La concessionaria locale da cui si acquista la fotocopiatrice sarà il vostro fornitore di servizi e l’esperienza del cliente può variare selvaggiamente tra concessionarie. Chiedere loro circa i loro tempi di risposta tipici, il loro processo di fatturazione, come si sta per ordinare toner e materiali di consumo aggiuntivi e ciò che è o non è incluso nei loro contratti di servizio.

Funzionerà con la vostra attrezzatura attuale?

Sei un Mac office o un PC office? Importa anche quando si sceglie una fotocopiatrice? (Suggerimento does Lo fa.) Ci sono diverse soluzioni alternative per integrare il sistema con la nuova fotocopiatrice?

Queste sono domande importanti da porre prima di prendere una decisione finale di acquisto. Garantire la compatibilità con le apparecchiature esistenti nel vostro ufficio è essenziale. Tutte le caratteristiche essenziali che hai identificato possono essere utilizzate all’interno del tuo ufficio o sono specifiche per particolari sistemi operativi o altri fattori di rete?

Quale copiatrice vuoi acquistare?

Scegliere una fotocopiatrice per la tua azienda non è sempre un compito semplice. A Office Interiors, non ci limitiamo a lanciare una citazione a voi. Il nostro approccio è quello di valutare le vostre esigenze di stampa e progettare una soluzione in grado di soddisfare tali esigenze sia oggi e anni lungo la strada.

Non sei ancora pronto a premere il grilletto su un nuovo dispositivo? Una valutazione di stampa gratuita ti aiuterà a determinare se hai davvero bisogno di un aggiornamento.

Cory Porteous
Direttore Marketing & Inbound Business Development
Office Interiors