Come impostare una risposta automatica fuori ufficio in Outlook
Stai andando in vacanza e vuoi inviare risposte automatiche da Microsoft Outlook? Questo è il modo in cui si imposta una risposta automatica per lasciare che i vostri clienti, partner e collaboratori sanno che non è possibile leggere la loro e-mail e quando tornerai.
Come controllare la versione di Microsoft Outlook
Microsoft Outlook consente di impostare risposte automatiche. Ma il modo in cui lo fai varia da una versione di Outlook all’altra. Innanzitutto, dovresti controllare la versione del tuo software.
- Nella barra multifunzione sopra la tua casella di posta: c’è una scheda chiamata “Strumenti”? Se non riesci a vederne uno, probabilmente hai una versione più recente o Outlook per Office 365. Fai clic su ” File “e poi su” Info ” e controlla se ottieni un’immagine come l’immagine qui sotto.
- Se si dispone di una scheda denominata “Strumenti” e si fa clic su di essa, esiste un’opzione “Assistente fuori ufficio”? Le versioni precedenti (Outlook 2003, 2007) hanno questa opzione.
- Vedi la scheda “Strumenti”, ma non c’è “Assistente fuori ufficio”? Ciò significa che probabilmente stai utilizzando un account non di scambio. In questo caso, si imposta la risposta automatica utilizzando l’opzione “Regole e avvisi”.
5 Passaggi come impostare un out-of-office risposta nelle versioni più recenti di Microsoft Outlook
Se si dispone di una versione di Outlook senza la scheda “Strumenti” e ottenere un’immagine come quella sopra, si utilizza una nuova versione di Outlook o Outlook di Office 365. In questo caso, questo è ciò che devi fare:
- Fai clic su “File” e poi su “Info”.
- Scegliere l’opzione “Risposte automatiche (fuori sede)”.
- Attivare questa opzione selezionando “Invia risposte automatiche”. È inoltre possibile selezionare l’opzione per inviare il messaggio solo durante un certo periodo di tempo. Impostare l’ora di inizio e l’ora di fine. Se non si imposta un intervallo di tempo, è necessario disattivare manualmente le risposte automatiche.
- Scrivi il testo che vuoi che altre persone ottengano come risposta automatica alle loro e-mail. Ci sono due schede: “Dentro la mia organizzazione” e “Fuori dalla mia organizzazione”. È possibile utilizzare lo stesso testo per entrambi o scrivere risposte diverse. E puoi anche formattare il testo.
- Fai clic su “Ok” in basso a destra quando hai finito.
Importante: È possibile impostare un intervallo di tempo in cui verrà inviato il messaggio, ma il ricevitore non può vedere la data di fine. Questo significa: se vuoi che la gente sappia quando tornerai, devi scriverlo nel tuo testo.
Risposte automatiche nelle versioni precedenti di Outlook
Nelle versioni precedenti, l’impostazione di una risposta automatica funziona in modo simile. Devi solo usare l’assistente fuori ufficio.
- Nella barra multifunzione, fare clic su “Strumenti” e quindi su “Assistente fuori ufficio”.
- Seleziona l’opzione “Invia risposte automatiche fuori ufficio” e imposta l’intervallo di tempo, se necessario, in Outlook 2007. O l’opzione “Sono attualmente fuori ufficio”, in Outlook 2003.
- Scrivi il testo che vuoi inviare come risposta. In Outlook 2007, è possibile disporre di due testi diversi, per l’organizzazione o per persone esterne all’organizzazione.
- Fai clic su “Ok” in basso a destra.
- Importante: In Outlook 2007, è possibile impostare un intervallo di tempo in cui verrà inviato il messaggio. Ma il ricevitore non può vedere la data di fine. Se vuoi che le persone sappiano quando tornerai in ufficio, menziona la data di ritorno nel tuo testo.
Risposte automatiche utilizzando “Regole e avvisi” (account non exchange)
Se non è disponibile alcuna opzione per impostare una risposta automatica fuori ufficio, è comunque possibile inviarne una. Ma è un po più complicato:
- Innanzitutto, è necessario salvare un modello contenente il testo che si desidera inviare (quando tornerai, chi è la persona di contatto mentre sei via, ecc.). Inizia scrivendo una nuova e-mail.
- Nella nuova email, scrivi il testo che vuoi che Outlook invii automaticamente mentre sei in vacanza. Ma, invece di inviare l’e-mail a qualcuno, è necessario salvarlo.
- Fare clic su “Salva con nome”. Dal menu a discesa, scegliere “Modello di Outlook” e una destinazione in cui si desidera salvare il modello.
- Per impostare la risposta automatica, fare clic su “File” (versioni più recenti) o “Strumenti” (versioni precedenti) per trovare l’opzione “Regole e avvisi”.
- Fare clic su ” Regole e avvisi “e quindi su”Nuova regola”.
- Ora vedi una finestra con molte opzioni. Fai clic su “Applica regola sui messaggi che ricevo”.
- Se non vedi questa opzione nell’elenco, fai clic su “Controlla i messaggi quando arrivano”.
- Il passo successivo è verificare a chi si applica questa regola: “Quali condizioni vuoi controllare?”. Se vuoi che il messaggio venga inviato a tutti coloro che ti contattano, non controllare nulla e fai clic su “Avanti”. E poi ” Sì ” se ti viene chiesto se questo dovrebbe applicarsi a tutti i messaggi.
- Ora, ti verrà chiesto cosa vuoi fare con il messaggio. Selezionare l’opzione “rispondi utilizzando un modello specifico” (Passaggio 1). Fase 2: Fai clic su “un modello specifico” e scegli il modello che hai salvato all’inizio.
- Fare clic su “Avanti”. Quindi aggiungere eccezioni, se necessario. Fare clic su “Avanti” ancora una volta.
- Nella finestra successiva è necessario specificare un nome per la regola. E seleziona “Attiva questa regola” se vuoi attivarla subito.
- Fare clic su “Fine”.
