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Jan 14, 2021 / Di Michael Whitmire

I rendiconti finanziari completi e tempestivi sono lo strumento strategico più potente per qualsiasi organizzazione. Aiutano gli imprenditori a misurare i progressi verso gli obiettivi e sono essenziali per eseguire una proiezione accurata del flusso di cassa per il futuro.

Sorprendentemente, tuttavia, pochissime piccole imprese eseguono una chiusura formale di fine mese nel loro software di contabilità. È comprensibile: La maggior parte dei proprietari di piccole imprese si concentrano sulla gestione delle loro imprese. Per utilizzare i tuoi dati finanziari come strumento di pianificazione e strategico efficace, devi entrare in una cadenza regolare di chiusura dei tuoi libri. Impariamo come.

I tuoi conti di conto economico tengono traccia di ciò che accade durante un periodo specifico.. Ciò significa che i saldi nei tuoi conti di conto economico devono essere azzerati in modo che il prossimo periodo possa iniziare fresco. Questo viene fatto chiudendo i libri: i saldi nei tuoi conti di entrate e uscite vengono trasferiti agli utili non distribuiti sul bilancio.

Quando si imposta la fine dell’anno in Intuit QuickBooks, il programma azzera automaticamente tutti i conti di entrate e uscite e trasferisce il saldo del reddito netto agli utili non distribuiti al termine dell’anno fiscale. Quindi sembra che i tuoi libri siano chiusi, ma questo non è un processo formale. Questo è solo un reset contabile per il prossimo anno. Chiunque abbia accesso al tuo file QuickBooks può entrare e cambiare qualcosa nel mese o nell’anno precedente, e potresti non scoprirlo finché non è il momento per il tuo CPA di preparare la tua dichiarazione dei redditi.

Se ciò accade, questo può modificare il reddito del periodo precedente, che elimina il saldo degli utili non distribuiti. Quando l’equità non rotola in avanti correttamente, il tuo commercialista dovrà rintracciare le discrepanze prima che possano emettere dati finanziari o preparare la dichiarazione dei redditi. Questo significa lavoro extra per il vostro CPA, che di solito significa costi aggiuntivi. E, in caso di un audit, tu e il tuo contabile sarete rimescolando per capire perché i tuoi libri non corrispondono la dichiarazione dei redditi o i dati finanziari inviati alla banca.

Chiudere formalmente i libri imposta i tuoi numeri in pietra. Chiunque cerchi di apportare una modifica ai conti da pagare o qualsiasi altro account riceverà un brutto avvertimento per lo meno. Se si seguono le best practice e si inserisce una password per la data di chiusura, non è possibile apportare modifiche senza tale password.

Come si fa a chiudere le voci in QuickBooks?

In QuickBooks, le voci di chiusura vengono effettuate automaticamente quando si chiudono formalmente i libri o quando il calendario passa al prossimo esercizio finanziario. Non ci sono transazioni effettive per le voci di chiusura. Se guardi i dettagli del conto per gli utili portati a nuovo, vedrai ogni voce di chiusura con la data e il saldo del reddito netto trasferito agli utili portati a nuovo. Questo è il motivo per cui i contabili saltano spesso una fine formale dell’anno o la chiusura di fine mese in QuickBooks. Ma se vuoi eseguire una chiusura solida dei tuoi libri, dovrai sviluppare un processo vicino.

Quali sono i passaggi in QuickBooks per la chiusura di un anno fiscale?

Se stai chiudendo i libri alla fine del mese o alla fine dell’anno, il processo è lo stesso. Una best practice è quello di eseguire questo prima di condividere il tuo bilancio con chiunque o dare il vostro accountant accesso al file QuickBooks.

Passo 1: Rivedi i tuoi account

1. Accedi a QuickBooks come amministratore principale o aziendale.
2. Raccogli tutte le fatture, le spese e i pagamenti in sospeso e inseriscile tutte.
3. Riconcilia tutti gli account alla data di chiusura. Le riconciliazioni bancarie includono carte di credito, conti bancari e qualsiasi prestito.
4. Registrare tutte le voci del diario per registrare l’ammortamento o per ottenere tutti i conti in base alla competenza.
5. Confronta il tuo saldo di inventario effettivo con il saldo nel tuo libro mastro generale. Potrebbe essere necessario fare una voce di diario per regolare il vostro inventario effettivo.
6. Rivedi i tuoi account e assicurati che tutto sia ragionevole. Confronta il tuo bilancio corrente e conto economico al tuo bilancio del periodo precedente e vedere se ci sono grandi oscillazioni è necessario indagare.

Una volta che hai tutti i tuoi numeri inchiodati, sei pronto per chiudere i libri. Assicurati di impostare la data di chiusura per l’ultimo giorno del tuo anno fiscale, non il primo giorno dell’anno successivo. Il processo è un po ‘ diverso a seconda che tu stia usando QuickBooks Desktop o QuickBooks Online, quindi passeremo attraverso quei processi vicini separatamente.

Passo 2: Chiudi i tuoi libri in QuickBooks Online

1. Vai su Impostazioni (l’ingranaggio nell’angolo) e seleziona Account e Impostazioni.
2. Selezionare la scheda Avanzate.
3. Nella sezione Contabilità, selezionare Modifica.
4. Selezionare la casella di controllo Chiudi i libri.
5. Inserire una data di chiusura.
6. Selezionare l’opzione Per consentire le modifiche dopo aver visualizzato un avviso e aver inserito una password se si desidera richiedere una password prima di apportare modifiche al periodo chiuso. Questo è altamente raccomandato.

Passo 2: Chiudi i tuoi libri in QuickBooks Desktop:

1. Dal menu Modifica, scegliere Preferenze.
2. Nella scheda Preferenze dell’azienda, fare clic su Imposta data/password.
3. Inserire la data di chiusura.
4. Selezionare l’opzione Per consentire le modifiche dopo aver visualizzato un avviso e aver inserito una password se si desidera richiedere una password prima di apportare modifiche al periodo chiuso. Questo è altamente raccomandato.

Cosa succede quando si imposta una data di chiusura in QuickBooks?

L’impostazione di una data di chiusura impedisce ad altri di apportare modifiche ai periodi precedenti. Questo può accadere per caso, quando qualcuno fa un adeguamento a una fattura dall’anno scorso, o inserisce la data sbagliata su una spesa.

Molti proprietari di piccole imprese chiedono loro QuickBooks Proadvisor o loro CPA per eseguire il processo di chiusura formale (e tutte le relative procedure di chiusura) e di essere l’unico che sa che la password di chiusura. Questo è il più sicuro e impedisce a chiunque di apportare modifiche non autorizzate.

Come tenere traccia delle modifiche apportate dopo la chiusura dei libri in QuickBooks Online?

Anche con la protezione con password, è ancora possibile apportare modifiche a QuickBooks dopo aver chiuso formalmente i libri. Questa è una buona cosa sometimes a volte si scoprono elementi trascurati che avrebbero dovuto essere segnalati nell’anno precedente o errori nelle voci. O forse il tuo CPA si accorge che una voce di diario per maturare i conti da pagare non è stata fatta. Ma quei cambiamenti non dovrebbero essere fatti alla leggera.

Ecco perché QuickBooks tiene traccia di tali modifiche in un rapporto di eccezione. Le Eccezioni al rapporto sulla data di chiusura sono riportate in Rapporti. Questo report mostrerà tutte le transazioni datate alla data di chiusura o precedenti che sono state registrate per la prima volta o sono state modificate dopo la data di chiusura. Questo report mostra la data e l’ora di ogni modifica e il nome dell’utente che ha apportato tale modifica.

Chiudere i libri disegna una linea nella sabbia e ti dà numeri solidi con cui lavorare per il futuro. Con numeri migliori, gli imprenditori possono prendere decisioni migliori. E non è che la chiave del successo per il vostro business?