• Articles
• admin

Congratulazioni! Hai assunto una receptionist. Può essere un po ‘ snervante avere qualcuno di nuovo entrare nella posizione, soprattutto uno importante per una società come receptionist. Assumere un dipendente di qualità per una posizione di receptionist significa che hai assunto il volto di una società. Si può cominciare a sentirsi ansioso determinare se hai fatto la scelta giusta o no. Se siete preoccupati che il nuovo noleggio non è sicuro di come essere un buon receptionist e avere successo nella loro nuova linea di lavoro, non cercate oltre.

Come essere un buon Receptionist: Al telefono

Uno dei compiti più importanti come receptionist è quello di rispondere correttamente al telefono. Questo vale sia per receptionist virtuali così come coloro che lavorano in ufficio. Oltre a prendere messaggi e dire ciao prima di annunciare la ragione sociale, il tuo nome, e chiedendo come si può aiutarli, ci un paio di cose che potrebbe essere necessario ricordare.

Sii entusiasta

Prima di tutto, impara ad amare il suono del telefono che squilla! Può sembrare una domanda sciocca, ma ricorda: se il telefono non squilla, il tuo datore di lavoro non avrebbe bisogno di averti nel personale. Se impari ad amare il suono del telefono, risponderai con l’entusiasmo che dovrebbe avere un buon receptionist. Se stai rispondendo al telefono con una voce monotona, non stai rappresentando la tua azienda nella luce migliore.

Be Prompt

Quando senti squillare il telefono, prova a rispondere al secondo anello. Il tempo passa ad un ritmo diverso per qualcuno che ha bisogno di assistenza. Tre, quattro o cinque anelli possono sembrare un’eternità–a quel punto, stanno già iniziando a supporre che la loro chiamata rimarrà senza risposta.

Lo stesso vale per quando metti qualcuno in attesa–cerca di mantenere quel tempo di attesa sotto un minuto. Le persone diventano impazienti rapidamente e il loro umore può diventare acido di conseguenza. I clienti non vogliono essere in attesa a lungo, e più a lungo vengono messi in attesa, minore sarà la loro opinione sulla tua azienda.

Considera il tuo tono

Si dice che durante una conversazione faccia a faccia, il 55% della comunicazione è attraverso il linguaggio del corpo, il 38% è attraverso il tono della voce, e solo il 7% è dalle parole usate. Tuttavia, al telefono, l ‘ 83% della tua comunicazione avviene attraverso il tuo tono di voce. Solo il 17% sono le parole che stai usando!

Con quello che è il caso, è molto importante non sembrare monotono, che verrà fuori come se non fossi interessato ad aiutarli. E ‘ ancora più importante che non lasciate che le questioni esterne si mettono in uno stato d’animo che avrà il vostro suono tono arrabbiato. Troppo è sulla linea per voi di non suono tipo come la prima impressione di una società.

Sorridi!

Sì, anche (e soprattutto!) quando si risponde al telefono. Quando sorridi, si accende una parte del tuo cervello che ti rende immediatamente più felice. Che vi farà sembrare più accessibile al telefono. Alcuni suggeriscono che gli addetti alla reception dovrebbero tenere uno specchio sulla scrivania per vedersi sorridere. In questo modo, ti verrà costantemente ricordato di mantenere un sorriso sul tuo viso e un grande atteggiamento verso gli altri.

Frasi per Dire Spesso

• Prego
• Grazie
• sei il benvenuto
• il piacere è Mio
• buongiorno
• Buon pomeriggio
• Hanno un grande giorno
• Avere un grande fine settimana
• Il nome del chiamante

Come essere un Buon Receptionist: Presso l’Ufficio

Se sei un receptionist in persona, è necessario essere a conoscenza di un paio di altre cose. Per uno, la persona di fronte a voi dovrebbe avere la precedenza su un telefono che squilla. Se sei già impegnato con un cliente al telefono, dovresti trovare un modo per riconoscere l’ospite presente. Sorridi o annuisci per far loro sapere che sono importanti per te e sarai con loro a breve.

Aspetto & Professionalità

Poiché un receptionist è il volto di un’azienda, è tanto più importante mantenere un aspetto professionale. Sono previsti abbigliamento da lavoro appropriato, capelli ben kempt e una buona igiene. Un buon receptionist non masticare gomma durante l’orario di lavoro, né controllare il loro telefono personale. Avranno una buona postura ed essere sicuri di non slouch.

Sii entusiasta di persona

Dovresti salutare chiunque entri alla porta con entusiasmo. Il cliente dovrebbe essere la vostra priorità! Non lasciare che qualsiasi cosa accada all’interno o all’esterno dell’ufficio influenzi le tue prestazioni e la tua capacità di essere accogliente per i clienti. Nessuno dovrebbe sapere se stai avendo il giorno libero, sentirsi triste o arrabbiato. Inoltre, non dovresti avvisare un chiamante di questo parlando con una voce affrettata o affrettandoli in attesa.

Il cliente deve diventare la tua passione. Anche se possono essere sbagliato, non è il vostro lavoro per renderli consapevoli di questo. È il tuo lavoro dare loro un servizio clienti eccezionale e indirizzarli verso chi hanno bisogno di parlare.

L’altra E

Secondo Steve Staunting, il miglior receptionist conosce il metodo di tre E: Enunciare con entusiasmo per essere efficace. Di seguito è riportato un esempio di utilizzo delle tre E con un cliente:

Inoltre, suggerisce di ricordare altri due Es: Everytime e everything. E ‘ importante o un buon receptionist per essere coerente, dando la stessa qualità del servizio a chi cammina in porta. Tutto si riferisce a un promemoria per scrivere tutto! Ripeti tutto ciò che viene detto al chiamante per essere sicuro che il messaggio sia chiaro. Può sembrare eccessivo, ma un buon receptionist può e sarà sempre sapere tutte le informazioni che verrà chiesto prima di prendere il ricevitore per qualcuno in attesa in attesa o la restituzione di una chiamata persa. Un buon receptionist sarà anche sicuro di annotare l’ora della chiamata.

Applicalo alla tua piccola impresa

Trovare buoni dipendenti è abbastanza difficile! Se hai assunto qualcuno come receptionist, dovrebbero essere in grado di soddisfare tutte le aspettative sopra delineate.

Ora, prova questi:

• Lascia che il tuo nuovo noleggio sappia quali saranno le tue aspettative e assicurati che le tue aspettative siano molto chiare fin dall’inizio.
• Usa questo post come risorsa o indirizzali ad alcuni video informativi, come regole di cortesia per il telefono, un esempio di scarse capacità di Receptionist o Come essere il miglior Receptionist di sempre.
• Vuoi sapere di più su come essere un buon receptionist? Basta chiedere un servizio di segreteria telefonica che ha oltre cinquanta anni di esperienza con l’assunzione di buoni receptionist!