Come eseguire riunioni di lavoro produttive ed efficaci
Le riunioni di lavoro sono spesso considerate una delle attività aziendali meno produttive. Ma incontri efficaci possono avere un impatto molto positivo sulla vostra linea di fondo. Utilizzare questi suggerimenti per rendere il vostro prossimo incontro di lavoro un successo.
Quanto sono produttivi i vostri incontri di lavoro? Descriveresti la cultura che governa le tue riunioni per assomigliare più alla terza guerra mondiale o al caos pazzo? Durante una riunione, ti concentri sull’agenda a portata di mano o ti concentri di più sulla rottura di una tazza di schiuma in pezzi? Si qualificano mangiare tutte le ciambelle in una riunione come un importante risultato nella vostra agenda? Se questi scenari di riunione suono familiare a voi, non siete soli! Molti studi hanno dimostrato che nelle riunioni si perde più tempo che in qualsiasi altra attività commerciale. Si stima che le persone trascorrano il 20-40% (la direzione superiore è molto di più) del loro tempo nelle riunioni e che le riunioni siano solo il 44-50% efficienti (fonte: Steve Kaye). Migliorando l’efficienza della vostra prossima riunione, si può aumentare la vostra linea di fondo.
Il primo passo per migliorare l’efficienza delle riunioni di lavoro è riconoscere che le riunioni sono uno sforzo collaborativo. La definizione stessa di una riunione è un’attività di SQUADRA in cui SELEZIONARE le persone si riuniscono per svolgere un LAVORO che richiede uno sforzo di GRUPPO. Tutti i partecipanti a una riunione, quindi, devono svolgere un ruolo nel rimanere concentrati e progredire attraverso la riunione in modo tempestivo.
Prima di convocare una riunione, si deve prima decidere se è necessario. Ricorda che un incontro non è sempre il modo più efficace. Altre opzioni disponibili potrebbero essere l’invio di un memo o una e-mail. È responsabilità dell’avvocato della riunione determinare la necessità di chiamare la riunione e chi dovrebbe partecipare. In generale, è meglio invitare il minor numero possibile di partecipanti (solo giocatori chiave). L’avvocato deve anche rivedere il calendario dell’organizzazione, prenotare la sala riunioni e assegnare un facilitatore di riunione per essere responsabile dell’ordine del giorno.
Riunioni efficaci richiedono leadership. Condurre una riunione richiede attenzione, fiducia, creatività, diplomazia, empatia, flessibilità, ingegno, durezza e sì, umorismo! Il ruolo principale del leader è quello di stabilire i ruoli di base per la riunione che sono vale a dire: ridurre al minimo la confusione e le interruzioni e di istituire un codice di condotta. Alcuni esempi di regole di gioco di squadra che sono progettati per rendere le riunioni più efficaci sono:
1. Se si prevede di presentare una proposta o discutere un problema in una riunione di gruppo, inviare tutte le informazioni pertinenti a tutti i membri del team diversi giorni prima della riunione.
2. Rivedere l’ordine del giorno e portare tutti i materiali pertinenti con voi alla riunione in modo che possiamo prendere decisioni informate.
3. Non fare pressioni su alcuni membri prima della riunione e cercare di speronare un’idea in gola al resto del gruppo in un “attacco a sorpresa”. Mantenere i problemi di cui sopra e inclusivo. “Lotta leale”.
4. Vieni alle riunioni in tempo.
5. Se avete intenzione di essere assente, informare gli altri in anticipo e inviare uno stand-in che può prendere almeno alcune decisioni a tuo nome.
6. Concentrati sull’ascolto e sulla ricerca della comprensione prima di essere in disaccordo.
7. Se sei il registratore, distribuire minuti completi e precisi a tutti entro 48 ore dopo la riunione.
8. Se accetti qualcosa, fai quello che dici che farai. Siate responsabili gli uni verso gli altri.
9. Sarcasmo, attacchi personali, interrompendo, dominando la discussione, o impegnarsi in comportamenti di distrazione durante una riunione sono tutti comportamenti non produttivi. Siamo d’accordo di non impegnarsi in loro.
10. Va bene non essere d’accordo durante una riunione, ma una volta che il gruppo ha preso una decisione, deve essere supportato da tutti al di fuori della riunione. Resistenza passiva, sabotaggio, pettegolezzi negativi e guerriglia non vanno bene.
11. Ricordatevi di celebrare i successi e di ringraziare i membri per i loro sforzi.
Oltre a implementare questi concetti, un leader di riunione efficace deve applicare un codice di condotta al fine di mantenere un ambiente sicuro per discutere le idee. Il facilitatore della riunione dovrebbe obbligare i partecipanti alla riunione a seguire alcune semplici linee guida per garantire una riunione ordinata:
- Lavorare come una squadra
- No rank in camera
- Un altoparlante alla volta
- Essere un attento ascoltatore
- Focus sul tema
- Rispetto per gli altri
- Sospendere il giudizio
- Consenti curiosità
- Mantenere la riservatezza
È altrettanto importante al fine di una riunione in modo efficiente in quanto è alla sua realizzazione. Oltre a terminare un incontro di lavoro in tempo ci dovrebbe essere una revisione dei punti dell’ordine del giorno e dei risultati, così come le assegnazioni. Dovrebbe anche essere preparato un ordine del giorno fissato per la prossima riunione.
Avere un incontro di lavoro efficace è un ingrediente chiave per avere un business di successo. Se desideri maggiori informazioni su questo argomento, non esitate a contattarci.